rodzaj: WYROK
data dokumentu: 2012-10-18
rok: 2012
data dokumentu: 2012-10-18
rok: 2012
Powiązane tematy:
sygnatury akt.:
KIO 2150/12
KIO 2150/12
Komisja w składzie:
Przewodniczący: Emil Kuriata, Izabela Kuciak, Renata Tubisz Protokolant: Rafał Komoń
Przewodniczący: Emil Kuriata, Izabela Kuciak, Renata Tubisz Protokolant: Rafał Komoń
po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 17 października 2012r. odwołania wniesionego do
Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 5 października 2012 r. przez wykonawcę:
Comarch S.A., Al. Jana Pawła II 39 A, 31-864 Kraków w postępowaniu prowadzonym
przez zamawiającego: Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach; ul. Jagiellońska 25, 40-
032 Katowice
Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 5 października 2012 r. przez wykonawcę:
Comarch S.A., Al. Jana Pawła II 39 A, 31-864 Kraków w postępowaniu prowadzonym
przez zamawiającego: Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach; ul. Jagiellońska 25, 40-
032 Katowice
orzeka:
1. oddala odwołanie
2. kosztami postępowania obciąża Comarch S.A., Al. Jana Pawła II 39 A, 31-864 Kraków i:
2.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15.000 zł 00 gr
(słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez Comarch S.A., Al.
Jana Pawła II 39 A, 31-864 Kraków tytułem wpisu od odwołania
Sygn. akt KIO 2150/12
Stosownie do art. 198a i 198b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień
publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. 113, poz. 759 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie 7 dni
od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Katowice.
Przewodniczący: ……………
……………*
……………*
Sygn. akt KIO 2150/12
Uzasadnienie
Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane pod poz. 2011/S 201- 327413 w dniu 19
października 2011r. w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Przedmiotem postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego jest
„Dostawa i wdrożenie Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy w Jednostkach
Administracji Zespolonej wraz z innymi niezbędnymi usługami poprzez rozbudowę
istniejącego w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw
(SODiS) w ramach projektu pn.: ”Elektroniczna Platforma Pracy Śląskiej Administracji
Zespolonej” współfinansowanego z Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego
na lata 2007-2013.
Prowadzącym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest Śląski Urząd
Wojewódzki w Katowicach.
Odwołanie wniósł Comarch S.A. z siedzibą w Krakowie.
Pismem z dnia 5 października 2012r. odwołujący wniósł odwołanie na czynność
zamawiającego unieważnienia postępowania wnosząc o nakazanie zamawiającemu
unieważnienia tejże czynności i nakazanie dokonania wyboru oferty odwołującego jako
najkorzystniejszej.
Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie następujących przepisów ustawy z dnia
29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych ( j.t. Dz. U. 2010r. nr 113, poz. 759 z
późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”: art. 93 ust.1 pkt 6) poprzez unieważnienie
przedmiotowego postępowania, pomimo braku spełnienia przesłanek warunkujących
dokonanie takiej czynności a określonych w powołanym przepisie, art.91 ust.1 poprzez
zaniechanie wyboru oferty złożonej przez odwołującego jako oferty najkorzystniejszej,
pomimo że oferta odwołującego jest jedyną ofertą złożoną w postępowaniu i nie podlega
odrzuceniu, art. 7 ust.1 poprzez prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego
traktowania wykonawców.
W uzasadnieniu przedstawiono następującą argumentacją formalną i prawną.
Sygn. akt KIO 2150/12
Zamawiający zrekapitulował prowadzone postępowanie stwierdzając, że pomimo upływu
rocznego okresu prowadzenia postępowania, w którym zamawiający dokonywał oceny
jedynej złożonej oferty przez odwołującego, zamawiający trzykrotnie wystąpił o
unieważnienie postępowania.
