Warszawa: Usługi hotelarsko - restauracyjne oraz najem sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem na spotkanie Menadżerów EURES połączone z nieformalnym forum Menadżerów EURES w ramach sprawowania przez Polskę Przewodnictwa w Radzie UE w 2011 roku
Numer ogłoszenia: 215488 - 2011; data zamieszczenia: 25.07.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6611100, 6611360,5200544, faks 022 661223.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługi hotelarsko - restauracyjne oraz najem sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem na spotkanie Menadżerów EURES połączone z nieformalnym forum Menadżerów EURES w ramach sprawowania przez Polskę Przewodnictwa w Radzie UE w 2011 roku.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie przez Wykonawcę usługi hotelarskiej, restauracyjnej oraz wynajem sal konferencyjnych (plenarnych i warsztatowych)wraz z wyposażeniem na potrzeby spotkania (konferencji) Menadżerów EURES połączone z nieformalnym forum Menadżerów EURES w ramach sprawowania przez Polskę Przewodnictwa w Radzie UE w 2011 roku. Spotkanie odbędzie się w dniach 6-9.11.2011r.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 70.13.00.00 - Wynajem nieruchomości stanowiących własność .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Zamówienie jest współfinansowanie ze środków Komisji Europejskiej w ramach grantu EURES 2011 - 2012.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 20.07.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: .

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Aquila Hotele Sp. z o.o., ul. Wilcza 54a lok. 8, 00-679 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 111267,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 116180,97

• Oferta z najniższą ceną: 116180,97 / Oferta z najwyższą ceną: 116180,97

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Na podstawie art. 66 ust. 1 w związku z art. 5 ust. 1a pkt 4 ustawy - niepriorytetowe usługi hotelarsko - restauracyjne oraz najem sal konferencyjnych - Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Zorganizowanie spotkania Menadżerów EURES połączone z nieformalnym Forum Menadżerów EURES wynika z planu pracy i ustaleń z przedstawicielami Komisji Europejskiej. Termin spotkania 6 - 9.11. 2011r. został ustalony w harmonogramie wydarzeń organizowanych w trakcie sprawowania przez Polskę Przewodnictwa w Radzie UE. Ze względu na zachowanie dotychczasowych standardów przy organizowaniu tego typu wydarzeń przez kraje sprawujące przewodnictwo w Radzie UE, odpowiednim miejscem jest ten sam obiekt, który zapewnia usługę hotelarsko - restauracyjną oraz dysponuje salami konferencyjnymi o odpowiednim standardzie i możliwościach aranżacji. Hotel Sheraton wskazany przez MSZ - prerezerwowany na potrzeby przedmiotowego spotkania resortowego w ramach przeprowadzonego przez MSZ postępowania na Zapewnienie obsługi rezerwacji hotelowych w trakcie Przewodnictwa Polski w radzie UE w II połowie 2011 r.- w zaplanowanym i uzgodnionym terminie z KE - nie spełnia tego wymogu (nie gwarantuje sal konferencyjnych). W związku z powyższym w celu dokonania rezerwacji hotelowych przeprowadzono rozpoznanie rynku i skierowano zapytania do kilkunastu hoteli. Stwierdzono, iż w terminie i miejscu uzgodnionym z KE, możliwość zorganizowania w Warszawie omawianych wydarzeń jest bardzo ograniczona. Najkorzystniejszą propozycję świadczonych kompleksowo usług hotelarsko - restauracyjnych oraz najmu sal złożył wykonawca Aquila Hotele Sp. z o.o. - hotel Holiday Inn w Józefowie pod Warszawą, który dysponuje w zaplanowanym terminie zarówno wolnymi miejscami noclegowymi jak i odpowiedniej wielkości salami konferencyjnymi wyposażonymi w określone urządzenia techniczne. Wskazany hotel posiada wymagany dla spotkań wysokiego szczebla standard oraz zaproponował najkorzystniejsze warunki cenowe i logistyczne, które w pełni spełniają oczekiwania dla potrzeb tego wydarzenia. Biznesowy charakter obiektu (centrum biznesowe zaopatrzone w komputery, bezpłatny dostęp do Internetu w pokojach) stanowi dodatkowy atut przy organizacji spotkań osób sprawujących wysokie funkcje zarządzające. Zakup usług hotelarsko - restauracyjnych oraz najem sal bezpośrednio od podmiotu świadczącego te usługi daje ponadto wyłączenie kosztów pośrednictwa. Biorąc pod uwagę ilość wydarzeń organizowanych w trakcie sprawowania przez Polskę Przewodnictwa w Radzie UE oraz uzyskane z rynku informacje, że większość hoteli warszawskich we wskazanym terminie ma już zarezerwowane pokoje i sale, zastosowanie procedur konkurencyjnych nie gwarantuje pożądanego rezultatu. Istnieje ryzyko, iż w zastosowanej procedurze konkurencyjnej żaden wykonawca nie podjąłby się wykonania zamówienia z uwagi na brak wolnych miejsc - nie wpłynęłaby żadna oferta, a jednocześnie wskazany hotel mógłby już nie dysponować w późniejszym terminie wolnymi pokojami i salami. W związku z powyższym zaistniała potrzeba udzielenia zamówienia, celem zagwarantowania formalnego zarezerwowania przez Wykonawcę pokoi hotelowych i sal konferencyjnych na rzecz przedmiotowej konferencji.