Gdańsk: Przygotowanie i koordynację konferencji międzynarodowej pn. INNO3city, realizowanej w ramach projektu INNOpomorze - Kampania promująca przedsiębiorczość, innowacyjność i kreatywność na Pomorzu, finansowanego z Działania 8.2.2. POKL
Numer ogłoszenia: 270860 - 2009; data zamieszczenia: 07.08.2009
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 134278 - 2009r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Samorząd Województwa Pomorskiego, ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, woj. pomorskie, tel. 058 3261555, faks 058 3261556.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przygotowanie i koordynację konferencji międzynarodowej pn. INNO3city, realizowanej w ramach projektu INNOpomorze - Kampania promująca przedsiębiorczość, innowacyjność i kreatywność na Pomorzu, finansowanego z Działania 8.2.2. POKL.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy Zadaniem Wykonawcy jest przygotowanie i koordynacja dwudniowej konferencji międzynarodowej (w terminie 14-15 grudnia 2009 roku, trwającej 5 do 6 godzin dziennie zaplanowanej na 900 - 1000 osób, oraz 3 godziny uroczystej kolacji w dniu 14 grudnia, zaplanowanej na 200 osób), która odbywać się będzie w Trójmieście, pn. INNO3city. Na dzień 02 kwietnia 2009 roku Zamawiający dokonał rezerwacji pomieszczeń wraz z zapleczem sanitarno - kuchennym, w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku. Szczegółowy opis pomieszczeń oraz wyposażenia obiektu, znajduje się na stronach internetowych Filharmonii pod adresem www.filharmonia.gda.pl. Przedmiot przetargu nie obejmuje: wynajmu pomieszczeń wraz z obsługi technicznej urządzeń, będących własnością Filharmonii, tłumaczeń oraz wynagrodzenia moderatora Konferencji. Przewidziano możliwość wprowadzenia obsługi do obiektu, celem dokonania aranżacji pomieszczeń, w dniu 13 grudnia 2009 roku. Konferencję INNO3city zaplanowano w ramach projektu INNOpomorze - Kampania promująca przedsiębiorczość, innowacyjność i kreatywność na Pomorzu, finansowanego z Działania 8.2.2. POKL, i będzie ona zorganizowana w następujący sposób: Etap I - 30 dni od dnia podpisania umowy między stronami Zapoznanie się z założeniami projektu INNOpomorze, uzgodnienie z Zamawiającym harmonogramu prac, scenariuszy działań: 1.1.Zapoznanie się Wykonawcy (podczas spotkania w siedzibie Zamawiającego) z założeniami projektu INNOpomorze, harmonogramem działań (zaplanowanym terminem konferencji), w tym promocyjnych, znakami identyfikacji wizualnej projektu, projektami materiałów promocyjnych, opracowanych przez firmę przygotowującą i koordynującą kampanię promocyjną w ramach projektu, omówienie założeń merytorycznych Konferencji, 1.2.wizyta przedstawiciela-przedstawicieli firmy realizującej zamówienie, w obiekcie, w którym zaplanowano Konferencję. Zapoznanie się z możliwościami aranżacji pomieszczeń, w których odbywać się będą poszczególne elementy Konferencji i bezpośrednim otoczeniem budynku. 1.3.opracowanie szczegółowego harmonogramu działań w przebiegu przygotowania i koordynacji Konferencji, obejmujących okres od dnia podpisania umowy do dnia rozliczenia całości umowy na przygotowanie i koordynację Konferencji, zawierającego wszystkie elementy przygotowań, w ujęciu tygodniowym i dziennym. 1.4.przygotowanie i zaprezentowanie w siedzibie Zamawiającego opracowanego harmonogramu działań, projektów aranżacji pomieszczeń, w których odbywać się będzie Konferencja oraz materiałów informacyjnych, przygotowanych zgodnie z wytycznymi, dotyczącymi promocji, obowiązującymi dla PO KL i w porozumieniu w firmą, przygotowującą i koordynującą kampanię promocyjną w ramach projektu, 1.5.konsultowanie wykonalności propozycji aranżacji wnętrz z przedstawicielem Filharmonii. Zamawiający wykonując projekty, a następnie, instalując i deinstalując zaprojektowane elementy aranżacji na czas trwania Konferencji, pozostawi wynajęte przez Zamawiającego pomieszczenia w stanie pierwotnym, 1.6.przygotowanie propozycji