Chełmno: Przeprowadzenie szkoleń stacjonarnych w ramach zadania 8 projektu pt. Skuteczne, przejrzyste i efektywne urzędy administracji samorządowej.
Numer ogłoszenia: 340986 - 2012; data zamieszczenia: 11.09.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: nieobowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 271594 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miasto Chełmno, ul. Dworcowa 1, 86-200 Chełmno, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 56 6771729, faks 56 6771774.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przeprowadzenie szkoleń stacjonarnych w ramach zadania 8 projektu pt. Skuteczne, przejrzyste i efektywne urzędy administracji samorządowej..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkoleń stacjonarnych w ramach dwóch modułów szkoleniowych dla pracowników 4 JST (Urząd Miasta Chełmna, Urząd Miejski w Świeciu, Urząd Gminy Unisław, Urząd Gminy Papowo Biskupie), którzy uczestniczą w projekcie pt. Skuteczne, przejrzyste i efektywne urzędy administracji samorządowej - współfinansowanym przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Działania 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi obejmującej swym zakresem przeprowadzenie szkoleń stacjonarnych dla pracowników z 4 JST (Urzędu Miasta Chełmna, Urzędu Miejskiego w Świeciu, Urzędu Gminy Unisław oraz Urzędu Gminy Papowo Biskupie) w ramach Zadania 8: Szkolenia ogólne i specjalistyczne dla urzędników z 4 JST na kierowniczych stanowiskach urzędniczych - zgodnie z poniższym opisem. Szkolenia są wdrażane w ramach projektu Skuteczne, przejrzyste i efektywne urzędy administracji samorządowej (współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Działania 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej - Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki). I. Informacje ogólne 1.1. Wszystkie szkolenia będą realizowane w udostępnionej bezpłatnie wykonawcy sali szkoleniowej (posiadającej odpowiednie oświetlenie oraz dostęp do źródła prądu) zlokalizowanej w Urzędzie Miasta Chełmna, ul. Dworcowa 1, 86-200 Chełmno. 1.2. Zamawiający zapewnia w sali szkoleniowej ekran projekcyjny. 1.3. Za oznakowanie sali szkoleniowej zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL jest odpowiedzialny Zamawiający. 1.4. Szkolenia będą się odbywać zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi szkoleniowej (Załącznik nr 2 do Umowy) oraz Harmonogramem dziennym szkolenia (Załącznik nr 3 do umowy). 1.5. Wykonawca zapewnia na czas realizacji szkoleń niezbędne pomoce dydaktyczne (projektor multimedialny, komputer, flipchart z blokiem kartek i pisakami). II. Charakterystyka usługi szkoleniowej Wykonawca będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie szkoleń w ramach poniższych modułów szkoleniowych. 2.1. MODUŁ SZKOLEŃ OGÓLNYCH Szkolenia w ramach tego modułu mają na celu aktualizację i podniesienie wiedzy kadry kierowniczej urzędów w zakresie przedstawionych poniżej zagadnień. Szkolenia zostaną zorganizowane łącznie dla 24 osób (2 grupy po 12 osób; 4 dni x 7 h (1 godzina szkoleniowa = 45 minut zegarowych) = 28 h dla każdej grupy). Forma zajęć: wykład, dyskusja, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe. Najważniejsze zagadnienia: -Dzień pierwszy: Techniki komunikacji i wystąpienia publiczne (7 h szkoleniowych) 1. Techniki i elementy komunikacji. Bariery w komunikacji. Komunikacja werbalna i niewerbalna - (2 h); 2. Jak docierać do szeregowych pracowników i zmieniać ich zachowanie. Jak zadawać szybko trafne pytania i udzielać konkretnych odpowiedzi. Skuteczne techniki wydawania poleceń i sposoby ich egzekwowania - (3 h); 3. Przygotowanie wystąpienia publicznego, plan wystąpienia. Techniki utrzymywania uwagi słuchaczy. Trudne pytania publiczności - (2 h). - Dzień drugi: Zarządzanie czasem i organizacja pracy własnej (7 h szkoleniowych) 4. Zasady zarządzania czasem . Organizacja pracy własnej .Unikanie błędów w zarządzaniu czasem i organizacji pracy własnej - (3 h); 5. Planowanie pracy własnej, reguły i metody planowania. Wybór zadań i typowanie osób do zadań - (2 h); 6. Praca w grupach, budowanie planu pracy w sytuacji natłoku zadań i ograniczonych możliwości czasowych - (2 h). -Dzień trzeci: Walka ze stresem i umiejętność działań pod presją (7 h szkoleniowych) 7. Rodzaje stresorów. Strategie walki ze stresem. Techniki antystresowe. Efektywne sposoby radzenia sobie w sytuacjach trudnych - (3 h); 8. Pojęcie wypalenia zawodowego oraz czynniki sprzyjające wypaleniu zawodowemu Rozpoznawanie wypalenia zawodowego. Fazy procesu wypalenia zawodowego - (3 h); 9. System wspierania pracowników - SWP (1 h). - Dzień czwarty: PR, współpraca pomiędzy JST (7 h szkoleniowych) 10. Public Relations - podstawowe pojęcia i definicje. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna. Budowa komunikatu PR. Współpraca z mediami - (3 h); 11. Rola Public Relations w zarządzaniu kryzysem. Zarządzanie problemami. Imprezy specjalne (event) - (2 h); 12. Obszar współpracy pomiędzy JST, planowanie współpracy. Nawiązywanie kontaktów. Wspólne projekty i inwestycje dotyczące nawiązywania i współpracy organizacji i środowisk lokalnych - (2 h). 2.2. MODUŁ SZKOLEŃ SPECJALISTYCZNYCH Szkolenia w ramach tego modułu mają na celu aktualizację i podniesienie wiedzy kadry kierowniczej urzędów w zakresie przedstawionych poniżej zagadnień. Szkolenia zostaną zorganizowane łącznie dla 24 osób (2 grupy po 12 osób; 6 dni x 7 h (1 godzina szkoleniowa = 45 minut zegarowych) = 42 h dla każdej grupy). Forma zajęć: wykład, dyskusja, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe. Najważniejsze zagadnienia: - Dzień pierwszy: Zarządzanie kadrami (7 h szkoleniowych) 1. Planowanie polityki zarządzania zasobami ludzkimi. Psychologiczne aspekty zarządzania zasobami ludzkimi , analiza zasobów ludzkich - (3 h); 2. Organizacja procesów rekrutacji, selekcji, zwolnień od strony organizacyjnej i technicznej- (2 h); 3. Opis stanowisk pracy z wymaganiami osobowościowymi. Oceny pracownicze - (2 h). - Dzień drugi : System ocen pracowniczych (7 h szkoleniowych) 4. Rola i miejsce ocen pracowniczych w zarządzaniu personelem. Istota ocen pracowniczych. Wymagania stawiane efektywnym systemom ocen - (2 h); 5. Proces oceny pracowniczej. Wybór i przygotowanie uczestników ocen. Analiza metod oceny pracowników. Tworzenie kryteriów oceny. Zasady opracowania kryteriów oceny - (2 h); 6. Zasady prowadzenia rozmów z ocenianymi pracownikami. Jak unikać błędów w procesie oceny pracowników. Szablony ocen pracowniczych (analiza przypadku) - (3 h). - Dzień trzeci: Zamówienia publiczne (7 h szkoleniowych) 7. Podstawowe tryby udzielania zamówień publicznych - różnice: przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, zamówienie z wolnej ręki - (2 h); 8. Praktyczne aspekty stosowania ustawy prawo zamówień publicznych : Szacowanie wartości zamówienia w zależności od ich wartości, w tym procedura zamówień do 14 tys. Euro, warunki udziału w postępowaniu (art. 22 ust. 1 Pzp): opis warunków udziału oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, wymagane dokumenty w kontekście art. 22 oraz art. 24 pzp, możliwość uzupełniania w złożonej ofercie oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw. Krotność tych czynności - (3 h); 9. Praktyczne aspekty stosowania ustawy prawo zamówień publicznych: Terminy udzielania wyjaśnień treści SIWZ. Zmiana treści SIWZ. Przedłużenie terminu składania ofert jako zmiana treści SIWZ prowadzącą do zmiany treści ogłoszenia. Powiadomienie o wszczęciu postępowania znanych wykonawców. Przekazywanie i udostępnianie SIWZ. Terminy składania ofert w przetargu nieograniczonym. Termin związania ofertą w zależności od wartości zamówienia, możliwość przedłużenia tego terminu - (2 h). - Dzień czwarty: Zamówienia publiczne (7 h szkoleniowych) 10. Praktyczne aspekty stosowania ustawy prawo zamówień publicznych: Opis przedmiotu zamówienia. Co zamawiający może zawrzeć a czego nie opisując przedmiot zamówienia. Równoważność jako wyjątek od reguły. Wartość szacunkowa zamówienia a kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, ze szczególnym uwzględnieniem podziału zamówienia na części. Oferta częściowa - (2 h); 11. Praktyczne aspekty stosowania ustawy prawo zamówień publicznych: Kryteria oceny ofert - ograniczenia. Szerokie możliwości Zamawiającego poprawiania omyłek w ofertach. Odrzucenie oferty - przesłanki ustawowe. Oferta z rażąco niską ceną i obowiązki stron z tym związane. Wybór najkorzystniejszej oferty. Informacja dla wykonawców. Unieważnienie postępowania - zamknięty katalog. Zasady wnoszenia wadium. Zwrot i możliwość utraty wadium - (2 h); 12. Akty prawne okołoustawowe: kodeks cywilny, ustawa o finansach publicznych oraz ustawa o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, odpowiedzialność za naruszenia dyscypliny finansów publicznych przy zamówieniach do 14 000 euro - (3 h). - Dzień piąty: Przygotowywanie projektów uchwał (7 h szkoleniowych) 13. Mechanizmy i zasad redagowania aktów prawnych. Uchwała jako instytucja prawa samorządowego - (2 h); 14. Budowa uchwały; formułowanie treści uchwały, oznaczenie przepisów uchwały i ich systematyzacja; treść uchwały; uzasadnienie do uchwały - (3 h); 15. Zgodność uchwał i aktów administracyjnych z prawem w aspekcie formalnym i merytorycznym - (1 h); 16. Prawidłowe przygotowywanie Zarządzeń Burmistrza jako organu gminy i kierownika jednostki - (1 h). - Dzień szósty: Ochrona danych osobowych i dostęp do informacji publicznej (7 h szkoleniowych) 17. Zakres podmiotowy i przedmiotowy ustawy o ochronie danych osobowych, zakres uprawnień Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych i ich realizacja - (1 h); 18. Zasady przetwarzania danych osobowych. Zabezpieczenie danych osobowych. Rejestracja zbiorów danych. Uprawnienia osób fizycznych w stosunku do administratora danych - (3 h); 19. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych - (1 h); 20. Źródła prawa w zakresie dostępu do informacji - podstawowe akty prawne - krótka charakterystyka prawa prasowego i ustawy o dostępie do informacji publicznej. Naruszenia przez prasę dóbr osobistych, odmowy udzielenia informacji publicznej - (2 h). III. Szczegółowe wymagania w stosunku do usługi szkoleniowej i cateringu: 3.1. Wymagania dotycząca materiałów merytorycznych dla uczestników: Wykonawca jest zobowiązany zapewnić uczestnikom szkoleń następującą liczbę materiałów szkoleniowych: 1 zestaw materiałów szkoleniowych na każde 2 dni szkoleniowe dla jednego uczestnika tj. łącznie 120 zestawy. Łącznie w ramach wszystkich modułów szkoleniowych wykonawca przygotuje, wydrukuje i przekaże 120 zestawy materiałów szkoleniowych (w tym prezentacje, przykłady, komentarze) uczestnikom szkoleń. Wykonawca jest także zobowiązany przekazać po 1 egzemplarzu materiałów szkoleniowych Zamawiającemu. Każdy zestaw materiałów szkoleniowych musi zawierać 30 stron treści merytorycznych będących przedmiotem prowadzonego szkolenia (prezentacje, przykłady, komentarze itp.) a także posiadać spis treści, stronę tytułową. Każdy zestaw ma zostać trwale złączony (zbindowany lub zszyty). Materiały szkoleniowe Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 3 dni robocze przed rozpoczęciem każdego z modułów szkoleniowych. 3.2 Wymagania dotycząca dokumentowania szkoleń: a) Wykonawca zobowiązuje się do opracowania i wydruku zaświadczeń potwierdzających udział w szkoleniach w ilości odpowiadającej liczbie uczestników oraz przekazanie ich uczestnikom za potwierdzeniem odbioru po zakończeniu udziału w każdym module szkoleniowym. Wzór zaświadczenia Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu 3 dni przed rozpoczęciem danego modułu szkoleniowego. b) Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia i przekazania Zamawiającemu dokumentacji realizowanych szkoleń według wzorów przesłanych przez