Ogłoszenie nr 500155613-N-2018 z dnia 05-07-2018 r.

Województwo Kujawsko-Pomorskie, Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń, krajowy numer identyfikacyjny 9561969539 w imieniu którego działa Zarząd Dróg Wojewódzkich w Bydgoszczy: Promocja projektów dla zadań realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko - Pomorskiego na lata 2014 - 2020, w tym: CZĘŚĆ III: Organizacja rajdów rowerowych promujących: 1) Przebudowę wraz z rozbudową drogi wojewódzkiej nr 265 Brześć Kujawski - Gostynin od km 0+003 km19+117 w zakresie dotyczącym budowy ciągów pieszo-rowerowych. 2) Przebudowę i rozbudowę drogi wojewódzkiej nr 559 na odcinku Lipno - Kamień Kotowy - granica województwa.

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

tak
Nazwa projektu lub programu
Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014- 2020

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 574826-N-2018

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 500139037-N-2018

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Województwo Kujawsko-Pomorskie, Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń, krajowy numer identyfikacyjny 9561969539 w imieniu którego działa Zarząd Dróg Wojewódzkich w Bydgoszczy, Krajowy numer identyfikacyjny 092364160, ul. ul. Dworcowa 80, 85-010 Bydgoszcz, woj. kujawsko-pomorskie, państwo Polska, tel. 52 3705717, e-mail zamowienia@zdw-bydgoszcz.pl, faks 52 3705740.
Adres strony internetowej (url): http://bip.zdw-bydgoszcz.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Promocja projektów dla zadań realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko - Pomorskiego na lata 2014 - 2020, w tym: CZĘŚĆ III: Organizacja rajdów rowerowych promujących: 1) Przebudowę wraz z rozbudową drogi wojewódzkiej nr 265 Brześć Kujawski - Gostynin od km 0+003 km19+117 w zakresie dotyczącym budowy ciągów pieszo-rowerowych. 2) Przebudowę i rozbudowę drogi wojewódzkiej nr 559 na odcinku Lipno - Kamień Kotowy - granica województwa.

