Łódź: Zorganizowanie i obsługa dwóch 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych
Numer ogłoszenia: 365078 - 2014; data zamieszczenia: 04.11.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 330258 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera, ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, 91-348 Łódź, woj. łódzkie, tel. 42 6314533, faks 42 6314573.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Instytut Badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zorganizowanie i obsługa dwóch 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa dwóch 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych. Zamawiający dokonał podziału zamówienia na II części. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla poszczególnych części zawiera Załącznik nr 2 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części I - Poznań), Załącznik nr 3 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części II - Toruń lub Bydgoszcz), Wykonawcy mogą złożyć oferty na wszystkie części zamówienia lub na poszczególne z nich. 1.Konferencje odbędą się w Poznaniu w dniu 5 grudnia 2014r-część I zamówienia; Toruniu lub Bydgoszczy w dniu 12 grudnia 2014 r- część II zamówienia;. 2.Zamawiający przewiduje cykl 2 konferencji podsumowujących projekt, przeznaczonych dla nie więcej niż 180 Uczestników, w tym: w Poznaniu od 50 do 90 Uczestników, w Toruniu lub Bydgoszczy od 50 do 90 Uczestników, 3.Zamawiający przewiduje, że łączna liczba osób, do których adresowana jest konferencja może być mniejsza niż zakładana, w sytuacji, gdy Zamawiający nie otrzyma wystarczającej liczby zgłoszeń od uczestników. Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 2 dni przed konferencją o liczbie osób, które zadeklarowały uczestniczenie. Wykonawca zapłaci za rzeczywistą liczbę osób biorących udział w konferencji. 4.Zamawiający dopuszcza zmianę miejsca realizacji konferencji, w przypadku gdy przeprowadzenie konferencji w miejscu wskazanym w złożonej ofercie będzie niemożliwe z powodów losowych. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia zamawiającemu powodów, dla których chce zmienić miejsce realizacji konferencji wraz ze wskazaniem adresu i opisem nowej bazy dydaktycznej, nie później jednak niż na 20 dni przed rozpoczęciem konferencji. Nowa baza dydaktyczna musi spełniać wymagania Zamawiającego określone w Rozdziale III - Opis przedmiotu zamówienia - SIWZ. 5.Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia bazy lokalowej, w której odbywać będą się konferencje objęte przedmiotem umowy. 6.Warunkiem zmiany miejsca realizacji konferencji jest akceptacja Zamawiającego. Warunki realizacji: Warunkiem jest zorganizowanie dwóch 1- dniowych konferencji (z podziałem na 2 część zamówienia), w tym przede wszystkim zapewnienie sali konferencyjnej przygotowanej do przeprowadzenia konferencji oraz kompleksowej obsługi restauracyjnej. I.Miejsce przeprowadzenia konferencji: 1. Konferencja w Poznaniu musi odbyć się w obiekcie zlokalizowanym na terenie miasta.2.Konferencja w Toruniu lub Bydgoszczy musi odbyć się w obiekcie zlokalizowanym na terenie miasta, z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej (bez przesiadki) z dworca głównego; całkowity czas przemieszczenia się uczestnika z dworca głównego do obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja nie powinien przekroczyć 30 minut.3.Wykonawca zapewni organizację konferencji w hotelach o standardzie, co najmniej 3-gwiazdkowym. 4.Wykonawca zapewni nieodpłatnie miejsca parkingowe dla co najmniej połowy uczestników konferencji na terenie należącym do hotelu; 5.Wykonawca zapewni podczas trwania konferencji odpowiednio przystosowane sale konferencyjne dla nie mniej niż 90 osób dla konferencji w Poznaniu, Toruniu lub Bydgoszczy. Każda sala konferencyjna musi spełniać następujące warunki: a)miejsca siedzące w postaci wyściełanych krzeseł stojących przy stołach lub wyściełanych krzeseł z blatami umożliwiającymi pisanie. Minimalna odległość w rzędzie pomiędzy krzesłami to 20 cm, a minimalna odległość pomiędzy rzędami to 50 cm. Krzesła powinny być ustawione w sposób, aby każdy uczestnik widział prelegentów oraz prezentacje multimedialne; b)osobny stół prezydialny z 10 miejscami siedzącymi dla prowadzących, udekorowany kompozycją z żywych kwiatów; c)klimatyzacja, za salę klimatyzowaną nie uważa się pomieszczeń, do których wniesiono przenośne klimatyzatory; d)temperatura w sali konferencyjnej w czasie całych obrad w granicach 20-25st.C; e)sala konferencyjna z oknem/oknami zapewniającymi dostęp do światła dziennego (w oknach w sali, gdzie będą odbywać się konferencje będą zainstalowane rolety bez względu na porę roku oraz nasłonecznienie sali). f)sala będzie zarezerwowana dla uczestników konferencji przez co najmniej 10 godzin w dniu konferencji g)wyposażenie każdej sali w sprawny sprzęt multimedialny tj. rzutnik multimedialny, ekran, mikrofony, system nagłaśniający, wskaźnik laserowy, sprzęt komputerowy (laptop), Wi-Fi; h)zapewnienie obsługi technicznej do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. 