Kraków: Przeprowadzenie audytu w projekcie finansowanym ze środków NCBiR: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej.
Numer ogłoszenia: 247327 - 2011; data zamieszczenia: 16.09.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 135833 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Akademia Górniczo - Hutnicza im. Stanisława Staszica, Al. Mickiewicza 30, 30-059 Kraków, woj. małopolskie, tel. 012 6173595, faks (012) 6173595, 6173363.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przeprowadzenie audytu w projekcie finansowanym ze środków NCBiR: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przeprowadzenie audytu w projekcie finansowanym ze środków NCBiR: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej. Audyt dotyczyć będzie projektu strategicznego: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej finansowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju w ramach strategicznego programu badań naukowych i prac rozwojowych: Zaawansowane technologie pozyskiwania energii. Całkowita wartość projektu 80 mln zł. Wartość finansowa projektu w okresie audytowanym: 4 607 758 zł Ilość dokumentów (operacji) księgowych podlegających badaniu: około 500 (to liczba szacunkowa, która może ulec zmianie) Całość działań opierać się będzie o tzw. dokumenty projektowe do których zaliczane są między innymi: - Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, - Umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami, - Umowa Konsorcjum: Zgazowanie węgla, - przyjęte Aneksy do Umowy o dofinansowanie, - Katalog kosztów kwalifikowalnych, - Wniosek o płatność, - Raport roczny. Audyt dotyczy części projektu realizowanej przez Akademie Górniczo-Hutniczą im. Stanisława Staszica w Krakowie - Lidera projektu. W ramach AGH Jednostki realizujące projekt to: - Wydział Górnictwa i Geoinżynierii AGH, - Wydział Energetyki i Paliw AGH, - Wydział Zarządzania AGH, - Centrum Transferu Technologii AGH, gdzie umiejscowione jest Biuro Wsparcia Projektu. W ramach audytu zamawiający wymaga podjęcia następujących działań: 1. Analiza dokumentacji projektu pod kątem sposobu archiwizacji dokumentów. Ocena regulacji wewnętrznych u Zamawiającego oraz stosowanej praktyki w zakresie archiwizacji dokumentów, w tym m. in. finansowych sprawdzenie zgodności i wymagalności w stosunku do wymagań stawianych przez dokumenty projektowe. Ocena dotyczyć ma głównie sposobu przechowywania dokumentacji oraz sposobu oznaczenia dokumentacji. 2. Ocena kwalifikowalności poniesionych wydatków. Dokonanie oceny wydatków ujętych w sprawozdaniach, wnioskach o płatność, pod kątem kwalifikowalności zgodnie z dokumentami projektowymi. Wymaga się przeprowadzenia pełnego badania dotyczącego wszystkich kosztów w sprawozdaniach i wnioskach o płatność oraz fakturach i rachunkach uzyskanych do dnia audytu. 3. Ocena sposobu dokumentowania wydatków i ujęcia na wyodrębnionym rachunku bankowym. Analiza wszystkich dokumentów źródłowych poświadczających poniesienie wydatków pod kątem zgodności z dokumentami projektowymi oraz sprawdzenie czy zawierają wszystkie niezbędne elementy dla dowodów księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości i innymi ogólnie obowiązującymi aktami prawa. Ponadto sprawdzenie czy wydatki te zostały opłacone z wyodrębnionego rachunku bankowego poprzez sprawdzenie czy znajdują się na wyciągach bankowych tego rachunku. 4. Sprawdzenie zgodności kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne. Porównanie wniosku o płatność z zapisami księgowymi Zamawiającego, poprzez sprawdzenie poszczególnych pozycji wydatków ujętych we wniosku o płatność z poszczególnymi pozycjami na kontach kosztowych oraz na koncie księgowym rachunku bankowego. 5. Zbadanie zgodności sposobu prowadzenia działań promocyjnych i ich dokumentacji z wymogami umowy o dofinansowanie oraz umowy konsorcjum. 6. Zbadanie poprawności zawierania umów cywilno-prawnych oraz umów o stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji projektowej oraz ogólnie obowiązujących aktów prawnych. 7. Zbadanie poprawności stosowanych procedur przetargowych w tym zawierania umów w odniesieniu do umowy o dofinansowanie oraz Ustawy Prawo Zamówień publicznych. Na podstawie procedur przetargowych obowiązujących w Jednostce oraz dokumentacji przetargowej prowadzonych i zakończonych postepowań należy ocenić poprawność stosowanych procedur pod względem ich zgodności z dokumentami projektowymi. Należy również sprawdzić poprawność wydatkowania środków wynikających z art. 4.8 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych w odniesieniu do umowy o dofinansowanie. 8. Zbadanie poprawności rozliczania dotacji Zamawiającego. Na podstawie analizy przedstawionych dokumentów finansowo-księgowych, dokonanych rozliczeń dotacji Zamawiającego pod kątem zgodności z dokumentacja projektową audytorzy winni wydać opinię na temat poprawności rozliczenia dotacji Zamawiającego. W przypadku wykrycia jakiegokolwiek błędu, niedopatrzenia czy nieprawidłowości w sposobach realizacji projektu, sporządzona zostanie przez audytorów analiza konsekwencji finansowych i prawnych takiego błędu wraz z możliwymi sposobami usunięcia stwierdzonego błędu. Audyt winien zostać przeprowadzony w terminie miedzy 11 a 22 lipca 2011 roku. Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego: a) Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego zawierającego wnioski z audytowanego projektu, które w przypadku wykrycia jakiegokolwiek błędu, niedopatrzenia czy nieprawidłowości w sposobach realizacji projektu, zostaną opisane przez audytorów w analizie konsekwencji finansowych i prawnych takiego błędu wraz z możliwymi sposobami usunięcia stwierdzonego błędu. b) W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca winien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który w szczegółowy sposób opisywać będzie metodologię dla 8 obszarów zawartych w specyfikacji oraz harmonogram przeprowadzenia audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnego wpływu na metodologie audytu (np. w przypadku zbyt ogólnego potraktowania audytowanych obszarów). c) Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu zostanie przedłożony przez Wykonawcę nie później niż w terminie 4 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem audytu. Powyższy dokument po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu. d) Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu końcowego opracowanej w języku polskim. Wraz z raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaże elektroniczną wersję raportu. e) Zamawiający ma 1 dzień kalendarzowy na zapoznanie się z raportem oraz zgłoszenie ewentualnych uwag. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złożenia w ciągu 2-ch dni 2-ch egzemplarzy ostatecznej wersji raportu końcowego w polskiej wersji językowej w formie drukowanej oraz w wersji elektronicznej. f) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli i oceny realizacji audytu na każdym jego etapie..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 29.06.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 5.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• POLINVEST AUDIT Sp. z o.o., ul. Łukasiewicza 1, 31-943 Kraków, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 8100,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 6150,00

• Oferta z najniższą ceną: 6150,00 / Oferta z najwyższą ceną: 24600,00

• Waluta: PLN.