Warszawa: Usługa rezerwacji noclegów w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w I półroczu 2015 r.
Numer ogłoszenia: 258467 - 2014; data zamieszczenia: 15.12.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 234673 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Pl. Powstańców Warszawy 1, 00-950 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 5560129, faks 22 8270843.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa rezerwacji noclegów w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w I półroczu 2015 r..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa pośrednictwa rezerwacji noclegu w hotelach krajowych i zagranicznych dla Kierownictwa i pracowników UOKiK oraz dla prelegentów i gości Urzędu podczas wydarzeń organizowanych przez UOKiK na I półrocze 2015 roku z uwzględnieniem: gwarancji płatności np. kartą kredytową za noclegi rezerwowane w hotelach krajowych i zagranicznych dla Kierownictwa/Pracowników/Prelegentów/Gości UOKiK na I półrocze 2015 roku, zapewnienie płatności należnej hotelom wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatorów wydarzeń, w których będą brali udział pracownicy UOKiK, według specjalnie wynegocjowanych stawek lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych (w zależności, które będą niższe), dokonywania pojedynczych rezerwacji w hotelach wskazanych przez UOKiK z zapewnieniem płatności. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: wybór hoteli krajowych i zagranicznych z uwzględnieniem przysługującego limitu na nocleg za granicą w kraju docelowym, określonego w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu poza granicami kraju (Dz. U. z 2013 r., poz.167) oraz z uwzględnieniem limitu 250,00 zł za dobę za pokój jednoosobowy z łazienką i ze śniadaniem przy rezerwacjach krajowych. realizację około -170 rezerwacji hotelowych krajowych w I półroczu 2015 r. -150 rezerwacji zagranicznych w I półroczu 2015 r., (Zamawiający pod pojęciem rezerwacji rozumie nocleg dla 1 osoby lub dla grupy osób). Każdy nocleg oznacza pełną dobę hotelową. Główne miejscowości, w których odbędą się noclegi to: -w kraju - Warszawa, Poznań, Olsztyn, Katowice, Łódź, Kraków, Lublin, Bydgoszcz, Kielce, Toruń, Wrocław, Szczecin i Gdańsk, -za granicą - Bruksela, Paryż, Budapeszt, Kijów, Kopenhaga, Madryt, Luksemburg, Tallin, Bratysława, Haga, Monachium, Nowy York, Wilno, Maastricht, Rzym, Rotterdam, Berlin. Zamawiający wymaga, aby zaproponowane hotele zagraniczne dla pracowników UOKiK posiadały standard co najmniej dwu-gwiazdkowy lub co najmniej trzygwiazdkowy dla Kierownictwa UOKiK. Hotele w Brukseli w miarę możliwości powinny mieścić się w promieniu 1,5 km od miejsca wydarzenia. UOKiK uczestniczy w spotkaniach m.in. przy Komisji Europejskiej oraz przy Parlamencie Europejskim. Hotele proponowane w innych miastach niż Bruksela (zarówno w kraju, jak i za granicą) powinny również znajdować się w miarę możliwości, jak najbliżej wskazanego miejsca. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów zgodnie ze składanymi zamówieniami, pokoje -jedno i dwuosobowe z łazienką i śniadaniem w cenie. Zamówienia będą dotyczyć rezerwacji noclegów pojedynczych oraz grupowych, z reguły będą to rezerwacje pojedyncze, czasem od 2 do 4 osób, sporadycznie rezerwacje powyżej 10 osób. Zamawiający będzie składał zamówienia faksem lub na adres e-mail, przed planowanym noclegiem, ewentualne uzgodnienia będą konsultowane telefonicznie lub mailowo. Wykonawca będzie zobowiązany do każdorazowego przekazywania Zamawiającemu drogą elektroniczną, na wskazany adres, informacji nt. minimum dwóch różnych propozycji noclegów spełniających wymagania Zamawiającego wskazane w zamówieniu, uwzględniających najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje, wraz z podaniem informacji dotyczących w szczególności a) daty, do której możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji, b) nazwy i adresu hotelu, c) standardu hotelu, d) odległości od wskazanego miejsca spotkania, e) ceny noclegu oferowanej przez hotel, f) ceny noclegu po uwzględnieniu zaoferowanego przez Wykonawcę upustu, g) ceny noclegu z uwzględnieniem opłaty transakcyjnej i zaoferowanego przez Wykonawcę upustu; Wykonawca będzie zobowiązany do każdorazowego, w ostatnim dniu, w którym możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji, informowania Zamawiającego drogą elektroniczną na wskazane adresy, że tego dnia upływa termin rezerwacji, chyba że termin ten jest dniem wolnym od pracy Zamawiającego. Wówczas ww. powiadomienie powinno być dokonane w godzinach urzędowania Zamawiającego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ostatni dzień, w którym możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji; Wykonawca będzie zobowiązany do bezkosztowej zmiany dokonanej rezerwacji w zakresie terminu przyjazdu lub wyjazdu oraz osoby korzystającej, o ile fakt ten został zgłoszony w terminie. Wykonawca będzie zobowiązany do przesłania potwierdzenia dokonania rezerwacji wraz z numerem rezerwacji w formie vouchera. Opłata transakcyjna dotyczy 1 rezerwacji bez względu na ilość noclegów. