Warszawa: ORGANIZACJA ZAPLECZA KONFERENCJI - XVI SYMPOZJUM - WSPÓŁCZESNE PROBLEMY HYDROGEOLOGII - ORGANIZOWANEJ PRZEZ WYDZIAŁ GEOLOGII UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO - ZP/13/38/2012
Numer ogłoszenia: 256095 - 2012; data zamieszczenia: 04.12.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Uniwersytet Warszawski Wydział Geologii , al. Żwirki i Wigury 93, 02-089 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5540018, faks 022 5540001.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.geo.uw.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: ORGANIZACJA ZAPLECZA KONFERENCJI - XVI SYMPOZJUM - WSPÓŁCZESNE PROBLEMY HYDROGEOLOGII - ORGANIZOWANEJ PRZEZ WYDZIAŁ GEOLOGII UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO - ZP/13/38/2012.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja zaplecza konferencji - XVI Sympozjum - Współczesne Problemy Hydrogeologii dla ok. 220-270 osób (dokładna liczba uczestników zostanie podana w terminie do 10 dni przed rozpoczęciem konferencji), w ośrodku co najmniej **** (4-gwiazdkowym), nie stanowiącym zwartej zabudowy, otoczonym zielenią, położonym na prawym brzegu Wisły, w oddaleniu od głównych ciągów komunikacyjnych (drogi sklasyfikowane jako: autostrady, drogi krajowe oraz drogi wojewódzkie), w odległości nie większej niż 50 km na północ od Warszawy (od Dworca Centralnego do ośrodka), obejmująca: 1)usługi hotelarskie; 2)usługi restauracyjne; 3)przewóz osób; 4)udostępnienie sal konferencyjnych ze sprzętem multimedialnym; 5)zapewnienie zaplecza rekreacyjnego; 6)organizację uroczystej kolacji i ogniska/grilla z zapewnieniem stanowiska do oprawy muzycznej. 2.Oferty deklarujące odległość większą niż 50 km od Dworca Centralnego PKP zostaną odrzucone. 3.Przedmiotem zamówienia jest ośrodek o standardzie co najmniej **** (4-gwiazdkowym); oferty proponujące ośrodki o niższym standardzie zostaną odrzucone. 4.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - stanowi Załącznik Nr 1 do Specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej Specyfikacją lub SIWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Dokładne uzgodnienia nastąpią w trakcie negocjacji z Wykonawcami. 5.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił wyłączność swojego ośrodka, który oferuje do organizacji zaplecza konferencji, tak aby Zamawiający w trakcie konferencji nie musiał go dzielić z innymi gośćmi. 6.Przygotowując ofertę Wykonawca musi uwzględnić wszystkie elementy niezbędne do zrealizowania zamówienia. Zamawiający nie odpowiada za to, że Wykonawca pominął jakiś element przy wycenie usługi. 7.Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert równoważnych. 8.Wykonawcy zobowiązani są do zapoznania się z przedmiotem zamówienia. 9.Ewentualne zapytania dotyczące przedmiotu zamówienia prosimy kierować bezpośrednio do Zamawiającego na adres podany w niniejszej Specyfikacji. 10.Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 11.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 12.Zamawiający zastrzega, że podwykonawcom nie wolno powierzyć następującego zakresu zamówienia - usługi hotelarskie. 13.Odległość od Dworca Centralnego PKP w Warszawie będzie obliczana na podstawie trasy wyznaczonej od Dworca do ośrodka na mapie Targeo w następujący sposób: na stronie www.targeo.pl w tabelce - wyznaczanie trasy - wpisujemy w polu [start - miejscowość]: Warszawa, adres: Al. Jerozolimskie 54, Dworzec Centralny PKP; natomiast w polu [koniec - miejscowość]: nazwa miejscowości gdzie znajduje się oferowany ośrodek, adres: nazwa lub adres ośrodka. Następnie klikamy na - wyznacz - i przechodzimy do mapy z wyznaczoną trasą i podaną odległością. 14.Pomiar powinien być dokonany dla autokarów i autobusów ok. godziny 12:00 w ciągu dnia, aby wszyscy Wykonawcy dokonali pomiaru o tej samej porze (pomiary tej samej odległości dokonywane o różnych godzinach mogą się różnić). 15.Do oferty należy załączyć wydruki każdego z następujących po sobie kroków (mapkę wraz z rozpisaną trasą, tak aby wyraźnie widać było odległość). Wydruk powinien umożliwiać sprawdzenie godziny wyznaczania trasy (np. wydruk nie później niż do 15 minut po jej wyznaczeniu).