szczegółowych scenariuszy poszczególnych elementów Konferencji, 1.7.ocena zapotrzebowania na posiłki i napoje dla 900 - 1000 uczestników oraz uwzględnienie posiłków w programie Konferencji. W czasie Konferencji Wykonawca zapewni minimum: w dniach 14 i 15 grudnia: podczas trwania rejestracji gości oraz podczas 2 przerw kawowych: - kawa, herbata - gorące, świeżo parzone, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki tzw. 100% (4 smaki), drobne przekąski - słodkie (5 rodzajów), - podczas ciepłego lunchu, zorganizowanego w formie dekoracyjnego bufetu, podanego w pomieszczeniu, wskazanym przez Zamawiającego, zlokalizowanym w obiekcie, w którym odbywać się będzie Konferencja: - 5 dań ciepłych (minimum 2 mięsne i 1 rybne, 1 bukiet jarzyn, jednym z dań ciepłych będzie zupa), - sałatki (minimum 3 rodzaje), - zakąski zimne (minimum 4, w tym 2 mięsne i 2 rybne), - desery (minimum 3 rodzaje wyrobów cukierniczych i 3 rodzaje świeżych owoców) - kawa, herbata - gorące, świeżo parzone, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki tzw. 100% (4 smaki), - stoliki koktajlowe (50 szt.) - serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów-obrusy, serwetki jednorazowe, sztućce ze stali nierdzewnej) jednolita porcelana i szkło oraz sprzątanie) w dniu 14 grudnia: Podczas uroczystej kolacji, dla 200 gości, w formie dekoracyjnego bufetu, podanego w sali, wskazanej przez Zamawiającego, zlokalizowanej w obiekcie, w którym odbywać się będzie Konferencja: - 6 dań ciepłych (minimum 2 mięsne i 2 rybne, 1 bukiet jarzyn), - sałatki (minimum 3 rodzaje), - zakąski zimne (minimum 6, w tym 2 mięsne i 2 rybne), - desery (minimum 3 rodzaje wyrobów cukierniczych i 3 rodzaje świeżych owoców) - kawa herbata, gorące, świeżo parzone, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki tzw. 100% (4 smaki), - wino białe i czerwone, półwytrawne, podane w karafkach, - stoliki koktajlowe (40 szt.) - serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów/obrusy, sztućce ze stali nierdzewnej) jednolita porcelana i szkło oraz sprzątanie) 1.8.przygotowanie projektów wystawy, obejmujących zdjęcia lub ryciny wynalazków, które miały: największe znaczenie dla ludzkości (min. 10 wynalazków), wynalazków - tzw. chindogu (dziwaczne narzędzia), które zaskakują pomysłowością, ale próba ich zastosowania mogłaby przynieść więcej kłopotów niż korzyści (min. 10 wynalazków). 1.9.przygotowanie projektów (rysunki lub zdjęcia) uniformów obsługi Konferencji: obsługi technicznej, recepcji, hostess, kelnerów. Stroje dla obsługi Konferencji muszą nawiązywać do innowacyjnego charakteru wydarzenia oraz zapewniać łatwą identyfikację obsługi uczestnikom Konferencji. 1.10.przygotowanie wzoru formularza zgłoszeniowego, zawierającego co najmniej 5 pól: Imię i nazwisko, nazwę instytucji, stanowisko, adres e-mail, nr telefonu. 1.11.opracowanie planu rekrutacji uczestników Konferencji. Etap II - do dnia 28 sierpnia 2009 roku Przygotowania do Konferencji zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym: 2.1. zaproszenie i rejestracja uczestników Konferencji wraz z potwierdzeniem udziału, w tym: 2.1.1. nawiązanie kontaktu i zaproszenie do wygłoszenia wykładu/uczestnictwa w panelu dyskusyjnym min. 7 ze wskazanych prelegentów zagranicznych - przedstawicieli firm innowacyjnych, nauki i uczelni wyższych, centrów transferu technologii, itp. oraz przekazanie poczynionych ustaleń, numerów kontaktowych i adresu e-mail Zamawiającemu, celem omówienia warunków finansowych udziału. 2.1.2. zaproszenie min. 100 przedsiębiorców wdrażających innowacyjne rozwiązania, 50 przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu, 100 przedstawicieli nauki i uczelni wyższych, 30 przedstawicieli centrów transferu technologii i parków technologicznych, 200 osób reprezentujących m.in. edukację i administrację, z czego min. 60% zaproszonych będzie reprezentowało województwo pomorskie. 