Warszawa: Zakwaterowanie uczestników Programu Stypendialnego Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego /Gaude Polonia/ w Bia³ymstoku
Numer og³oszenia: 28490 - 2016; data zamieszczenia: 09.02.2016
OG£OSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Us³ugi

Zamieszczanie og³oszenia: obowi±zkowe.

Og³oszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie by³o przedmiotem og³oszenia w Biuletynie Zamówieñ Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówieñ Publicznych zosta³o zamieszczone og³oszenie o zmianie og³oszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJ¡CY

I. 1) NAZWA I ADRES: Narodowe Centrum Kultury, ul. P³ocka 13, 01-231 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 2100100, faks 22 2100101.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJ¡CEGO: Inny: Pañstwowa Instytucja Kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiaj±cego: Zakwaterowanie uczestników Programu Stypendialnego Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego /Gaude Polonia/ w Bia³ymstoku.

II.2) Rodzaj zamówienia: Us³ugi.

II.3) Okre¶lenie przedmiotu zamówienia: Zakwaterowanie uczestników Programu Stypendialnego Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego /Gaude Polonia/ w Bia³ymstoku.

II.4) Wspólny S³ownik Zamówieñ (CPV): 55.11.00.00 - Hotelarskie us³ugi noclegowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej rêki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze ¶rodków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 29.01.2016.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Wy¿sza Szko³a Finansów i Zarz±dzania, Ciep³a 40, 15-472 Bia³ystok, kraj/woj. podlaskie.

IV.5) Szacunkowa warto¶æ zamówienia (bez VAT): 10000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNI¯SZ¡ I NAJWY¯SZ¡ CEN¡

• Cena wybranej oferty: 6600,00

• Oferta z najni¿sz± cen±: 6600,00 / Oferta z najwy¿sz± cen±: 6600,00

• Waluta: PLN .

ZA£¡CZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez og³oszenia, zamówienia z wolnej rêki albo zapytania o cenê

