Warszawa: Organizacja uroczystej kolacji w związku z II Konferencją Ministerialną Procesu Praskiego Building Migration Partnerships in action
Numer ogłoszenia: 284951 - 2011; data zamieszczenia: 31.10.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6015916, 6463708, faks 022 8456044,.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja uroczystej kolacji w związku z II Konferencją Ministerialną Procesu Praskiego Building Migration Partnerships in action.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Organizacja uroczystej kolacji w związku z II Konferencją Ministerialną Procesu Praskiego Building Migration Partnerships in action.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.40.00 - Usługi w zakresie organizacji przyjęć 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 26.10.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• FORTIS Nowy Stary Browar Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowo Akcyjna, ul. Półwiejska 32, 61-888 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 141130,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 167557,90

• Oferta z najniższą ceną: 167557,90 / Oferta z najwyższą ceną: 167557,90

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 1a ustawy Prawo zamówień publicznych -Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.-, zwanej dalej ustawą, Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki jeżeli usługi mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Taka sytuacja ma miejsce w wypadku przedmiotowego zamówienia. Organizacja uroczystej kolacji w związku z II Konferencją Ministerialną Procesu Praskiego - Biulding Migration Parterships in action w dniu 3 listopada 2011 r. w Poznaniu możliwa jest tylko w obiekcie Starego Browaru -Fortis Nowy Stary Browar Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowo - Akcyjna, ul. Półwiejska 32, 61-888 Poznań. W kolacji uczestniczyć będą zgromadzeni na konferencji ministrowie oraz towarzyszący im delegaci. W obiekcie, w którym odbędzie się kolacja, zapewnione muszą zostać dwa osobne pomieszczenia: jedno na zorganizowanie zasiadanej serwowanej kolacji dla ministrów -dla ok. 80 osób- oraz drugie na zorganizowanie zasiadanej bufetowej kolacji dla delegatów -dla ok. 150 osób. Ze względu na wysoką rangę uczestników kolacji oraz dotychczasową praktykę stosowaną w przypadku tego typu wydarzeń kolacja poprzedzona zostanie programem artystycznym, który winien być zapewniony w odrębnej sali obiektu, w którym zostanie zorganizowana kolacja. Dodatkowo należy zapewnić zaplecze dla artystów. Wszystkie pomieszczenia, zarówno na kolacje, jak i na występ artystyczny muszą być dostępne dla osób niepełnosprawnych. II Konferencja Ministerialna Procesu Praskiego - Biulding Migration Parterships in action organizowana jest w ramach polskiej prezydencji w Radzie Unii Europejskiej, co łączy się z promocją Polski, jej kultury i tradycji. Dlatego też wskazane jest, by kolacja odbyła się w miejscu o walorach kulturowych, artystycznych, bądź też historycznych. Ponadto obiekt powinien posiadać własny catering lub ewentualnie możliwość i zdolność do jego zorganizowania oraz parking ze względu na konieczność zaparkowania karetki pogotowia oraz samochodów należących do floty prezydencji MSZ. Dodatkowo, z uwagi na konieczność zapewnienia ochrony BOR podczas kolacji, wskazane jest, aby obiekt posiadał doświadczenie w organizacji dużych imprez podobnego typu, w tym chronionych. W celu ustalenia miejsca realizacji zamówienia Zamawiający dokonał analizy listy obiektów na uroczyste kolacje sporządzonej -pod kątem prezydencji Polski w Radzie UE- przez MSZ oraz zwrócił się do Urzędu Miasta w Poznaniu z prośbą o przedstawienie propozycji obiektów, w których mogłaby zostać zorganizowana kolacja. Mając na uwadze potrzeby Zamawiającego na organizację kolacji zaproponowano następujące lokalizacje : Muzeum Narodowe w Poznaniu, Centrum Kultury Zamek, Hotele Andersia i Sheraton, Międzynarodowe Targi Poznańskie -czteropak-, Stary Browar -Słodownia. Zamawiający w celu uzyskania jak najpełniejszej wiedzy o wyłonionych obiektach oraz w