Zamawiającego drogą elektroniczną po podpisaniu umowy. Dokumentacja, o której mowa dotyczy w szczególności: 1) list obecności, 2) dzienników zajęć, 3) programów zajęć, 4) ankiet ewaluacyjnych, 5) kserokopii zaświadczeń ukończenia szkoleń, 6) list potwierdzających odbiór: - materiałów szkoleniowych, - skorzystania z cateringu, - wydanych zaświadczeń ukończenia szkoleń. c) Wykonawca zobowiązuje się do opracowania i dostarczenia Zamawiającemu szczegółowego programu szkoleń na każdy dzień szkoleniowy w oparciu o najważniejsze zagadnienia wskazane w punkcie II. Programy szkoleń Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do akceptacji w wersji elektronicznej Zamawiającemu nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem szkoleń dla każdej grupy. d) Wszystkie dostarczone dokumenty, formularze, materiały, etc. związane z realizacją niniejszego zamówienia muszą być oznakowane przez Wykonawcę zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie internetowej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji: http://ip2.mac.gov.pl/portal/ip2/538/1265/Promocja_EFS.html 3.3. Wymagania dotyczące cateringu Wykonawca jest zobowiązany do organizacji cateringu dla uczestników szkoleń i wykładowców w postaci 2 przerw kawowych i 1 przerwy obiadowej - każdego dnia szkolenia - według poniższych wymagań: a) serwis kawowy: Serwowany będzie w każdym dniu szkoleniowym dla uczestników szkolenia i wykładowców w sali szkoleniowej lub w innej sali znajdującej się w siedzibie Zamawiającego w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem warników do grzania wody lub termosów, filiżanek, szklanek, łyżeczek i serwetek w liczbie adekwatnej do liczby uczestników szkolenia. Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowego użytku. W zakres serwisu kawowego powinny wejść: -ciastka (mieszanka deserowa - delicje, wafelki, ciastka kruche, itp.): 10 szt. różnych ciastek na osobę; -ciasto świeżo pieczone: 150 g na osobę; -kawa rozpuszczalna - 2 filiżanki - 2 x 250 ml na osobę, -kawa mielona - 2 filiżanki - 2 x 250 ml na osobę, -herbata - 1 filiżanka - 250 ml na osobę, -1 butelka - 0,5 l wody mineralnej niegazowanej na osobę, -1 butelka - 0,5 l wody mineralnej gazowanej na osobę, -cukier - 8 łyżeczek lub 8 saszetek po 2 g na osobę, -śmietanka do kawy - 100 ml na osobę, -cytryna do herbaty - 1 plasterek na osobę. b) przerwa obiadowa: Obiad będzie serwowany każdego dnia szkolenia dla jego uczestników oraz wykładowców w sali szkoleniowej lub w innej sali znajdującej się w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowego użytku. Menu obiadowe powinno być odrębnie przygotowane na każdy dzień szkoleniowy dla danej grupy i powinno składać się przynajmniej z: 1 zupy, 1 ciepłego dania głównego (w postaci dania mięsnego lub rybnego, ziemniaków lub zamienników w postaci kaszy, ryżu lub frytek) oraz surówki lub gotowanych warzyw, a także soku do picia: -zupa - 250 ml na osobę, -porcja mięsa lub ryby - 150 g na osobę, -porcja ziemniaków/kaszy/ryżu/frytek - 150 g na osobę, -surówka/ gotowane warzywa - 150 g na osobę, -sok z owoców 100% - 250 ml na osobę...

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80.50.00.00 - Usługi szkoleniowe 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Skuteczne, przejrzyste i efektywne urzędy administracji samorządowej współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Działanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej - Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 22.08.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 12.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 5.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Fundacja Gospodarcza Pro Europa, ul. Warszawska 4/7, 87-100 Toruń, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 27410,67 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 30116,00

• Oferta z najniższą ceną: 30116,00 / Oferta z najwyższą ceną: 54880,00

• Waluta: PLN.