Gdańsk: Organizacja wizyt studyjnych dla zagranicznych dziennikarzy i touroperatorów do województwa pomorskiego w latach 2010/2011
Numer ogłoszenia: 337536 - 2010; data zamieszczenia: 19.10.2010
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gdańska Organizacja Turystyczna , ul. Długi Targ 28/29, 80-830 Gdańsk, woj. pomorskie, tel. 58 300 06 59, faks 58 301 66 37.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.gdanskconvention.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: organizacja pozarządowa - stowarzyszenie.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja wizyt studyjnych dla zagranicznych dziennikarzy i touroperatorów do województwa pomorskiego w latach 2010/2011.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi organizacji wizyt studyjnych dla zagranicznych dziennikarzy i Touroperatorów do województwa pomorskiego, polegająca na planowaniu, opracowaniu programu (w uzgodnieniu z Zamawiającym), organizacji oraz realizacji wizyt studyjnych dla 29 osób w okresie od IV kwartału 2010 roku do 30 listopada 2011 roku. 2. Przedmiot zamówienia jest częścią projektu Promocja turystyki biznesowej jako markowego produktu Gdańska i Pomorza, realizowanego przez Gdańską Organizację Turystyczną - Gdańsk Convention Bureau (dalej GCB), a dofinansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007 - 2013. 3. Założenia programowo-organizacyjne wizyt studyjnych: 1) Zakres merytoryczny - będzie realizowany w taki sposób, aby umożliwić zaproszonym osobom zapoznanie się z bazą hotelowo-konferencyjną oraz możliwościami konferencyjnymi Gdańska i województwa pomorskiego (o najwyższym standardzie), zapoznanie uczestników z funkcjonowaniem GCB działającego w strukturach Zamawiającego oraz zaprezentowanie ciekawych ofert incentive. Podczas każdej wizyty będą realizowane prezentacje i spotkania pokazujące potencjał województwa pomorskiego w zakresie turystyki biznesowej zaproszonym dziennikarzom i liderom opinii, zajmujących się tą dziedziną. Każda wizyta będzie miała na celu promocję Gdańska i województwa pomorskiego jako destynacji biznesowej. W ramach realizacji zadania do udziału w wizycie będą zapraszani goście zagraniczni. Uczestnicy wizyt powinni zobaczyć min. 6 wybranych po konsultacji z Zamawiającym obiektów konferencyjnych (hotele i inne obiekty), w tym Muzeum w Malborku - pół dnia. 2) Liczba uczestników - maksymalna ilość to 29 osób (tj.: 5 wizyt po ok. 5-6 osób, przeciętnie jedna wizyta na kwartał). Zamawiający zastrzega sobie prawo łączenia wizyt. 3) Wykonawca odpowiedzialny będzie za rekrutowanie gości na poszczególne wizyty, tj. przedstawi Zamawiającemu listę proponowanych gości i po konsultacji z Zamawiającym skontaktuje się z wybranymi osobami, prześle zaproszenie oraz formularz aplikacyjny. Finalną listę uczestników Zamawiający przedstawi Wykonawcy na 1 miesiąc przed planowanym terminem wizyty. Goście będą zaproszeni z następujących państw: Wielka Brytania, Niemcy i kraje skandynawskie. Dopuszcza się zmianę uczestników - z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. 4) Czas trwania wizyty - 3 dni (min. 2 noclegi). Sugerowany przylot pierwszego dnia do południa, a wylot trzeciego dnia w godzinach popołudniowych (w zależności od przelotów). 5) Termin realizacji zamówienia - przedmiot zamówienia będzie realizowany od IV kwartału 2010 r. do 30.11.2011 r., przy czym data poszczególnej wizyty będzie ustalana przez Zamawiającego, po uprzednim uzgodnieniu terminu z zaproszonymi osobami. Pierwsza wizyta zostanie zorganizowana do 10 grudnia 2010 r. 6) Plan wizyty - Wykonawca w terminie 3 dni od zawarcia umowy o niniejsze zamówienie publiczne przedstawi Zamawiającemu Ramowy Program Wizyt, który będzie podstawą do planowania każdej wizyty z osobna. Poszczególne programy wizyt muszą obejmować w szczególności godziny i miejsca spotkań i uwzględniać około 1h prezentacji przedstawiciela Zamawiającego dot. działalności GCB. Każdy plan wizyty wymaga akceptacji Zamawiającego. 7) Bilety lotnicze - Wykonawca dokona rezerwacji i zakupu biletów lotniczych (klasa ekonomiczna) dla uczestników wizyt, po uprzednim uzgodnieniu z nimi terminu i trasy przelotu zgodnie z planowaną wizytą studyjną. Zaproszone osoby będą przylatywać ze stolic państw i większych miast liniami rejsowymi, ale dopuszcza się przelot tanimi liniami lotniczymi - za zgodą uczestników wizyty. Zamawiający dopuszcza dostarczenie biletów lotniczych uczestnikom wizyty w formie biletu elektronicznego, na podany przez nich adres poczty email. Jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca zaoferuje i dostarczy gościom na adres przez nich wskazany bilet papierowy. Zamawiający zastrzega, iż wylot oraz powrót osoby może następować w każdym dniu tygodnia, w terminie podanym dla każdej wizyty studyjnej, z uwzględnieniem obowiązującego na danej trasie rozkładu lotów. Bilet lotniczy musi obejmować również ubezpieczenie osoby na czas podróży oraz opłaty lotniskowe. 