celu dokonania ich oceny pod względem spełniania wymagań związanych z realizacją spotkania: - w dniu 1 marca 2011 r. dokonał wizytacji Muzeum Narodowego w Poznaniu; ustalono, że z uwagi na zbyt małe przestrzenie niemożliwe byłoby zorganizowanie w Muzeum kolacji zasiadanej na planowaną liczbę osób oraz zorganizowanie koncertu w odrębnej Sali; Muzeum nie dysponuje także własnym cateringiem i nie jest przystosowane do poruszania się osób niepełnosprawnych,m. in. schody przy wejściu; mając na uwadze powyższe zdecydowano, że nie jest możliwe zorganizowanie kolacji w planowanym formacie w budynku Muzeum Narodowego w Poznaniu; - skontaktował się z Centrum Kultury Zamek i uzyskał informacje, że od listopada 2011 r. planowany jest remont Centrum, który objąłby sale, w których mogłaby zostać zorganizowana kolacja; - wysłał zapytania do największych hoteli w Poznaniu, w których zakwaterowani będą przewodniczący delegacji i delegaci - do hoteli Andersia i Sheraton; ustalono, iż: a. organizacja kolacji na planowaną liczbę osób w hotelu Sheraton nie jest możliwa z uwagi na zbyt małe pomieszczenia; b. kolację można zorganizować w hotelu Andersia, jednak tylko przy założeniu, że kolacja dla delegatów odbyła by się z wykorzystaniem kilku sal -goście nie byliby umieszczeni w jednym pomieszczeniu; ponadto koncert w hotelu Andersia mógłby zostać zorganizowany jedynie w formule zakładającej, że część słuchaczy stoi; - przeanalizował możliwość organizacji kolacji w obiekcie konferencji, którym są przestrzenie Międzynarodowych Targów Poznańskich -czteropak. Rozwiązanie to jednak odrzucono z uwagi na: a) fakt, iż w dniu 4 listopada 2011 r. w obiekcie odbędzie się lunch w formacie podobnym do kolacji; b) niemożliwa byłaby organizacja kolacji bufetowej zasiadanej dla delegatów -możliwa jest jedynie kolacja bufetowa na stojąco; c) obiekt będzie w trakcie aranżacji na spotkanie ministerialne w dniu 4 listopada 2011 r.; d) obiekt nie ma walorów historycznych ani kulturowych, stąd przestrzenie wymagałyby specjalnej aranżacji, czyli poniesienia dodatkowych kosztów; - podczas kolejnych wizyt przygotowujących do Konferencji Ministerialnej w Poznaniu -począwszy od 30 marca br.- dokonano sprawdzenia możliwości organizacji uroczystej kolacji w planowanym formacie w obiekcie starego Browaru -Słodowni; dwukrotnie w czasie wizyt obecni byli przedstawiciele BOR; w toku wizyt ustalono, że w pomieszczeniach Słodowni możliwa jest organizacja kolacji dla przewodniczących delegacji oraz kolacji dla delegatów, a także organizacja programu artystycznego w osobnym pomieszczeniu. Wobec powyższego uznano, że organizacja uroczystej kolacji w planowanym formacie możliwa jest jedynie w pomieszczeniach Starego Browaru, który oferuje: - Trzy odrębne sale - na organizację występu artystycznego, organizację kolacji zasiadanej serwowanej, na organizację kolacji zasiadanej bufetowej; - Sale o unikatowej wartości historycznej - przestrzenie Słodowni, która stanowiła część browaru Hungera -początki Słodowni sięgają roku 1844 - przestrzenie charakteryzują się ciekawą i nietypową architekturą; - Sale dostępne dla osób niepełnosprawnych; - W sali na organizację występu artystycznego - widownię mieszczącą minimum 230 osób, schody dla chóru i fortepian, nagłośnienie i oświetlenie; - Zaplecze dla chóru; - Własny catering i możliwość zapewnienia menu bufetowego i czterodaniowego; - Parking dla floty obsługującej konferencję oraz dla ambulansu medycznego. Ponadto Stary Browar posiada doświadczenie w organizacji imprez chronionych oraz we współpracy z BOR. BOR posiada plany obiektu oraz wstępną koncepcję jego zabezpieczenia podczas kolacji. W świetle ww. informacji zamawiający podjął decyzję o udzieleniu zamówienia na organizację uroczystej kolacji w związku z II Konferencją Ministerialną Procesu Praskiego - Building Migration Partnerships in action w trybie zamówienia z wolnej ręki - na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. a ustawy Prawo zamówień publicznych -Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.-, ze względu na przyczyny techniczne o obiektywnym charakterze.