Pierwszy raz zamawiający podjął czynność unieważnienia postępowania w miesiącu
styczniu 2012r., która to czynność została unieważniona wyrokiem Krajowej Izby
Odwoławczej z dnia 8 lutego 2012r. o Sygn. akt KIO 158/12 a wyrok KIO został utrzymany
wyrokiem Sądu Okręgowego z dnia 17 kwietnia 2012r. o Sygn. akt XIX Ga 160/12. Po raz
drugi zamawiający unieważnił postępowanie w dniu 17 maja 2012r. zarzucając
odwołującemu nie wniesienie wadium na przedłużony okres związania ofertą co również
zostało zakwestionowane wyrokiem KIO z dnia 11 czerwca 2012r. w sprawie o Sygn. akt
KIO 1098/12. Zamawiający zwlekał kolejne 3 miesiące nie dokonując oceny oferty
odwołującego i w dniu 25 września 2012r. po raz trzeci powiadomił odwołującego o
unieważnieniu postępowania tym razem na podstawie art. 93 ust.1 pkt 6 ustawy.
Odwołujący podając powyższe daty i okoliczności, na podstawie których zamawiający
unieważniał dwukrotnie postępowania wskazuje również na niewiarygodność przyczyn
aktualnego unieważnienia postępowania.
Zamawiający unieważniając postępowanie wskazał na art. 93 ust. 1 pkt 6) ustawy.
Co do braku ziszczenia się przesłanki „wystąpienia istotnej zmiany okoliczności”.
Zamawiający nie wykazał w okresie od wszczęcia postępowania do czynności
unieważnienia postępowania żadnej istotnej zmiany okoliczności. Wizyta przedstawicieli w
PUW w dniu 26 stycznia 2012, jeżeli nawet nastąpiła, nie jest okolicznością niezależną od
zamawiającego, która spowodowała istotną zmianę usprawiedliwiającą unieważnienie
postępowania. Wizyta nie jest kategorią obiektywną według wyroku Sądu Okręgowego w
Warszawie z dnia 1 grudnia 2003r. V Ca 2224/2003, zgodnie z którym „istotna zmiana
okoliczności to kategoria obiektywna, ściśle powiązana z przedmiotem i terminem
wykonania zadania objętego postępowaniem(…)”.
Powołując się na przedmiotowy wyrok odwołujący wskazał, że zmiana okoliczności nie
ma związku z „przedmiotem i terminem wykonania zadania objętego postępowaniem”,
ponieważ system wdrożony w PUW nie odpowiada zakresowi przedmiotu zamówienia,
które zostało unieważnione.
Sygn. akt KIO 2150/12
Odwołujący również wskazał, że w drugim unieważnieniu zamawiający nie wskazał jako
podstawy unieważnienia okoliczności wizyty w Białymstoku w dniu 26 stycznia 2012 przy
uwzględnieniu, że decyzja o drugim unieważnieniu zapadła 17 maja 2012r. W związku z
tym unieważnienie po niespełna 9 miesięcy od wizyty w styczniu 2012 w Białymstoku
wydaje się niewiarygodne.
Zamawiający cały czas od wszczęcia postępowania podejmował środki w kierunku
unieważnienia postępowania pomimo, że dobrowolnie wszczął procedurę udzielenia
zamówienia i na które to zamówienie pozyskał znaczne środki. Przy czym należy
pamiętać, ze unieważnienie to wyjątek od zasady, którą jest wszczynanie zamówienia w
celu wyboru najkorzystniejszej oferty a nie unieważniania przetargu.
Powołując się na orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, odwołujący wskazuje, że
przyczyną unieważnienia musi być istotna zmiana okoliczności, w wyniku której udzielenie
zamówienia publicznego nie leży w interesie publicznym. W ocenie odwołującego takiej
istotnej zmiany okoliczności zamawiający nie wykazał. Poza tym zamawiający musiał by
wykazać w sposób nie budzący żadnych wątpliwości, że nastąpiła istotna zmiana
okoliczności powodująca, że wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym oraz
że przy zachowaniu należytej staranności nie można było jej wcześniej przewidzieć.
Co do braku ziszczenia się przesłanki „istotnej zmiany okoliczności, której nie można było
przewidzieć”.
Odwołujący jako okoliczności, iż przedmiotowa przesłanka nie wystąpiła wskazał na
następujące zdarzenia.
