Ogłoszenie nr 510399141-N-2021 z dnia 2021-01-11 r.

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: Nie

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych: Nie

Urząd Miejski w Sulęcinie, krajowy numer identyfikacyjny 52617900000000, ul. Lipowa 18, 69-200 Sulęcin, woj. lubuskie, państwo Polska

telefon: 957 553 601
faks: 957 552 122
e-mail: umig@sulecin.pl
www: https://bip.sulecin.pl/

Administracja samorządowa

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa administrowania cmentarzami komunalnymi Gminy Sulęcin

Numer referencyjny (jeżeli dotyczy): IZiG.271.15.2020

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

Przedmiotem zamówienia publicznego jest świadczenie w okresie od 01.01.2021r. do 31.12.2021 r. usługi administrowania cmentarzami komunalnymi Gminy Sulęcin:
• w Sulęcinie - działka nr 452, o powierzchni 4,15ha
• w Brzeźnie - działka nr 117, o powierzchni 0,46ha
• w Długoszynie - działka nr 26, o powierzchni 0,24ha
• w Drogominie - działka nr 149, o powierzchni 0,67ha
• w Miechowie - działka nr 70, o powierzchni 0,87ha
• w Trzemesznie - działki nr 458/1 oraz 706, o powierzchni 0,76ha
• w Trzebowie - działka nr 236, o powierzchni 0,96ha
• w Tursku - działka nr 69/1, o powierzchni 0,59ha
• w Wielowsi - działka nr 133, o powierzchni 1,04ha
• w Zarzyniu - działka nr 26, o powierzchni 0,34ha
• w Żubrowie - działka nr 204, o powierzchni 0,55ha
zgodnie z ustawą z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1990).
Kody CPV:
98371110-8 Usługi cmentarne
98371111-5 Usługi utrzymania cmentarzy
2. Do Wykonawcy należy podejmowanie decyzji i dokonywanie czynności faktycznych i prawnych mających na celu bieżące administrowanie cmentarzami komunalnymi Gminy Sulęcin oraz ich utrzymanie
w stanie niepogorszonym zgodnie z ich przeznaczeniem i przepisami ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r.
o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1947), rozporządzenia Ministra Infrastruktury
z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. 2008 nr 48, poz. 284), rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2001
nr 90 poz. 1013), uchwały Nr 22/2001 Zarządu Miasta i Gminy Sulęcin z dnia 17.IV.2001 w sprawie zatwierdzenia regulaminu cmentarza komunalnego w Sulęcinie oraz obowiązującego zarządzenia Burmistrza Sulęcina w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Sulęcin.



Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia:
Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie:
1) prowadzenie następującej dokumentacji:
a) księgi osób pochowanych na cmentarzu, prowadzonej według numeracji narastającej lub w układzie rocznikowym (księgi istniejące),
b) księgi grobów,
c) księgi cmentarnej zawierającej alfabetyczny spis osób pochowanych na cmentarzu;
2) pobieranie opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Sulęcin zgodnie z pełnomocnictwem
i obowiązującym zarządzeniem Burmistrza w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Sulęcin, wystawianie - z upoważnienia Gminy - faktur, rejestrowanie sprzedaży usług cmentarnych przy użyciu powierzonej kasy fiskalnej i odprowadzanie pobranych opłat do dnia
15 następnego miesiąca po upływie każdego miesiąca na konto Zamawiającego w Banku PEKAO SA,
I Oddział Sulęcin 72124036241111000030633195 oraz ponoszenie innych opłat przewidzianych przepisami prawa, przekazywanie do dnia 5 następnego miesiąca po upływie każdego miesiąca wystawionych w tym okresie faktur oraz paragonów fiskalnych do Urzędu Miejskiego w Sulęcinie;
3) wskazywanie lokalizacji miejsc pochówków oraz udostępnianie tych miejsc na warunkach i w terminie uzgodnionym z zainteresowanym;
4) zapewnianie zainteresowanym swobody wyboru podmiotu wykonującego usługi pogrzebowe oraz świadczącego usługi kamieniarskie lub budowlane;
5) nadzorowanie prac podmiotów świadczących usługi zakładów pogrzebowych, kamieniarskich w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów dołów grzebalnych oraz odstępów miedzy grobami a także w zakresie gospodarowania odpadami pochodzącymi z rozbiórki bądź stawiania nowych pomników;
6) bieżące utrzymanie czystości na terenie cmentarzy w tym zamiatanie alejek, usuwanie śliskości
i odśnieżanie w okresie zimowym;
7) wykonywanie prac pielęgnacyjnych zieleni, w tym wykaszanie cmentarzy, co najmniej raz w miesiącu
w okresie od maja do października;
8) zapewnianie wystarczającej ilości pojemników na odpady zmieszane (ponadto, na cmentarzu komunalnym w Sulęcinie należy ustawić przy bramie głównej oraz w alejce przy dębach pojemniki
na plastik i metal, pojemniki na szkło oraz pojemniki na odpady organiczne) utrzymanie porządku wokół nich oraz bieżące usuwanie śmieci i wywóz ich na składowisko do Zakładu Utylizacji Odpadów Komunalnych w Długoszynie, jak też wystawienie większej ilości pojemników w okresie Święta Wszystkich Świętych, Świąt Bożego Narodzenia oraz Świat Wielkanocnych;
9) utrzymywanie w czystości i porządku dwóch toalet przenośnych znajdujących się na terenie cmentarza komunalnego w Sulęcinie oraz bieżące zlecanie wywozu nieczystości z tych toalet;
10) konserwacji i utrzymanie zdrojów do poboru wody (w przypadku przepełnienia studni chłonnych
ich odpompowanie);
11) przedkładanie Zamawiającemu propozycji zmian regulaminu cmentarza;
12) przedłożenie Zamawiającemu do 15 września wykazu niezbędnych prac remontowo-inwestycyjnych na następny rok;
13) otwieranie i zamykanie bram w terminach uzgodnionych z podmiotami świadczącymi usługi w zakresie organizacji pogrzebów, prac kamieniarskich i budowlanych, zapewnienie dostępu do cmentarzy przez całą dobę przez furtki;
14) udostępnianie wszelkich dokumentów związanych z zarządzaniem cmentarzami na żądanie Gminy;
15) utrzymanie należytego stanu technicznego obiektów, urządzeń i instalacji znajdujących się na terenie cmentarzy poprzez zapewnienie systematycznej konserwacji oraz wykonywanie drobnych napraw, a także wykonywanie niezbędnych przeglądów i pomiarów;
16) umieszczanie przy każdym głównym wejściu na cmentarze informacji w zakresie:
a) adres biura administratora wraz z telefonem kontaktowym,
b) regulamin cmentarza,
c) komunikat o upływie okresu nienaruszalności grobu ziemnego opłaconego przed 20 laty;
17) przestrzeganie przepisów: ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1947), rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. 2008 nr 48, poz. 284), rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2001 nr 90 poz. 1013), uchwały Nr 22/2001 Zarządu Miasta
i Gminy Sulęcin z dnia 17.IV.2001 w sprawie zatwierdzenia regulaminu cmentarza komunalnego
w Sulęcinie oraz obowiązującego zarządzenia Burmistrza Sulęcina w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Sulęcin
18) ponoszenie stałych kosztów za zużycie energii elektrycznej, wody oraz wywóz nieczystości stałych
i płynnych ze studni chłonnych.
2. Wykonawca zobowiązany jest:
1) realizować przedmiot zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności
z przepisami ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1947), rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. 2008 nr 48, poz. 284), rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U. 2001 nr 90 poz. 1013), uchwały Nr 22/2001 Zarządu Miasta i Gminy Sulęcin z dnia 17.IV.2001 w sprawie zatwierdzenia regulaminu cmentarza komunalnego w Sulęcinie oraz obowiązującego zarządzenia Burmistrza Sulęcina w sprawie ustalenia opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Sulęcin.
2) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy
w tym za szkody spowodowane nienależytym utrzymaniem zieleni i urządzeń cmentarnych.
3) Wykonawca ponosi odpowiedzialność wobec Zamawiającego za jakość wykonanych prac objętych umową.
4) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe podczas wykonywanych prac jak również za roszczenia cywilno-prawne osób trzecich spowodowane działalnością wykonywaną przy realizacji przedmiotu zamówienia.
5) Zamawiający w każdym momencie ma prawo do dokonywania kontroli w trakcie wykonywanych prac.
6) Wykonawca zobowiązuje się posiadać polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej prowadzonej działalności w okresie realizacji umowy.

II.4) Informacja o częściach zamówienia
Zamówienie było podzielone na części: Nie

II.5) Główny kod CPV: 98.37.11.10

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów: nie

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 28/12/2020

IV.2) Całkowita wartość zamówienia (wartość bez VAT): 270000.00 PLN

IV.3) INFORMACJE O OFERTACH IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0

IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna
Postępowanie prowadzone jest w trybie z wolnej ręki na podstawie 67 ust.1 pkt 12 ustawy Pzp

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu
Zgodnie z dyspozycją art. 67 ust.1 pkt 12 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2019 poz.1843ze zm.) – dalej ustawa, Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zamówienie udzielane jest przez zamawiającego, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1-3a ustawy, osobie prawnej, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:
a) zamawiający sprawuje nad tą osobą prawną kontrolę, odpowiadającą kontroli sprawowanej nad własnymi jednostkami, polegającą na dominującym wpływie na cele strategiczne oraz istotne decyzje dotyczące zarządzania sprawami tej osoby prawnej; warunek ten jest również spełniony, gdy kontrolę taką sprawuje inna osoba prawna kontrolowana przez zamawiającego w taki sam sposób
b) ponad 90% działalności kontrolowanej osoby prawnej dotyczy wykonywania zadań powierzonych jej przez zamawiającego sprawującego kontrolę lub przez inną osobę prawną, nad którą ten zamawiający sprawuje kontrolę, o której mowa w lit. a,
c) w kontrolowanej osobie prawnej nie ma bezpośredniego udziału kapitału prywatnego.
Gmina Sulęcin jest zamawiającym, o którym mowa w dyspozycji przytoczonego przepisu. Jest bowiem jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych na podstawie art. 9 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2019.869 t.j.). W konsekwencji jest zamawiającym, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy.
Gmina Sulęcin posiada 100% udziałów zarówno w spółce: Zakład Usług Komunalnych Sp. z o.o. jak i w spółce: KOMUNALNIK Sp. z o.o. - obie spółki posiadają osobowość prawną. Wyżej wymienione spółki są założycielami i jedynymi udziałowcami spółki: Sulęciński Zakład Usług Komunalnych Sp. z o.o., z którą Gmina zamierza przeprowadzić negocjacje w celu udzielenia przedmiotowego zamówienia w trybie z wolnej ręki. ZUK Sp. z o.o. posiada 30% udziałów w spółce SZUK Sp. z o.o. natomiast spółka KOMUNLNIK posiada 70% udziałów. Spółka SZUK Sp. z o.o. posiada osobowość prawną, została powołana w celu realizowania zadań Gminy i nie ma udziału kapitału prywatnego.
Spółki: ZUK Sp. z o.o. oraz KOMUNALNIK posiadają osobowość prawną nad którymi Gmina Sulęcin jako zamawiający sprawuje pełną kontrolę z uwagi na posiadanie 100% udziałów w ich kapitale zakładowym. Każda zatem spółka, która będzie kontrolowana przez obie ww. spółki będzie równocześnie kontrolowana w sposób pośredni przez Gminę Sulęcin. W przypadku gdy spółki: ZUK Sp. z o.o. lub KOMUNALNIK Sp. z o.o. będą posiadały (odnosząc się do brzmienia przepisu) nad jakąś osobą prawną dominujący wpływ na cele strategiczne oraz istotne decyzje dotyczące zarządzania sprawami tej osoby prawnej to takie same kompetencje w sposób pośredni będzie miała nad tą osobą prawną Gmina Sulęcin. Kierownik Zamawiającego pełni funkcję zgromadzenia wspólników spółek kontrolujących działalność Sulęcińskiego Zakładu Usług Komunalnych Sp. z o.o. z siedzibą w Sulęcinie.
Spółka SZUK Sp. z o.o. działa na podstawie umowy/statutu sporządzonej w formie aktu notarialnego w dniu 29.05.2017 Repertorium nr A nr 692/2017 oraz zmiany do niej: akt notarialny z dnia 12.09.2017 Repertorium nr A nr 1413/2017 i została wpisana do rejestru przedsiębiorców w KRS pod numerem 0000691431 z dnia 22.08.2017 Podstawowym przedmiotem działalności spółki, wynikającym z umowy spółki jest realizacja zadań gminy Sulęcin o charakterze użyteczności publicznej, a w szczególności w zakresie utrzymania porządku i czystości, utrzymania cmentarzy i administrowania targowiskami miejskimi na terenie miasta i gminy. Ponad 90% przychodów netto, z działalności Sulęcińskiego Zakładu Usług Komunalnych Sp. z o.o. z siedzibą w Sulęcinie, pochodzi z wykonywania zadań na rzecz Gminy Sulęcin, czyli Zamawiającego. Jednocześnie spółka dysponuje wszelkimi zasobami pozwalającymi na rzetelne wykonanie zamówienia publicznego.
W związku z powyższym Zamawiający był uprawniony do zawarcia umowy na świadczenie usługi administrowania cmentarzami komunalnymi Gminy Sulęcin po przeprowadzeniu postępowania prowadzonego w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp.