Ogłoszenie nr 510233173-N-2020 z dnia 20-11-2020 r.

Gmina Cieszyn, w imieniu której działa Burmistrz Miasta Cieszyna: Wdrożenie systemu zarządzania obiegiem spraw i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Cieszynie

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Gmina Cieszyn, w imieniu której działa Burmistrz Miasta Cieszyna, Krajowy numer identyfikacyjny 51570900000000, ul. Rynek 1, 43-400 Cieszyn, woj. śląskie, państwo Polska, tel. 033 4794200, 4794350, e-mail inwestycje@um.cieszyn.pl, faks 033 4794303, 4794361.
Adres strony internetowej (url): bip.um.cieszyn.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Wdrożenie systemu zarządzania obiegiem spraw i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Cieszynie

Numer referencyjny(jeżeli dotyczy):

OR-III.2601.29.2020

II.2) Rodzaj zamówienia:

Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

Wykonanie usługi w zakresie: dostawy, instalacji i wdrożenia do eksploatacji następujących systemów informatycznych wchodzących w skład zintegrowanego pakietu RATUSZ®, na który składa się system: 1) eDOKUMENT 2 - system zarządzania obiegiem spraw i dokumentów - 100 licencji, 2) uPEF - usługa integrująca uPEF (platforma elektronicznego fakturowania- 1 licencja

II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:

nie

II.5) Główny Kod CPV: 48000000-8

Dodatkowe kody CPV: 48900000-7

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 26/10/2020 IV.2) Całkowita wartość zamówienia Wartość bez VAT 224008 Waluta PLN IV.3) INFORMACJE O OFERTACH Liczba otrzymanych ofert: 1 w tym: liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw: 1 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej: 0 liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 0 IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0 IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie: nie Nazwa wykonawcy: REKORD Systemy Informatyczne Spółka z o. o. Email wykonawcy: rekord@rekord.com.pl Adres pocztowy: ul. Kasprowicza 5 Kod pocztowy: 43-300 Miejscowość: Bielsko-Biała Kraj/woj.: śląskie Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą: tak Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej: nie Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej: nie IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM Cena wybranej oferty/wartość umowy 163218.54 Oferta z najniższą ceną/kosztem 163218.54 Oferta z najwyższą ceną/kosztem 163218.54 Waluta: PLN IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom nie Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom: IV.8) Informacje dodatkowe:

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 lit. a ustawy Pzp.

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Urząd Miejski w Cieszynie korzysta z programów firmy REKORD SI wchodzących w skład pakietu RATUSZ w obszarach podatków i opłat lokalnych, odpadów komunalnych, księgowości budżetowej, kadr i płac, prowadzenia ewidencji środków, systemów do kontaktu z petentami - eUrząd i systemu powiadamiania klientów itd. Obecnie używany przez Urząd Miejski w Cieszynie system obiegu dokumentów nie zapewnia pełnej integracji z programami w/w firmy oraz nie zapewnia kompatybilności systemów. eDokument był dotychczas stosowany jako repozytorium dokumentów systemów dziedzinowych firmy Rekord służące do połączenia i integracji z obiegiem innej firmy. Urząd Miejski chce zrezygnować z dublowania funkcji w/w programów oraz uniknąć problemów pojawiających się na styku tych dwóch systemów. System zarządzania obiegiem spraw i dokumentów eDokument zapewni pełną integrację oraz usprawni zarządzanie obiegiem dokumentów w Urzędzie Miejskim również poprzez wprowadzenie pewnych nowych funkcjonalności m. in.: 1) obsługę jednego rejestru korespondencji wpływającej papierowo, e-mailem, poprzez Platformę ePUAP i SEKAP oraz jednego rejestru przesyłek wychodzących przez pracowników Kancelarii Ogólnej, 2) możliwość wydruku numeru listu poleconego na poziomie pracownika komórki organizacyjnej wprost z systemu eDokument, 3) przekazywanie drogą elektroniczna tytułów wykonawczych wraz z wnioskami egzekucyjnymi zgodnie z wymogiem ustawy art. 26 § 1c ustawy z dnia 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz niektórych innych ustaw, 4) realizację usługi edoręczeń, 5) lepszą obsługę kancelaryjną w zakresie konfiguracji wydruków, 6) uproszczone tworzenie dokumentów na podstawie szablonów. Powyższe oprogramowania mogą być dostarczone wyłącznie przez REKORD Systemy Informatyczne Spółka z o. o. czyli twórcę oprogramowań. Nie jest również możliwe zapewnienie kompatybilności systemów w inny sposób.