Warszawa: Realizacja usług związanych z konferencją SET Plan 2011 i Seminarium >Alternatywy Energetyczne dla Polski< organizowanymi w ramach polskiej Prezydencji w dniach 28-29 listopada 2011 r. w Warszawie
Numer ogłoszenia: 292145 - 2011; data zamieszczenia: 09.11.2011
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk, ul. Pawińskiego 5B, 02-106 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. (022) 826 9819, faks (022) 826 98 19 , strona internetowa http://www.ippt.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Realizacja usług związanych z konferencją SET Plan 2011 i Seminarium >Alternatywy Energetyczne dla Polski< organizowanymi w ramach polskiej Prezydencji w dniach 28-29 listopada 2011 r. w Warszawie.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest obsługa konferencji oraz kolacji dla uczestników konferencji SET PLAN 2011 i Seminarium >Alternatywy Energetyczne dla Polski< , organizowanych przez Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE przy IPPT PAN, Ministerstwo Gospodarki i Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego.Usługa obejmuje: 1. zapewnienie obsługi technicznej sali przeznaczonej na kolację; 2. zapewnienie cateringu na kolację; 3. zapewnienie usług dodatkowych w miejscu Konferencji (transport materiałów, zapewnienie tłumacza, zapewnienie kabiny dla tłumacza, odbiorników); 4. zapewnienie gadżetów reklamowych (m.in. program konferencji, identyfikatory, smycz z nadrukiem konferencji); 5. zapewnienie identyfikacji zewnętrznej konferencji (roll-upy, stoiska); 6. zapewnienie transportu VIP-ów z i na lotnisko; 7. zabezpieczenie medyczne w miejscu konferencji i kolacji.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 39.29.41.00 - Artykuły informacyjne i promocyjne 55.52.00.00 - Usługi dostarczania posiłków 63.52.00.00 - Usługi agencji transportowych 79.54.00.00 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 79.95.10.00 - Usługi w zakresie organizowania seminariów 71.35.63.00 - Usługi wsparcia technicznego .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Postępowanie zostanie wszczęte w trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art.5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. Uzasadnienie prawne: art.5 ust. 1a - w przypadku usług o charakterze niepriorytetowym Zamawiający może może wszcząć postępowanie w [...] w trybie zamówienia z wolnej reki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w [...] art. 67 ust. 1, w szczególności jeśli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; 2) naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 3) poniesieniem straty w mieniu publicznym; 4) uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Uzasadnienie faktyczne: w dniach 28-29 listopada 2011 r. w Hotelu Sheraton odbędzie się międzynarodowa konferencja SET PLAN 2011 oraz impreza towarzysząca: seminarium >Alternatywy Energetyczne dla Polski<. Prestiż i wysoka ranga konferencji wymagają profesjonalnego przygotowania i przeprowadzenia konferencji. Firma Mazurkas Travel Sp. z o.o. jest organizatorem w/w konferencji na zlecenie MNiSW. Powierzenie realizacji usług dodatkowych związanych z w/w konferencją i seminarium jednej firmie gwarantuje ich sprawne i bezproblemowe przeprowadzenie. Z uwagi na charakter i prestiż konferencji zlecenie realizacji usług dodatkowych innemu wykonawcy jest wręcz niewskazane. Powierzenie zadań i podpisanie umów Instytutu z Komisją Europejską oraz Ministerstwem Gospodarki miało miejsce w połowie października br. W zaistniałej sytuacji zastosowanie innego trybu uniemożliwiłoby terminową realizację zadań określonych w przedmiocie zamówienia.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• Mazurkas Travel Biuro Podróży Sp. z o.o., Al. Wojska Polskiego 27, 01-515 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.