2.2. prowadzenie bazy danych uczestników, wraz z informacją o potwierdzeniu uczestnictwa, bieżąca aktualizacja danych i przekazywanie listy uczestników Zamawiającemu min. raz w tygodniu, 2.3. ustalenie menu, z uwzględnieniem wymogów programu Konferencji oraz w odniesieniu do zaproponowanego harmonogramu przebiegu Konferencji. Etap III - do dnia 11 grudnia 2009 roku Kontynuacja przygotowań do Konferencji zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym: 3.1. Kontynuacja zaproszeń i rejestracji uczestników Konferencji, 3.2. poprowadzenie e-mailingu z przypomnieniem o terminie Konferencji, na miesiąc i na tydzień przed rozpoczęciem Konferencji, 3.3. bieżący kontakt z przedstawicielami Zamawiającego, informowanie o postępach prac, w tym sprawozdanie z przebiegu prac przekazywane Zamawiającemu podczas spotkań w siedzibie Zamawiającego, ustnie, w wersji papierowej i elektronicznej (dysk CD), w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, w ostatnim tygodniu każdego miesiąca. 3.4. ubezpieczenie OC uczestników i obsługi Konferencji od nieszczęśliwych wypadków. Przekazanie dokumentów, potwierdzających zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom i obsłudze Konferencji, w tym obecności lekarza oraz osób z udokumentowanymi umiejętnościami udzielania pierwszej pomocy (ratowników medycznych), 3.5. zapewnienie oprawy i obsługi posiłków, zgodnie z uzgodnieniami z Zamawiającym. Przekazanie planu posiłków i menu Zamawiającemu. 3.6. wykonanie identyfikatorów dla uczestników Konferencji, 3.7. skompletowanie materiałów, przygotowanie i wręczenie -toreb konferencyjnych- dla uczestników Konferencji. 3.8. zapewnienie przez Wykonawcę ujednoliconych uniformów dla obsługi Konferencji Konferencji, zarówno dla obsługi technicznej, hostess, osób prowadzących recepcję oraz kelnerów. Stroje będą zgodnie z uzgodnieniami z Zamawiającym. Etap IV - do dnia 31 stycznia 2010 roku Koordynacja przebiegu Konferencji: 4.1. Odbiór gości zagranicznych z lotniska-dworca i transport do hotelu, pomoc w zameldowaniu i udzielenie informacji dotyczących Konferencji, 4.2. transport materiałów promocyjnych i informacyjnych, elementów aranżacji wnętrz, posiłków, itp. do miejsca Konferencji oraz przetransportowanie pozostałych po Konferencji materiałów do siedziby Zamawiającego, 4.3. aranżacja wnętrz w obiekcie, w którym odbywać się będzie Konferencja, w tym przygotowanie i rozstawienie tablic informacyjnych - kierunkowych i wizerunkowych zgodnie z projektem aranżacji zaakceptowanym przez Zamawiającego, 4.4. organizacja recepcji i informacji, w tym: przywitanie i rejestracja gości, wydawanie materiałów promocyjnych i informacyjnych oraz kierowanie gości, rozdanie i zebranie od uczestników słuchawek do odbioru tłumaczenia, prowadzenie listy uczestników Konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu Konferencji, odpowiadanie na pytania dotyczące Konferencji i zakwaterowania, 4.5. zapewnienie telefonów komórkowych dla zespołu projektowego ze strony Zamawiającego (min. 3 telefony) na okres od 07 - 18 grudnia 2009 roku. Telefony będą używane jedynie dla celów koordynacji działań, związanych z Konferencją, 4.6. przeszkolenie i oprowadzenie personelu Wykonawcy, który zatrudniony będzie przy obsłudze Konferencji INNO3city i ewentualnych podwykonawców (minimum 30 osób) po obiekcie, w którym odbędzie się Konferencja oraz zapoznanie tych osób z programem imprezy, 4.7. stała kontrola przebiegu Konferencji: pracy obsługi technicznej, sprzętu (w tym nagłośnienia, oświetlenia, komputerów, rzutników, ekranów, innowacyjnych elementów aranżacji pomieszczeń, itp.), czystości i temperatury pomieszczeń, planu czasowego, posiłków oraz informowanie personelu, o którym mowa w powyższym punkcie, o każdej zmianie programu Konferencji, 4.8. rejestracja Konferencji (foto, audio i video). Zarejestrowane zdjęcia (obrazy cyfrowe) zostaną przekazane Zamawiającemu w formie płyt CD/DVD oraz taśmy BETA, w formacie i wielkości odpowiedniej dla ich modyfikacji oraz wykorzystania w profesjonalnym wydruku, 4.9. wykonanie filmu, podsumowującego Konferencję (montaż, animacje komputerowe, udźwiękowienie). Czas trwania filmu 5 - 8 min. Materiał przekazany będzie w formie płyty DVD oraz taśmy BETA (umożliwiającej emisję materiału poprzez stacje telewizyjne), z zapisanym w formie elektronicznej materiałem filmowy, 4.10. sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu raportu, podsumowującego wykonanie prac. 2.Wykonawca realizował będzie działania, związane z przygotowaniem i koordynacją Konferencji, z uwzględnieniem innowacyjnego charakteru przedsięwzięcia, uwzględniając czynnik innowacyjny zarówno w projektach graficznych, wystroju pomieszczeń (minimum hologramy, podłoga multimedialna z czujnikami ruchu), używanych materiałach, organizacji prelekcji oraz przerw, części artystycznych oraz w pozostałych elementach Konferencji. 3.Wykonanie przedmiotu zamówienia zostanie szczegółowo opisane w raporcie końcowym, przekazanym: a.w formie pisemnej - 3 egzemplarze, b.w formie elektronicznej na płycie CD-DVD - 1 egzemplarz. 4. Wykonawca zobowiązany jest do prezentacji Zamawiającemu pierwszych wyników prac (projektów) w postaci wersji roboczych dokumentów w terminie do 20 dni od daty podpisania umowy. 5.Zamawiający może zgłaszać uwagi i zastrzeżenia do treści dokumentów, o których mowa w pkt. 4 w terminie 7 dni roboczych od daty ich otrzymania. 6.Wykonawca uwzględni uwagi i zastrzeżenia, o których mowa w pkt. 3 i w terminie 10 dni roboczych przedstawi Zamawiającemu poprawioną wersję dokumentów-projektów. 7. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu sprawozdania z realizacji etapów II, III, IV w ciągu 7 dni od daty realizacji poszczególnych etapów określonych w harmonogramie. W przypadku braku zastrzeżeń do wykonanych prac przyjęcie sprawozdania nastąpi poprzez podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego. 8. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia i stosowania przy opracowywaniu kampanii reklamowej Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 4 lutego 2009 r., Ministerstwo Rozwoju Regionalnego oraz Planu Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z dnia 4 lutego 2009 r., Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. 9. Zamawiający, w ciągu 14 dni od dostarczenia dzieła, jest zobowiązany je zaakceptować lub wskazać, jakie zgłasza zastrzeżenia oraz określić termin, w którym oczekuje poprawienia i uzupełnienia dzieła. 10.Odbiór dzieła bez zastrzeżeń - realizacji etapu I, II, III, IV będzie stwierdzony protokołem zdawczo-odbiorczym, podpisanym przez obie strony po realizacji każdego z etapów. 11.Osobą, upoważnioną do podpisania protokołu zdawczo - odbiorczego dzieła, o którym mowa w § 1 oraz § 2 pkt. 1, jest Dyrektor Departamentu Rozwoju Gospodarczego Województwa Pomorskiego i z-ca Dyrektora Departamentu Rozwoju Gospodarczego Województwa Pomorskiego. Każda z wymienionych osób jest upoważniona do samodzielnego podpisania protokołu..

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów .

II.1.5) Całkowita końcowa wartość zamówienia (bez VAT) obejmująca wszystkie zamówienia i części: 205480 PLN.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

IV.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Program Operacyjny Kapitał Ludzki Działanie 8.2.2..

SEKCJA V: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

V.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 30.06.2009.

V.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 3.

V.3) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Jocker Studio Sp. jawna T. Maksym , J. Trompeter-Maksym, ul. Darasza 5, 30-826 Kraków, kraj/woj. małopolskie.

V.4) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O NIE PODLEGAJĄCYCH ODRZUCENIU OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ
I NAJWYŻSZĄ CENĄ (bez VAT)

• Cena wybranej oferty: 205480
• Oferta z najniższą ceną: 205480 oferta z najwyższą ceną: 469150
• Waluta: PLN.