• 1. Podstawa prawna

  Postêpowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej rêki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówieñ publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Nale¿y podaæ uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyja¶niæ, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  W nawi±zaniu do akceptacji w dniu 16 grudnia 2015 r. przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego wyników konkursu w zwi±zku z realizacj± Programu Stypendialnego /Gaude Polonia/ Zamawiaj±cy (Narodowe Centrum Kultury) dwukrotnie przeprowadzi³ procedurê udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na zakwaterowanie stypendystów w Warszawie, Krakowie, Wroc³awiu, Poznaniu, Lublinie, £odzi, Toruniu, Bia³ymstoku oraz Katowicach. W postêpowaniu tym Zamawiaj±cy przewidzia³ mo¿liwo¶æ sk³adania ofert czê¶ciowych. W pierwszym przetargu nieograniczonym wp³ynê³y oferty od trzech Wykonawców na nastêpuj±ce czê¶ci zamówienia: czê¶æ I - 3 oferty, czê¶æ II - 2 oferty, czê¶æ III - 1 oferta, czê¶ci IV-IX - po 2 oferty. W ramach tego postêpowania rozstrzygniêta zosta³a jedynie czê¶æ I i wy³oniony zosta³ Wykonawca na zrealizowanie zakwaterowania uczestników Programu w Warszawie. Wszystkie pozosta³e czê¶ci zosta³y uniewa¿nione na podstawie art. 93 ust. 4 ustawy Prawo zamówieñ publicznych, tj. ze wzglêdu na fakt, i¿ cena najkorzystniejszej oferty przewy¿szy³a kwotê, jak± Zamawiaj±cy zamierza³ przeznaczyæ na sfinansowanie zamówienia w ka¿dej z wymienionych czê¶ci. Niniejsze postêpowanie zosta³o og³oszone ponownie w trybie przetargu nieograniczonego i zosta³o dopuszczone sk³adanie ofert czê¶ciowych. W czê¶ciach I-VI oraz VIII z³o¿one zosta³y po dwie oferty, a w czê¶ci VII - 1 oferta. W toku badania i oceny z³o¿onych ofert Zamawiaj±cy dokona³ sprawdzenia miejsc zakwaterowania wskazanych przez Wykonawców, jako miejsce realizacji us³ugi. W trakcie sprawdzenia telefonicznego, dokonanego przez przedstawiciela Zamawiaj±cego, w przypadku ofert jednego z Wykonawców stwierdzono nastêpuj±ce fakty: - w obiekcie wskazanym przez Wykonawcê w ofercie nie s± stosowane stawki cenowe, jakie zosta³y zaoferowane i nie uzgadniano ¿adnych odstêpstw w tym zakresie dokonanych dla Wykonawcy, który z³o¿y³ ofertê w niniejszym postêpowaniu; - w obiekcie wskazanym przez Wykonawcê w ofercie nie s± stosowane takie czasowe okresy wynajmu jak wymaga³ Zamawiaj±cy w SIWZ (tj. 6 miesiêcy); - nie zosta³a dokonana ¿adna rezerwacja w zakresie zakwaterowania przez Wykonawcê, który z³o¿y³ ofertê w niniejszym postêpowaniu; - w jednej z czê¶ci, jako miejsce ¶wiadczenia us³ugi zosta³ wskazany obiekt, który nie funkcjonuje od 2015 r. Po powziêciu tych informacji Zamawiaj±cy wykona³ czynno¶ci przewidziane ustaw± Prawo zamówieñ publicznych tj. wezwa³ Wykonawcê, który z³o¿y³ t± ofertê do z³o¿enia wyja¶nieñ dotycz±cych jej tre¶ci (art. 87 ust. 1 upzp). Ponadto, zgodnie z przepisami ustawy Wykonawcy zostali wezwani do z³o¿enia wyja¶nieñ dotycz±cych tre¶ci dokumentów po¶wiadczaj±cych spe³nianie warunków udzia³u w postêpowaniu (art. 26 ust. 4 upzp) lub w razie zaistnienia takiej konieczno¶ci do z³o¿enia prawid³owych dokumentów po¶wiadczaj±cych spe³nianie warunków udzia³u w postêpowaniu (art. 26 ust. 3 upzp). W zwi±zku z tym, ¿e ¿aden z Wykonawców nie z³o¿y³ ¿±danych wyja¶nieñ ani prawid³owych dokumentów Zamawiaj±cy w zale¿no¶ci od sytuacji w poszczególnych czê¶ciach zamówienia zmuszony by³ wykluczyæ Wykonawcê ze wzglêdu na nie spe³nianie okre¶lonych przez niego warunków udzia³u w postêpowaniu lub odrzuciæ ofertê ze wzglêdu na jej niezgodno¶æ z wymogami SIWZ i jednocze¶nie zaproponowanie w ofercie ¶wiadczenia niemo¿liwego do realizacji ze wzglêdu na wyst±pienie opisywanych powy¿ej sytuacji dotycz±cych zaproponowanego miejsca ¶wiadczenia us³ugi. Sytuacja ta skutkowa³a ponownie konieczno¶ci± uniewa¿nienia wszystkich czê¶ci niniejszego postêpowania, które dokonane zosta³o w dniu 15.01.2016 r., bezzw³ocznie po zakoñczeniu etapu badania i oceny ofert. Realizacja Programu Stypendialnego /Gaude Polonia/, a tym samym konieczno¶æ ¶wiadczenia us³ug bêd±cych przedmiotem obu postêpowañ o udzielenie zamówienia publicznego rozpoczyna siê z dniem 01 lutego 2016 r. Rozpoczêcie programu poprzedzone by³o sk³adaniem wniosków stypendialnych do 15.10.2015 r., posiedzeniem Komisji Stypendialnej w dniu 08 grudnia 2015 r. oraz akceptacj± przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w dniu 16 grudnia 2015 r. wyników konkursu. Dopiero po uzyskaniu akceptacji, o której mowa powy¿ej mo¿liwe jest ustalenie szczegó³ów realizacji stypendiów przez poszczególnych stypendystów Programu, w tym w szczególno¶ci wybór opiekuna oraz miejsca realizacji stypendium. Dopiero dokonanie tych ustaleñ umo¿liwia przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia na takim poziomie szczegó³owo¶ci, który umo¿liwia pó¼niej jego prawid³ow± realizacjê. W zwi±zku z powy¿szym nie jest mo¿liwe wcze¶niejsze rozpoczêcie procedury o udzielenie zamówienia publicznego. W nawi±zaniu do przedstawionego harmonogramu niemo¿liwe jest przeprowadzenie kolejnego postêpowania o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, gdy¿ nie ma wystarczaj±co d³ugiego czasu na jego realizacjê i mog³oby to groziæ brakiem mo¿liwo¶ci rozpoczêcia programu w terminie lub nawet ca³kowitym brakiem mo¿liwo¶ci jego realizacji. Nawet istnienie potencjalnej mo¿liwo¶ci przeprowadzenia kolejnego postêpowania w trybie przetargowym budzi powa¿ne w±tpliwo¶ci, co do mo¿liwo¶ci jego rozstrzygniêcia, ze wzglêdu na fakt, i¿ w postêpowaniach startuj± g³ównie po¶rednicy oferuj±cy ceny znacznie przewy¿szaj±ce kwotê, jak± Zamawiaj±cy mo¿e przeznaczyæ na sfinansowanie zamówienia. Oferowane przez nich miejsca zakwaterowania s± powszechnie dostêpnymi hotelami, nie spe³niaj±cymi wymogów SIWZ, a zaoferowanie miejsca zakwaterowania w cenie dostêpnej dla Zamawiaj±cego, jak to mia³o miejsce w drugim postêpowaniu okazuje siê w praktyce ¶wiadczeniem niemo¿liwym do realizacji za wskazan± cenê i wymaganym terminie. Zamawiaj±cy do³o¿y³ wszelkich starañ w celu udzielenia niniejszego zamówienia w trybie konkurencyjnym, dostêpnym dla wszystkich Wykonawców mog±cych spe³niæ postawione warunki i zaoferowaæ miejsca zakwaterowania zgodne z opisem SIWZ (procedura przeprowadzona dwukrotnie), jednak Zamawiaj±cy nie móg³ przewidzieæ sytuacji, ¿e zaoferowane zostan± ¶wiadczenia niemo¿liwe do realizacji. Istnieje bezwzglêdna konieczno¶æ udzielenia tego zamówienia we wskazanym powy¿ej terminie a nie ma mo¿liwo¶ci zachowania terminów wynikaj±cych z przepisów ustawy Prawo zamówieñ publicznych, w³a¶ciwych dla trybów konkurencyjnych. Ponadto, jak pokaza³y wyniki dwóch przeprowadzonych postêpowañ w trybie przetargu nieograniczonego rozstrzygniêcie ich jest ma³o prawdopodobne. W zwi±zku z powy¿szym, w nawi±zaniu do przedstawionych powy¿ej faktów, Zamawiaj±cy zmuszony jest podj±æ decyzjê o udzieleniu tego zamówienia w trybie zamówienia z wolnej rêki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 3 ustawy Prawo zamówieñ publicznych. Zaproszenia do potencjalnych Wykonawców zamówienia (we wszystkich czê¶ciach, które nie zosta³y rozstrzygniête w trybie przetargu nieograniczonego) w trybie zamówienia z wolnej rêki zostan± skierowane do uczelni funkcjonuj±cych w miastach, w których realizowane bêd± programy stypendialne w celu wykorzystania do zakwaterowania uczestników Programu bazy domów studenckich, g³ównie tzw. pokoi go¶cinnych lub pokoi w domach studenckich. Pokoje takie, co do zasady, nie s± udostêpniane innym osobom ni¿ studenci uczelni. W przypadku stypendystów Programu /Gaude Polonia/ mo¿e to byæ mo¿liwe za zgod± w³adz uczelni, któr± mo¿e bezpo¶rednio uzyskaæ Narodowe Centrum Kultury, jako organizator projektu stypendialnego. Uzyskanie takiej zgody przez jakikolwiek podmiot zewnêtrzny tj. po¶rednika w procedurze konkurencyjnej jest praktycznie niemo¿liwe, a skutkuje jak to mia³o miejsce w tym przypadku, prób± sk³adania /nieprawdziwych/ ofert. Wykorzystanie bazy domów studenckich lub akademickich pokoi go¶cinnych gwarantuje szczególnie oszczêdne wykonanie zamówienia, w szczególno¶ci umo¿liwi realizacjê w ramach posiadanego na ten cel bud¿etu tj. kwoty 1850,00 z³otych miesiêcznie na 1 osobê. Ponadto zakwaterowanie stypendystów w domach akademickich jest tak¿e korzystne merytorycznie w zwi±zku z realizacj± programu stypendialnego, poniewa¿ gwarantuje odpowiednie warunki oraz codzienny ³atwy kontakt z o¶rodkami akademickimi i opiekunami stypendium.