Warszawa: Zakup materiałów konferencyjnych i wykonanie usług druku materiałów pokonferencyjnych na potrzeby jednodniowej konferencji eksperckiej realizowanej w ramach przedsięwzięcia pn. Środki ochrony danych na szczeblu europejskim, wyzwania międzynarodowe i kierunki przyszłych udoskonaleń
Numer ogłoszenia: 229791 - 2011; data zamieszczenia: 26.08.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6015916, 6463708, faks 022 8456044,.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zakup materiałów konferencyjnych i wykonanie usług druku materiałów pokonferencyjnych na potrzeby jednodniowej konferencji eksperckiej realizowanej w ramach przedsięwzięcia pn. Środki ochrony danych na szczeblu europejskim, wyzwania międzynarodowe i kierunki przyszłych udoskonaleń.

II.2) Rodzaj zamówienia: Dostawy.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Zakup materiałów konferencyjnych wraz z usługą druku tych materiałów na potrzeby jednodniowej konferencji eksperckiej realizowanej w ramach przedsięwzięcia pn. Środki ochrony danych na szczeblu europejskim, wyzwania międzynarodowe i kierunki przyszłych udoskonaleń, w dniu 21 września 2011 r..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 39.29.41.00 - Artykuły informacyjne i promocyjne .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Zamówienie finansowana jest w 80 % ze środków przyznanych w ramach umowy numer JUST/2010/FRAC/AG/1297-30-CE-0377148/00-05 o przyznanie dotacji na realizację przedsięwzięcia pn. Środki ochrony danych na szczeblu europejskim, wyzwania międzynarodowe i kierunki przyszłych udoskonaleń, zawartej w dniu 1 grudnia 2010 r..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 24.08.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Andrzejem Gmitrzuk, Przemysław Kiljański - ARP Studio s. c., ul. Panieńska 5 m. 30, 03-704 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 9896,50 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 12068,70

• Oferta z najniższą ceną: 12068,70 / Oferta z najwyższą ceną: 12068,70

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy, zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów zamówienia. Przedmiotowe zamówienie jest finansowane w 80 % ze środków przyznanych w ramach umowy numer JUST/2010/FRAC/AG/1297-30-CE-0377148/00-05 o przyznanie dotacji na realizację przedsięwzięcia pn. Środki ochrony danych na szczeblu europejskim, wyzwania międzynarodowe i kierunki przyszłych udoskonaleń, zawartej w dniu 1 grudnia 2010 r. pomiędzy Unią Europejska reprezentowaną przez Komisję Europejską a Węgierskim Ministerstwem Administracji Publicznej i Sprawiedliwości (koordynator), Węgierskim Komisarzem Parlamentarnym ds. Ochrony Danych i Swobody Informacji, Polskim Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Akademią Prawa Europejskiego. W ramach wymienionego wyżej przedsięwzięcia realizowana jest 1-dniowa konferencja w dniu 21 września 2011r. Podjecie decyzji o konieczności udzielenia przedmiotowego zamówienia wymagało uprzedniego rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia na zakup usług konferencyjnych, hotelarskich i restauracyjnych na potrzeby jednodniowej konferencji eksperckiej realizowanej w ramach przedsięwzięcia Środki ochrony danych na szczeblu europejskim, wyzwania międzynarodowe i kierunki przyszłych udoskonaleń, oraz wiedzy o wysokości środków, które zamawiający ewentualnie mógłby przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia. Postępowanie dotyczące zorganizowania konferencji było prowadzone dwukrotnie w procedurze przewidzianej dla postępowań o wartości powyżej kwot, określonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Pierwsze z nich o nr 35/BAF-VI/UE/PN/11 zostało wszczęte w dniu 21 czerwca 2011 r. i unieważnione w dniu 15 lipca 2011r. ponieważ cena oferty z najniższą ceną przewyższała kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Drugie postępowanie o nr 46/BAF-VI/UE/PN/11 zostało rozstrzygnięte w dniu 12 sierpnia 2011r. Dopiero rozstrzygnięcie postępowania na zorganizowanie konferencji, umożliwiło podjęcie decyzji o konieczności zakupienia materiałów promocyjnych. Podkreślenia wymaga fakt, że zamawiający nie mógł przewidzieć unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4, ponieważ prawidłowo oszacował wartości zamówienia, a jak się okazało zaproponowane przez Wykonawców ceny znacznie przekraczały ceny podobnych usług, które oferowane były przez innych Wykonawców. Termin rozstrzygnięcia drugiego z postępowań dotyczącego zorganizowania konferencji - 12 sierpnia 2011 r., przesadza o tym, że nie można zachować terminów określonych dla innych trybów zamówienia.