Ogłoszenie nr 500007911-N-2017 z dnia 03-08-2017 r.

Gmina Dąbrowa Górnicza: Konserwacja oraz stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania autorstwa firmy Rekord do końca roku 2020

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 102377 - 2017

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Gmina Dąbrowa Górnicza, Krajowy numer identyfikacyjny 27625531200000, ul. ul. Graniczna 21, 41300 Dąbrowa Górnicza, woj. śląskie, państwo Polska, tel. 322 956 700, e-mail zamowienia_publiczne@dabrowa-gornicza.pl, faks 32 2625032, 2956700.
Adres strony internetowej (url): www.bip.dabrowa-gornicza.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Konserwacja oraz stały nadzór nad prawidłowością funkcjonowania oprogramowania autorstwa firmy Rekord do końca roku 2020

Numer referencyjny(jeżeli dotyczy):

ZP.WI.271.4.38.2017

II.2) Rodzaj zamówienia:

Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest konserwacja i stały nadzór nad oprogramowaniem od dnia zawarcia umowy do 31.12.2020: Oprogramowanie wyliczono w układzie: SYSTEM - ILOŚĆ UŻYTKOWNIKÓW JEDNOCZEŚNIE ZALOGOWANYCH DO BAZY DANYCH: FINANSE - system finansowoksięgowy, wersja budżetowa - 16; FINANSE_moduł walutowy - 5; BUDŻET - system ewidencji planu i analizy wykonania budżetu - 9; DYSPONENT - rejestr zamówień, umów, dokumentów rozliczeniowych - 6; FAKTURA - system fakturowania - 14; KASA - system rejestracji wpłaty i wypłata gotówkowych - 2; KASA_moduł walutowy - 2; PRZELEW - emisja przelewów elektronicznych - 8; PŁACE - system płacowy, współpraca z Płatnikiem ZUS, moduł eDeklaracje - 4; KADRY - system ewidencji pracowników - 7; PKZP - moduł księgowości kasy zapomogowo-pożyczkowej i funduszu mieszkaniowego - 1; RCP - system rejestracji czasu pracy - 1; POJAZD - podatek od środków transportowych - 3; FIRMY [wymiar] - podatek od nieruchomości, rolny, leśny osób prawnych - wymiar - 1; FIRMY [księgowość] - podatek od nieruchomości, rolny, leśny osób prawnych - księgowość - 2; POSESJA [wymiar] - podatek od nieruchomości, rolny, leśny osób fizycznych - wymiar - 10; POSESJA [księgowość] - podatek od nieruchomości, rolny, leśny osób fizycznych - księgowość - 7; UMOWY DZIERŻAWNE - ewidencja umów z tytułu dzierżaw - 3; UŻYTKOWANIE WIECZYSTE - ewidencja umów z tytułu wieczystego użytkowania - 2; REJESTR OPŁAT - księgowość analityczna dochodów niepodatkowych - 3; R_SWDE (SŁOWNIKI) - moduł współpracy programów dochodowych z ewidencji gruntów - 1; KASA DOCHODOWA - system rejestracji wpłat i zwrotów dochodowych wraz z obsługą płatności kartą - 3; PŁATNOŚĆ KARTĄ W KASIE - 1; PŁATNOŚCI MASOWE dla systemów dochodowych (podatki) - 1; NOTA - moduł współpracy systemów dochodowych z systemem FINANSE - 1; MAGAZYN - system obsługi stanów magazynowych w Urzędzie - 2; WYPOSAŻENIE- system ewidencji pozostałych środków trwałych - 2; ŚRODKI TRWAŁE- system gospodarki środkami trwałymi - 3; INWENTARYZACJA - 1; eGZEKUCJE - moduł do obsługi postępowania egzekucyjnego /aplikacja www/ - 3; ADMINISTRATOR RATUSZ - nielimitowana; BIP- Utrzymanie na serwerze Wykonawcy oraz konserwacja - nielimitowana; R-DEKLARACJE - nielimitowana. Od 01.01.2018 do 31.12.2020 oprócz ww. oprogramowania przedmiot zamówienia obejmie także konserwację i stały nadzór nad oprogramowaniem: Oprogramowanie wyliczono w układzie: SYSTEM - ILOŚĆ UŻYTKOWNIKÓW JEDNOCZEŚNIE ZALOGOWANYCH DO BAZY DANYCH: PORTAL FINANSOWO-BUDŻETOWY WRAZ Z OBSŁUGĄ VAT - licencja na serwer - 1; Licencje dostępowe dla jednostek organizacyjnych - obsługa VAT - 75; Licencje dostępowe dla jednostek organizacyjnych - sprawozdawczość, wnioski o zmianę w planie - 