Warszawa: Wynajem sal konferencyjnych wraz z obsługą techniczną oraz usługą cateringu
Numer ogłoszenia: 76209 - 2012; data zamieszczenia: 03.04.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 47161 - 2012r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Urząd Zamówień Publicznych, ul. Postępu 17A, 02-676 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 4587777, faks 22 4587700.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Wynajem sal konferencyjnych wraz z obsługą techniczną oraz usługą cateringu.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Informacje o przedmiocie zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal konferencyjnych na terenie Warszawy na potrzeby 10 konferencji organizowanych przez UZP w roku 2012 z wraz z usługą przygotowania przerw kawowych i obiadu. Poszczególne konferencje będą przeprowadzone w trakcie jednego dnia. Wykonawca jest zobowiązany do udostępnienia sal w godzinach 8:00-18:00. Na przedmiot zamówienia składa się: 1. Wynajem sal konferencyjnych na potrzeby organizacji 10 konferencji, realizowanych minimum raz w miesiącu (z wyłączeniem lipca i sierpnia), umożliwiającą uczestnictwo 150 uczestników w każdym. Dokładny termin konferencji będzie każdorazowo ustalany z wykonawcą. 2. Wymagania 2.1. Obiekt Obiekt, w którym będą znajdować się sale konferencyjne, musi spełniać wymogi: -został wybudowany lub wyremontowany nie wcześniej niż 10 lat przed terminem organizacji konferencji , -zlokalizowany w Warszawie w promieniu do 10 km od kolejowego Dworca Centralnego mieszczącego się przy al. Jerozolimskich 54, (dopuszcza się maksymalnie jedną przesiadkę w przypadku transportu komunikacją miejską), -w przypadku hotelu, jego standard powinien spełniać nie mniej niż 3 gwiazdki, -w obiekcie świadczy się usługi konferencyjne -zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników: osobne toalety dla mężczyzn, kobiet - znajdujące się w bliskim sąsiedztwie sali konferencyjnej, -możliwość wcześniejszego dostarczenia i przechowania materiałów konferencyjnych. 2.2. Sala konferencyjna Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: -salę dostosowaną do zgłoszonej liczby uczestników o powierzchni nie mniejszej niż 2 m2, przypadające na uczestnika -salę klimatyzowaną z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, -miejsca siedzące dla uczestników szkolenia w odpowiedniej ilości - ustawienie krzeseł teatralne, -stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 5 osób, widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali, -nagłośnienie: mikrofon stacjonarny przy stole prezydialnym, dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe), nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali, -laptop (komputer) z odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym odczyt plików prezentacji (.pptx), odczyt plików dokumentów (.docx) oraz łączenie się z siecią Internet i wyświetlanie stron www, -dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe), -projektor multimedialny kompatybilny z laptopem (komputerem) oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali), -tablicę suchościeralną typu flichart, flamastry (3 kolory: czarny, czerwony, zielony) i gąbkę, -stół recepcyjny oraz krzesła przez salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników i rozmieszczenia materiałów dla uczestników, -bezpłatną szatnię 2.3. Obsługa techniczna Wykonawca zapewni co najmniej jedną osobę do obsługi technicznej w trakcie trwania konferencji, dostępną przynajmniej na 1 godzinę przed rozpoczęciem konferencji oraz w jej trakcie na wezwanie Zamawiającego. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia zapewni: -oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali, wykonane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, -montaż przekazanych przez Zamawiającego najpóźniej dzień przed rozpoczęciem konferencji banerów i roll-upów ( do 5 banerów i-lub roll-upów), -obsługę akustyczno - techniczną podczas konferencji. 2.4. Wyżywienie W ramach świadczonej usługi cateringowej Wykonawca zapewni: -serwis kawowy w trakcie 3 przerw dla wszystkich uczestników, w pomieszczeniu odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja: -gorąca kawa i herbata (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach), cukier, cytryna do herbaty, mleko lub śmietanka do kawy, -woda mineralna butelkowana niegazowana i gazowana , -min. 3 rodzaje kruchych ciasteczek, paluszki, -obiad w formie bufetu, podany w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji, obejmujący: -dania ciepłe (mięsne, rybne i warzywne), -sałatki (min. 2 rodzaje), -sok 100% - 3 rodzaje, woda mineralna butelkowana niegazowana i gazowana (małe butelki), -stoliki koktajlowe w ilości wystarczającej dla zgłoszonej ilości uczestników szkolenia, -serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów (obrusy), zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: -terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym planem konferencji, -zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków, -przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia, -przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji. 3. Uwagi 1) Liczba rzeczywistych uczestników konferencji może odbiegać od liczb podanych przez Zamawiającego. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników i przekaże ramowy plan konferencji nie później niż 3 dni przed terminem konferencji . 2) Zamawiający zakłada możliwość rejestracji audio-video (we własnym zakresie) przebiegu konferencji w związku z powyższym Wykonawca powinien w proponowanej sali konferencyjnej zapewnić warunki umożliwiające przeprowadzenie takiej rejestracji.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 23.03.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 9.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• CONGRESS-OR Biuro Kongresów i Turystyki, ul. Żurawia 47 lok. 304, 00-680 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 225000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 130750,00

• Oferta z najniższą ceną: 130750,00 / Oferta z najwyższą ceną: 429290,00

• Waluta: PLN.