Warszawa: Usługa rezerwacji noclegów w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w 2016 r
Numer ogłoszenia: 4235 - 2016; data zamieszczenia: 14.01.2016
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 343702 - 2015r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Pl. Powstańców Warszawy 1, 00-950 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 5560129, faks 22 8270843.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa rezerwacji noclegów w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w 2016 r.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa pośrednictwa w rezerwacji noclegu w hotelach krajowych i zagranicznych dla Kierownictwa i pracowników Zamawiającego oraz dla prelegentów i gości Zamawiającego podczas wydarzeń organizowanych przez Zamawiającego w terminie od dnia 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. z uwzględnieniem: 1. gwarancji płatności np. kartą kredytową za noclegi rezerwowane w hotelach krajowych i zagranicznych dla Kierownictwa,Pracowników,Prelegentów,Gości Zamawiającego, 2. zapewnienia płatności należnej hotelom wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatorów wydarzeń, w których będą brali udział pracownicy Zamawiającego, według specjalnie wynegocjowanych stawek lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych, w zależności, które będą niższe, 3. dokonywania pojedynczych rezerwacji w hotelach wskazanych przez Zamawiającego z zapewnieniem płatności. 2. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: 1. wybór hoteli krajowych i zagranicznych z uwzględnieniem przysługującego limitu na nocleg za granicą w kraju docelowym, określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz z uwzględnieniem limitu 250,00 zł za dobę za pokój jednoosobowy z łazienką i ze śniadaniem przy rezerwacjach krajowych. 2. realizację około: 600 rezerwacji hotelowych krajowych, 350 rezerwacji zagranicznych. Zamawiający pod pojęciem rezerwacji rozumie nocleg dla 1 osoby lub dla grupy osób. 3. Każdy nocleg oznacza pełną dobę hotelową. 4. Główne miejscowości, w których odbędą się noclegi to: w kraju - Warszawa, Poznań, Olsztyn, Katowice, Łódź, Kraków, Lublin, Bydgoszcz, Kielce, Toruń, Wrocław, Szczecin i Gdańsk, za granicą - Bruksela, Paryż, Budapeszt, Kijów, Kopenhaga, Madryt, Luksemburg, Tallin, Bratysława, Haga, Monachium, Nowy York, Wilno, Maastricht, Rzym, Rotterdam, Berlin. 5. Zamawiający wymaga, aby zaproponowane hotele dla pracowników Zamawiającego posiadały standard co najmniej trzygwiazdkowy lub co najmniej czterogwiazdkowy dla Kierownictwa Zamawiającego. 6. Hotele w Brukseli w miarę możliwości powinny mieścić się w promieniu 1,5 km od miejsca wydarzenia. Zamawiający uczestniczy w spotkaniach m.in. przy Komisji Europejskiej oraz przy Parlamencie Europejskim. 7. Hotele proponowane w innych miastach niż Bruksela (zarówno w kraju, jak i za granicą) powinny również znajdować się w miarę możliwości, jak najbliżej wskazanego miejsca. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów zgodnie ze składanymi zamówieniami, pokoje jedno- i dwuosobowe z łazienką i śniadaniem w cenie. 9. Zamówienia będą dotyczyć rezerwacji noclegów pojedynczych oraz grupowych, z reguły będą to rezerwacje pojedyncze, czasem od 2 do 4 osób, sporadycznie rezerwacje powyżej 10 osób. 10. Zamawiający będzie składał zamówienia faksem lub na adres e-mail, przed planowanym noclegiem. Ewentualne uzgodnienia będą konsultowane telefonicznie lub e-mailowo. 11. Wykonawca będzie zobowiązany do każdorazowego przekazywania Zamawiającemu drogą elektroniczną, na wskazany adres, informacji nt.: minimum trzech różnych propozycji noclegów spełniających wymagania Zamawiającego wskazane w zamówieniu, uwzględniających najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje, wraz z podaniem informacji dotyczących w szczególności: a) daty, do której możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji,b) nazwy i adresu hotelu,c) standardu hotelu,d) odległości od wskazanego miejsca spotkania,e) ceny noclegu oferowanej przez hotel,f) ceny noclegu po uwzględnieniu zaoferowanego przez Wykonawcę upustu, g) wysokości opłaty city TAX. 12. Rezerwacje noclegów dla Zamawiającego będą dokonywane po najniższych cenach, możliwych do uzyskania przez Wykonawcę za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych lub na podstawie umów zawartych przez Wykonawcę z hotelami, czy też bezpośrednio we wskazanych przez Zamawiającego hotelach. 13. Przez upust w % należy rozumieć stałą wysokość procentową upustu udzielanego Zamawiającemu każdorazowo od ceny wyjściowej. 14. Za cenę wyjściową rozumie się najniższą z kwot, tj. cenę uzyskaną za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych, cenę wynegocjowaną z hotelem na podstawie zawartej umowy lub cenę dnia obowiązującą w hotelu w dniu dokonywania rezerwacji podanej do publicznej wiadomości przez hotel np. w cennikach lub na stronie internetowej. Wykonawca zobowiązany będzie na żądanie Zamawiającego udokumentować cenę rezerwowanego hotelu. 15. Wykonawca będzie zobowiązany do każdorazowego, w ostatnim dniu, w którym możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji, informowania Zamawiającego drogą elektroniczną na wskazane adresy, że tego dnia upływa termin rezerwacji, chyba że termin ten jest dniem wolnym od pracy Zamawiającego. Wówczas ww. powiadomienie powinno być dokonane w godzinach urzędowania Zamawiającego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ostatni dzień, w którym możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji. 16. Wykonawca będzie zobowiązany do bezkosztowej zmiany dokonanej rezerwacji w zakresie terminu przyjazdu lub wyjazdu oraz osoby korzystającej, o ile fakt ten został zgłoszony w terminie. 