W grudniu 2009r. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji polecił Wojewodzie
Podlaskiemu przeprowadzenie w terminie do dnia 31 grudnia 2010r. pilotażowego
wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Od 1 stycznia 2011r.
system EZD jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw
w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim. Dnia 12 maja 2011r. zainicjonowano współpracę
Wojewody Podlaskiego z innymi wojewodami mającą na celu wdrożenie systemu w
innych województwach. Odwołujący przywołał informacje na ten temat ze strony
internetowej Biuletynu Informacji Publicznej PUW: „Dnia 12 maja 2011r. w Podlaskim
Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku odbyło się robocze spotkanie przedstawicieli 16
urzędów wojewódzkich, (…), w sprawie wdrożenia jednolitego systemu elektronicznego
zarządzania dokumentacją w administracji rządowej w Polsce. Celem spotkania było
opracowanie wspólnych rekomendacji a także wymiana doświadczeń, tak aby podobne
Sygn. akt KIO 2150/12
rozwiązanie, jak zakończone sukcesem wdrożenie systemu EZD w PUW, mogło być w
możliwie szybkim okresie wdrożone w całym kraju(…)” .
W wyniku wspólnych działań jeszcze przed ogłoszeniem niniejszego postępowania
zostało podpisanych szereg porozumień mających na celu wdrożenie systemu EZD w
innych województwach i tak: 19.07.2011r. z Małopolskim Urzędem Wojewódzkim w
Krakowie, 27.07.2011r. z Opolskim Urzędem Wojewódzkim w Opolu,07.09.2011r. z
Warmińsko-Mazurskim Urzędem Wojewódzkim w Olsztynie, 14.09.2011r. z Pomorskim
Urzędem Wojewódzkim w Gdańsku, 15.09.2011r. z Lubelskim Urzędem Wojewódzkim w
Lublinie.
W związku z podpisanymi porozumieniami z powyżej wymienionymi urzędami
wojewódzkimi należy poddać pod osąd twierdzenie, że dopiero w dniu 26 stycznia 2012r.
zamawiający powziął wiadomość o istotnych okolicznościach mających wpływ na
bezprzedmiotowość niniejszego postępowania z racji odpadnięcia interesu publicznego.
Wojewoda Śląski a zwłaszcza jego służby funkcjonujące w systemie administracji
rządowej
miały
możliwość
powzięcia
wiadomości
o
możliwości
zastąpienia
przedmiotowego postępowania przez wdrożenie nieodpłatnego systemu EZD wdrożonego
na ten czas w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku. Fakt podpisania pięciu
porozumień w zakresie wdrożenia nieodpłatnego systemu EZD wyklucza brak posiadania
na ten temat wiedzy co wyklucza wystąpienie istotnych okoliczności po wszczęciu w
październiku 2012r. przedmiotowego postępowania. W związku z tym twierdzenie o
powzięciu wiadomości co do możliwości skorzystania nieodpłatnie z systemu EZD w dniu
26 stycznia 2012r. nie wytrzymuje podanych powyżej informacji na temat powszechnie
dostępnej wiedzy co do możliwości skorzystania z tego systemu już przez wszczęciem
niniejszego postępowania w październiku 2012r.
Argumentacje zawarte w piśmie o niniejszym unieważnieniu są nieracjonalne i
niewiarygodne zwłaszcza wobec wcześniej podjętych prób unieważnienia postępowania,
które były podejmowane z przyczyn leżących po stronie odwołującego skoro okoliczność
do aktualnego unieważnienia jak wskazuje zamawiający pojawiła się już w styczniu 2012r.
W związku z powyższym okoliczności były do przewidzenia co do braku interesu
publicznego do uruchamiania postępowania o udzielenie zamówienia i zamawiający
bezpodstawnie unieważnił postępowanie w oparciu o art. 93 ust.1 pkt 6 ustawy.
