Ogłoszenie nr 510005533-N-2020 z dnia 10-01-2020 r.

Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność: Kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność - świadczenie usług wyszukiwania połączeń, rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz usług wyszukiwania noclegów, rezerwacji, sprzedaży i dostarczania voucherów na noclegi w kraju i zagranicą.

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

tak
Nazwa projektu lub programu
Dofinansowanie promowania świadomości historycznej, Europejska Sieć Pamięć i Solidarność w Warszawie (Polska) w roku budżetowym 2020.

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 627545-N-2019

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 540264137-N-2019

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, Krajowy numer identyfikacyjny 36048310000000, ul. ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa, woj. mazowieckie, państwo Polska, tel. 22 39 57 600, e-mail wojciech.pazik@enrs.eu, faks 22 39 57 601.
Adres strony internetowej (url): http://enrs.nowybip.pl/

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Inny: Państwowa instytucja kultury

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność - świadczenie usług wyszukiwania połączeń, rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz usług wyszukiwania noclegów, rezerwacji, sprzedaży i dostarczania voucherów na noclegi w kraju i zagranicą.

Numer referencyjny(jeżeli dotyczy):

DA.261.01.19

II.2) Rodzaj zamówienia:

Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

3.13.3. Zakres geograficzny obejmuje zakwaterowanie na terenie Polski oraz za granicą. 3.13.4. Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych po pisemnym (e-mail) potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego ze strony Zamawiającego pracownika. 3.13.5. Wykonawca będzie rezerwował miejsca hotelowe w najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie. 3.13.6. Zarezerwowane miejsca hotelowe muszą spełniać unijne normy w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa odpowiednio dla pokoi w hotelach o określonym standardzie. 3.13.7. Zamawiający określi każdorazowo szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także dodatkowych ewentualnych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi. 3.13.8. Zamawiający zastrzega, że może wskazać w zamówieniu preferowane przez siebie w danej lokalizacji obiekty. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia w proponowanych wariantach danego hotelu/hostelu/pensjonatu wskazanego przez Zamawiającego. 3.13.9. Wykonawca jest zobowiązany zaoferować Zamawiającemu obiekty położone jak najbliżej wskazanej lokalizacji, chyba, że z przyczyn niezależnych od Wykonawcy jest to niemożliwe. 3.14. Wykonawca zobowiązuje się do wyznaczenia stałego dyżuru opiekuna Zamawiającego (helpdesk), dostępnego przez 7 dni w tygodniu przez całą dobę, w celu zapewnienia stałej opieki oraz natychmiastowej reakcji na potrzebę rezerwacji dodatkowego noclegu lub zmiany miejsca noclegu. 4. Wymagania dodatkowe: 4.1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przydzielił osobę (tzw. Opiekuna) odpowiedzialną za realizację umowy zawartej na podstawie niniejszego zamówienia oraz przekazał bezpośrednie dane kontaktowe (numer telefonu oraz adres email) Opiekuna Zamawiającemu. 4.2. Osoba wyznaczona jako opiekun klienta musi posługiwać się biegle językiem polskim oraz angielskim umożliwiającym bezproblemowe kontaktowanie się z przewoźnikami lotniczymi oraz hotelami w krajach Europejskich 4.3. W razie nieobecności Opiekuna wyznaczone zostanie zastępstwo w postaci osoby posiadającej podobne umiejętności w zakresie rezerwacji usług objętych umową z Zamawiającym oraz wiedzę na temat realizacji podpisanej z Zamawiającym umowy. 4.4. Wykonawca zobowiązuje się do pośrednictwa w obsłudze ewentualnych reklamacji składanych przez Zamawiającego lub pasażera Zamawiającego w zakresie reklamacji dotyczących usterek i uchybień w realizacji usług ze strony przewoźników oraz hoteli (np. niedziałająca klimatyzacja w pokoju hotelowym, zniszczenie bagażu podróżnego przez linię lotniczą); 4.5. Wykonawca zobowiązany jest do comiesięcznego (na koniec miesiąca kalendarzowego) przekazywania Zamawiającemu raportów (za pośrednictwem poczty elektronicznej) na których widnieć będzie zestawienie wystawionych przez Wykonawcę Zamawiającemu faktur VAT, zwanych dalej w skrócie FV, za usługi opisane w pkt. 1-2 powyżej rosnąco, od pierwszej FV wystawionej od początku trwania świadczenia usług opisanych w pkt. 1-2 powyżej do ostatniej faktury w miesiącu, którego zestawienie będzie dotyczyć. Zestawienie to powinno zawierać co najmniej: 4.5.1. datę oraz wartość wystawionej FV za dokonaną rezerwację i sprzedaż usługi, 4.5.2. Dane osób które wykorzystały usługę hotelową oraz bilety lotnicze (w formie zestawienia) a także listę osób które wykupionych usług noclegu i lotu nie wykorzystały ( w formie zestawienia). 4.6. Oferowana wysokość każdorazowej opłaty za realizację usługi rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych, obejmuje jednostkowe zlecenie złożone przez Zamawiającego, niezależnie od liczby osób, na rzecz których została dokonana rezerwacja i sprzedaż i niezależnie od długości pobytu. 4.7. Składanie rezerwacji na realizację usługi sprzedaży biletów i miejsc hotelowych będzie się odbywało za pomocą e-mail, faksu lub telefonicznie przez osoby, o których mowa w § 5 Umowy. 4.8. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów i noclegów oferowanych przez Wykonawcę z cenami oferowanymi przez inne biura lub przewoźników lub hotele w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet. W przypadku stwierdzenia różnicy w cenie oferowanej przez Wykonawcę w stosunku do ceny oferowanej przez inne biuro, przewoźnika lub hotel Wykonawca jest zobowiązany nabyć dla Zamawiającego bilet zgodnie z warunkami określonymi we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ;

II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:

nie

II.5) Główny Kod CPV: 63500000-4

Dodatkowe kody CPV: 63512000-1, 63510000-7, 60400000-2

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 03/01/2020 IV.2) Całkowita wartość zamówienia Wartość bez VAT 766887.39 Waluta PLN IV.3) INFORMACJE O OFERTACH Liczba otrzymanych ofert: 5 w tym: liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw: 5 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej: 0 liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 0 IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 1 IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie: nie Nazwa wykonawcy: Business Travel Club Sp. z o.o. Email wykonawcy: office@btclub.pl Adres pocztowy: ul. Kopernika 30 Kod pocztowy: 00-336 Miejscowość: Warszawa Kraj/woj.: mazowieckie Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą: tak Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej: nie Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej: nie IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM Cena wybranej oferty/wartość umowy 144103.00 Oferta z najniższą ceną/kosztem 17.28 Oferta z najwyższą ceną/kosztem 144103.00 Waluta: PLN IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom nie Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom: IV.8) Informacje dodatkowe:

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie na podstawie art. ustawy Pzp.

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.