2; INWENTARYZACJA - 1. Do obowiązków wykonawcy będzie należało: 1. W zakresie nadzoru autorskiego: a. niezwłoczne informowanie o zmianach w programach objętych umową b. udostępnienie aktualnych wersji programów, c. udostępnienie aktualnych wersji programów w związku z dostosowaniem ich do aktualnie obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, wykorzystywanych lub mających zastosowanie w oprogramowaniu w terminie nie późniejszym niż 3 dni robocze przed wejściem niniejszych przepisów w życie, d. udzielenie dostępu do elektronicznej wersji dokumentacji systemu RATUSZ® w zakresie oprogramowania wymienionego w § 1 Umowy poprzez stronę Wykonawcy https://ezgloszenia.rekord.com.pl/ezgloszenia. 2. W zakresie serwisu oprogramowania: a. udzielanie konsultacji telefonicznych w dni robocze w godzinach 8.00 - 16.00 b. udzielanie konsultacji za pomocą systemu zdalnej pomocy w zakresie usterek i awarii c. usuwanie usterek/błędów i awarii krytycznych systemów objętych umową i wynikających z winy Wykonawcy - czas reakcji na zgłoszoną awarię krytyczną - do 8 godzin roboczych od momentu zgłoszenia. - czas usunięcia awarii krytycznej lub zapewnienie alternatywnego sposobu pracy na systemie - do 16 godzin roboczych od momentu zgłoszenia. - czas reakcji na zgłoszoną usterkę/błąd - do 24 godzin roboczych od momentu zgłoszenia. - czas usunięcia zgłoszonej usterki - do 80 godzin roboczych od momentu zgłoszenia. Awaria krytyczna rozumiana jest jako niepoprawne działanie oprogramowania, które jest niemożliwe do samodzielnego usunięcia przez Zamawiającego, a uniemożliwia eksploatację lub osiągnięcie celu stosowania systemu, natomiast usterka/błąd to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, które jednak nie powoduje konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. W uzasadnionych przypadkach terminy mogą ulec wydłużeniu po uzgodnieniu z Zamawiającym, chyba że Zamawiający pisemnie - drogą e-mail na adres rekord@rekord.com.pl, nie wyrazi zgody na przedłużenie terminu usunięcia awarii krytycznych lub usterek/błędów. Za godziny robocze uznaje się czas od poniedziałku do piątku w godzinach pomiędzy 8.00 a 16.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. d. usuwanie usterek i awarii systemów objętych umową, a nie wynikających z winy Wykonawcy w terminie uzgodnionym z Zamawiającym e. utrzymanie skutecznego zarządzania bezpieczeństwem aplikacji pakietu RATUSZ® firmy Rekord SI f. przeprowadzania dodatkowych prac szkoleniowo-wdrożeniowych w zakresie pełnego wykorzystania oprogramowania objętego umową. g. zapewnienia kompatybilności oprogramowania z najnowszą wersją każdego z komponentów programowych niezbędnych do prawidłowego ich działania, w tym w szczególności z ostatnimi bezpiecznymi wersjami przeglądarki internetowej wskazanej przez Wykonawcę. h. W przypadku wykrycia braku wyżej określonej kompatybilności Wykonawca niezwłocznie dostarczy wersję kompatybilną, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od czasu wykrycia i zgłoszenia przez Zamawiającego lub pozyskania przez Wykonawcę informacji o ww. niekompatybilności za pomocą ogólnodostępnych źródeł informacji Za zgodą Zamawiającego termin 30 dni może ulec wydłużeniu w przypadku jeśli niekompatybilność ta nie wpływa rażąco na funkcjonalność oprogramowania lub nowsza wersja komponentu, który stracił kompatybilność nie jest konieczna z punktu widzenia bezpieczeństwa systemów Zamawiającego i. zapewnienie usuwania wad systemu wpływających na obniżenie bezpieczeństwa informacji zawartych w systemie w terminie do 30 dni od daty powiadomienia Wykonawcy o wykryciu wady systemu lub