Ponadto odwołujący zaznaczył, że decyzja o zastosowaniu systemu EZD wdrożonego w
PUW nie ma charakteru obligatoryjnego. Jako przykłady podał urzędy wojewódzkie, w
Sygn. akt KIO 2150/12
których nie wdrożono systemu EZD a są nimi: Podkarpacki Urząd Wojewódzki w
Rzeszowie, Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu, Kujawsko-Pomorski Urząd
Wojewódzki w Bydgoszczy. Nawet przyjmując, iż wszczęcie postępowania wynikało z
błędnie podjętej decyzji to nie usprawiedliwia to zamawiającego do unieważnienia
postępowania, o czym świadczy szereg przywołanych w odwołaniu orzeczeń Krajowej
Izby Odwoławczej.
Reasumując odwołujący podnosi, iż nie została spełniona również druga przesłanka to
jest :”zmiany okoliczności nie można było przewidzieć”.
Co do braku ziszczenia przesłanki, iż „prowadzenie postępowania nie leży w interesie
publicznym”.
Zdaniem odwołującego cel jakim jest wdrożenie systemu EZD z PUW nie pokrywa się z
celem jaki ma prowadzone niniejsze postępowanie przez zamawiającego. Cel
postępowania unieważnionego jest szerszy od celu jaki osiągnie zamawiający wdrażając
system EZD z Białegostoku.
Przede wszystkim zamawiający rezygnuje z korzystania z systemu SODIS 1, podczas gdy
ma obowiązek jego utrzymania do końca 20013r. to jest przez okres pięciu lat od daty
podpisania protokołu końcowego odbioru podpisanego w dniu 20 czerwca 2008r.
Powyższe wynika z faktu, że system SODIS jest dofinansowany ze środków unijnych
(SODIS jest jednym z produktów wypracowanych w ramach projektu „Elektroniczna
Platforma Urzędu Wojewódzkiego i Administracji Zespolonej w ramach infrastruktury
Społeczeństwa Informacyjnego województwa śląskiego) i ma mieć zgodnie z wytycznymi
zagwarantowaną trwałość przez pięć lat.
Ponadto odwołujący zauważa, że w ramach systemu SODIS 1 zamawiający zakupił
jednocześnie usługę asysty technicznej i nadzoru autorskiego systemu SODIS 1
świadczoną przez wykonawcę – do czerwca 2014r.
W tym kontekście odwołujący wskazuje na niegospodarność zamawiającego, który : lekką
ręką : rezygnuje z wdrożonego i innowacyjnego systemu, na który wydatkował znaczne
środki i chce wdrożyć system, który w ogóle go nie zastępuje.
Odwołujący kwestionuje również argumentację zamawiającego, który powołuje się na
przyszłe koszty nadzoru autorskiego oraz koszty nowych funkcjonalności, do zakupu
których w ogóle zamawiający nie jest zobowiązany. Poza tym czynność unieważnienia
Sygn. akt KIO 2150/12
może być oparta o okoliczności, które wystąpiły na moment unieważnienia postępowania
a nie na zdarzenia przyszłe i niepewne.
Oferta na unieważnione postępowanie wynosi 2.322.486,00zl. brutto. To jest koszt
rozbudowy SODIS na potrzeby Administracji Zespolonej ( zadanie nr 1). Przy czym w
cenę oferty wliczono : Integrację Podsystemu Monitoringu i Kontroli Podsystemu Pracy z
podsystemem WRZO ( zadanie nr 2), dostarczenie niezbędnych licencji na potrzeby
jednostek AZ (zadanie nr 3), prace wdrożeniowe polegające na instalacji i parametryzacji
oprogramowania oraz jego konfiguracji (zadanie nr 4) oraz szkolenia powdrożeniowe
(zadanie nr 5).
Zamawiający wbrew twierdzeniom, że system EZP z PUW będzie bezpłatny, udziela z
wolnej reki firmie QNT Systemy Informacyjne sp. z o.o. zamówienia na kwotę
138 744,00zl. na usługi serwisowe systemu, który jest częścią EPP ŚAZ, a należy
podkreślić, ze integracja z systemem ERP miała być częścią SODIS2. Powyższe jest
niezrozumiale i świadczy o wewnętrznej sprzeczności działań zamawiającego.
Odwołujący w ramach unieważnionego postępowania nie oferował usług administrowania
systemem a więc zarzut uzależnienia się od odwołującego jest bezpodstawny.