ZDW.N4.363.10.2018

Usługi

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Nazwa zamówienia: Promocja projektów dla zadań realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko - Pomorskiego na lata 2014 - 2020, w tym: CZĘŚĆ III: Organizacja rajdów rowerowych promujących: 1) Przebudowę wraz z rozbudową drogi wojewódzkiej nr 265 Brześć Kujawski - Gostynin od km 0+003 km19+117 w zakresie dotyczącym budowy ciągów pieszo-rowerowych. 2) Przebudowę i rozbudowę drogi wojewódzkiej nr 559 na odcinku Lipno - Kamień Kotowy - granica województwa. CPV 79 34 22 00-5 Usługi w zakresie promocji CPV 79 95 20 00-2 Usługi w zakresie organizacji imprez 2. Opis przedmiotu zamówienia: 2.1 W ramach zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania i przeprowadzenia dwóch rajdów rowerowych (dalej: rajdy), związanych z promocją projektów, które zorganizowane zostaną w lipcu 2018roku. Rajdy mają na celu promocję budowy dróg wojewódzkich w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. Podczas rajdów zaprezentowane zostaną projekty dofinansowane ze środków unijnych, w tym z Regionalnego Programu Operacyjnego WK-P realizowane przez Zarząd Dróg Wojewódzkich. 2.2. Rajdy rowerowe w ramach następujących projektów: 1) "Przebudowa wraz z rozbudową drogi wojewódzkiej nr 265 Brześć Kujawski - Gostynin od km 0+003 km19+117 w zakresie dotyczącym budowy ciągów pieszorowerowych" rajd rowerowy po powiecie włocławskim ze startem w Brześciu Kujawski oraz metą na lotnisku Kruszynie - z wykorzystaniem ścieżek/dróg rowerowych. Wyznaczenie trasy rajdu przez Wykonawcę wspólnie z Zamawiającym. Termin: 29.07.2018 roku. 2) "Przebudowa i rozbudowa drogi wojewódzkiej Nr 559 na odcinku Lipno-Kamień Kotowy - granica województwa" rajd rowerowy po powiecie lipnowskich ze startem w Lipnie oraz metą w Gminie Skępe wg trasy wytyczonej przez Zamawiającego i załączonej do SIWZ. Termin: 07.07.2018 roku. 2.3 MIEJSCE: Powiat włocławski oraz powiat lipnowski. Zadaniem Wykonawcy będzie zaproponowanie trasy rajdu rowerowego w powiecie włocławskim (z określonego miejsca startu do określonego miejsca mety), przy czym preferowanymi przez Zamawiającego miejscami będą strefy aktywności turystycznej i rekreacyjnej - tereny zielone (parki, skwery itp.) oraz miejsca bezpośrednio związane z inwestycja do której odnosi się rajd rowerowy. Wykonawca na etapie składania oferty zaproponuje jedną lub więcej tras na przeprowadzenie imprezy (dotyczy powiatu włocławskiego), z krótkim jej opisem - CO ZOSTAŁO WSKAZANE W FORMULARZU OFERTOWYM ZAŁ. NR 1 DO SIWZ. Wykonawca w terminie niezwłocznym po podpisaniu umowy z Zamawiającym i uzgodnieniu z nim lokalizacji na przeprowadzenie rajdów (w powiecie włocławskim i powiecie lipnowskim), nawiąże współpracę z odpowiednią jednostką/jednostkami odpowiadającą za dany teren, celem uzyskania stosownych pozwoleń na przeprowadzenie w ustalonym terminie w danym powiecie rajdu i przedstawi je do wglądu Zamawiającemu. 2.4 WYKONAWCA BĘDZIE ZOBOWIĄZANY: 2.4.1 W zakresie organizacyjnym do: 1) Wskazania trasy (dotyczy powiatu włocławskiego), oraz uzyskania wszelkich pozwoleń niezbędnych do zorganizowania rajdów rowerowych i uiszczenia wszelkich opłat z tym związanych. Trasa musi zostać wyznaczona w taki sposób, aby w jak największym zakresie przebiegała przez remontowane/przebudowywane odcinki dróg i ciągów pieszo-rowerowych (bądź w bezpośrednim sąsiedztwie); 2) Przygotowanie regulaminów, koncepcji przebiegu rajdów oraz szczegółowego planu imprez do akceptacji Zamawiającego do dnia zawarcia umowy. Koncepcja i plan zawierać muszą minimum 2 postoje podczas, których przedstawione zostaną roboty budowlane oraz efekt docelowy przebudowy (dotyczące przedmiotowych dróg) oraz minumum 5 propozycji konkursu (na każdym postoju) przybliżającego tematykę Unii Europejskiej oraz tematykę budowy dróg w województwie; 3) Utworzenie 2 elektronicznych dedykowanych platform zapisowych dla uczestników rajdów rowerowych, uwzględniającej zapisy regulaminowe oraz umożliwiających dystrybuowanie materiałów związanych z wybranym rajdem rowerowym; 4) Poniesienia kosztów wynajmu terenu, sprzątania terenu oraz innych kwestii związanych z jego eksploatacją na potrzeby organizacji rajdów rowerowych. 