Warszawa: Zakup usług restauracyjnych, zapewnienie oprawy muzycznej i oświetleniowej we wskazanym obiekcie (Arkady Kubickiego) na potrzeby organizacji uroczystej kolacji w dniu 23 kwietnia 2013 r
Numer ogłoszenia: 60985 - 2013; data zamieszczenia: 22.04.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 6015916, 6014537, 6014913, faks 22 8456044, 6463708.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zakup usług restauracyjnych, zapewnienie oprawy muzycznej i oświetleniowej we wskazanym obiekcie (Arkady Kubickiego) na potrzeby organizacji uroczystej kolacji w dniu 23 kwietnia 2013 r.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Zakup usług restauracyjnych, zapewnienie oprawy muzycznej i oświetleniowej, związanych z organizacją uroczystej kolacji w Arkadach Kubickiego w dniu 23 kwietnia 2013 roku na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania ministrów spraw wewnętrznych podczas polskiej prezydencji Forum Salzburg dla szacunkowej liczby 100 osób - uczestników kolacji w formie zasiadanej, serwowanej.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 92.31.20.00 - Usługi artystyczne 79.95.21.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 19.04.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Santorini Spółka Jawna, Ryszard Kręglicki, Agnieszka Kręglicka, Marcin Kręglicki, ul. Egipska 7, 03-977 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 37000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 35156,40

• Oferta z najniższą ceną: 35156,40 / Oferta z najwyższą ceną: 35156,40

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotem zamówienia jest zakup usług restauracyjnych, zapewnienie oprawy muzycznej i oświetleniowej we wskazanym obiekcie -Arkady Kubickiego - na potrzeby organizacji uroczystej kolacji w dniu 23 kwietnia 2013 r. Zamówienie zostanie udzielone na rzecz - SANTORINI Spółka Jawna, Ryszard Kręglicki, Agnieszka Kręglicka, Marcin Kręglicki zwanym dalej Wykonawcą z siedzibą przy ul. Egipskiej 7, 03-977 Warszawa, w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a oraz 1 a pkt 4 ustawy, gdyż udzielenie zamówienia związane jest ze szczególnym wydarzeniem o znaczeniu prestiżowym dla Polski, wymagającym zapewnienia standardu na najwyższym poziomie, zapewnienia możliwości zapoznania przybywających delegacji z historią i kulturą państwa sprawującego prezydencję, jak i odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. W dniach 23-24 kwietnia 2013 roku w Warszawie odbędzie się posiedzenie Forum Salzburg - platformy dialogu i współpracy w zakresie bezpieczeństwa regionalnego, w której uczestniczą szefowie resortów spraw wewnętrznych państw członkowskich -Austrii, Bułgarii, Czech, Węgier, Polski, Rumunii, Słowacji, Słowenii-, państw-obserwatorów -Chorwacji oraz państw skupionych w Grupie Przyjaciół Forum Salzburg -Albanii, Macedonii, Mołdawii, Czarnogóry, Serbii, Bośni i Hercegowiny, Kosowa. Celem Forum Salzburg jest: wzmacnianie współpracy wielostronnej w Europie Środkowej, promocja interesów państw członkowskich na forum Unii Europejskiej oraz wprowadzanie wspólnych regionalnych standardów bezpieczeństwa i obrony. W ramach tej inicjatywy ministrowie spraw wewnętrznych spotykają się dwa razy w roku, a począwszy od 1 lipca 2004 r. posiedzenia Forum organizowane są w ramach sześciomiesięcznych rotacyjnych przewodnictw. W pierwszym półroczu 2013 r. prezydencję Forum Salzburg objęła Polska. Przy międzynarodowych spotkaniach odbywających się na tak wysokim szczeblu jak Forum Salzburg, zastosowanie mają zasady protokołu dyplomatycznego. W związku z powyższym, kanałami dyplomatycznymi dokonuje się wstępnego wyboru terminu odpowiedniego dla wszystkich uczestników spotkania. Strona Polska dokonała kanałami dyplomatycznymi konsultacji ze wszystkimi krajami skupionymi w Forum Salzburg oraz z Komisją Europejską w celu ustalenia terminu obrad. Prace zostały zakończone pod koniec lutego 2013 r. po nominacji nowego Ministra Spraw Wewnętrznych RP i po potwierdzeniu kalendarza spotkań międzynarodowych. Oficjalne zaproszenia do udziału zostały wystosowane w pierwszej dekadzie marca 2013 r. Istotnym wydarzeniem Forum Salzburg będzie organizacja uroczystej kolacji w pierwszym dniu spotkania - 23 kwietnia 2013 r.