Warszawa: Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku Ministerstwa Spraw Zagranicznych
Numer ogłoszenia: 362114 - 2010; data zamieszczenia: 09.11.2010
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 327478 - 2010r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5239962, faks 022 6283363.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wykonanie pełnej inwentaryzacji - spisu z natury składników majątku Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Wykonanie inwentaryzacji - spisu z natury dotyczy wszystkich środków będących w dyspozycji i użytkowaniu MSZ we wszystkich obiektach MSZ na terenie RP oraz ich rozliczenie, czyli porównanie z zaewidencjonowanymi składnikami majątku otrzymanymi z Samodzielnej Sekcji Ewidencji Majątku w wersji elektronicznej. Inwentaryzacja będzie wykonywana drogą spisu z natury oraz drogą fizycznego potwierdzenia dla przedmiotów będących w użytkowaniu pracowników i miejsc niedostępnych w dniu spisu. Spis z natury będzie przeprowadzony według stanu na oznaczony dzień. Spisowi podlegają wszystkie składniki majątku, również te do których dostęp jest z różnych przyczyn utrudniony w chwili przeprowadzenia spisu z natury w danym obiekcie (pomieszczeniu) np.: w szafach, kontenerach, pomieszczeniach tajnych, a udostępnianych przez pracowników Zamawiającego. Po przeprowadzeniu pełnego spisu zostaną wykonane raporty dotyczące środków spisanych, nadwyżek i niedoborów oraz różnic inwentaryzacyjnych składników majątku we wszystkich obiektach z uwzględnieniem poszczególnych lokalizacji jednostek organizacyjnych MSZ. Inwentaryzacja będzie przebiegać w następujących obiektach MSZ, tj.: - budynek główny MSZ al. Szucha 23, - pomieszczenia MSZ al. Szucha 16, - budynek biurowo-garażowy MSZ al. Szucha 23a, - budynek Articom MSZ al. Szucha 21, - magazyny centralne MSZ ul. Taneczna 73, - obiekty MSZ ul. Taneczna 67a, - obiekty MSZ ul. Karmazynowa 1, - Pałacyk MSZ ul. Foksal 6, - budynek Bagatela14, - magazyny Iwicka 14, - budynek Krucza 38-42, - budynek Chopina 1, - budynek Tyniecka 15-17, - pomieszczenia w Alejach Ujazdowskich 41. Praca zespołów spisowych odbywać się będzie w systemie trzyzmianowym w dni robocze. Zamawiający dopuszcza możliwość wykonywania przedmiotu umowy w dni wolne od pracy. Wybrany Wykonawca po podpisaniu umowy, zobowiązany będzie do przedstawienia harmonogramu prac z określeniem czynności przygotowania, spisu i rozliczenia inwentaryzacji. Harmonogram będzie musiał uzyskać akceptacje Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania instrukcji inwentaryzacyjnej dla realizacji inwentaryzacji przeprowadzonej przez Wykonawcę, uzgodnionej i zaakceptowanej przez Zamawiającego (uwzględniającej jego specyfikę). Wykonawca zobowiązany będzie do opracowania koncepcji realizacji spisu z natury (metoda spisu). Do realizacji przedmiotu umowy Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował zespołami w takiej ilości, które wykonają przedmiot umowy w wyznaczonym terminie (jednak nie mniej niż 15 zespołami składającymi się z minimum dwóch osób każdy) oraz co najmniej 2 osobami do nadzoru zespołów (czyli łącznie co najmniej 32 osoby). Każda osoba musi być przeszkolona w zakresie prowadzenia inwentaryzacji. Pracownicy wyznaczeni do wykonywania przedmiotu zamówienia muszą uzyskać akceptację służb kontrolnych (ochrony MSZ) na dopuszczenie tych pracowników do realizacji przedmiotu zamówienia (wykaz pracowników wyznaczonych do realizacji przedmiotu zamówienia będzie zweryfikowany (opiniowany) na podstawie wewnętrznych przepisów MSZ w związku z ustawą z dnia 22.01.1999r.o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r., Nr 11, poz. 95 z późniejszymi zmianami). W przypadku uwag wprowadzenie nowego pracownika do obiektu następuje tylko w przypadkach losowych wyłącznie po wcześniejszym zawiadomieniu i za zgodą Zamawiającego (termin sprawdzenia nowego pracownika - min. 7 dni od dnia zgłoszenia). Ilość środków podlegających inwentaryzacji to około 60 000 tys. rekordów (ilości