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykorzystane noclegi. Zamawiający zastrzega sobie prawo, na niewykorzystanie podanej w pkt 2.2. ilości rezerwacji. Wykonawca będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia noclegów ze środków własnych. Zamawiający będzie pokrywał koszt parkingu w przypadku rezerwacji dla Kierownictwa UOKiK oraz w uzasadnionych przypadkach dla innych pracowników, jeżeli w zleceniu zostanie zawarta odpowiednia informacja. W pozostałych przypadkach Zamawiajacy nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów. W miarę możliwości oferowanych przez hotel, Wykonawca zapewni realizację wyszczególnionych w zleceniu wymogów dodatkowych np. wcześniejszy check-in, późny check-out, dodatkowe wyposażenie pokoju. Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę osób obsługujących niniejsze zamówienie. Wykonawca będzie zobowiązany do wyznaczenia pracowników i czynnej linii telefonicznej oraz adresu e-mail dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego w trakcie realizacji umowy, w godzinach od 8:00 do 17:00, umożliwiającej dokonanie rezerwacji i dokonywania jej zmian. Wykonawca zobowiązany będzie do udzielenia niezbędnych informacji w przypadku zauważonych przez delegowanego problemów związanych z realizacją usługi w kraju docelowym, a także za bezzwłoczne podejmowania wszystkich możliwych kroków zmierzających do wyeliminowania zaistniałych problemów. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości wykorzystanych noclegów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości), w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. Wykonawca udostępni Zamawiającemu narzędzie umożliwiające samodzielne dokonywanie rezerwacji hotelowych online gwarantowanych przez Wykonawcę (np. strony internetowej, aplikacji itp.), zmianę rezerwacji w zakresie wyboru hotelu, zmiany terminu rezerwacji i danych osoby korzystającej z noclegu, anulację rezerwacji zgodnie z jej warunkami, weryfikację propozycji Wykonawcy, w systemie 24 h na dobę przez 7 dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy. System powinien umożliwiać dostęp łącznie do oferty co najmniej 70000 obiektów noclegowych na całym świecie. W ramach korzystania z ww. narzędzia Zamawiający musi otrzymać co najmniej następujące informacje: a) nazwę hotelu, b) kategorię hotelu, c) adres hotelu, d) koszt noclegu w określonym terminie z uwzględnieniem obowiązujących podatków (w szczególności VAT) i opłat lokalnych, podany w EUR, USD lub walucie lokalnej, e) wliczone w cenę usługi dodatkowe np. śniadanie, dostępność Wi-Fi. f) termin bezkosztowej anulacji. g) koszt anulacji po wyznaczonym terminie bezkosztowej anulacji. Pośrednictwo między Zamawiającym a hotelem w sprawach reklamacyjnych, jak również zapewnienie doradztwa oraz niezbędnej pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwającej podróży. Możliwość rezerwacji hotelu preferowanego przez UOKiK z gwarancją wynegocjowanej ceny. W przypadku korzystania z cen kontrahentów UOKiK udzielenie upustu przez Wykonawcę nie będzie miało miejsca. Wystawianie faktur VAT przez Wykonawcę 4 razy w miesiącu za noclegi krajowe oraz 4 razy w miesiącu za noclegi zagraniczne. Termin płatności - 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. Do faktury VAT winien być dołączony załącznik zawierający: cenę zakupu miejsc hotelowych przed i po upuście wraz z opłatą transakcyjną, imię i nazwisko gościa hotelowego, nazwę hotelu, datę pobytu. W pierwszej kolejności liczony jest upust od ceny zakupu miejsc hotelowych a następnie doliczana jest opłata transakcyjna. Upust będzie naliczany od ceny oferowanej przez hotel za 1 dobę jako standardowa stawka. Czas odpowiedzi wysłany drogą mailową Wykonawcy, na zapytanie wysłane drogą mailową z adresu wyjazdy@uokik.gov.pl wraz ze wskazaniem propozycji hoteli lub dokonania rezerwacji wskazanego hotelu nie powinien przekraczać 6 godzin roboczych. Za godziny robocze, Zamawiający rozumie godziny określone w pkt. 2.20 od poniedziałku do piątku..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.11.00.00 - Hotelarskie usługi noclegowe 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2007-2013 r..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 05.12.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 2.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 1.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• FURNEL TRAVEL INTERNATIONAL Sp. z o.o., ul. Kopernika 3, 00-367 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 200000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 183600,00

• Oferta z najniższą ceną: 183600,00 / Oferta z najwyższą ceną: 193003,20

• Waluta: PLN.