17. Wykonawca będzie zobowiązany każdorazowo do przesyłania potwierdzenia dokonania rezerwacji wraz z numerem rezerwacji w formie vouchera. 18. Opłata transakcyjna dotyczy 1 rezerwacji bez względu na ilość noclegów. 19. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykorzystane noclegi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania podanej w pkt 2.2. ilości rezerwacji. 20. Wykonawca będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia noclegów ze środków własnych. 21. Zamawiający będzie pokrywał koszt parkingu w przypadku rezerwacji dla Kierownictwa Zamawiającego oraz w uzasadnionych przypadkach dla innych pracowników, jeżeli w zleceniu zostanie zawarta odpowiednia informacja w tym zakresie. Zamawiający nie będzie pokrywał kosztów innych dodatkowych usług, jeśli takowe nie zostały zawarte w zleceniu przekazanym Wykonawcy. 22. W miarę możliwości oferowanych przez hotel, Wykonawca zapewni realizację wyszczególnionych w zleceniu wymogów dodatkowych np. wcześniejszy check-in, późny check-out, dodatkowe wyposażenie pokoju. 23. Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę osób obsługujących niniejsze zamówienie. Wykonawca będzie zobowiązany do wyznaczenia pracowników i czynnej linii telefonicznej oraz adresu e-mail dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego w trakcie realizacji umowy, w godzinach od 8:00 do 17:00, umożliwiającej dokonanie rezerwacji i dokonywanie jej zmian. 24. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia całodobowego numeru telefonu alarmowego, umożliwiającego uzyskanie pomocy w razie nieprzewidzianych problemów związanych z realizacją usługi oraz w sporadycznych przypadkach dokonywania rezerwacji poza godzinami pracy biura i w dni wolne od pracy dla pracowników Zamawiającego odbywających podróż, którzy w związku z wystąpieniem sytuacji losowych (np. odwołanie lotu, problemy komunikacyjne, przedłużenie spotkania) nie mogą odbyć podróży powrotnej w planowanym terminie i zgłoszą Wykonawcy konieczność zarezerwowania im dodatkowego noclegu. Numer telefonu alarmowego będzie zamieszczany na voucherach przesyłanych Zamawiającemu. 25. Wykonawca zobowiązany będzie do udzielenia niezbędnych informacji w przypadku zauważonych przez delegowanego pracownika Zamawiającego problemów związanych z realizacją usługi w kraju docelowym, a także bezzwłocznego podejmowania wszystkich możliwych kroków zmierzających do wyeliminowania zaistniałych problemów. 26. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości wykorzystanych noclegów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości), w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. 27. Wykonawca zobowiązany będzie do pośrednictwa między Zamawiającym a hotelem w sprawach reklamacyjnych, jak również zapewnienia doradztwa oraz niezbędnej pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwającej podróży. 28. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji hotelu preferowanego przez Zamawiającego z gwarancją wynegocjowanej ceny. W przypadku korzystania z cen kontrahentów Zamawiającego udzielenie upustu przez Wykonawcę nie będzie miało miejsca. Przewiduje się maksymalnie ok. 10 tego typu rezerwacji. 29. Wykonawca zobowiązany będzie do wystawiania faktur VAT 4 razy w miesiącu za noclegi krajowe oraz 4 razy w miesiącu za noclegi zagraniczne. Termin płatności - 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. 30. Do faktury VAT winien być dołączony załącznik zawierający: cenę zakupu miejsc hotelowych przed i po upuście wraz z opłatą transakcyjną, imię i nazwisko gościa hotelowego, nazwę hotelu, datę pobytu. 31. W pierwszej kolejności liczony jest upust od ceny zakupu miejsc hotelowych, a następnie doliczana jest opłata transakcyjna. 32. Upust będzie naliczany od ceny oferowanej przez hotel za 1 dobę jako standardowa stawka. 33. Czas odpowiedzi Wykonawcy na zapytanie wysłane drogą e-mailową z adresu wyjazdy@uokik.gov.pl wraz ze wskazaniem propozycji hoteli lub dokonania rezerwacji wskazanego hotelu nie powinien przekraczać 4 godzin roboczych. Za godziny robocze, Zamawiający rozumie godziny określone w pkt 23 od poniedziałku do piątku. 34. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu realizacji umowy w przypadku niewykorzystania maksymalnej kwoty umowy. 35. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania przedstawienia przez Wykonawcę faktur potwierdzających faktyczny koszt poniesiony przez Wykonawcę na rzecz hotelu za noclegi zarezerwowane dla Zamawiającego.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.11.00.00 - Hotelarskie usługi noclegowe 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Zamawiający oświadcza, że zlecenia realizowane w ramach niniejszej umowy będą sfinansowane z następujących źródeł ze środków Unii Europejskiej ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 r. oraz środków budżetowych Zamawiającego.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

Część NR: 1   

Nazwa: Usługa rezerwacji noclegów w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w 2016 r

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 08.01.2016.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 3.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Furnel Travel International Sp. z o.o., ul. Kopernika 3, 00-367 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 400000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 360850,00

• Oferta z najniższą ceną: 360850,00 / Oferta z najwyższą ceną: 394250,00

• Waluta: PLN .