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 60.17.20.00 - Wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 18.10.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: nie wymagane

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań do tego warunku

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawcy wykażą, że wykonali w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - usługi w zakresie niezbędnym do spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia (organizacja 1 konferencji dla min. 200 osób), z podaniem odbiorców, przedmiotu i dat realizacji tych zamówień oraz z załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane należycie.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań do tego warunku

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań do tego warunku

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań do tego warunku

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: negocjacje z ogłoszeniem.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu: 3.

Znaczenie warunków wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

1.Zamawiający zaprosi do składania ofert 3 Wykonawców spełniających wymagane warunki w postępowaniu. Jeżeli liczba Wykonawców spełniających wymagane warunki w postępowaniu będzie większa, Zamawiający dokona oceny na podstawie wykazu wykonanych usług. 2.Za spełnienie wymaganego minimum Wykonawca otrzyma 1 pkt. Punkt ten doliczany jest do ostatecznej liczby punktów uzyskiwanych w przedstawionych poniżej kryteriach. 3.Za każdą następną usługę Wykonawca może otrzymać : a)organizacja konferencji - liczba uczestników: - mniej niż 200 osób - 0 pkt, - 200 osób i więcej - 3 pkt; b) organizacja konferencji - czas trwania: - 1-2 dni - 0 pkt, - 3 dni i dłużej - 3 pkt. Dla każdego kryterium Wykonawca składa po jednej referencji. Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać Wykonawca to 7 (tzn. 1 punkt za spełnienie wymaganego minimum plus kombinacje punktów za pozostałe kryteria). 4.Zamawiający zaprosi do składania ofert tych Wykonawców, którzy uzyskają największą liczbę punktów. Zamawiający będzie brał pod uwagę tylko te usługi, do których zostaną dołączone dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie. W przypadku uzyskania przez Wykonawców takiej samej liczby punktów, Zamawiający zaprosi 3 i każdego następnego Wykonawcę, który uzyskał taką samą liczbę punktów jak ostatni zakwalifikowany. W przypadku mniejszej liczby Wykonawców, którzy złożą wniosek o dopuszczeniu do udziału w postępowaniu, do złożenia ofert zostaną zaproszeni wszyscy Wykonawcy spełniający warunki udziału w postępowaniu.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 70
• 2 - jakość - 15
• 3 - położenie - 15

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość zawarcia aneksu do umowy z Wykonawcą co do zmiany terminu i sposobu wykonania lub wartości umowy, w następujących przypadkach: 1) jako następstwo zmian obowiązujących przepisów, w tym zmiany stawki podatku VAT, wytycznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji lub innych organów, co może prowadzić do zmiany wartości umowy, 2) w przypadku istotnych zmian w zakresie przedmiotu i sposobu realizacji Umowy nie spowodowanych działaniem lub zaniechaniem którejkolwiek ze Stron Umowy, co może prowadzić do zmian w termie i sposobie wykonania zamówienia 3) konieczności zmiany poszczególnych terminów realizacji Umowy w sytuacji, gdy z przyczyn związanych z procedurą udzielania przedmiotowego zamówienia, umowa zostanie zawarta w terminie uniemożliwiającym realizację Umowy w pierwotnych terminach, 4) nieprzewidziane zmiany warunków atmosferycznych, które mogą doprowadzić do przełożenia lub odwołania konferencji, 5) nieprzewidziane katastrofy ekologiczne lub inne w tym spowodowane działaniem siły wyższej (np. pożary, wichury, powodzie), które mogą doprowadzić do przełożenia lub odwołania konferencji, 6) inne nagłe i niemożliwe do przewidzenia wypadki, nie leżące po stronie Zamawiającego i Wykonawcy, a będące wynikiem działania siły wyższej, uniemożliwiające wykonanie Umowy zgodnie z jej pierwotnymi warunkami

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)  Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: UNIWERSYTET WARSZAWSKI Wydział Geologii Sekcja Ekonomiczna, ul. Żwirki i Wigury 93, 02-089 Warszawa, fax.: 0 22 - 55 40 001, e-mail: sekcja.ekonomiczna.geol@uw.edu.pl.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 11.12.2012 godzina 10:00, miejsce: UNIWERSYTET WARSZAWSKI Wydział Geologii Sekcja Ekonomiczna, ul. Żwirki i Wigury 93, 02-089 Warszawa, P073.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie