Lwówek Śląski: Usługa archiwizacji (porządkowania)dokumentacji archiwalnej kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B w Składnicy Akt przy Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich
Numer ogłoszenia: 289730 - 2009; data zamieszczenia: 24.08.2009
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Agencja Nieruchomości Rolnych - Administracja Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich , Rakowice Wielkie 15, 59-600 Lwówek Śląski, woj. dolnośląskie, tel. 075 7824639, faks 075 7824399.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.anr.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Państwowa Osoba Prawna jednostka organizacyjna ANR.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa archiwizacji (porządkowania)dokumentacji archiwalnej kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B w Składnicy Akt przy Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji, polegająca na uporządkowaniu i archiwizacji dokumentacji archiwalnej kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, stanowiącej część zasobu aktowego Agencji Nieruchomości Rolnych -jednostek organizacyjnych ANR Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich. 2. Akta będące przedmiotem uporządkowania i archiwizacji zgromadzone są w pomieszczeniach w Administracji Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich. 3. Zbiór nie posiada ewidencji archiwalnej. Dokumentację wytworzono w latach 1992-2005 przechowywana jest w przemieszaniu rzeczowych grup dokumentacji. Materiały archiwalne znajdują się w stanie nieuporządkowanym. 4. Zgodnie z posiadaną wiedzą zasób dokumentacji do zarchiwizowania w poszczególnych kategoriach, objęty niniejszym postępowaniem, stanowi zbiór dokumentów wielkości szacunkowo do 180 metrów bieżących, w tym: 1) Dokumentacja archiwalna, czyli akta kat. A - szacunkowo do 80 metrów bieżących. Są to materiały archiwalne wytworzone przez: - Sekcję Gospodarowania Zasobem w Rakowicach Wielkich, dotyczące wykonywania zadań w zakresie realizacji przejmowania mienia do Zasobu oraz gospodarowania mieniem Zasobu zgodnie z zasadami działania Agencji oraz zadania w zakresie realizacji przez Agencję przepisów o kształtowaniu ustroju rolnego oraz związanych z ewidencją mienia Zasobu, przetwarzaniem informacji i analizą danych dotyczących gospodarowania mieniem , na terenie województwa dolnośląskiego; - Jednostki organizacyjne Agencji. 2) Dokumentacja niearchiwalna, czyli akta kat. B - szacunkowo w ilości do 100 metrów bieżących, dokumentacja niearchiwalna o czasowym okresie przechowywania wytworzona w latach przez: -Jednostki organizacyjne Agencji, -Sekcję Gospodarowania Zasobem w Rakowicach Wielkich , dotyczące wykonywania zadań w zakresie realizacji przejmowania mienia do Zasobu oraz gospodarowania mieniem Zasobu zgodnie z zasadami działania Agencji oraz zadania w zakresie realizacji przez Agencję przepisów o kształtowaniu ustroju rolnego oraz związanych z ewidencją mienia Zasobu, przetwarzaniem informacji i analizą danych dotyczących gospodarowania mieniem, na terenie województwa dolnośląskiego. 5. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi). W celu właściwego skalkulowania ceny za zamawiane usługi zobowiązuje się Wykonawcę przed sporządzeniem oferty do przeprowadzenia wizji w miejscu przechowywania dokumentów mającej na celu zapoznanie się ze stanem dokumentacji, ilością i sposobem przechowywania oraz do zdobycia wszelkich informacji, które mogą być konieczne do prawidłowej wyceny wartości usługi, gdyż wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny i żądania zmiany wynagrodzenia. 6. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) Prowadzenie porządkowania i archiwizacji według wskazówek, uzgodnień i wytycznych Archiwum Państwowego we Wrocławiu oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi ANR. 2) Przygotowanie akt do opracowania, czyli przeprowadzenie tzw. studiów wstępnych (zapoznanie się z obowiązująca strukturą organizacyjną zakresem reorganizacji, materiałami normatywnymi - ze statutem, regulaminami i schematami organizacyjnymi oraz z instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt ANR). 3) Systematyzację dokumentacji w obrębie zespołu (podział dokumentacji na poszczególne komórki organizacyjne, a w ich obrębie na grupy obejmujące akta wytworzone w kolejnych latach, w ramach każdej podgrupy rocznej grupy rzeczowe oraz grupy spraw). 4) Scalenie akt spraw zakończonych. 5) Klasyfikację i kwalifikację akt według Rzeczowego Wykazu Akt Agencji Nieruchomości Rolnych oraz według Rzeczowego Wykazu Akt Jednostek Gospodarczych Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa. 6) Archiwizowanie materiałów archiwalnych(porządkowanie zawartości teczek według kolejności w spisach spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną). 7) Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej. 8) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz sporządzenie spisów brakowania w celu uzyskania zgody Archiwum Państwowego na brakowanie. 9) Ułożenie, oprawienie w bezkwasową tekturę, zszycie bawełnianą taśmą, paginacja, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów i zgodne z instrukcją kancelaryjną ANR. Nadanie aktom odpowiedniego układu w spisach zdawczo-odbiorczych. 10) Inwentaryzację - sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych odrębnie dla materiałów archiwalnych (kategoria A)w 4 egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B) w 3 egzemplarzach. 11) Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w formie papierowej oraz w formie elektronicznej na CD lub na dyskietkach, w programie Microsoft Excel. 12) Znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej). 13) Opis specjalnych pudeł archiwizacyjnych wykonanych z bezkwasowej tektury, zawierający wszystkie elementy spisu. 14) Sporządzenie Protokołu odbioru przedmiotu zamówienia..

