Ogłoszenie nr 510012120-N-2020 z dnia 21-01-2020 r.

Urząd Miejski w Sulęcinie: "Usługa administrowania cmentarzami komunalnymi Gminy Sulęcin"

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Urząd Miejski w Sulęcinie, Krajowy numer identyfikacyjny 52617900000000, ul. ul. Lipowa 18, 69-200 Sulęcin, woj. lubuskie, państwo Polska, tel. 957 553 601, e-mail umig@sulecin.pl, faks 957 552 122.
Adres strony internetowej (url): http://www.bip.sulecin.pl/

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

"Usługa administrowania cmentarzami komunalnymi Gminy Sulęcin"

Numer referencyjny(jeżeli dotyczy):

IZiG.271.22.2019

II.2) Rodzaj zamówienia:

Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

1. Przedmiotem zamówienia publicznego jest świadczenie w okresie od 01.01.2020 r. do 31.12.2020 r. usługi administrowania cmentarzami komunalnymi Gminy Sulęcin: o w Sulęcinie - działka nr 452, o powierzchni 4,15ha o w Brzeźnie - działka nr 117, o powierzchni 0,46ha o w Długoszynie - działka nr 26, o powierzchni 0,24ha o w Drogominie - działka nr 149, o powierzchni 0,67ha o w Miechowie - działka nr 70, o powierzchni 0,87ha o w Trzemesznie - działki nr 458/1 oraz 706, o powierzchni 0,76ha o w Trzebowie - działka nr 236, o powierzchni 0,96ha o w Tursku - działka nr 69/1, o powierzchni 0,59ha o w Wielowsi - działka nr 133, o powierzchni 1,04ha o w Zarzyniu - działka nr 26, o powierzchni 0,34ha o w Żubrowie - działka nr 204, o powierzchni 0,55ha zgodnie z ustawą z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. 2018 poz. 2204). Kody CPV: 98371110-8 Usługi cmentarne 98371111-5 Usługi utrzymania cmentarzy 2. Do Wykonawcy należy podejmowanie decyzji i dokonywanie czynności faktycznych i prawnych mających na celu bieżące administrowanie cmentarzami komunalnymi Gminy Sulęcin oraz ich utrzymanie w stanie niepogorszonym zgodnie z ich przeznaczeniem i przepisami ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz.U. 2019 poz. 1473), rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. 2008 nr 48, poz. 284), rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2001 nr 90 poz. 1013), uchwały Nr 22/2001 Zarządu Miasta i Gminy Sulęcin z dnia 17.IV.2001 w sprawie zatwierdzenia regulaminu cmentarza komunalnego w Sulęcinie oraz obowiązującego zarządzenia Burmistrza Sulęcina w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Sulęcin. Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia: 1. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie: 1) prowadzenie następującej dokumentacji: a) księgi osób pochowanych na cmentarzu, prowadzonej według numeracji narastającej lub w układzie rocznikowym (księgi istniejące), b) księgi grobów, c) księgi cmentarnej zawierającej alfabetyczny spis osób pochowanych na cmentarzu; 2) pobieranie opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Sulęcin zgodnie z pełnomocnictwem i obowiązującym zarządzeniem Burmistrza w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Sulęcin, wystawianie - z upoważnienia Gminy - faktur, rejestrowanie sprzedaży usług cmentarnych przy użyciu powierzonej kasy fiskalnej i odprowadzanie pobranych opłat do dnia 15 następnego miesiąca po upływie każdego miesiąca na konto Zamawiającego w Banku PEKAO SA, I Oddział Sulęcin 72124036241111000030633195 oraz ponoszenie innych opłat przewidzianych przepisami prawa, przekazywanie do dnia 5 następnego miesiąca po upływie każdego miesiąca wystawionych w tym okresie faktur oraz paragonów fiskalnych do Urzędu Miejskiego w Sulęcinie; 3) wskazywanie lokalizacji miejsc pochówków oraz udostępnianie tych miejsc na warunkach i w terminie uzgodnionym z zainteresowanym; 4) zapewnianie zainteresowanym swobody wyboru podmiotu wykonującego usługi pogrzebowe oraz świadczącego usługi kamieniarskie lub budowlane; 5) nadzorowanie prac podmiotów świadczących usługi zakładów pogrzebowych, kamieniarskich w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów dołów grzebalnych oraz odstępów miedzy grobami a także w zakresie gospodarowania odpadami pochodzącymi z rozbiórki bądź stawiania nowych pomników; 6) bieżące utrzymanie czystości na terenie cmentarzy w tym zamiatanie alejek, usuwanie śliskości i odśnieżanie w okresie zimowym; 7) wykonywanie prac pielęgnacyjnych zieleni, w tym wykaszanie cmentarzy, co najmniej raz w miesiącu w okresie od maja do października; 8) zapewnianie wystarczającej ilości pojemników na odpady zmieszane (ponadto, na cmentarzu komunalnym w Sulęcinie należy ustawić przy bramie głównej oraz w alejce przy dębach pojemniki na plastik i metal, pojemniki na szkło oraz pojemniki na odpady organiczne) utrzymanie porządku wokół nich oraz bieżące usuwanie śmieci i wywóz ich na składowisko do Zakładu Utylizacji Odpadów Komunalnych w Długoszynie, jak też wystawienie