Niedrzwica Duża: dostawa i instalacja programu komputerowego elektronicznego obiegu dokumentów i systemu elektronicznego archiwum.
Numer ogłoszenia: 224263 - 2010; data zamieszczenia: 18.08.2010
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Niedrzwica Duża , ul. Lubelska 30, 24-220 Niedrzwica Duża, woj. lubelskie, tel. 081 5175085, faks 081 5175085.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.niedrzwicaduza.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: dostawa i instalacja programu komputerowego elektronicznego obiegu dokumentów i systemu elektronicznego archiwum..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Wymagania dotyczące dostawy Elektronicznego Obiegu Dokumentów: Program elektronicznego obiegu dokumentów powinien być opracowany na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz. 173 tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy: 1. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie: niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych(Dz.U.06.206.1517). 2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U.06.206.1518). 3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 06.206.1519). Ponadto system powinien: 1. Posiadać jednolity i przejrzysty interfejs graficzny. 2. W sposób czytelny pokazywać poszczególne etapy obiegu dokumentów oraz mieć możliwość wprowadzenia struktury organizacyjnej urzędu (schematu organizacyjnego). 3. Zapewniać obieg dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej. 4. Posiadać budowę modułową, umożliwiającą jego etapowe wdrażanie. Moduły systemu powinny w szczególności: a) umożliwiać rozproszoną rejestrację wszelkiej korespondencji każdego typu wpływającej wraz z załącznikami oraz jej automatycznym numerowaniem i asygnowaniem w postaci kodu kreskowego oraz tworzeniem raportów i zestawień, b) umożliwiać wielostronicowe skanowanie dokumentów z poziomu aplikacji oraz rejestrowanie ich formy elektronicznej, c) umożliwiać rejestrację treści skanowanych dokumentów po obróbce OCR, d) umożliwiać rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi), e) udostępniać bazę nadawców i odbiorców korespondencji w celu sprawnej obsługi systemu, f) dać możliwość wielopoziomowej dekretacji wpływającej korespondencji z możliwością niezależnego kierowania oryginałów dokumentów i sporządzania dowolnej ilości ich kopii, tworzonych na dowolnym etapie ich obiegu. Każda z utworzonych kopii dokumentów powinna być nadzorowana, g) rejestrować każdą czynność związaną z poszczególnym dokumentem, np. w postaci historii, i dać możliwość szybkiego odczytania tych informacji, h) posiadać możliwość nadania poleceń i terminów realizacji związanych z korespondencją oraz ich kontroli, i) posiadać możliwość przydzielania zadań samemu sobie oraz innym użytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz umożliwiać nadzorowanie terminu i sposobu realizacji, j) posiadać jednolity terminarz organizacji z możliwością wpisywania terminów i rocznic poszczególnym użytkownikom i grupom pracowników oraz ich powiadamiania wraz z potwierdzeniem, k) posiadać możliwość tworzenia i przeglądania terminarzy grupowych oraz zarządzania nimi, l) posiadać możliwość udzielania zastępstw przez pracowników i pracy w zastępstwie, m) zapewniać jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za każdy z dokumentów, 5. Ewidencjonować i nadzorować dokumenty wewnętrzne jednostki wraz z ich stanami i wersjami. Powinna być możliwość odtworzenia wersji dokumentu obowiązującej w danym dniu, jeżeli dokument w Systemie elektronicznego obiegu dokumentów zmienił wersję. 6. Obsługa korespondencji wychodzącej powinna być wyposażona w możliwość wykorzystania szablonów ułatwiających przygotowanie dokumentów. Tworzenie szablonów musi być proste i możliwe do samodzielnego definiowania i modyfikowania przez przeszkolonego pracownika. 7. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien dać możliwość rejestrowania i prowadzenia spraw wraz z dokumentami związanymi. Powinna istnieć możliwość kontrolowania stanu sprawy (stopnia realizacji) i poszczególnych terminów realizacji wraz z powiadamianiem o opóźnieniach. Sprawy powinny być trwale gromadzone w teczkach i podteczkach rzeczowego wykazu akt i udostępniane zgodnie z uprawnieniami. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien dać możliwość przekazywania prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia. 8. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być wyposażony w wyszukiwarkę, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie dokumenty. Wyszukiwanie powinno odbywać się wg rozbudowanych kryteriów. 9. Interfejs systemu elektronicznego obiegu dokumentów powinien być polskojęzyczny, instrukcja i inne jego dokumenty muszą być polskojęzyczne. System elektronicznego obiegu dokumentów musi również mieć możliwość przechowywania polskojęzycznych danych. 10. Uprawnieni użytkownicy powinni mieć możliwość kontroli dotyczącej ilości korespondencji przychodzącej, terminów realizacji i przydzielonych zadań poszczególnych użytkowników oraz ich grup. 11. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być elastyczny i umożliwiać samodzielne dostosowanie do konkretnych potrzeb na stanowisku. 12. System elektronicznego obiegu dokumentów musi być wyposażony w możliwość tworzenia procedur postępowania związanych z obiegiem dokumentów przy odpowiednim typie sprawy. Tworzenie procedur musi być jasne i umożliwiać tworzenie osobnych kroków. Kroki powinny być niezależnie kontrolowane przez użytkownika prowadzącego. 13. Baza danych, w której przechowane są dokumenty powinna być ograniczona jedynie zasobami sprzętowymi serwera, system operacyjny serwera powinien zapewnić kontrolowany dostęp do zasobów bazy danych. 14. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być wyposażony w mechanizmy dokonujące eksportu wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi standardami formatu danych. W zakresie obsługi Rady Gminy system zapewniać: 15. Ewidencję składu i obecności radnych na posiedzeniach. 16. Ewidencję dokumentów związanych z działalnością Rady (rejestrów uchwał, protokołów, wniosków itd.). 17. Rejestrację wyników głosowań. 18. Wydruki z w/w rejestrów w oparciu o gotowe szablony. Dodatkowo Elektroniczny Obieg Dokumentów musi spełniać zalecenia Urzędu Marszałkowskiego dotyczących współpracy z platformą komunikacji regionalnej tworzoną w ramach projektu Wrota Lubelszczyzny - informatyzacja administracji, które wyszczególniono poniżej: 1. System musi umożliwiać dwustronną komunikację z regionalna platformą komunikacyjną, na której będą udostępnione usługi XML Web Service. 2. System musi udostępniać usługę SOAP zawierającą zestaw operacji dotyczących pobierania, wysyłania, tworzenia oraz zmiany dokumentów elektronicznych. 3. W systemie musi istnieć możliwość komunikacji i dwustronnej wymiany dokumentów Systemu z platformą komunikacji regionalnej z wykorzystaniem API dostępnego poprzez protokół SOAP. 4. System powinien posiadać w pełni parametryzowany i udokumentowany interfejs komunikacyjny 5. Dostawca Systemu musi zapewnić minimum 36 miesięczne pełne jego wsparcie w następującym zakresie: a. Usuwania błędów i usterek wskazanych przez użytkownika b. Udzielania wyjaśnień i konsultacji Zamawiającemu c. Dostosowywanie (rozbudowa i parametryzacja) Systemu do aktualnie obowiązujących Zamawiającego przepisów prawa w szczególności dotyczących systemów informatycznych, instrukcji kancelaryjnej i Kodeksu Postępowania Administracyjnego d. Dostosowanie (rozbudowa i parametryzacja) Systemu do dwustronnej komunikacji z platformą komunikacji regionalnej z użyciem protokołu SOAP oraz do zaleceń i standardów , które będą dotyczyły platformy komunikacji regionalnej oraz do współpracy z dostawcą rozwiązania realizującego funkcjonalność platformy komunikacyjnej e. Systematycznie aktualizować i dostarczać Zamawiającemu dokumentację po wykonanych modyfikacjach Web Services Description Language (WSDL) - opracowany przez Microsoft i IBM, oparty na XML język do definiowania usług sieciowych. Język opisuje protokoły i formaty używane przez usługi sieciowe. Opisy WSDL mogą być umieszczane w rejestrze UDDI - kombinacja WSDL i UDDI ma się przyczynić do promocji rozwiązań usług sieciowych w Internecie. WSDL wykorzystuje język XML do opisu punktów dostępu do usług sieciowych. Język WSDL definiuje zestaw kilku struktur XML pozwalających na pełny opis usług (struktury danych wymienianych z usługą, sposób połączenia z usługą [najczęściej HTTP]). Serwer do elektronicznego obiegu dokumentów będzie oparty na systemie zgodnym z Windows 2003/2008 Small Business Serwer Elektroniczny Obieg Dokumentów Zakup, wdrożenie i szkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu. Licencja na 50 stanowisk Wymagania do Elektronicznego Archiwum: System elektronicznego archiwum powinien być opracowany na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz. 173 tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy: 1) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie: niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 06.206.1517. 2) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 06.206.1518).3) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. 06.206.1519). Ponadto system powinien zapewniać: przyjmowanie plików (tzw. paczek) z materiałami przeznaczonymi do archiwum, wyszukiwanie dokumentów w archiwum, wyświetlanie zawartości dokumentów znajdujących się w archiwum (podstawowych danych), wyświetlanie wszelkich załączników dołączonych do dokumentów znajdujących się w archiwum, zaawansowane wyszukiwanie według danych zawartych w plikach opisujących sprawy, generowanie raportów zdawczo-odbiorczych oraz raportów z dostępu do danych w archiwum Elektroniczne archiwum Zakup licencji, wdrożenie i szkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 48.00.00.00 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 48.90.00.00 - Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe 48.81.00.00 - Systemy informacyjne 48.78.10.00 - Pakiety oprogramowania do zarządzania systemem .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.09.2010.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: 10. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM 1. Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia wadium na cały okres związania ofertą w wysokości 2 000,00 zł. 2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w następujących formach, w zależności od wyboru Wykonawcy: 2.1 pieniądzu; 2.2 poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym; 2.3 gwarancjach bankowych; 2.4 gwarancjach ubezpieczeniowych; 2.5 poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. Nr 109, poz. 1158, z późn. zm.) 2. Wadium wniesione w pieniądzu przelewem na rachunek bankowy musi wpłynąć na rachunek bankowy nr: 26 8687 0009 2001 0000 0130 0002 najpóźniej przed upływem terminu składania ofert. 3. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi być złożone w oryginale i musi obejmować cały okres związania ofertą. 4. Wykonawca, który nie wniesie wadium w wysokości określonej w pkt. 11.1 w formie lub formach, o których mowa w pkt. 11.2 zostanie wykluczony z postępowania.

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • O udzielnie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy Posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie zakresie technologii informacyjnej

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca musi wykazać, że zrealizował w okresie ostatnich 5 lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, (jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), minimum 5 podobnych do przedmiotu zamówienia dostaw i instalacji programów komputerowych w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • O udzielnie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie ma podstaw do ich wykluczenia z postępowania na postawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • O udzielnie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie ma podstaw do ich wykluczenia z postępowania na postawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień
  • informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na zdolność finansową innych podmiotów, przedkłada informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, dotyczącą podmiotu, z którego zdolności finansowej korzysta na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy, potwierdzającą wysokość posiadanych przez ten podmiot środków finansowych lub jego zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.niedrzwica.bip.mbnet.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Urząd gminy w Niedrzwicy Dużej ul. Luebslska 30.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 03.09.2010 godzina 08:30, miejsce: Sala konferencyjna urzedu gminy ul. Lubelska 30.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Przetarg realizowany w ramach działania 4.1 Społeczeństwo informacyjne ze środków RPO WL na lata 2007-2013..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: tak