6.Wykonawca zapewni toalety w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej zaopatrywane w mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe oraz sprzątane systematycznie w czasie trwania konferencji. 7.Wykonawca zapewni miejsce, w którym każdy z uczestników będzie mógł zostawić okrycie wierzchnie (wieszak na odzież dla każdego uczestnika, ochrona przed kradzieżą lub zniszczeniem). 8.Wykonawca zapewni w pobliżu sali konferencyjnej miejsce organizacji punktu rejestracyjnego uczestników konferencji (stół, 3 krzesła, miejsce dla oczekujących uczestników). II.Ciągła przerwa kawowa 1.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji ciągłej przerwy kawowej, rozumianej jako ciągłe udostępnienie: a)kawy (z ekspresu); b)wrzącej wody i herbat ekspresowych - minimum 3 rodzaje, każda torebka z herbatą zapakowana oddzielnie; c)wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej); d)soków 100 procent- co najmniej 2 rodzaje; e)owoców - minimum 5 rodzajów; f)ciast - minimum 4 rodzaje; g)ciasteczek - minimum 5 rodzajów przez cały dzień konferencji h)cukierków - minimum 3 rodzaje; i)cukru; j)plasterków cytryny; k)śmietanki do kawy; l)jednorazowe podanie kanapeczek koktajlowych - minimum 5 rodzajów (w tym dwie wegetariańskie), minimum 5 szt. na osobę, podanych w czasie przerwy na konferencji, (około południa, szczegółowa godzina do ustalenia). 2.Obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej. 3.Produkty ciągłej przerwy kawowej podane będą na jednakowej eleganckiej zastawie, z wykluczeniem plastikowych bądź papierowych naczyń i sztućców. 4.Miejsce ciągłej przerwy kawowej powinno znajdować się w tej samej sali, w której będą odbywały się konferencje. III.Przerwa obiadowa 1.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji obiadu, rozumianego jako bufet z obsługą, zawierający a)zupy (min.2 rodzaje, w tym zupa jarska), b)ciepłe danie drugie (min.3 rodzaje, w tym danie jarskie), c)sałatki (min.3 rodzaje), d)deser (min.3 rodzaje), e)napoje: woda mineralna gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych, kompot. 2.Miejsce przygotowania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie co konferencja. 3.Dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, biorąc pod uwagę możliwość opcji wegetariańskiej. 4.Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się konferencje, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna. 5.Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy będą mogli zjeść obiad w tym samym czasie. Zostanie zapewnione dla wszystkich uczestników miejsce stojące lub siedzące przy stolikach do konsumpcji obiadu, przy udekorowanych ciętymi kwiatami stołach. 6.Godzina podania obiadu zostanie ustalona przez wnioskodawcę na 7 dni kalendarzowych przed terminem każdej z konferencji. IV.Obsługa techniczna konferencji: 1.Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia. 2.Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji konferencji w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia. 3.Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian...

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

Część NR: 1   

Nazwa: Część I-Poznań

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 27.10.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 3.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 1.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Nowoczesna Firma S.A., ul. Puławska 465, 02-844 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 13961,91 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 17158,50

• Oferta z najniższą ceną: 16650,00 / Oferta z najwyższą ceną: 24750,00

• Waluta: PLN.

Część NR: 2   

Nazwa: Cześć nr II -Toruń lub Bydgoszcz

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 27.10.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 4.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 2.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Nowoczesna Firma S.A., ul. Puławska 465, 02-844 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 13961,91 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 16962,30

• Oferta z najniższą ceną: 12330,00 / Oferta z najwyższą ceną: 23850,00

• Waluta: PLN.