podatności systemu na cyberprzestępstwo, chyba że strony ustalą inaczej. j. Wyznaczenie jednego punktu kontaktu - systemu internetowych zgłoszeń elektronicznych dostępnych na stronie Wykonawcy https://ezgloszenia.rekord.com.pl/ezgloszenia - służący do zgłaszania awarii i usterek. Każde zgłoszenie powinno zostać zarejestrowane, uzyskać numer ewidencyjny oraz zawierać datę i godzinę przyjęcia. System przyjmowania zgłoszeń Wykonawcy powinien automatyczne potwierdzić drogą e-mail fakt ustalenia osoby odpowiedzialnej ze strony Wykonawcy i terminu wykonania zgłoszenia. W przypadku awarii systemu zgłoszeń Wykonawcy Zamawiający prześle zgłoszenie na ogólną skrzynkę pocztową Wykonawcy rekord@rekord.com.pl wraz z potwierdzeniem dostarczenia wiadomości e-mail i czas zgłoszenia się będzie liczył od momentu wygenerowania automatycznego zgłoszenia z serwera poczty e-mail Zamawiającego. 3. W zakresie asysty technicznej serwera Firebird / Linux: a. Udzielania konsultacji telefonicznych w dni robocze w godz.8.00-16.00. b. Informowania o zmianach w oprogramowaniu serwera bazodanowego Firebird. c. Zdalnego podniesienia wersji systemu bazodanowego Firebird na życzenie klienta. d. Diagnostyki, reinstalacji i rekonfiguracji optymalizacji wydajności oprogramowania serwera bazodanowego Firebird. e. Diagnostyki i rekonfiguracji serwera bazodanowego w zakresie systemu operacyjnego Linux Redhat/Centos (inne dystrybucje po uzgodnieniu). f. 20% zniżki na przygotowanie nowego fizycznego/wirtualnego serwera do pracy z systemem Ratusz. g. Zapewnienie zgodności pracy aplikacji w oparciu o wirtualizację VMWare. Konfiguracja i administracja wirtualizacji VMWare jest w obowiązku Zamawiającego. 4. W zakresie dodatkowej współpracy: a. zorganizowania raz w roku na życzenie Zamawiającego w jego siedzibie nieodpłatnego spotkania, w trakcie którego Zamawiający przedstawi wszelkie uwagi i wnioski dotyczące użytkowanych systemów oraz zostanie poinformowany o aktualnym stanie prac nad rozwojem pakietu RATUSZ®. b. bezpłatnego udziału dwóch przedstawicieli Zamawiającego w corocznie organizowanej konferencji FORUM UŻYTKOWNIKÓW c. stosowania systemu zniżek na następujące usługi wykonywane na zamówienie Zamawiającego: o nie mniej niż 10% na zakup nowego oprogramowania, o nie mniej niż 30% na szkolenia pracowników Zamawiającego w Ośrodku Szkoleniowym REKORD d. zapewnienia możliwości skorzystania z 8 godzin prac szkoleniowo - wdrożeniowych realizowanych w siedzibie Wykonawcy w ciągu każdego 6 miesięcznego okresu trwania umowy lub alternatywnie przeprowadzenia jednej wizyty szkoleniowo - wdrożeniowej w siedzibie Zamawiającego. Powyższe prace będą realizowane na wniosek Zamawiającego w okresie od lutego do listopada. e. Zapewni możliwość udziału przedstawicieli Zamawiającego w ramach organizowanych przez Wykonawcę webinariów. 5. Depozyt kodów źródłowych a. W przypadku zaniechania, zawieszenia, zaprzestania rozwijania Systemu przez Wykonawcę lub inny podmiot będący właścicielem Systemu i/lub likwidacji firmy posiadającej autorskie prawa majątkowe do Systemu, Wykonawca przekaże pełne prawa majątkowe (niewyłączne) wraz z kodami źródłowymi oraz opisem konfiguracji środowiska kompilacji Zamawiającemu. b. Jeżeli w czasie realizacji umowy powstaną dedykowane dla Zamawiającego programy komputerowe, które nie będą rozwinięciem wersji standardowej, czyli dostępnej dla innych klientów Wykonawcy, to Wykonawca przekaże Zamawiającemu pełne prawa majątkowe do tych utworów bez żądania dodatkowego wynagrodzenia. Lista tych programów wraz z dokumentacją techniczną będzie stanowiła załącznik do protokołu odbioru.

