Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług pocztowych dla Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: SKARB PAŃSTWA - ŚWIĘTOKRZYSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KIELCACH

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000514265

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: al. IX Wieków Kielc 3

1.5.2.) Miejscowość: Kielce

1.5.3.) Kod pocztowy: 25-516

1.5.4.) Województwo: świętokrzyskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL721 - Kielecki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia.publiczne@kielce.uw.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.kielce.uw.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych dla Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-5ff83538-5828-4b31-a83a-22c4b10aba50

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00649730

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-12-12

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00242952/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Świadczenie usług pocztowych dla Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

http://suw-kielce.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: http://suw-kielce.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektroniczne zostały określone w rozdziale XIX SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Szanowni Państwo,
na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informuję, że:
1. Administratorem Pani /Pana danych jest:
Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach, reprezentowany przez Dyrektora Generalnego, którego siedzibą jest
al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Kielce
e-mail: sekretariat@kielce.uw.gov.pl, tel. 41 344 11 34
2. Powołany jest Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w formie pisemnej na adres:
Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach,
al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Kielce,
e-mail: iod@kielce.uw.gov.pl
3. Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane:
w celu związanym z postępowaniem o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w
związku z prowadzonym postępowaniem oraz zawarciem umowy i jej rozliczeniem finansowym w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej ,,ustawą PZP”.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą: osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP oraz podmioty współpracujące ze Świętokrzyskim Urzędem Wojewódzkim w Kielcach z którymi zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Państwa dane osobowe mogą być jednak przechowywane dłużej ze względu na obowiązujący w Urzędzie Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 1. Posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo
do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
2. Nie przysługuje Pani/Panu:
Ogłoszenie nr 2024/BZP 00611519/01 z dnia 2024-11-22
2024-11-22 Biuletyn Zamówień Publicznych Ogłoszenie o zamówieniu - Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Usługi
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art.
22 RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: AG.I.272.1.26.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez wykonawcę na rzecz zamawiającego usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie odbioru, przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe, przesyłki kurierskie) zwanymi dalej „przesyłkami” jak również w zakresie zwrotu przesyłek niedoręczonych wraz z transportem przesyłek od zamawiającego do placówek nadawczych wykonawcy oraz realizacji przekazów pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w przypadku braku możliwości ich doręczenia.
2. Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ, natomiast jego uzupełnieniem jest Formularz cenowy – Załącznik nr 3 do SWZ, w którym zostały określone ilości m.in. przesyłek, paczek, zwrotów, usług kurierskich, przekazów.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64100000-7 - Usługi pocztowe i kurierskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

64110000-0 - Usługi pocztowe

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

1. Zamawiający informuje, że przy świadczeniu usług będących przedmiotem zamówienia przewiduje zastosowanie prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ust 1 ustawy Pzp.
2. Zamawiający skorzysta z prawa opcji w przypadku przekroczenia przewidywanego szacunkowego zapotrzebowania na świadczenie usług pocztowych i kurierskich w okresie obowiązywania umowy, wskazanego w Załączniku nr 3 do SWZ – Formularzu cenowym.
3. W toku realizacji zamówienia zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia łącznej ilości usług pocztowych i kurierskich w zakresie do +50% zamówienia podstawowego określonego w SWZ. Zaistnienie okoliczności, o której mowa powyżej, spowoduje odpowiednio zwiększenie wynagrodzenia należnego wykonawcy z tytułu niniejszej umowy.
4. Prawo opcji jest uprawnieniem zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji umowy. W przypadku nieskorzystania przez zamawiającego z prawa opcji wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu. Warunkiem uruchomienia - realizacji prawa opcji jest złożenie przez zamawiającego pisemnego oświadczenia woli skierowanego przez zamawiającego do wykonawcy w przedmiocie skorzystania z prawa opcji w określonym przez niego zakresie, określenie ilości usług oraz numer umowy, na podstawie której realizowane jest prawo opcji. Zamawiający może wykonać prawo opcji wielokrotnie i w dowolnym dniu przed upływem terminu realizacji zamówienia.
5. Ceny jednostkowe za świadczenie usług określone w Załączniku nr 3 do SWZ – Formularzu cenowym złożonym wraz z ofertą złożoną przez wykonawcę będą obowiązywać także w przypadku usług realizowanych w ramach prawa opcji.
6. Zasady dotyczące realizacji zamówienia objętego prawem opcji będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-01-01 do 2025-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty jest najniższa cena oraz termin rozpatrzenia reklamacji w obrocie krajowym.
Zamawiający wybiera ofertę spełniającą wszystkie wymagania określone w SWZ, która zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane niżej kryteria wyboru i uzyska najwyższą ilość punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin rozpatrzenia reklamacji w obrocie krajowym

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Określono w SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy w przypadku:
1) zmiany stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulega wyłącznie cena brutto, cena netto pozostaje bez zmian,
2) zmiany związane ze zwiększeniem wartości kwoty przekazu (czego zamawiający nie był w stanie przewidzieć) i w konsekwencji zmiana wysokości opłat dotyczących usługi, realizacji przekazów pocztowych przez wykonawcę,
3) Zmiany formy doręczenia korespondencji zgodnie z wymaganiami ustawy o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. (Dz. U. 2024 poz. 1045).
2. Oprócz zmian wskazanych w ust. 1 wynagrodzenie wykonawcy może ulec waloryzacji. Waloryzacja może nastąpić po raz
pierwszy, nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy począwszy od dnia realizacji umowy.
3. Waloryzacja wynagrodzenia została opisana w § 12 Projektu umowy - Załącznik nr 5 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-12-20 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć za pośrednictwem Platformy - http://suwkielce. ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-12-20 11:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-01-17

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy, lecz nie wcześniej niż od dnia 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r.