Radom: Zamówienie z wolnej ręki na usługę nadzoru autorskiego.
Numer ogłoszenia: 329289 - 2011; data zamieszczenia: 13.12.2011
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miasta Radomia, ul. Jana Kilińskiego 30, 26-600 Radom, woj. mazowieckie, tel. 0-48 36 20 283, 36 20 284, faks 0-48 36 20 282, 3620532

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zamówienie z wolnej ręki na usługę nadzoru autorskiego..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa nadzoru autorskiego nad eksploatacją następujących systemów komputerowych: księgowość urzędu, księgowość budżetowa, księgowość oświaty, księgowość i wymiar podatków..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.21.24.40 - Usługi opracowywania oprogramowania do analizy finansowej i rachunkowości/księgowości .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Tryb zamówienia z wolnej ręki został wybrany, ponieważ zachodzi przesłanka zawarta w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Zgodnie z powyższym artykułem Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki jeżeli usługi mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów. Zamawiający - Gmina Miasta Radomia działająca na rzecz Urzędu Miejskiego w Radomiu zakupił w latach 2007-2008 od Wykonawcy - BDF-Elin dedykowany księgowy program komputerowy. Autorem zakupionego programu jest BDF-Elin. Wdrożenie programu trwało kilkanaście miesięcy i wiązało się z istotnym zakłóceniem funkcjonowania pracy Urzędu Miejskiego, w szczególności w zakresie działalności księgowej. Program księgowy został sporządzony jako dedykowany dla potrzeb i kultury pracy Urzędu Miejskiego w Radomiu, zawiera wiele nietypowych rozwiązań i funkcji, które na wniosek Zamawiającego zostały wykonane i wdrożone przez BDF-Elin. Świadczenie usługi serwisowej będącej przedmiotem zamówienia polegającej na dostosowywaniu oprogramowania do zmian prawnych i potrzeb Zamawiającego w większości przypadków wiąże się z ingerencją w kody źródłowe programów. Bez zgody twórcy oraz udostępnienia tych kodów Urząd Miejski w Radomiu nie może zlecić jakiejkolwiek modyfikacji programów związanej z ingerencją w kody źródłowe innym podmiotom. Za przeprowadzeniem przedmiotowego postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki przemawiają także niżej wymienione argumenty: 1) zakup usługi dotyczy programów zakupionych stosunkowo niedawno, których wdrożenie odbyło się w latach 2007 i 2008, 2) przechodzenie na nowe wersje programów trwało w sumie ponad 15 miesięcy i znacznie paraliżowało pracę w urzędzie, 3) w czasie wdrożenia użytkownicy oprócz wykonywania swoich codziennych obowiązków wykonywali dodatkowe prace związane z wdrożeniem, tj: a) weryfikowali poprawność działania programów z procedurami obowiązującymi w urzędzie, b) sprawdzali zgodność programów z obowiązującymi przepisami prawa, c) uzgadniali w przypadku wykrytych różnic sposoby realizacji zadań w programach, d) opracowywali wzory wydruków: dzienników, rejestrów, not, sprawozdań, zwrotek, upomnień, tytułów, itp., e) uczestniczyli w szkoleniach z zakresu obsługi zakupionych programów, f) weryfikowali poprawność przeniesienia danych do nowego systemu, wyszukiwali błędy w danych oraz uzgadniali z autorem systemu sposoby ich poprawy, g) część czasochłonnych prac odbywała się po godzinach pracy, z tego tytułu urząd ponosił dodatkowe koszty, 4) po okresie wdrożenia w ramach umów serwisowych program był rozwijany, dodano nowe funkcje (eksporty do GUS, identyfikacja na podstawie kodów kreskowych, import danych z urzędowej bazy PESEL i wiele innych), za które urząd poniósł dodatkowe koszty, 5) wszystkie dodatkowe prace, które zostały zlecone po okresie wdrożenia wymagały wielu czasochłonnych uzgodnień i opracowania sposobów realizacji nowych funkcjonalności, 6) w przypadku wyboru innego Wykonawcy istnieje realna obawa, że dostarczony system nie będzie spełniał naszych oczekiwań i zaistnieje konieczność poniesienia dodatkowych kosztów na jego modernizację, ponieważ: a) weryfikacja poprawności działania procedur i funkcji w programach jest bardzo długotrwała i trudno jest ją przeprowadzić w całości w okresie wdrożenia, b) obowiązujące przepisy są różnie interpretowane przez urzędy co spowoduje, że czekać nas będzie proces dostosowywania do naszych interpretacji a więc i dodatkowe koszty, c) różnice występują również w organizacji wykonywania tych samych prac w różnych urzędach co doprowadzi do konieczności dostosowania do naszej organizacji pracy, d) większość firm dostarczających w/w oprogramowanie prowadzi długotwałe uzgodnienia z użytkownikami w sprawie modyfikacji swoich programów, firma może również odmówić wprowadzenia zmian co w konsekwencji skomplikuje pracę w naszym urzędzie, e) pojawi się znowu konieczność wykonywania przez pracowników urzędu dodatkowych prac w okresie wdrożenia, takich jak: weryfikacja danych i procedur obliczeniowych, uzgodnień z wykonawcą, dostosowywania wydruków, uczestniczenia w szkoleniach, itp. co znacznie opóźni wykonywanie bieżących zadań, f) nie jest możliwe szczegółowe opisanie wszystkich funkcjonalności oprogramowania w SIWZ, a po zakupie jego modernizacja pochłonie dodatkowy czas i koszty, g) baza danych podczas wdrożenia będzie przez długi czas weryfikowana pod względem poprawności przeprowadzenia migracji danych, pojawię się więc znowu problemy z wykonaniem terminowych sprawozdań i raportów, 7) koszt zakupu i wdrożenia systemów o podobnym zakresie merytorycznym nie jest niższy od zakupu dokonanego w BDF-Elin, 8) UM Radom jest największym użytkownikiem w/w oprogramowania, przez co uzyskaliśmy przywilej kreowania rozwoju oprogramowania, dodawania nowych funkcjonalności zgodnie z naszymi potrzebami, bez dodatkowych długotrwałych uzgodnień, 8) obecny wykonawca skłonny jest do realizacji zadań, które będą wykorzystane tylko w naszym urzędzie, uwzględniające naszą specyfikę, organizacji pracy i interpretację przepisów, 9) system obecnie użytkowany w opinii użytkowników został w znaczącym stopniu dostosowany do naszych potrzeb, i stanowi dobrą podstawę do dalszego jego rozwoju. Mając powyższe na uwadze, w szczególności fakt, iż planowaną usługę nadzoru autorskiego może wykonać tylko jeden wykonawca, tj. BDF-Elin jako autor programu mający wyłączne prawa autorskie do świadczenia usługi na w/w polach eksploatacji, przyjąć należy, że zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych jest dopuszczalne. Prawa autora programu komputerowego do tego programu jako przejawu twórczości chronione są ustawą z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U z 2006r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) - art. 1 ust 2 pkt 1 tej ustawy. Dopóki więc autor programu nie udostępni pod jakimkolwiek tytułem majątkowych praw autorskich na określonych polach eksploatacji świadczenie usług objętych ochroną prawa autorskiego przez inny podmiot należy traktować jako bezprawne i naruszające cudze prawa wyłączne.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• BDF-ELIN Sp. z o.o., ul. Wyspiańskiego 4, 97-400 Bełchatów, kraj/woj. łódzkie.