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.99.51.00 - Usługi archiwizacyjne .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.1.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.12.2009.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1. Posiadanie uprawnień do wykonywania przedmiotowej działalności 2. Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia, wymagane jest wykonanie w okresie ostatnich trzech lat dwóch usług archiwizacji dokumentacji kategorii A lub B w ilości, co najmniej po 50 metrów bieżących każda. 3. Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, wymaganym jest, dysponowanie, osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które posiadają wykształcenie archiwalne lub ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia oraz roczną praktykę w archiwizowaniu dokumentacji archiwalnej, w tym, co najmniej jedna osoba posiadająca wykształcenie specjalistyczne zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców Dz.U. Nr 68, poz. 596 oraz jedna osoba posiadająca doświadczenie w archiwizacji dokumentacji kategorii A tj. wykonała archiwizację dokumentacji w ilości co najmniej 10 metrów bieżących kat.A.. 4. Posiadanie niezbędnego potencjału ekonomicznego, w szczególności polisy od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności na kwotę, co najmniej 50 000 złotych. 5. Nie podleganie wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia (art. 24 ust. 1 i 2 ustawy PZP)..
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Załącznik nr 1 -aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż sześć miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo posiadające zakres, podpisane przez osoby reprezentujące osobę prawną lub fizyczną. W przypadku Wykonawcy działającego w ramach spółki prawa handlowego obowiązuje załączenie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego. W przypadku złożenia oferty wspólnej przez dwa lub więcej podmiotów wymagane jest załączenie pełnomocnictwa ustanawiającego pełnomocnika, o którym mowa w art.23 ust. 2 Prawa ZP uprawnionego do wspólnej reprezentacji, bezpośredniego kontaktowania się i współdziałania z Zamawiającym w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Pełnomocnictwo powinno zawierać informacje o stronach konsorcjum oraz określenie wspólnego przedsięwzięcia gospodarczego obejmującego swoim zakresem przedmiot zamówienia, Każdy z podmiotów występujących wspólnie zobowiązany jest do załączenia do oferty wymaganych przez Zamawiającego dokumentów (zaświadczeń), potwierdzających spełnienie warunków uczestnictwa w postępowaniu. 2. Załącznik nr 2 - Doświadczenie zawodowe - zawierający wykaz wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat, dwóch usług archiwizacji akt kategorii A lub B w ilości, co najmniej 50 metrów bieżących, oraz załączenia dokumentów potwierdzających należyte wykonanie tych usług. 3. Załącznik nr 3 - Wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z dokumentami stwierdzającymi, posiadane wymagane w Rozdziale II pkt 1.3 kwalifikacje, wykształcenie i doświadczenie, w tym wskazanie, co najmniej jednej osoby posiadającej wykształcenie specjalistyczne zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców Dz.U. Nr 68, poz. 596 oraz wskazanie co najmniej jednej osoby posiadającej doświadczenie w archiwizacji dokumentacji kategorii A w ilości co najmniej 10 metrów bieżących, O ile dotyczy - do wykazu należy dołączyć pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia, jeżeli w wykazie, o którym mowa wyżej Wykonawca wskazał osoby, którymi będzie dysponował. 4. Załącznik nr 4 - Ubezpieczenie od OC - polisa lub inny dokument ubezpieczenia, potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę, co najmniej 50 000 złotych. Uwaga: dokumenty wymienione w pkt. 2.1. - 2.4. mogą być przedstawione w formie oryginału albo poświadczonych urzędowo lub notarialnie kopii. Dopuszcza się przedstawienie kserokopii z poświadczeniem za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 5. Załącznik nr 5 - Oświadczenie Wykonawcy o nie zaleganiu z opłatami podatków na rzecz Urzędu Skarbowego oraz nie zaleganiu z opłatami składek na rzecz ZUS, stanowiące załącznik nr 4 do formularza ofertowego. 6. Załącznik nr 6 - Oświadczenia z art. 22 7. Załącznik nr 7 -Oświadczenia z art. 24.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.anr.gov.pl.
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Agencja Nieruchomości Rolnych Administracja Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich Rakowice Wielkie 15, 59-600 Lwówek Śląski.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 07.09.2009 godzina 10:15, miejsce: Agencja Nieruchomości Rolnych Administracja Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa w Rakowicach Wielkich Rakowice Wielkie 15, 59-600 Lwówek Śląski Sekretariat.

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).