większej ilości pojemników w okresie Święta Wszystkich Świętych, Świąt Bożego Narodzenia oraz Świat Wielkanocnych; 9) utrzymywanie w czystości i porządku dwóch toalet przenośnych znajdujących się na terenie cmentarza komunalnego w Sulęcinie oraz bieżące zlecanie wywozu nieczystości z tych toalet; 10) konserwacji i utrzymanie zdrojów do poboru wody (w przypadku przepełnienia studni chłonnych ich odpompowanie); 11) przedkładanie Zamawiającemu propozycji zmian regulaminu cmentarza; 12) przedłożenie Zamawiającemu do 15 września wykazu niezbędnych prac remontowo-inwestycyjnych na następny rok; 13) otwieranie i zamykanie bram w terminach uzgodnionych z podmiotami świadczącymi usługi w zakresie organizacji pogrzebów, prac kamieniarskich i budowlanych, zapewnienie dostępu do cmentarzy przez całą dobę przez furtki; 14) udostępnianie wszelkich dokumentów związanych z zarządzaniem cmentarzami na żądanie Gminy; 15) utrzymanie należytego stanu technicznego obiektów, urządzeń i instalacji znajdujących się na terenie cmentarzy poprzez zapewnienie systematycznej konserwacji oraz wykonywanie drobnych napraw, a także wykonywanie niezbędnych przeglądów i pomiarów; 16) umieszczanie przy każdym głównym wejściu na cmentarze informacji w zakresie: a) adres biura administratora wraz z telefonem kontaktowym, b) regulamin cmentarza, c) komunikat o upływie okresu nienaruszalności grobu ziemnego opłaconego przed 20 laty; 17) przestrzeganie przepisów: ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz.U. 2019 poz. 1473), rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. 2008 nr 48, poz. 284), rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2001 nr 90 poz. 1013), uchwały Nr 22/2001 Zarządu Miasta i Gminy Sulęcin z dnia 17.IV.2001 w sprawie zatwierdzenia regulaminu cmentarza komunalnego w Sulęcinie oraz obowiązującego zarządzenia Burmistrza Sulęcina w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Sulęcin; 18) ponoszenie stałych kosztów za zużycie energii elektrycznej, wody oraz wywóz nieczystości stałych i płynnych ze studni chłonnych. 2. Wykonawca zobowiązany jest: 1) Realizować przedmiot zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z przepisami ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz.U. 2019 poz. 1473), rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. 2008 nr 48, poz. 284), rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2001 nr 90 poz. 1013), uchwały Nr 22/2001 Zarządu Miasta i Gminy Sulęcin z dnia 17.IV.2001 w sprawie zatwierdzenia regulaminu cmentarza komunalnego w Sulęcinie oraz obowiązującego zarządzenia Burmistrza Sulęcina w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Sulęcin. 2) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w tym za szkody spowodowane nienależytym utrzymaniem zieleni i urządzeń cmentarnych. 3) Wykonawca ponosi odpowiedzialność wobec Zamawiającego za jakość wykonanych prac objętych umową. 4) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe podczas wykonywanych prac jak również za roszczenia cywilno-prawne osób trzecich spowodowane działalnością wykonywaną przy realizacji przedmiotu zamówienia. 5) Zamawiający w każdym momencie ma prawo do dokonywania kontroli w trakcie wykonywanych prac. 6) Wykonawca zobowiązuje się posiadać polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej prowadzonej działalności w okresie realizacji umowy.

II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:

nie

II.5) Główny Kod CPV: 98371110-8

Dodatkowe kody CPV: 98371111-5

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 31/12/2019 IV.2) Całkowita wartość zamówienia Wartość bez VAT 187500.00 Waluta PLN IV.3) INFORMACJE O OFERTACH Liczba otrzymanych ofert: 1 w tym: liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej: 0 liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 0 IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0 IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie: nie Nazwa wykonawcy: Sulęciński Zakład Usług Komunalnych Sp. z o.o. Email wykonawcy: Adres pocztowy: ul. Bolesława Chrobrego 3 Kod pocztowy: 69-200 Miejscowość: Sulęcin Kraj/woj.: lubuskie Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą: nie Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej: nie Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej: nie IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM Cena wybranej oferty/wartość umowy 324000.00 Oferta z najniższą ceną/kosztem 324000.00 Oferta z najwyższą ceną/kosztem 324000.00 Waluta: PLN IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom nie Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom: IV.8) Informacje dodatkowe:

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie Zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp.