8) Wyżywienie uczestników - Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić uczestnikom każdej wizyty dzienne wyżywienie obejmujące 3 posiłki, w miarę możliwości specjały polskiej kuchni. Menu obiadów składać się musi z co najmniej czterech dań: przystawki, zupy, dania głównego i deseru z napojami ciepłymi i zimnymi. Dodatkowo podczas każdej z wizyt Wykonawca zorganizuje, jedną kolację - typu gala dinner, w której wezmą udział uczestnicy wizyty studyjnej, przedstawiciele Zamawiającego i zaproszeni goście - maksymalnie 15 osób. Menu kolacji składać się musi z co najmniej czterech dań (koniecznie polska kuchnia): przystawki, zupy, dania głównego i deseru z napojami ciepłymi i zimnymi (w tym alkohole). Kolacja nie może być zorganizowana w formie tzw. szwedzkiego stołu. Podczas kolacji typu gala dinner Wykonawca zapewni występ zespołu muzycznego lub wokalisty. Imienną listę osób zaproszonych na kolację przedstawi Zamawiający. 9) Zakwaterowanie - Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych uczestnikom każdej wizyty na czas trwania wizyty studyjnej. Zamawiający wymaga zakwaterowania uczestników w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, z łazienką, w standardzie hotelu co najmniej czterogwiazdkowego zlokalizowanego na terenie województwa pomorskiego. 10) Usługa transportowa - Wykonawca zapewni gościom transport z lotniska do hotelu (transfer) oraz wszystkie przejazdy związane z realizacją programu wizyty studyjnej. Dopuszcza się zapewnienie transferu z/do lotniska taksówkami. Transport powinien odbywać się co najmniej busem o ilości miejsc odpowiadającej ilości uczestników wizyty. Bus musi posiadać klimatyzację oraz rok produkcji nie starszy niż 2005 r. Środek transportu oraz kierowca powinni być w pełni dyspozycyjni dla uczestników przez cały okres trwania wizyty. 11) Przewodnik turystyczny - Wykonawca zapewni podczas każdej wizyty obecność licencjonowanego przewodnika turystycznego, ze znajomością języka angielskiego, który będzie reprezentował Wykonawcę podczas całego pobytu gości. Przewodnik będzie wcześniej poinformowany o charakterze wizyty i dokładnym programie pobytu gości. Język angielski będzie ogólnie przyjętym językiem w kontaktach z gośćmi. Dopuszcza się jednak możliwość kontaktu w rodzimych językach gości. Przewiduje się zaproszenie gości z Wielkiej Brytanii, Niemiec i krajów skandynawskich. 12) Moderator - Podczas każdej wizyty gości Wykonawca zapewni obecność swojego przedstawiciela - moderatora, który będzie towarzyszył gościom na każdym etapie wizyty i czuwał nad odpowiednim przebiegiem wizyty. Wykonawca w trakcie wizyty gości może nieznacznie zmienić program - na życzenie gości, po uprzednim skonsultowaniu propozycji zmian z Zamawiającym. 13) Ubezpieczenie - Wykonawca zapewni ubezpieczenie uczestników wizyt na czas przejazdu i pobytu. Polisa ubezpieczeniowa powinna obejmować w szczególności pokrycie kosztów leczenia i pomocy w podróży w wyniku nieszczęśliwego wypadku czy nagłego zachorowania (KLA), następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), utraty bagażu podróżnego, pokrycie kosztów anulowania noclegu w hotelu (OH). 14) Pozostałe wytyczne: a) Każdy uczestnik otrzyma pakiet materiałów informacyjno-promocyjnych, dostarczonych przed rozpoczęciem wizyty przez Zamawiającego. b) Wykonawca zobowiązany będzie do zakupu dla każdego uczestnika pamiątki, upominku, charakterystycznego dla regionu województwa pomorskiego - w kwocie nie większej niż 100 zł brutto na jedną osobę. c) Pierwszy kontakt z gośćmi leży po stronie Zamawiającego, później uczestnicy wizyty będą się kontaktować bezpośrednio z Wykonawcą (przewiduje się kontakt telefoniczny). d) Wykonawca zaplanuje dla każdej wizyty z osobna różne formy incentive, w zależności od pory roku i preferencji gości, związanych z wyróżnikami regionu pomorskiego, np. w formie gry miejskiej. 15) Sprawozdanie - Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia sprawozdania z przebiegu każdej wizyty studyjnej, obejmujące merytoryczne zagadnienia wymienione powyżej (ust.1 pkt.3 ppkt. 1-13), oraz dostarczenia drogą mailową do Zamawiającego, nie później niż 14 dni po zakończeniu wizyty. Zaakceptowane przez Zamawiającego sprawozdanie będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. 4. Koszty realizacji przedmiotu zamówienia obejmują zakres usługi wyszczególniony w ust. 3 oraz inne koszty niewymienione w SIWZ, które Wykonawca będzie musiał ponieść w celu należytego wykonania przedmiotu zamówienia, w szczególności tj.: opłaty parkingowe, bilety wstępu, opłaty za przejazd autostradą itp. 5. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia osób realizujących zamówienie spośród specjalistów posiadających odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, dzięki którym przedmiot umowy zostanie zrealizowany na wysokim poziomie merytorycznym i organizacyjno-logistycznym..