II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:

nie

II.5) Główny Kod CPV: 72.26.71.00 - Konserwacja oprogramowania technologii informacji

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 26/07/2017 IV.2) Całkowita wartość zamówienia Wartość bez VAT 863540.00 Waluta PLN IV.3) INFORMACJE O OFERTACH Liczba otrzymanych ofert: 1 w tym: liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw: 1 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej: 0 liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 0 IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA Sprawdź tą firmę: dane rejestrowe i kontaktowe firmy REKORD SYSTEMY INFORMATYCZNE SP. Z O.O. jakie przetargi wygrała firma REKORD SYSTEMY INFORMATYCZNE SP. Z O.O. Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie: nie Nazwa wykonawcy: Rekord Systemy Informatyczne Spółka z o.o. Email wykonawcy: rekord@rekord.com.pl Adres pocztowy: ul. Kasprowicza 5 Kod pocztowy: 43-300 Miejscowość: Bielsko-Biała Kraj/woj.: śląskie Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą: tak Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej: nie Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej: nie IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM Cena wybranej oferty/wartość umowy 846195.72 Oferta z najniższą ceną/kosztem 846195.72 Oferta z najwyższą ceną/kosztem 846195.72 Waluta: PLN IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom nie Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom: IV.8) Informacje dodatkowe: Podana w sekcji IV.6)wartość to cena ofertowa. Całkowita wartość umowy uwzględniająca oprócz abonamentów kwotę zabezpieczoną przez Zamawiającego na prace dodatkowe i dojazdy do siedziby Zamawiającego wynosi 944 595,72 PLN.

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 1 ustawy Pzp.

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Zastosowano przesłanki wyboru trybu na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 b ustawy Pzp - zamówienie może być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów oraz art. 67 ust. 1 pkt 1a - zamówienie może być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Programy komputerowe wymienione powyżej zostały zakupione od firmy REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej. Wskazane programy komputerowe są autorstwa spółki REKORD Systemy Informatyczne i są chronione przepisami prawa autorskiego na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zamawiający nie jest uprawniony do przenoszenia praw własności na osoby trzecie. Nie wolno Zamawiającemu zmieniać, reprodukować, przekształcać lub dystrybuować oprogramowania, bazy danych (we fragmencie dostarczonym razem z programem) i dokumentacji technicznej (w całości lub częściowo) bez zgody REKORD Systemy Informatyczne Sp. z o.o.. Powierzenie dotychczasowych prac związanych z asystą techniczną programu daje Zamawiającemu wiele korzyści, m.in.: redukcję kosztów nowego projektu; możliwość wykorzystania doświadczenia zdobytego przy budowie systemów, eksploatacji i rozwoju systemów, ograniczenie ryzyka projektowego; skrócenie czasu usunięcia błędów programu, uniknięcie konieczności ponownej, czasochłonnej budowy nowej struktury informatycznej; kompatybilność, uniknięcie ryzyka podczas dokonywania zmian w kodach źródłowych systemu. Wymienione korzyści są jednocześnie obiektywnymi przyczynami technicznymi umożliwiającymi zastosowanie trybu z wolnej ręki. Do dokonywania zmian i modyfikacji w zakupionym programie upoważniona jest tylko i wyłącznie REKORD Systemy Informatyczne Spółka z o.o., która posiada jako jedyna kody źródłowe do użytkowanego przez Zamawiającego programu. Zdając sobie sprawę iż zakupienie kodów źródłowych do wyżej wskazanych programów o ile w ogóle byłoby to możliwe, wiązałoby się z wysokimi kosztami jakie Zamawiający byłby zmuszony ponieść, złożono zapytanie o udostępnienie kodów źródłowych innym podmiotom. Wykonawca jednoznacznie oświadczył, że kody źródłowe nie są produktem sprzedawanym, a także stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. Należy zauważyć, iż Wykonawca będący jednocześnie właścicielem praw autorskich majątkowych zna dokładnie działanie programu, w łatwy sposób może usunąć powstałe błędy oraz wprowadzić zmiany i modyfikacje w programach. Warto zwrócić uwagę, iż w obrocie majątkowymi prawami autorskimi dotyczącymi zbywania kodów źródłowych jako elementu gwarantującego dostęp do bazy programu oraz prawo do jego dekompilacji zawarcie umowy z której wynikałoby przeniesienie tego rodzaju praw na Zamawiającego wielokrotnie przewyższa wartość umowy na świadczenie usług serwisowych w ramach pomocy technicznej.