W studium wykonalności projektu, który miał być wdrożony w unieważnionym
postępowaniu zamawiający wskazywał wręcz na osiągnięcie dużych efektów małymi
nakładami, czemu aktualnie zaprzecza, unieważniając postępowanie i podając jako
argument oszczędności. „(…) należy zauważyć że stosunek nakładów do zakładanych
przez projekt celów jakie ma osiągnąć – jest bardzo korzystny. Stosunkowo niedużym
nakładem finansowym uda się utworzyć pierwszą w Polsce platformę elektroniczną
realizująca w sposób kompleksowy i w stosunkowo krótkim czasie proces harmonizacji i
wspomagania administracji rządowej w wojewódzkiej na tak szeroką skalę. Przyjęte
koszty realizacji przedsięwzięcia zostały oszacowane z najwyższą starannością ,
rzetelnością i oszczędnością przy zachowaniu cech innowacyjności projektu.”
Reasumując ten wątek odwołujący nie rozumie na jakiej podstawie zamawiający
rezygnuje z owej innowacyjności.
W dalszej części odwołujący opisuje moduły jakie posiada system SODIS na poparcie
unikatowości tego rozwiązania oraz twierdzi, ze wdrożenie w ŚUW systemu EZD z PUW
nie wpisuje się w projekt EPP ŚAZ, bo system EZD PUW pełni ściśle funkcje wynikające z
instrukcji kancelaryjnej tj. dotyczące obsługi pism i spraw, archiwum. Natomiast posiadany
Sygn. akt KIO 2150/12
system SODIS jest znacznie bardziej rozbudowany funkcjonalnie niż oferowany PUW z
Białegostoku. Reasumując odwołujący stwierdza, że zastąpienie systemu SODIS
systemem EZD z PUW jest rozwiązaniem o znacznie mniejszym zakresie funkcjonalnym
i spowoduje konieczność zwrotu i utratę już wydatkowanego dofinansowania na cały
projekt (proporcjonalnie do niewykorzystanego czasu gwarantującego trwałość projektu).
Dalej odwołujący podnosi, że istotą przedmiotu zamówienia jest wdrożenie systemu w
jednostkach podległych Urzędowi Wojewódzkiemu tymczasem system EZD z PUW
dostosowany jest do obsługi samego urzędu wojewódzkiego. Co więcej unieważnione
postępowanie miało dotyczyć m/i Integracji Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu
Pracy z Podsystemem Wspomagania Realizacji Zadań Obsługowych (WRZO) firmy QNT
Systemy Informacyjne” i obejmować prace integracyjne poszczególnych modułów obu
aplikacji. System wdrożony w PUW w ogóle takich elementów nie zawiera. Czyli cele
projektu finansowanego ze środków unijnych pod nazwą Elektroniczna Platforma Pracy
Śląskiej Administracji Zespolonej nie zostaną osiągnięte.
Odnosząc się do działań zamawiającego mających na celu ochronę interesu publicznego
to odwołujący podniósł: Zamawiający zakłada, że system EZD PUW wdroży za darmo, ale
będzie musiał go dostosować do założeń projektu EPP ŚAZ nie mówiąc o kosztach
wdrożenia, szkolenia;
W rezultacie co osiągnie zmawiający to wymianę systemu SODIS w siedzibie
zmawiającego za który już i tak zapłacił w roku 2007r plus system dla Jednostek
Administracji Zespolonej;Wdrażając u Zamawiającego system EZD PUW założone cele
nie zostaną osiągnięte. I tutaj odwołujący wskazuje na cele zapisane w studium
wykonalności, które głownie sprowadzają się do stworzenia Elektronicznej Platformy
Pracy Śląskiej Administracji Zespolonej co ma dać integrację wewnętrzną służb
Wojewody Śląskiego przy najszerszym wykorzystaniu narzędzi informatycznych
wspomagających pracę i integrację poszczególnych urzędów, ułatwiających mieszkańcom
skorzystanie z usług administracji rządowej.
Tymczasem powołując się na stronę internetową cele stawiane projektowi EZD Ida w
zupełnie innym kierunku.
Odwołujący powołując się dalej na zapisy studium wykonalności dochodzi do wniosku, że
po rozbudowie przeprowadzonej w ramach przedmiotowego postępowania system SODIS
2 miał Stanowic centralny broker informacyjny, umożliwiający centralne zarządzanie i
raportowanie informacji. Natomiast system EZD PUW wręcz przeciwnie w obecnym
Sygn. akt KIO 2150/12
kształcie może służyć niezależnie w każdej z jednostek. Będzie to działanie zupełnie
niezgodne z celami projektu. Ewentualne dostosowanie będzie pociągać za sobą koszty,
co przeczy twierdzeniom zamawiającego o rzekomej bezpłatności rozwiązania.
Ponadto odwołujący wskazuje, że zgodnie z zapisami studium wykonalności „wdrożenie
innowacyjnego środowiska pracy wspomagającego zarządzanie wieloma jednostkami z
jednego miejsca oraz innowacyjność względem kraju. Projekt zakładał unikatowość
rozwiązania w skali kraju a województwo śląskie miało być prekursorem w zakresie
działań ku faktycznemu zespoleniu administracji rządowej w terenie a tymczasem
zamawiający próbuje spłaszczyć całą inwestycję do wdrożenia zwykłego systemu obiegu
dokumentów czyt. EZD w 12 jednostkach.
Co prawda odwołujący wskazuje, że system EZD posiada pewne elementy
innowacyjności, np. co do postępowania administracyjnego. Natomiast innowacyjność
projektu EZD nie dotyczy innowacyjności samego rozwiązania i nie obejmuje obszarów
aplikacyjnych dotyczących ” procesu realizacji zadań statutowych przez wojewodę”.
Na koniec odwołujący wskazuje, iż objęte unieważnionym postępowaniem zamówienie
realizowane ma być w ramach pięciu podstawowych zadań:
1. Rozbudowa systemu obiegu dokumentów i spraw na potrzeby jednostek
Administracji Zespolonej,
2. Integracja Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy z Podsystemem
Wspomagania Realizacji Zadań Obsługowych (WRZO) firmy QNT Systemy
Informacyjne,
3. Dostarczenie niezbędnych licencji na potrzeby JAZ,
4. Prace Wdrożeniowe Systemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy,
5. Szkolenia powdrożeniowe Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy,
6. Udzielenie trzyletniej gwarancji na poprawne funkcjonowanie Podsystemu
Monitoringu,
7. Udzielenie bezpłatnego nadzoru autorskiego w okresie trzyletniej gwarancji a
później odpłatnej asysty technicznej i nadzoru autorskiego.
Podsumowując odwołujący stwierdził, że zamawiający nie wykazał, że to postępowanie
nie leży w interesie publicznym. Zamawiający powinien wykazać, że cel jaki zamierzał
osiągnąć prowadząc postępowanie, nie jest już celem zaspakajającym potrzeby
społeczne – czego nie uczynił.
Sygn. akt KIO 2150/12
W zakończeniu odwołania wskazano na interes do wniesienia odwołania oraz na
zachowanie terminu do wniesienia odwołania.
W dniu 15 października 2012 odwołujący wniósł odpowiedź na odwołanie wnosząc o jego
oddalenie.
Zamawiający odnosząc się do pojęcia interes publiczny stwierdził, że należy go
identyfikować z sytuacją kiedy dalsza realizacja przedmiotu zamówienia prowadziłaby do
niewłaściwego wykorzystania środków publicznych.
Zamawiający jako jednostka sektora finansów publicznych w województwie oraz
dysponent środków publicznych, podlega rygorom ustawy o finansach publicznych. W
przedmiotowym wypadku interesem publicznym będzie potrzeba ogółu wyrażająca się w
dokonywaniu tych wydatków w sposób celowy i oszczędny to jest w zgodzie z zasadą
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i
środków służących osiągnięciu założonych celów. Wydatkiem celowym będzie wydatek
słuszny i uzasadniony to jest niezbędny do wykonania zadania, posługując się
orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej.
Zamawiający również wskazując na orzecznictwo krajowej Izby Odwoławczej posługuje
się argumentacją, że rozważając interes publiczny należy odnosić go do aktualnej sytuacji
Państwa. Biorąc pod uwagę tę okoliczność, zamawiający nie jest zainteresowany
realizacją zamówienia, z którego wyników nie będzie korzystał co czyni bezprzedmiotowe
kontynuowanie niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Zwłaszcza w sytuacji, gdy cel zamówienia można osiągnąć bez wydatkowania 4 mln. zł.
ze środków publicznych. Zamawiający podkreśla potrzebę szerszego spojrzenia na
interes publiczny z uwzględnieniem sytuacji finansowej Państwa i możliwości realizacji
przedsięwzięcia w odmienny od zaplanowanego sposób.
Podsumowując zamawiający przywołał uchwałę Trybunału Konstytucyjnego z dnia 12
marca 1997r. która cel ustawowej regulacji zagadnienia zamówień publicznych, jakim jest:
” wprowadzenie mechanizmów sprzyjających racjonalnemu, efektywnemu i uczciwemu
gospodarowaniu środkami publicznymi”. W ocenie zamawiającego jednym z
mechanizmów jest niewątpliwie obowiązek unieważnienia postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego w sytuacji, gdy jego kontynuowanie jest nieracjonalne,
nieefektywne i niegospodarne a efekt jaki byłby uzyskany można osiągnąć wychodząc
poza sferę zamówień publicznych to jest bez zawierania odpłatnej umowy.
Sygn. akt KIO 2150/12
Zamawiający podniósł, że w wyniku unieważnienia postępowania doprowadzi do prawa
użytkowania systemu informatycznego, który swoim zakresem w pełni zastąpi użytkowany
obecnie System Obiegu Dokumentów i Spraw. Przy czym zamawiający podkreślił, że
zmiana okoliczności nastąpiła nie wskutek jednorazowego zdarzenia a w wyniku
zaistnienia ciągu pewnych zdarzeń fatycznych następujących w pewnym okresie czasu.
Zamawiający podkreślił, że czynność unieważnienia podjął na podstawie konkretnych
zdarzeń oraz informacji a nie na podstawie bliżej niedookreślonej wiedzy.
Odnosząc się do spotkania w dniu 12.05.2011r. w Białymstoku to oświadcza, że nie był
zainteresowany prezentowanym na tym spotkaniu systemem, ponieważ taki system już
posiadał to jest system SODIS. Poza tym prezentowany system EZD PUW odpowiadał
wymogom rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i
zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. nr 14, poz.67), który u zamawiającego
wypełniał system SODIS. Fakt podpisywania porozumień w okresie od maja 2011 do
daty wszczęcia postępowania u zamawiającego o niczym nie świadczy, ponieważ
przedmiot porozumień w tym okresie był bezprzedmiotowy dla zamawiającego, który
posiadał system SODIS.
Zamawiający wskazał na przedmiot zamówienia to jest dostawa i wdrożenie Podsystemu
Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy w Jednostkach Administracji Zespolonej wraz z
innymi niezbędnymi usługami poprzez rozbudowę istniejącego w Śląskim Urzędzie
Wojewódzkim Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw (SODIS) w ramach projektu pn:
Elektroniczna Platforma Pracy Śląskiej Administracji Zespolonej” współfinansowanego z
Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
regionalnego programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013.
Natomiast na kolejnym spotkaniu w dniu 26 stycznia 2012r. zamawiający powziął
wiadomość o dalszej rozbudowie EZD PUW w kierunku wdrożenia tego systemu w
administracji zespolonej poszczególnych województw. Wskazano, że wdrożenie EZD
PUW pozwoli na osiągnięcie efektu polegającego na możliwości korzystania przez
zespoloną administrację rządową w województwach z jednolitego dostosowanego do jej
potrzeb, a przed wszystkim sprawdzonego w praktycznym działaniu narzędzia do
zarządzania dokumentami elektronicznymi. Warto podkreślić, że cały proces odbywa się
bezpłatnie we współpracy z zespołem Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz „know-
how” wypracowanego i publikowanego na dedykowanej przedsięwzięciu elektronicznej
platformie. Duże znaczenie dla podjęcia decyzji o unieważnieniu postępowania miał
Sygn. akt KIO 2150/12
również Konwent Wojewodów w dniu 06.02.2012r. w Białymstoku w czasie którego
podjęto inicjatywę w celu wdrożenia systemu w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim w
Katowicach. Konsekwencją rozwoju systemu EZD PUW było rozpoczęcie procesu
wdrażania EZD PUW w innych jednostkach.