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp. Zgodnie z dyspozycją art. 67 ust.1 pkt 12 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2019 poz.1843ze zm.) - dalej ustawa, Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zamówienie udzielane jest przez zamawiającego, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1-3a ustawy, osobie prawnej, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: a) zamawiający sprawuje nad tą osobą prawną kontrolę, odpowiadającą kontroli sprawowanej nad własnymi jednostkami, polegającą na dominującym wpływie na cele strategiczne oraz istotne decyzje dotyczące zarządzania sprawami tej osoby prawnej; warunek ten jest również spełniony, gdy kontrolę taką sprawuje inna osoba prawna kontrolowana przez zamawiającego w taki sam sposób b) ponad 90% działalności kontrolowanej osoby prawnej dotyczy wykonywania zadań powierzonych jej przez zamawiającego sprawującego kontrolę lub przez inną osobę prawną, nad którą ten zamawiający sprawuje kontrolę, o której mowa w lit. a, c) w kontrolowanej osobie prawnej nie ma bezpośredniego udziału kapitału prywatnego. Gmina Sulęcin jest zamawiającym, o którym mowa w dyspozycji przytoczonego przepisu. Jest bowiem jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych na podstawie art. 9 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2019.869 t.j.). W konsekwencji jest zamawiającym, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy. Gmina Sulęcin posiada 100% udziałów zarówno w spółce: Zakład Usług Komunalnych Sp. z o.o. jak i w spółce: KOMUNALNIK Sp. z o.o. - obie spółki posiadają osobowość prawną. Wyżej wymienione spółki są założycielami i jedynymi udziałowcami spółki: Sulęciński Zakład Usług Komunalnych Sp. z o.o., z którą Gmina zamierza przeprowadzić negocjacje w celu udzielenia przedmiotowego zamówienia w trybie z wolnej ręki. ZUK Sp. z o.o. posiada 30% udziałów w spółce SZUK Sp. z o.o. natomiast spółka KOMUNLNIK posiada 70% udziałów. Spółka SZUK Sp. z o.o. posiada osobowość prawną, została powołana w celu realizowania zadań Gminy i nie ma udziału kapitału prywatnego. Spółki: ZUK Sp. z o.o. oraz KOMUNALNIK posiadają osobowość prawną nad którymi Gmina Sulęcin jako zamawiający sprawuje pełną kontrolę z uwagi na posiadanie 100% udziałów w ich kapitale zakładowym. Każda zatem spółka, która będzie kontrolowana przez obie ww. spółki będzie równocześnie kontrolowana w sposób pośredni przez Gminę Sulęcin. W przypadku gdy spółki: ZUK Sp. z o.o. lub KOMUNALNIK Sp. z o.o. będą posiadały (odnosząc się do brzmienia przepisu) nad jakąś osobą prawną dominujący wpływ na cele strategiczne oraz istotne decyzje dotyczące zarządzania sprawami tej osoby prawnej to takie same kompetencje w sposób pośredni będzie miała nad tą osobą prawną Gmina Sulęcin. Kierownik Zamawiającego pełni funkcję zgromadzenia wspólników spółek kontrolujących działalność Sulęcińskiego Zakładu Usług Komunalnych Sp. z o.o. z siedzibą w Sulęcinie. Spółka SZUK Sp. z o.o. działa na podstawie umowy/statutu sporządzonej w formie aktu notarialnego w dniu 29.05.2017 Repertorium nr A nr 692/2017 oraz zmiany do niej: akt notarialny z dnia 12.09.2017 Repertorium nr A nr 1413/2017 i została wpisana do rejestru przedsiębiorców w KRS pod numerem 0000691431 z dnia 22.08.2017 Podstawowym przedmiotem działalności spółki, wynikającym z umowy spółki jest realizacja zadań gminy Sulęcin o charakterze użyteczności publicznej, a w szczególności w zakresie utrzymania porządku i czystości, utrzymania cmentarzy i administrowania targowiskami miejskimi na terenie miasta i gminy. Zgodnie z prognozą finansową ponad 90% przychodów netto, z działalności Sulęcińskiego Zakładu Usług Komunalnych Sp. z o.o. z siedzibą w Sulęcinie, będzie pochodziło z wykonywania zadań na rzecz Gminy Sulęcin, czyli Zamawiającego. Jednocześnie spółka dysponuje wszelkimi zasobami pozwalającymi na rzetelne wykonanie zamówienia publicznego.