sztuk) ewidencji oraz składniki majątku nie objęte ewidencją (wg ich stanu faktycznego). Zamawiający wymaga prawidłowości w obiegu dokumentów inwentaryzacyjnych (kompletowanie i zabezpieczenie dokumentacji). Zamawiający wymaga czytelnego prowadzenia arkuszy spisowych bez poprawek, dokładnych opisów, czytelnych numerów inwentaryzacyjnych, skreślenia dokonywane będą zgodnie z procedurą (na arkuszu z podpisami całego składu zespołu spisowego). Zamawiający wymaga, aby w arkuszu spisowym ująć miejsca znajdowania się przedmiotu spisywanego (adres, numer pomieszczenia) w formie elektronicznej i papierowej. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wydrukował wypełnione karty inwentarzowe dla wszystkich pomieszczeń/obiektów. Zamawiający wymaga, aby przy spisie Wykonawca dokonał podziału na środki niskocenne, wyposażenie i środki trwałe, w porozumieniu i uzgodnieniu z Zamawiającym na podstawie przedstawionych na piśmie wytycznych Zamawiającego dostarczonego w terminie 7 dni po podpisaniu niniejszej umowy. Po zakończeniu spisu Wykonawca powinien uzgodnić stan spisu z natury składników majątku z działem ewidencyjnym Zamawiającego (rozliczenie spisu to porównanie przekazanych danych z ewidencji MSZ z wykonanym przez firmę spisem z natury metodą elektroniczną. W wyniku porównania powstaną raporty dotyczące składników majątkowych). Zamawiający wymaga, aby sporządzane raporty inwentaryzacyjne dla wszystkich składników majątku, zawierały dane ilościowo- wartościowe, w odniesieniu do bazy dostarczonej przez Zamawiającego, tj.: - raport nadwyżek - raport niedoborów - raport uszkodzonych składników majątku. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca na piśmie przedstawił sprawozdanie końcowe. Kompensacja nadwyżek z niedoborami odbędzie się za zgodą Zamawiającego po wspólnym przeanalizowaniu z Wykonawcą danych i raportów elektronicznych uzyskanych ze spisu. Wykonawca dostosuje nazewnictwo stosowane podczas spisu do nazewnictwa w ewidencji majątkowej Zamawiającego na etapie jego przygotowania. Zamawiający wymaga aby ze strony Wykonawcy prowadzony był ciągły nadzór nad zespołami spisowymi i weryfikacja ich pracy - potwierdzanie zgodności spisów. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadzoru nad przebiegiem inwentaryzacji. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca stworzył nową bazę danych na podstawie spisu z natury oraz przygotował do wprowadzenia danych do programu księgowego Symfonia w Dziale Księgowości Zamawiającego. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca oznakował (okleił) nowymi etykietami z kodem kreskowym wszystkie składniki majątku lub oznakował je w innej uzgodnionej z Zamawiającym formie. Etykiety z kodami kreskowymi muszą być foliowe z nadrukiem termotransferowym żywicznym o wymiarach 50x25mm. Zamawiający wymaga, aby dokumentacja była sporządzona i zapisana w wersji elektronicznej na płycie CD w formacie MS Word, PDF oraz Exel. Liczbę kopii ustala się na: 4 egzemplarze wersji elektronicznej oraz 4 egzemplarze wersji papierowej. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy własnym staraniem i na własny koszt. Powierzenie wykonania całości lub części przedmiotu umowy osobom trzecim wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Powyższe nie obejmuje osób będących zatrudnionymi przez Wykonawcę do realizacji zadania dla Zamawiającego w oparciu o umowy cywilno prawne..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 22.13.00.00 - Spisy 72.32.00.00 - Usługi bazy danych .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 28.10.2010.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Konsorcjum firm: Q3 Spółka z o.o. (lider) AUDYT Kancelaria Biegłych Rewidentów Sp. z o.o.(członek), lider - ul. Bułgarska 63/65, członek-ul. Lubowska, 60-320 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 409836,07 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 488000,00

• Oferta z najniższą ceną: 488000,00 / Oferta z najwyższą ceną: 488000,00

• Waluta: PLN.