Zielona Góra: Przeprowadzenie przez Wykonawcę działań reklamowych i promocyjnych na rzecz Miasta Zielona Góra i MOSiR podczas przygotowań i w czasie trwania meczu Davis Cup by BNP Paribas Polska- RPA w dniach 5-7 kwietnia 2013 r
Numer ogłoszenia: 75074 - 2013; data zamieszczenia: 21.02.2013
OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY - Usługi

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji, ul. Sulechowska 41, 65-022 Zielona Góra, woj. lubuskie, tel. 68 412 50 01, faks 68 412 50 09 , strona internetowa www.mosir.zgora.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przeprowadzenie przez Wykonawcę działań reklamowych i promocyjnych na rzecz Miasta Zielona Góra i MOSiR podczas przygotowań i w czasie trwania meczu Davis Cup by BNP Paribas Polska- RPA w dniach 5-7 kwietnia 2013 r.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 2. Przedmiot zamówienia: 2.1 Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie przez Wykonawcę działań reklamowych i promocyjnych na rzecz Miasta Zielona Góra i MOSiR podczas przygotowań i w czasie trwania meczu Davis Cup by BNP Paribas Polska- RPA w dniach 5-7 kwietnia 2013 r. 2.2 W ramach umowy Wykonawca zobowiązuje się do promocji Miasta Zielonej Góry i MOSiR poprzez: 1) Nadaniu Miastu Zielona Góra tytułu Miasto Zielona Góra - współorganizator meczu DAVIS CUP by BNP Paribas z prawem do wykorzystywania go (wraz z oficjalnym logo imprezy) w ich kampaniach promocyjnych i reklamowych. Celem nadania Miastu tytułu współorganizatora jest podkreślenie finansowego i rzeczowego udziału Miasta we współorganizacji Meczu i nie oznacza przejęcia przez Miasto lub MOSiR obowiązków płynących z faktu pełnienia funkcji współorganizatora przez PZT. 2) Nadaniu Miastu Zielona Góra i MOSiR prawa do wykorzystywania faktu współpracy we własnej aktywności marketingowej zarówno na terenie rozgrywania Meczu jak i poza nim. 3) Umieszczenie logo Miasta Zielonej Góry na 1 banerze o wym. 3m x 1m, zamieszczonym na korcie w oku kamer telewizyjnych. 4) Umieszczenie logo Miasta Zielonej Góry na banerze o wym. 2m x 0,5m w strefie zawodniczej - za ławkami Polskiej Reprezentacji Davis Cup - w oku kamer telewizyjnych. 5) Umieszczenie logo Miasta Zielonej Góry na banerze o wym. 2m x 1,5m ze wszystkimi partnerami meczu umieszczonym w Hali MOSiR w strefie dla publiczności. 6) Ekspozycję logo Miasta Zielona Góra ze wszystkimi partnerami meczu na ekranach LCD w ilości 2 szt. na terenie Hali CRS. 7) Umieszczenie logo Miasta Zielonej Góry na plakacie meczowym - nakład 1000 szt., format plakatu: (do ustalenia w trybie roboczym). 8) Umieszczenie logo Miasta Zielonej Góry na stronie zbiorczej w folderze meczowym - nakład 1000 szt., format folderu (do ustalenia w trybie roboczym) 9) Udostępnienie 1 strony w folderze meczowym do umieszczenia całostronicowej Reklamy Miasta Zielona Góra. 10) Udostępnienie 1 strony na powitanie Prezydenta Miasta Zielonej Góry w folderze meczowym. 11) Umieszczenie logo Miasta Zielonej Góry na banerze internetowym dotyczącym meczu na stronie www.atp.org.pl., w formacie (do ustalenia w trybie roboczym). 12) Umieszczenie logo Miasta Zielonej Góry na banerze internetowym dotyczącym meczu na stronie www.pzt.pl/daviscup., w formacie (do ustalenia w trybie roboczym). 13) Umieszczenie logo Miasta Zielona Góra na banerze internetowym dotyczącym meczu na stronie www.pzt.pl. 14) Umieszczenie logo Miasta Zielonej Góry na flash newsie zapowiadającym mecz na stronie www.pzt.pl. 15) Umieszczenie logo Miasta Zielonej Góry na wszystkich innych materiałach promujących mecz wśród pozostałych sponsorów (np. reklamy prasowe) - jeśli takie będą. 16) Udział przedstawiciela Miasta w konferencji prasowej zapowiadającej mecz. 17) Ekspozycję Miasta jako współorganizatora reprezentacji polski Davis Cup by BNP Paribas Meczu Polska-RPA podczas konferencji prasowej tzw. pre-draw przed uroczystym losowaniem na: a) Banerze o wym. nie więcej niż 120cm x 20 cm. Umieszczonym z przodu stołu konferencyjnego - dostarczonego przez Miasto. b) Roll-upie o wym. nie więcej niż 200cm x 150cm. Ustawionym z boku stołu konferencyjnego - dostarczonego przez Miasto. c) Logo o wym. 10cm x 10cm. Na tabliczkach z nazwiskami zawodników - przygotowanych przez PZT. d) Materiałach prasowych - przygotowanych przez PZT. 18) Przygotowanie programu hospitality, a w nim: - ustalonej liczby zaproszeń VIP - 76 szt. na każdy dzień dla Miasta Zielona Góra. - ustalonej liczby zaproszeń na Oficjalną Kolacje z zawodnikami w dniu 3.04.2013 - 50 szt. dla Miasta oraz MOSiR - ustalonej liczby wejściówek - 100 szt. na każdy dzień dla Miasta Zielona Góra. 19) Merytorycznego zorganizowania imprezy. 20) Zapewnienie obsługi sędziowskiej. 21) Przygotowanie i dystrybucję biletów wstępu. 22) Przygotowanie kortu oraz zabezpieczenie niezbędnego sprzętu sportowego dla potrzeb imprezy. 23) Dopełnienie wszystkich niezbędnych formalności, zapewnienia warunków i przestrzegania obowiązków wynikających z Ustawy związanej z organizacją Meczu w szczególności: zatrudnienia i opłacenia niezbędnych służb medycznych, specjalistycznej firmy ochrony mienia i osób oraz inne służby niezbędne do bezpiecznej realizacji meczu oraz zabezpieczenia p.poż. 24) Dopełnienie wszelkich formalności i pokrycia kosztów wynikających z ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych związanych z organizacją Meczu i realizacją działań reklamowych i promocyjnych mających wpływ na realizację działań reklamowych i promocyjnych Miasta Zielona Góry. 25) Pokrycie kosztów związanych z naprawą lub wymianą wszelkich zniszczeń powstałych na skutek niewłaściwego użytkowania Hali, płyty parkietu, pomieszczeń, urządzeń, które PZT będzie użytkował w związku z wykonaniem niniejszej umowy podczas przeprowadzenia działań reklamowych i promocyjnych na rzecz Miasta Zielona Góra. Ewentualne szkody zostaną ujęte w protokole zdawczo-odbiorczym a ich wartość określi MOSiR w porozumieniu ze PZT na podstawie aktualnie obowiązujących cen rynkowych. 26) Zapewnienie bezpieczeństwa publiczności oraz ładu i porządku publicznego w trakcie trwania Meczu oraz przestrzegania Regulaminu Ogólnego oraz Regulaminu Hali podczas przeprowadzenia działań reklamowych i promocyjnych na rzecz Miasta Zielona Góra. 27) Zapewnienie ochrony Hali podczas rozgrywek oraz terenu przylegającego na czas trwania Meczu przez profesjonalną firmę ochroniarską. 28) Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację działań niezbędnych przy realizacji przedmiotu Umowy: kom. 29) Zapewnienie bezpośredniej transmisji imprezy (na żywo) przez telewizję CANAL PLUS. 30) Scenariusz reklamowy na korcie i obiekcie stanowi załącznik nr 2 do Umowy. 31) Wszystkie banery na korcie wykonywane są przez PZT (na koszt PZT) i są zgodne są z kolorystyką Davis Cup PMS 3308u tło oraz PMS 351u napisy (kolor zielony) narzuconą przez ITF. 32) Wszelkie działania marketingowe, za wyjątkiem przewidzianych w niniejszej umowie, wymagają uprzedniej zgody ITF..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez 92.30.00.00 - Usługi rozrywkowe 92.62.20.00 - Usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych .

