Warszawa: Kompleksową organizację dwóch edycji Targów Nauki i Kooperacji w związku z realizacją projektu systemowego pn. Mazowiecka Sieć Ośrodków Doradczo - Informacyjnych w zakresie innowacji (MSODI)
Numer ogłoszenia: 92589 - 2014; data zamieszczenia: 29.04.2014
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Województwo Mazowieckie , ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 59 79 100, faks 22 59 79 043.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.mazovia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Kompleksową organizację dwóch edycji Targów Nauki i Kooperacji w związku z realizacją projektu systemowego pn. Mazowiecka Sieć Ośrodków Doradczo - Informacyjnych w zakresie innowacji (MSODI).

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Kompleksową organizację dwóch edycji Targów Nauki i Kooperacji w związku z realizacją projektu systemowego pn. Mazowiecka Sieć Ośrodków Doradczo - Informacyjnych w zakresie innowacji (MSODI) Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia: A. Promocja I i II edycji Targów Nauki i Kooperacji; B. Rekrutacja Wystawców, prelegentów oraz osób odwiedzających I i II edycję Targów Nauki i Kooperacji; C. Organizacja I i II edycji Targów Nauki i Kooperacji; D. Przygotowanie raportów. Termin wykonania zamówienia: I edycja Targów Nauki i Kooperacji - dwa dni w terminie do 30 czerwca 2014 r.; II edycja Targów Nauki i Kooperacji - dwa dni w terminie do 15 września 2014 r. z zastrzeżeniem poniższych terminów: Prace przewidziane dla wykonania przedmiotu zamówienia zostaną podzielone na etapy i wykonane w następujących terminach: 1) pierwszy etap Zadania, tj. opracowanie harmonogramu organizacji pierwszej edycji targów zostanie zrealizowane do 14 dni od dnia podpisania umowy, opracowanie identyfikacji wizualnej i hasła promocyjnego dla Targów Nauki i Kooperacji zostanie zrealizowany do 26 maja 2014 r., a przeprowadzenie rekrutacji i przedstawienie Zamawiającemu pełnej potwierdzonej listy Wystawców tejże edycji zostanie zrealizowane do 14 dni kalendarzowych przed terminem organizacji pierwszej edycji Targów Nauki i Kooperacji; 2) drugi etap Zadania zostanie zrealizowany do 7 dni roboczych po zorganizowaniu pierwszej edycji Targów Nauki i Kooperacji; 3) trzeci etap Zadania zostanie zrealizowany do 14 dni kalendarzowych przed terminem organizacji drugiej edycji Targów Nauki i Kooperacji; 4) czwarty etap Zadania zostanie zrealizowany do 7 dni roboczych po zorganizowaniu drugiej edycji Targów Nauki i Kooperacji..

II.1.5) przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:

• Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
• Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 p.z.p.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.21.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych 79.34.00.00 - Usługi reklamowe i marketingowe 79.93.00.00 - Specjalne usługi projektowe .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 15.09.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium w przedmiotowym postępowaniu

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał (tj. przeprowadził i zakończył) co najmniej dwa zamówienia o wartości 130 000,00 zł brutto każde. odpowiadające swoim zakresem przedmiotowi zamówienia (organizacja tragów, wykładów) W zakres realizacji zorganizowanych przedsięwzięć powinny wchodzić co najmniej dwa wydarzenia targowe, z zapewnieniem usługi logistycznej i cateringowej oraz zarezerwowaniem hali targowej i sali konferencyjnej

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które spełniają poniższe warunki: a) Kierownik zespołu: wykształcenie wyższe, doświadczenie związane z koordynacją kompleksowej organizacji targów, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, był kierownikiem co najmniej 2 ukończonych projektów w zakresie realizacji targów, z których każdy przekraczał kwotę 130 000 zł brutto, obejmujących poniższe zadania: zapewnienie pełnej obsługi cateringowej, logistycznej i zaplecza techniczno-technologicznego targów; rekrutacja wystawców i prelegentów na potrzeby targów; opracowanie harmonogramu działań i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej wydarzenia; przygotowywanie oraz dystrybucja materiałów promocyjnych; opracowanie merytoryczne i graficzne materiałów informacyjno-promocyjnych. b) Specjalista ds. promocji i informacji posiadający doświadczenie w realizacji co najmniej jednej usługi w zakresie promocji i informacyjnych obejmującej poniższe działania: opracowanie identyfikacji wizualnej i hasła promocyjnego; przygotowanie banneru oraz publikacja na portalach internetowych; przygotowanie informacji prasowych oraz zamieszczenie ich na łamach gazet/magazynów branżowych; media relations: organizacja konferencji prasowych, utrzymywanie relacji z dziennikarzami, redagowanie informacji prasowych wraz z ich wysyłką do określonych grup docelowych; opracowanie tekstowe prezentacji multimedialnych i materiałów drukowanych. Kierownik zespołu i specjalista ds. promocji i informacji może być jedną osobą pod warunkiem spełnienia kryteriów wymaganych do obydwu stanowisk. c) Specjalista ds. pomocy publicznej de minimis znający zasady udzielania pomocy de minimis oraz posiadający doświadczenie w realizowaniu projektów obejmujących różne formy pomocy publicznej, mający doświadczenie w rekrutacji przedsiębiorstw oraz podmiotów ubiegających się o pomoc de minimis, a także w przygotowywaniu oraz weryfikacji wniosków pod kątem spełniania przez nich warunków otrzymania tejże pomocy. Specjalistą ds. pomocy publicznej de minimis może być także osoba zajmująca się prowadzeniem szkoleń z zakresu pomocy publicznej, pomocy de minimis, mająca doświadczenie w przygotowywaniu oraz weryfikacji wniosków pod kątem spełniania przez przedsiębiorstwa oraz podmioty otrzymania pomocy de minimis. d) Ekspert ds. Innowacyjności będący autorem/współautorem co najmniej 3 publikacji w zakresie innowacyjności, prowadzący co najmniej 2 kursy/szkolenia lub świadczył doradztwo w zakresie wdrażania rozwiązań innowacyjnych w regionie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1.Jeżeli Wykonawca wykazując spełnianie warunków - wiedzy i doświadczenia, osobach zdolnych do wykonania zamówienia polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b p.z.p Zamawiający wymaga złożenia (oryginału) pisemnego oświadczenia tych podmiotów, do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia, określającego zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia oraz charakter stosunku, jaki będzie łączył Wykonawcę z innym podmiotem

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 40
• 2 - Koncepcja organizacji targów - 30
• 3 - Koncepcja opracowania merytorycznego wykładów - 30

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian następujących postanowień umowy, w tym terminów realizacji, w stosunku do treści złożonej oferty w zakresie: 1) praw i obowiązków stron umowy w sytuacji gdy nastąpi zmiana przepisów prawa w zakresie ukształtowania zgodnie z nowymi regulacjami tych praw i obowiązków, które mają wpływ na wykonanie usługi; 2) wysokości wynagrodzenia umownego w sytuacji gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmiany stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulegnie kwota VAT i netto, natomiast kwota wynagrodzenia brutto pozostanie bez zmian; 3) ograniczenia zakresu usługi w sytuacji, gdy Zamawiający zaniecha części usługi w przypadku wstrzymania dofinansowania zamówienia ze środków unijnych z przyczyn niezależnych od Zamawiającego lub niemożliwych do przewidzenia; 4) podwykonawców w sytuacji, gdy z przyczyn, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia mowy, koniecznym będzie dla prawidłowego wykonania Umowy posłużenie się przez Wykonawcę podwykonawcami, którzy będą realizowali zastępczo część lub cały zakres powierzony innym podwykonawcom lub nowy zakres usługi; 5) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy; 6) zaistnienia siły wyższej (powódź, pożar, zamieszki, strajki, epidemie, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej) mającej wpływ na realizację umowy; 7) gdy konieczne będzie wprowadzenie zmian wynikających ze zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną (dotyczy m. in. zmian wnoszonych do projektu unijnego oraz zapisów umów określających zasady dofinansowania zamówienia ze środków unijnych); 8) gdy konieczne będzie wprowadzenie zmian będących następstwem niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy istotnych okoliczności, których nie można było przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności, w szczególności następstwem zmian w zasadach dotyczących sposobu realizacji zamówienia; 9) w przypadku uzasadnionej potrzeby zmiany osoby wyznaczonej przez Wykonawcę w ofercie do wykonania zamówienia Wykonawca wyznaczy na jej miejsce inną osobę posiadającą doświadczenie i kwalifikacje nie niższe niż wymagane dla danej osoby.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.zamowienia.mazovia.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, Wydział Zamówień Publicznych, ul. Jagiellońska 36, Warszawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 09.05.2014 godzina 09:30, miejsce: Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Skoczylasa 4, 03-469 Warszawa.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: 1. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu oraz osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. 2. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 3. W przypadku udziału w postępowaniu Wykonawców występujących wspólnie, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia i podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego. 4. W przypadku udziału w postępowaniu Wykonawców występujących wspólnie, Zamawiający dopuszcza możliwość łącznego spełniania i dokumentowania warunków, o których mowa w sekcji III.3. niniejszego ogłoszenia. 5. Okoliczności uzasadniające wykluczenie z postępowania w oparciu o przepisy art. 24 p.z.p. zachodzące choćby względem pojedynczego Wykonawcy dyskwalifikują całą grupę Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia. 6. Ocena spełniania warunków wymaganych od Wykonawców prowadzona będzie na podstawie analizy dokumentów i oświadczeń dołączonych do oferty wg formuły spełnia/nie spełnia. 7. Do oferty należy dołączyć: Koncepcję realizacji targów oraz wykładów ( zawierającą:1) propozycje zorganizowania targów, z uwzględnieniem aspektów wymaganych i dodatkowych;2) opis merytorycznych założeń koncepcyjnych wykładów wymaganych i dodatkowych, zaproponowanych przez Wykonawcę; 3) koncepcję realizacji kampanii informacyjno-promocyjnej targów uwzględniającą elementy wymagane i dodatkowe, w tym proponowane dodatkowe kanały komunikacji i promocji targów, proponowane dodatkowe działania informacyjno-promocyjne); 2 propozycje wielofunkcyjnych kompleksów wystawienniczych / centów targowo-kongresowych - do wyboru przez Zamawiającego (wskazanie miejsca, czyli nazwy obiektu, w którym będą odbywać się Targi Nauki i Kooperacji, adres, mapa dojazdowa; zdjęcia lub foldery proponowanych obiektów - co najmniej cztery zdjęcia przedstawiające obiekt, wnętrze obiektu, hali targowej, na której mają odbyć się targi oraz sali konferencyjnej, w której mają odbyć się wykłady, parking; opis dojazdu (rodzaj środków lokomocji); 2 propozycje hotelu - do wyboru przez Zamawiającego (wskazanie miejsca, czyli nazwy obiektu, adres, mapa dojazdowa; zdjęcia lub foldery proponowanych obiektów - co najmniej cztery zdjęcia przedstawiające obiekt, wnętrze obiektu, pokoi, w których osoby wyznaczone będą miały zapewniony nocleg, parking; opis dojazdu (rodzaj środków lokomocji); 8.Zamówienie będzie współfinansowane ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.2 Transfer wiedzy, Podziałanie 8.2.2 Regionalne Strategie Innowacji..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: tak