5) Zapewnienia dostępności terenu z odpowiednim zapasem czasowym przed i po godzinach realizacji rajdów rowerowych - w celu prawidłowego zrealizowania przedmiotu zamówienia. 6) Ustawienia wszystkich elementów niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia w szczególności: dmuchanych bram na starcie oraz mecie, banerów, roll-upów i innych materiałów promocyjnych w uzgodnieniu z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić takie ustawienie w/w elementów by zapewnić jak najbardziej efektywną ilość miejsca dla uczestników rajdów rowerowych z uwzględnieniem bezpiecznego korzystania z atrakcji. 7) Zapewnienia przyłącza prądu oraz korzystania z energii elektrycznej podczas trwania każdego wydarzenia. 8) Zapewnienia nagłośnienia na potrzeby organizacji rajdów rowerowych. 9) Zapewnienia prawidłowo funkcjonującego sprzętu i infrastruktury umożliwiającej sprawny przebieg i obsługę wydarzeń. 10) Zapewnienia obsługi technicznej wszystkich elementów rajdów rowerowych. 11) Zapewnienia osób odpowiedzialnych za nadzorowanie i przebieg rajdów rowerowych. 12) Zapewnienia osób, które wykonają bieżące naprawy wynikłe w trakcie trwania wydarzenia (m. in. nagłośnienia,). 13) Zapewnienia okolicznościowego medalu (zamiennie innej nagrody), według wzoru zaakceptowanego przez Zamawiającego, dla wszystkich osób, które ukończą danych rajd; 14) Zapewnienie, w trakcie postojów oraz na mecie rajdów, minimum 0,5 l wody mineralnej niegazowanej dla każdego uczestnika rajdu; 15) Zapewnienie na mecie rajdów minimum 1 ciepłego posiłku (typu kiełbaska z grilla, karkówka z grilla + pieczywo) dla każdego uczestnika rajdu; 16) Ubezpieczenia wydarzenia, w tym wszystkich atrakcji zaplanowanych w ramach eventów. Wykonawca na 2 dni robocze przed rozpoczęciem każdego wydarzenia przedstawi kopię polisy ubezpieczeniowej, w zakresie OC oraz NW dla zarejestrowanych uczestników rajdu. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenie jakiegokolwiek elementu wykorzystywanego podczas każdego wydarzenia. 17) Stawienia się w siedzibie Zamawiającego w terminie ustalonym z Zamawiającym, celem omówienia szczegółów dotyczących poszczególnych rajdów rowerowych. 2.4.2 W zakresie zabezpieczenia do: 1) Zapewnienia na terenie rajdów rowerowych służb ratunkowych. Wykonawca zapewni na każdym rajdzie co najmniej 2 ratowników medycznych (posiadających co najmniej roczne doświadczenie w zakresie ratownictwa medycznego) oraz karetkę pogotowia ratunkowego. 2) Wykonawca na 2 dni przed planowanym terminem każdego eventu przekaże Zamawiającemu kopie umowy ze służbami ratunkowymi, które będą zabezpieczać wydarzenie. 3) Zapewnienia nieodpłatnego dostępu do toalet usytuowanych w odległości nie większej niż 200 metrów od miejsca wydarzenia, a w przypadku ich braku w wymaganej odległości, zapewnienia przenośnych toalet (nie mniej niż 2, w tym 1 przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych), które umieszczone zostaną w miejscu ustronnym, w pobliżu miejsca trwania wydarzenia. 4) Zapewnienia osób, które będą odpowiedzialne za utrzymanie czystości na terenie, na którym odbywa się start i meta rajdów rowerowych. 2.4.3 W zakresie promocji eventów do: Przeprowadzenia spójnej kampanii promującej każdy rajd rowerowy, mającej na celu rozpowszechnienie informacji o rajdach oraz zapewnienie wysokiej frekwencji uczestników, w tym: 1) Przygotowania projektu graficznego plakatu z opisem każdego rajdu rowerowego w formacie B2, wydruku plakatu na papierze 170 g, kreda matowa, lakier offsetowy, kolor 4/0, zadruk jednostronny w ilości 160 szt.; kolportaż w powicie lipnowskim i włocławskim po 80 plakatów. Projekt graficzny plakatu przygotowany zgodnie z sugestiami Zamawiającego. Rozwieszenie plakatów minimum 7 dni przed terminem każdego rajdu rowerowego w centralnych punktach (słupy ogłoszeniowe lub inne miejsca przeznaczone do ekspozycji plakatów) i miejscach użyteczności publicznej. Po zakończonych rajdach usunięcie plakatów. Plakaty muszą zwierać informację o finansowaniu rajdów ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa KujawskoPomorskiego na lata 2014-2020. 2) Produkcji 2 spotów radiowych o długości minimum 30 sekund, zaakceptowanych przez Zamawiającego, w tym: 2.4.3.1.1.1 1 promujący rajd rowerowy w powiecie lipnowskim; 2.4.3.1.1.2 1 promujący rajd rowerowy w powicie wrocławskim. Formuła spotów musi być atrakcyjna, interesująca, dynamiczna i zachęcająca do udziału w rajdach rowerowych. Rozpoczęcie emisji spotu na tydzień przed każdym z rajdów z częstotliwością co najmniej 7 emisji dziennie, w opiniotwórczej rozgłośni regionalnej/powiatowej o największej słuchalności, obejmującej swoim zasięgiem powiat, w którym będzie odbywał się promowany rajd rowerowy. W spocie musi zostać umieszczona informacja dotycząca przebudowy danej drogi wojewódzkiej, w ramach której organizowany jest rajd rowerowy. 3) Zaproponowania koncepcji działań mających na celu zaangażowanie mediów. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca na potrzeby rajdów rowerowych nawiąże współpracę z mediami regionalnymi/lokalnymi, która zaowocuje ciekawą formą podsumowania/relacji z eventów. Na etapie składania oferty Wykonawca przedstawi opis działań ze wskazaniem konkretnych mediów. 4) Wykonanie czterech dmuchanych (pneumatycznych) bram START/META (po 2 na każdy rajd) według projektów zaakceptowanego przez Zamawiającego. Każdy projekt tematyką nawiązywać musi do budowy danej drogi wojewódzkiej, której dotyczy dany rajd rowerowy. 5) Zapewnienie nagród dla uczestników konkursów. 6) Zapewnienia koszulek sportowych dla pierwszych 300 uczestników każdego rajdu oraz dla osób obsługujących każdy rajd (w ilości gwarantującej ich schludny wygląd) przygotowanych według poniższej specyfikacji: opracowanie projektu graficznego nadruku z motywami nawiązującymi do budowy danej drogi, t-shirt wykonany z Poliesteru, biało-czerwono-czarne, rozmiary: XL, L, M, S (ilości poszczególnych rozmiarów do ustalenia z Zamawiającym, zgodnie z deklaracją podczas rejestracji), gramatura nie mniej niż 190 g/m2, nadruk 2 strony, pełen kolor. 7) Zapewnienie numerów startowych dla wszystkich uczestników rajdu. 8) Zapewnienie nagrody głównej (dla rajdu rowerowego w powiecie włocławskim i powiecie lipnowskim) dla jednego z uczestników eventów w postaci roweru sportowego, według specyfikacji nie gorszej niż: Rama: Aluminium Performance Widelec: SR Suntour NEX (skok 63mm) Piasta przód: JoyTech JY751DSE Piasta tył: JoyTech FH802TSE Opony: Mitas V84 GRIPPER 28"x1,6" Obręcz: Kross (Aluminium, podwójna ścianka) Przerzutka przód: Shimano Tourney FD-TY710 Przerzutka tył: Shimano Acera RD-M360 Hamulec przód: V-break Hamulec tył: V-break Manetki: Shimano ST-EF500 (3x8) Korby: SR Suntour (48/38/28Tx170mm) Łańcuch: Shimano HG40 Kaseta: Shimano CS-HG200-8 (12-32T) Kierownica: Aluminium, 640mm, 31,8mm Wspornik kierownicy: Aluminium, ahead, 31,8mm, 90mm, wznios 7' Sztyca: Aluminium, amortyzowana, 27,2mm, 17' - 300mm, 19' - 350mm Siodło: Selle Royal Shadow Chwyty: Herrmans Pedały: FP-917N Waga: 13,6 kg lub równoważny 2.4.4 W zakresie udokumentowania rajdów do: 1) Zapewnienia dokumentacji filmowej i fotograficznej, w tym: a) relacji fotograficznej - minimum po 50 zdjęć z każdego rajdu o minimalnej rozdzielczości zdjęć 300 dpi, zapisanej na płycie CD/DVD pozbawionej możliwości ponownego zapisu; b) materiału reklamowego o długości maksymalnej 3 min. będącego kompilacją najciekawszych momentów rajdów, nagranego w rozdzielczości HD w formacie *.avi lub *.mpeg, oraz *flv, *qt. Materiał reklamowy przeznaczony będzie do prezentacji w Internecie oraz do wykorzystywania przez Zamawiającego w prowadzonych przez niego działaniach promocyjnych. Materiał musi posiadać podkład muzyczny zaakceptowany przez Zamawiającego (Wykonawca przedstawi min. 4 różne linie melodyczne bez wokalu do akceptacji Zamawiającego). 2) Zapewnienia sprzętu najwyższej jakości, a tym samym zadbanie o wysoką jakość wykonanych nagrań, dostosowanie technologii nagrywania oraz obróbki w taki sposób, by Zamawiający mógł również dokonać modyfikacji otrzymanych materiałów audiowizualnych na potrzeby użycia ich fragmentów np. w programach telewizyjnych oraz spotach promujących RPO. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wytworzone materiały filmowe nagrane na płytę DVD. 3) Wykonawca przeniesie na Zamawiającego pełne prawa do reportażu promocyjnego/filmu ze wszystkimi elementami (w tym ścieżką dźwiękowa) oraz do zdjęć, na wszelkich polach eksploatacji, m.in.: a) rozpowszechniania i kopiowania; b) wykorzystania w całości lub w części do opracowywania innych materiałów o charakterze promocyjno-reklamowym; przetwarzania i utrwalania; c) zwielokrotniania wszelkimi technikami; d) wprowadzania do pamięci komputera; e) publicznego prezentowania i udostępniania. 2.4.5 W zakresie podsumowania eventów: Wykonawca będzie zobowiązany do opracowania końcowego raportu z przeprowadzonego każdego z rajdów. Raport musi zawierać materiały dowodowe, świadczące o prawidłowej realizacji wszelkich działań podjętych w ramach kampanii, m.in.: o informację o szacunkowej liczbie osób, które uczestniczyły w poszczególnych rajdach; o dla działań promujących rajdy - dokumentację wszystkich form przeprowadzonej promocji, np. reklama w prasie - egzemplarz gazety, promocja w Internecie - wydrukowany screen każdej formy reklamy, materiały drukowane - po jednym egzemplarzu każdego materiału; o materiał zdjęciowy dołączony w formie elektronicznej (pen-drive lub CD/DVD); o materiał reklamowy dokumentujący rajdy dołączony na płycie DVD; Raport musi zostać dostarczony w wersji papierowej oraz elektronicznej. Wykonawca przekaże Zamawiającemu całościowy raport z przeprowadzonej kampanii najpóźniej w terminie do 07 sierpnia 2018r dla rajdu rowerowego w powiecie lipnowskim i do 31 sierpnia 2018 r dla rajdu rowerowego w powiecie włocławskim. 2.5 Oznakowanie: 1. Wszystkie materiały przygotowane na potrzeby wydarzenia (w tym np. plakaty, spoty radiowe, balon, namioty,) muszą zawierać zestawienie logotypów lub/i informację o finansowaniu w ramach RPO WK-P 2. Zasady stosowania zestawienia logotypów znajdują się w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 2.6 Dodatkowe uwagi 1) Wszelkie materiały i projekty przygotowane w ramach rajdów wymagają akceptacji Zamawiającego i muszą być przekazane do akceptacji Zamawiającego w terminie umożliwiającym wprowadzenie ewentualnych poprawek (co najmniej na 2 dni robocze przed ich drukiem/ dystrybucją/emisją). 2) Zamawiający ma prawo do korekt merytorycznych, stylistycznych i graficznych na każdym etapie realizacji zadania. Uwagi będą przekazywane Wykonawcy telefonicznie i e-mailowo. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Wykonawcy do osobistego stawienia się w siedzibie Zamawiającego na własny koszt, na każdym etapie realizacji zadania celem przekazania uwag. 3) Wykonawca wyznaczy z imienia i nazwiska co najmniej jedną osobę do kontaktów z Zamawiającym w trakcie przygotowania i realizacji niniejszego zamówienia, jak również podczas trwania każdego rajdu, która będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie oraz zgłaszania zastrzeżeń do sposobu i zakresu wykonania przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę, które Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić. 5) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody w mieniu Wykonawcy powstałe w związku z wykonywaniem niniejszego zamówienia. 6) Wszelkie atrakcje/aktywności wskazane w koncepcji rajdów muszą posiadać wymagane prawem atesty/certyfikaty bezpieczeństwa i być zgodne z przepisami prawa. 7) Organizator rajdu zobowiązuje się pozostawić trasę wyścigu oraz pobocze i urządzenia drogowe w stanie takim, w jakim była przed imprezą. Ewentualne uszkodzenia zostaną natychmiast usunięte na koszt organizatora. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1) Rajd rowerowy po powiecie lipnowskim - 07.07.2018r. 2) Rajd rowerowy po powiecie włocławskim - 29.07.2018r.

nie

II.5) Główny Kod CPV: 79342200-5

Dodatkowe kody CPV: 79952000-2

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie na podstawie art. ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.