Warszawa: Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej na 10. Krajowe warsztaty szkoleniowo - organizacyjne Polskiego FADN
Numer ogłoszenia: 90159 - 2012; data zamieszczenia: 20.04.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej Państwowy Instytut Badawczy , ul. Świętokrzyska 20, 00-002 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 50 54 444, faks 022 8271960.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.ierigz.waw.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: państwowy instytut badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej na 10. Krajowe warsztaty szkoleniowo - organizacyjne Polskiego FADN.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej (z dostępem do Internetu) dla 105 uczestników 10.warsztatów szkoleniowo - organizacyjnych Polskiego FADN. 3.1.1. Miejsce świadczenia usług - w obrębie województwa świętokrzyskiego. 3.1.2. Pokoje oraz pełny zakres świadczonych usług hotelarskich i gastronomicznych muszą spełniać warunki co najmniej hotelu trzygwiazdkowego. Zamawiający nie żąda posiadania kategoryzacji. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w pomieszczeniach, w których będą odbywały się posiedzenia. 3.1.3. Organizowane przez Instytut warsztaty mogą odbyć się w dniach 17 - 21.09. 2012 r. lub 24 - 28.09.2012 r. ( zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie). Warsztaty rozpoczną się pierwszego dnia pobytu (17 lub 24 września ) od podania obiadu i zakończą ostatniego dnia pobytu (21 lub 28 września) po podaniu obiadu. 3.1.4. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed terminem warsztatów i nie będzie mniejsza niż 90 osób. 3.1.5. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z ceną pobytu za 1 osobę określoną w ofercie Wykonawcy, zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników warsztatów, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem warsztatów. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. 3.1.6. Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo dochodzenia roszczeń z tytułu zmiany ilości uczestników warsztatów, o ile Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 5 dni kalendarzowych przed data rozpoczęcia konferencji. 3.1.7. Zamawiający dopuszcza możliwość wpłaty zaliczki na poczet umowy w wysokości 30% wartości umowy brutto na 30 dni przed terminem warsztatów. 3.2.Zakwaterowanie: 3.2.1. We własnej bazie hotelowej Wykonawcy: a) 11 pokoi 1-osobowych, b) 47 pokoi 2-osobowych z pojedynczymi łóżkami. 3.3.Wyżywienie: 3.3.1. Wykonawca zapewni: a)śniadania dla 105 osób w cenie pokoi - standardowy szwedzki stół, b)5 obiadów dla 105 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół, c)3 kolacje standardowe dla 105 osób - standardowy stół szwedzki, d)1 kolacja uroczysta dla 105 osób - w max. cenie do 110,00 zł na osobę (dwa dania ciepłe, półmiski: wędlin, rybne, serów twardych i sałatek, ciasto i owoce, zimne napoje (gazowane i niegazowane), kawa i herbata wg życzenia, lampka wina na osobę (250 ml), kolacja serwowana na stół, godzina rozpoczęcia kolacji 19:00, godzina zakończenia 24:00, podczas kolacji Wykonawca zapewni muzykę mechaniczną, e)8 serwisów kawowych - powinny być dostępne bez ograniczeń czasowych przez cały czas trwania zajęć - świeżo parzona gorąca kawa (mleczko lub śmietanka do kawy), gorąca woda, herbata w torebkach jednorazowych, cytryna, cukier, sok i woda z cytryną w dzbankach oraz minimum 2 rodzaje kruchych ciasteczek i 2 rodzaje ciast domowego wypieku - ( w poniedziałek i w piątek po jednym, a w pozostałe dni po dwa serwisy - przed i po południu), f)codziennie podczas zajęć przedpołudniowych 1 butelka i popołudniowych 1 butelka wody mineralnej o pojemności 0,5 l (gazowana i niegazowana) dla każdego uczestnika warsztatów (łącznie 840 butelek). g) posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodą tradycyjną bez użycia produktów typu instant lub produktów gotowych typu pierogi mrożone, klopsy, gołabki, itp., h)dania i napoje musza być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami, i)Zamawiający zastrzega sobie prawo akceptacji menu, nie później niż na 14 dni roboczych przed rozpoczęciem warsztatów. 3.4. Sala konferencyjna klimatyzowana na 105 osób: 3.4.1. Wykonawca zapewni wyposażenie sali konferencyjnej w stoły i krzesła (w dowolnym ustawieniu, jednak z widokiem na ekran) dla 105 osób (w tym stół dla 4 osób w prezydium, przy którym będzie gniazdo zasilające), nagłośnienie (z możliwością podłączenia naszego systemu rejestracji dźwięku (dyktafon cyfrowy) poprzez kabel audio 3,5 mm), ekran do rzutnika dostosowany do wielkości sali (rzutnik na czas szkolenia dostarczy Zamawiający) oraz bezpłatny dostęp do sieci internetowej, flipchart, serwis techniczny na czas warsztatów. 3.4.2. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym niezakłócony przebieg konferencji, tj. nie powinna graniczyć z remontowanymi w tym czasie pomieszczeniami. 3.4.3. Ewentualna organizacja w tym samym terminie innych spotkań/konferencji musi wykluczyć możliwość wzajemnego zakłócania przebiegu spotkań. Wymaga się aby w takim przypadku wyznaczone zostały odpowiednie strefy zajmowane przez uczestników poszczególnych spotkań. 3.4.4. Wykorzystanie sali konferencyjnej w poniedziałek i w piątek po pół dnia, w pozostałe dni przez cały dzień. 3.5. Inne warunki: a) w ofercie należy podać całkowity koszt brutto pobytu jednej osoby, b) do oferty należy dołączyć załącznik z propozycjami menu (w tym menu na uroczystą kolację), c) Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca na parkingu hotelowym dla 30 samochodów osobowych, d) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia do każdego pokoju listu informującego uczestników warsztatów o usługach dodatkowych, nie przewidzianych przez organizatora, z których można korzystać wyłącznie na własny koszt. Uczestnik warsztatów za usługi dodatkowe zobowiązany jest do uiszczenia opłaty samodzielnie, e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w dniach: 5.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: tak

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp - Oświadczenie Wykonawcy - załącznik nr 2 do SIWZ. Pełnomocnictwo do reprezentowania, o ile ofertę składa pełnomocnik

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

19.2. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany umowy w następujących sytuacjach: a) w przypadku urzędowej zmiany wysokości stawki Vat poprzez wprowadzenie nowej stawki Vat dla towarów i usług, których ta zmiana będzie dotyczyć. Wartość umowy netto nie ulega zmianie, Wykonawca wystawi fakturę z uwzględnieniem stawki VAT obowiązującej w dniu wystawienia faktury, b) w przypadku zmiany adresu , nazwy, statusu firmy (Wykonawcy).

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.ierigz.waw.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej - Państwowy Instytut Badawczy 00-002 Warszawa ul. Świętokrzyska 20 Pokój 115.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 10.05.2012 godzina 10:00, miejsce: Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej - Państwowy Instytut Badawczy 00-002 Warszawa ul. Świętokrzyska 20 Pokój 212.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie