Zawiercie: Wykonanie kompleksowej usługi promocyjnej Gminy Zawiercie realizowanej w związku z organizacją jednego z etapów 73. Tour de Pologne UCI World Tour na terenie Gminy Zawiercie.
Numer ogłoszenia: 43637 - 2016; data zamieszczenia: 19.04.2016
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Zawiercie, ul. Leśna 2, 42-400 Zawiercie, woj. śląskie, tel. 32 49 41 267, faks 32 67 22 684 , strona internetowa www.zawiercie.eu

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wykonanie kompleksowej usługi promocyjnej Gminy Zawiercie realizowanej w związku z organizacją jednego z etapów 73. Tour de Pologne UCI World Tour na terenie Gminy Zawiercie..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1.Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: a) Zorganizowanie uroczystej prezentacji Tour de Pologne UCI World Tour, podczas której Zamawiający zostanie zaprezentowany, jako współorganizator jednego z etapów Wyścigu; b) Wykonanie działań promocyjnych Zamawiającego podczas organizowanej konferencji prasowej w Zawierciu; c) Wykonanie działań promocyjnych Zamawiającego poprzez umieszczenie tzw. wizytówki Zamawiającego w animacji trasy wyścigu, która zostanie zaprezentowana podczas oficjalnej konferencji prasowej, a także przekazana zostanie do współpracujących mediów tj. Telewizja Polska (w tym wyemitowane w audycji telewizyjnej pn. Kulisy Tour de Pologne.), Onet, opublikowana na stronie internetowej wyścigu. Materiał filmowy do wizytówki dostarczy Zamawiający w możliwie największej rozdzielczości (wymagany plik nie mniejszej rozdzielczości niż 1280 x 720); d) Zamieszczenie przez Wykonawcę logo Zamawiającego wraz z aktywnym linkiem do strony Zamawiającego, na oficjalnej stronie internetowej Wykonawcy poświęconej Wyścigowi; e) Wykonanie działań promocyjnych Zamawiającego w mediach ogólnopolskich współpracujących z Wykonawcą, które otrzymały status Patrona Medialnego. Szczegółowy zakres działań promocyjnych, o których mowa w zdaniu pierwszym określony został w załączniku nr 2 do umowy; f) Zaproszenie Prezydenta Miasta Zawiercie do Honorowego Komitetu Organizacyjnego Tour de Pologne, którego skład będzie umieszczony w oficjalnym folderze oraz na stronie internetowej Wykonawcy; g) Zapewnienie Zamawiającemu miejsca, w przypadku gdy Zamawiający wyrazi taką chęć, do ustawienia stoiska promocyjnego podczas uroczystej prezentacji Wyścigu; h) Umieszczenie nazwy Zamawiającego na przygotowanych i wyprodukowanych przez Wykonawcę materiałach reklamowo-promocyjnych Wyścigu, w tym na/w: oficjalnych folderach, plakatach, identyfikatorach, oficjalnych mapach trasy Tour de Pologne, mapach danego etapu, i innych wyprodukowanych materiałach promocyjnych; i) Umieszczenie w oficjalnym folderze Wyścigu informacji o Zamawiającym wraz z dwoma zdjęciami w rozdzielczości 300 dpi (które zostaną przekazane wraz z prawami autorskimi). Materiały zostaną przesłane przez Zamawiającego Wykonawcy do dnia 6 maja 2016 r. Tekst w wersji elektronicznej Zamawiający przygotuje w dwóch wersjach językowych (polski, angielski), z których każda nie będzie zawierała więcej niż 1800 znaków; j) Umieszczenie nazwy Zamawiającego na mapach i przekroju wysokościowym danego etapu. Materiały zostaną zaprezentowane w mediach współpracujących z Wykonawcą; k) Umieszczenie nazwy Zamawiającego wraz z logo w animacji trasy. Materiał filmowy do tzw. wizytówki dostarczy Zamawiający; l) Umieszczenie logo Zamawiającego na bramie Startu danego etapu Wyścigu. Brama i grafiki na bramę zostaną wyprodukowane przez Wykonawcę; m) Umieszczenie logo Zamawiającego na ekranie do wywiadów wyprodukowanym przez Wykonawcę; n) Umieszczenie logo Zamawiającego na podium do prezentacji drużyn, ustawionym na Starcie Honorowym; o) Umożliwienie Zamawiającemu ustawienia na każdym etapie Wyścigu balonów reklamowych (do wysokości 4,3 m) z nazwą i logo Zamawiającego w miasteczku sponsorskim(w ilości i miejscu uzgodnionym z Wykonawcą); p) Umożliwienie Zamawiającemu (w miejscu wskazanym przez Wykonawcę) na danym etapie Wyścigu ekspozycji na płotkach zabezpieczających Start Honorowy bannerów promujących Zamawiającego (wysokość bannerów do 0,8 m); r) Umożliwienie ustawienia stoiska promocyjnego (w miejscu wskazanym przez Wykonawcę) Zamawiającego na starcie i mecie danego etapu Wyścigu. 2.Szczegółowe zasady współpracy związanej bezpośrednio ze zorganizowaniem i przeprowadzeniem na terenie Gminy Zawiercie Startu Honorowego do III etapu 73. Tour de Pologne UCI World Tour w dniu 14 lipca 2016 roku określony zostanie w załączniku nr 3 do umowy. 3. W ramach wykonywanych czynności umownych oraz wynagrodzenia umownego Wykonawca zezwala Zamawiającemu na wykorzystywanie we własnych działaniach promocyjnych logo Wyścigu oraz używanie tytułu Miasta Współorganizatora 73. Tour de Pologne UCI World Tour od dnia podpisania Umowy. 4. Po wykonaniu wszystkich czynności umownych Wykonawca przekaże Zamawiającemu sprawozdanie z wykonanych usług promocyjnych do dnia 12 sierpnia 2016 r. wraz z dokumentacją fotograficzną z danego etapu..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji 79.34.20.00 - Usługi marketingowe .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  Firma Lang Team Sp. z o.o. jako jedyny podmiot posiada licencję UCI WorldTour dla Tour de Polonge na okres czterech lat od 01.01.2013 do 31.12.2016 r., a tym samym wszelkie prawa marketingowe do organizowania 73. Tour de Pologne. Zamawiający aby mógł być promowany podczas 73. Tour de Pologne musi zwrócić się bezpośrednio do firmy Lang Team Sp. z o.o. jako do organizatora jedynie uprawnionego do sprzedaży usług promocyjnych w ramach wyścigu oraz posiadacza wszelkich praw do realizacji przedsięwzięcia oraz do wyznaczania patronów medialnych i partnerów imprezy. Tour de Pologne to kolarska liga mistrzów z udziałem gwiazd światowego kolarstwa. W Zawierciu zorganizowany będzie start honorowy do III etapu 73.Tour de Pologne UCI World Tour. Kolarstwo szosowe jest jedną z najbardziej medialnych dyscyplin sportu w Polsce, pod względem wartości reklamy. Zainteresowanie dyscypliną przekłada się na oglądalność imprezy. Miasto Zawiercie dzięki działaniom promocyjnym będzie beneficjentem tego wydarzenia w wymiarze wizerunkowym. Tym samym należy uznać, że zachodzą przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki z art. 67 ust. 1 pkt 1) lit. b) ustawy Prawo zamówień publicznych - usługa może być świadczona tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• LANG TEAM Sp. z o.o., ul. Pachnąca 81, 02-792 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.