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 63.51.00.00 - Usługi biur podróży i podobne 63.51.10.00 - Organizacja wycieczek 63.51.60.00 - Usługi zarządzania podróżą .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.11.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca musi wykazać: a) posiadanie aktualnego odpisu z Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośrednków Turystycznych zaświadczającego, że Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie organizowania imprez turystycznych - zgodnie z art. 4 ust.1. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004r. Nr 223 poz. 2268 z późn. zm.) - Wykonawca nie może być wykreślony z rejestru oraz nie może wykonywać działalności bez wymaganego wpisu do Rejestru; b) posiadanie aktualnej umowy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej lub umowy ubezpieczeniowej na rzecz klientów - zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt.2, art. 5 ust. 1a i ust. 1b) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004r. Nr 223 poz. 2268 z późn. zm.)

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca musi wykazać: a) wykonanie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanie, w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 (trzech) zamówień o zbliżonym do niniejszego zamówienia charakterze i złożoności. Przez 1 (jedno) zamówienie należy rozumieć realizację usługi polegającej na zorganizowaniu wizyty studyjnej obejmującej opracowanie programu wizyty i jej organizację poprzez zapewnienie usługi transportowej, hotelowej, wyżywienia, przewodnika turystycznego, ubezpieczenia na okres nie krótszy niż 3 dni (min. 2 noclegi ) i dla grupy co najmniej 5-osobowej.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca musi: a) wykazać osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakres wykonywanych przez nich czynności, wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami tj.: co najmniej dwoma osobami, z których każda biegle włada językiem angielskim; a co najmniej 1 (jedna) z nich ma uprawnienia przewodnika turystycznego.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Wykonawca musi wykazać: a) posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w wysokości nie mniej niż 50.000,00 zł.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1) oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału z art. 22 ust.1 pkt.1-4 ustawy PZP 2) aktualna umowa gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej lub umowy ubezpieczeniowej na rzecz klientów - zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt. 2, art. 5 ust. 1 a i ust. 1 b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004r. Nr 223 poz. 2268 z późn. zm.); 3) aktualny odpis z Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych zaświadczający, że Wykonawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie organizowania imprez turystycznych - zgodnie z art. 4 ust.1. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004r. Nr 223 poz. 2268 z późn. zm.) 4) wykaz części zamówienia powierzonych podwykonawcom 5) pełnomocnictwo dla osoby/osób upoważnionych do podpisania umowy (jeżeli nie wynika z wpisu do właściwego rejestru lub ewidencji działalności gospodarczej).

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje następujące warunki dokonania zmian postanowień zawartej umowy z wyłonionym Wykonawcą: a) zmiany terminu wykonania zamówienia w przypadku, gdy zmiana wynika z winy lub na wniosek Zamawiającego; b) zmiany wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT), c) zmiany osób wymienionych w umowie, przy pomocy których Zamawiający lub Wykonawca realizują zamówienia (śmierć, choroba, rezygnacja lub inne zdarzenie losowe). Wszelkie zmiany treści zawartej umowy mogą być dokonywane wyłącznie w przypadkach określonych powyżej z zachowaniem formy pisemnej w postaci aneksu do umowy podpisanego przez obie strony pod rygorem nieważności.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.gdanskconvention.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Gdańska Organizacja Turystyczna, ul. Długi Targ 28/29 80-830 Gdańsk - w godzinach pracy biura od poniedziałku do piątku w godz. 8:00 - 15:00.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 29.10.2010 godzina 10:00, miejsce: Siedziba Zamawiającego - sekretariat - 80-830 Gdańsk, ul. Długi Targ 28/29. Oferty należy składać w godzinach pracy biura od poniedziałku do piątku w godz. 8:00 - 15:00..

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Przedmiot zamówienia jest częścią projektu Promocja turystyki biznesowej jako markowego produktu Gdańska i Pomorza, realizowanego przez Gdańską Organizację Turystyczną - Gdańsk Convention Bureau (dalej GCB), a dofinansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007 - 2013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: tak