II.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

SEKCJA III: PROCEDURA

Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie z wolnej ręki

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienie wyboru trybu

  6. Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki: a. Podstawa prawna: Postępowanie wszczęte zostało w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 1b) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 - tekst jednolity z późn. zm). b. Uzasadnienie wyboru trybu: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie przez Wykonawcę działań reklamowych i promocyjnych na rzecz Miasta Zielona Góra i MOSiR podczas przygotowań i w czasie trwania meczu Davis Cup by BNP Paribas Polska- RPA w dniach 5-7 kwietnia 2013 r. Usługę promowania Miasta Zielona Góra podczas meczu Davis Cup by BNP Paribas Polska- RPA w dniach 5-7 kwietnia 2013 proponuje się zlecić organizatorowi ww. imprezy tj Polskiemu Związkowi Tenisowemu z siedzibą w Warszawie. Tylko Polski Związek Tenisowy jest zdolny do zrealizowania przedmiotu zamówienia z uwagi na fakt, że posiada wyłączne prawa organizacyjne i marketingowe do zorganizowania meczu Davis Cup by BNP Paribas Polska- RPA Polski Związek Tenisowy posiada wyłączne prawo do organizacji meczu drugiej rundy I Grupy Euro-Afrykańskiej pomiędzy Polską a Republiką Południowej Afryki w Polsce w ramach rozgrywek DAVIS CUP by BNP Paribas na podstawie uprawnienia ITF- Międzynarodowej Federacji Tenisowej. Hala Widowiskowo-Sportowa w Centrum Rekreacyjno Sportowym w Zielonej Górze została wskazana do rozegrania meczu Davis Cup by BNP Paribas Polska- RPA przez Polski Związek Tenisowy. Mecz transmitowany będzie na żywo przez telewizję, dlatego też działania promujące Miasto Zielona Góra pozwolą na dotarcie do szerokiej grupy odbiorców i przyczynią się do większej rozpoznawalności Miasta Zielona Góra. Ponadto na rynku nie istnieją rozwiązania równoważne rozwiązaniom, objętym prawem autorskim, które odpowiadałyby potrzebom Zamawiającego. Biorąc powyższe pod uwagę, zasadnym jest udzielenie ww. zmówienia w trybie z wolnej ręki i zaproszenia do negocjacji Polski Związek Tenisowy z siedzibą w Warszawie.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA

• Polski Związek Tenisowy, ul. Frascati 4, 00-483 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.