- wtorek. Ze względu na wysoką rangę imprezy oraz szczególną rolę Polski - Gospodarza - warunki, w których odbędzie się spotkanie powinny odpowiadać standardom na najwyższym poziomie w ramach zasady wzajemności, zarówno w wymiarze lokalowym, jak i obsługi restauracyjnej - serwis, protokół dyplomatyczny. Bardzo ważnym elementem organizacyjnym jest zapewnienie delegacjom poczucia gościnności. Zamawiający określając szczegółowe warunki zamówienia zawarł wymóg zapewnienia usługi restauracyjnej i obsługi kelnerskiej uczestników spotkania, a w szczególności zapewnienia usług restauracyjnych dla gości oficjalnych i obsługi w zróżnicowanym standardzie oraz aranżacji miejsc dla realizacji usług restauracyjnych i rozlokowania gości według zasad wskazanych przez Zamawiającego. W ramach realizacji wskazanego zamówienia publicznego, powinny zostać spełnione następujące warunki: - świadczenie usług restauracyjnych we wskazanym przez Zamawiającego obiekcie, - oferta dań Kuchni Polskiej -warunek konieczny stanowiący element promocji kultury polskiej, - zapewnienie oprawy muzycznej we wskazanym obiekcie, - zapewnienie oprawy oświetleniowej we wskazanym obiekcie. W związku z wysoką rangą spotkania, Zamawiający udostępni przestrzeń restauracyjną spełniającą warunek reprezentacyjności oraz eksponującą walory historyczno-kulturowe Warszawy. Stąd Wykonawca zobligowany jest do zorganizowania uroczystej kolacji 23 kwietnia 2013 r. w miejscu wskazanym przez Zamawiającego - Arkady Kubickiego, Zamek Królewski w Warszawie - Pomnik Historii i Kultury Narodowej pl. Zamkowy 4, 00-277 Warszawa - zgodnie z wymaganiami zawartymi w Szczegółowym opisie zamówienia. Arkady Kubickiego są stołecznym obiektem znajdującym się na terenie Starego Miasta o bogatej historii i niezwykłej prezencji, który udostępnia powierzchnie restauracyjne odpowiadające kryteriom określonym przez Zamawiającego. Jednocześnie, ze względu na konieczność zachowania w tym szczególnym miejscu odpowiednich warunków bezpieczeństwa wynikających m.in. z przestrzegania przepisów konserwatorskich obowiązujących na terenie muzeum, Dyrekcja Zamku Królewskiego dopuszcza do obsługi imprez w przestrzeni ekspozycyjnej Zamku Królewskiego w Warszawie jedynie dwa podmioty: Cafe Zamek Kawiarnia - Restauracja Krzysztof Traczyk oraz Piąta Ćwiartka Bistro - Arkady Kubickiego - grupa restauracyjna Kręgliccy - Restaurants & Catering. Zamawiający zdecydował się udzielić realizację powyższej usługi Piątej Ćwiartce - Bistro - Arkady Kubickiego, grupa restauracyjna Kręgliccy - Restaurants & Catering ze względu na dysponowanie zapleczem gastronomicznym na terenie Arkad Kubickiego. Powyżej przedstawione okoliczności wskazują na niecelowość zastosowania trybu konkurencyjnego przy wyborze wykonawcy zamówienia, a tym samym pozwalają przyjąć, iż przedmiotowe zamówienie może być udzielone w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy. Z uwagi na fakt, iż - w rezultacie prowadzonych rozmów i negocjacji - umowa pomiędzy Zamawiającym a Arkadami Kubickiego została podpisana w dniu 12 kwietnia 2013 r., 8 dni przed planowanym spotkaniem, niemożliwe jest zachowanie terminów określanych dla innych trybów udzielenia zamówienia, stąd zaistniała konieczność udzielenia ww. postępowania w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 5 ust. 1a ust. 4 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, zgodnie z którym, w przypadku udzielania zamówień, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe, Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone w art. 67 ust. 1, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań