Warszawa: świadczenie usług hotelarskich dla uczestników konferencji pn. II Forum KMO, organizowanej przez Centrum Nauki Kopernik, nr sprawy: PO ZP 50 2013 CNK IS.
Numer ogłoszenia: 464106 - 2013; data zamieszczenia: 14.11.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Centrum Nauki Kopernik, ul. Wybrzeże Kościuszkowskie 20, 00-390 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 596 41 11, faks 22 596 41 13.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Instytucja kultury-Rejestr Instytucji Kultury prow. przez Prezyd. m. st. W-wy pod nr 2/0.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: świadczenie usług hotelarskich dla uczestników konferencji pn. II Forum KMO, organizowanej przez Centrum Nauki Kopernik, nr sprawy: PO ZP 50 2013 CNK IS..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Zakwaterowanie ok. 120 uczestników Forum KMO i gości specjalnych ( VIP) spoza Warszawy, w pokojach 1-2 osobowych ze śniadaniem. Przewidywane zapotrzebowanie na pokoje w kolejnych dniach konferencji: 13 - 14 listopada 2013 r. - 1 pokój dwuosobowy 13 - 14 listopada 2013 r. - 1 pokój jednoosobowy 14 - 15 listopada 2013 r. - 35 pokoi dwuosobowych 14 - 15 listopada 2013 r. - 3 pokoje jednoosobowe 15 - 16 listopada 2013 r. - 53 pokoje dwuosobowe 15 - 16 listopada 2013 r. - 5 pokoi jednoosobowych 16 - 17 listopada 2013 r. - 15 pokoi dwuosobowych 16 - 17 listopada 2013 r. - 2 pokoje jednoosobowe 17 - 18 listopada 2013 r. - 1 pokój dwuosobowy.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.10.00.00 - Usługi hotelarskie .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 13.11.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Bankowe Biuro Podróży TravelBank Sp. z o.o., ul. Waliców 11, 00-851 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 70000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 45120,00

• Oferta z najniższą ceną: 45120,00 / Oferta z najwyższą ceną: 45120,00

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Uzasadnienie prawne: do postępowań o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym, określone w przepisach wydanych na podstawie art. 2 a i 2b Ustawy, Zamawiający może wszcząć postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych, uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1 Ustawy, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności: - naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; - naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; - poniesieniem straty w mieniu publicznym; - uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Uzasadnienie faktyczne: W związku z unieważnieniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego; nr sprawy: PO ZP 44 2013 CNK JK (brak ofert), którego przedmiotem było świadczenie usług hotelarskich, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia proponuje się udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki. Ogłoszenie o zamówieniu PO ZP 44 2013 CNK JK, zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 25.10.2013 r. Wszczęcie procedury wynikało z konieczności weryfikacji listy zarejestrowanych gości konferencji pn. II Forum KMO, organizowanej przez CNK w dniach 15-16.11.2013 r. W celu przygotowania szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia i projektu umowy oraz kompletu pozostałych dokumentów do SIWZ, niezbędne było zebranie/potwierdzenie m.in. danych, wynikających z przeprowadzenia rejestracji gości, która zakończyła się w dniu 14.10.2013 r. Od tego dnia organizator Forum rozpoczął szczegółowe analizowanie ponad 130 zgłoszeń pod kątem potrzeb związanych z liczbą i rodzajem pokoi, uwzględniających preferencje terminowe, liczbę mężczyzn i kobiet; Konieczne przy tym było również potwierdzenie udziału w Forum zagranicznych gości - grupa ok. 20 osób. Nie było możliwości ustalenia powyższych informacji przed datą zamknięcia rejestracji. Przed zaproszeniem gości organizator Forum przewidywał, że 150 osób biorących w nim udział wyrazi chęć skorzystania z opłaconych miejsc noclegowych. Zgodnie z umową dotacji z dnia 8.04.2013 r. nr A112/2013/PLN (nr CNK 464a/13/BU/U/135a/AS) zawartą z Polsko-Amerykańską Fundacją Wolności (Partner programu KMO), CNK jako dotowany jest zobowiązane do zorganizowania ogólnopolskiego Forum KMO. . Rozpoznanie rynku z dnia 03.09.2013 r., w wyniku którego oszacowano wartość zamówienia, zostało przeprowadzone w okresie poprzedzającym Szczyt Klimatyczny, odbywającym się w Warszawie w dniach 11-22.11.2013 r. W trakcie prowadzenia rozpoznania rynku, w celu wyliczenia wartości szacunkowej zamówienia, koszt noclegów ogółem, dla założonej liczby gości, przekroczył wartość progową czyli 14 000 euro. Lista uczestników Forum wyrażających chęć skorzystania z noclegów została zamknięta dnia 14.10.2013 r. Termin ten na etapie tworzenia planu działań organizacyjnych wydarzenia wydawał się optymalny z uwagi na fakt rozesłania zaproszeń do gości w dniu 19.09.2013 r., co z kolei wynikło z chęci odsunięcia momentu wysyłki od okresu rozpoczęcia roku szkolnego (gośćmi Forum będą przede wszystkim nauczyciele) i jednoczesnej prezentacji nowej identyfikacji wizualnej programu KMO (nowe logo). Ostatecznie, z powodu komplikacji związanych z przygotowaniem nowej identyfikacji wizualnej KMO, zdecydowano o odstąpieniu od tego założenia, co jednak wpłynęło na opóźnienie (ok. 10 dni) względem pierwotnie branego pod uwagę terminu dystrybucji zaproszeń, tj. 9.09.2013 r. Z uwagi na organizację czasu pracy nauczycieli w pierwszym tygodniu września oraz poprzedzający go okres wakacji, wcześniejsze kontaktowanie się z zapraszanymi osobami uznano za bezcelowe. Wspomniana konferencja II Forum KMO stanowi jedyny moment i okazję w roku, w ramach której opiekunowie istniejących klubów mają szansę licznie spotkać się w celu nawiązania wzajemnych kontaktów, zaprezentowania i wymiany doświadczeń oraz wzmacniania poczucia przynależności do społeczności propagującej ideę KMO. Program wydarzenia uzyskał pozytywną opinię Zespołu Programowego CNK. Forum stanowi przy tym jeden z najważniejszych elementów przyjętej przez CNK strategii rozwoju programu na w okresie 2013-2015, będącej podstawą do ubiegania się o wsparcie merytoryczne i finansowe Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności w kolejnych latach. W związku z unieważnieniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, nr sprawy: PO ZP 44 2013 CNK JK z powodu braku ofert oraz niemożliwością powtórzenia postępowania z zachowaniem terminów zastrzeżonych dla innych trybów , mając na uwadze zapewnienie realizacji przedmiotu zamówienia w założonym terminie, proponuje się udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki. Niezapewnienie miejsc noclegowych gościom Forum wpłynęłoby bardzo negatywnie na wizerunek Centrum jako organizatora, czego skutkiem mogłoby się stać wycofanie części zaproszonych opiekunów Klubów z programu KMO.