Kolejno w dniu 08.05.2012r. zostało zawarte porozumienie pomiędzy Wojewodą
Podlaskim i Wojewodą Śląskim w sprawie testowego i szkoleniowego wdrożenia systemu
elektronicznych dokumentów dla jednostek administracji zespolonej. W dniu 20.08.2012r.
zostało podpisane porozumienie pomiędzy stronami jak wyżej o wdrożeniu w Urzędzie
Śląskim w Katowicach systemu EZD PUW jako podstawowego systemu elektronicznego
obiegu dokumentów z jednoczesnym wdrożeniem systemu w jednostkach administracji
zespolonej. Decyzja ta podjęta była przez zwierzchnika zamawiającego to jest Wojewodę
Śląskiego.
Tym samym zarzut odwołującego odnoszący się do nieuprawnionego unieważnienia
postępowania w ocenie zamawiającego jest nieuprawniony, ponieważ decyzje podjął
Wojewoda a nie zamawiający. Istotnym zagadnieniem w sprawie jest okoliczność, że w
2011r. zawierano porozumienia w sprawie wdrażania systemu EZD PUW ale w
jednostkach urzędów wojewódzkich a nie w jednostkach administracji zespolonej.
1. Odnosząc się do podniesionego zarzutu przez odwołującego jakoby system PUW
EZD nie odpowiadał zakresowi przedmiotu zamówienia to zamawiający wyjaśnił
co następuje. Przywołał przedmiot zamówienia to jest dostawa i wdrożenie
Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy w Jednostkach Administracji
Zespolonej wraz z innymi niezbędnymi usługami poprzez rozbudowę istniejącego
w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw
(SODIS) firmy Comarch. Wskazał jednostki, w których przedmiot zamówienia miał
być zrealizowany: Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach, Kuratorium Oświaty w
Katowicach, Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Katowicach, Wojewódzki
Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Katowicach, Wojewódzki
Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Katowicach, Wojewódzki Inspektorat
Ochrony Środowiska w Katowicach, Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej
w Katowicach, Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno -
Spożywczych w Katowicach, Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Katowicach,
Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Katowicach, Wojewódzki Inspektorat
Transportu Drogowego w Katowicach, Wojewódzka Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Katowicach. Zamówienie miało być realizowane w ramach
pięciu podstawowych działań; 1) Rozbudowa Systemu Obiegu Dokumentów i
Sygn. akt KIO 2150/12
Spraw na potrzeby jednostek Administracji Zespolonej; 2) Integracja Podsystemu
Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy z Podsystemem Wspomagania Realizacji
Zadań Obsługowych (WRZO) firmy QNT Systemy Informatyczne; 3 Dostarczenie
niezbędnych licencji na potrzeby JAZ;4) Prace Wdrożeniowe Podsystemu
Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy;5) Szkolenia powdrożeniowe Podsystemu
Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy.
Powyższe zadania miały doprowadzić do zrealizowania celów projektu
Elektroniczna Platforma Pracy Śląskiej Administracji Zespolonej zgodnie ze
studium wykonalności z lutego 2010r. pkt 8.1. cel projektu to integracja
wewnętrznych służb Wojewody Śląskiego przy jak najszerszym wykorzystaniu
narzędzi informatycznych wspomagających prace i integracje poszczególnych
urzędów. Aktualnie cel ten jest możliwy do zrealizowania bez wydatkowania
środków publicznych. Zastosowanie alternatywnego względem SODIS systemu
EZD PUW również prowadzi do integracji wewnętrznych służb Wojewody
Śląskiego przy jak najszerszym wykorzystaniu narzędzi informatycznych .
Zamawiający uważa, że EZD PUW daje o wiele łatwiejszą możliwość wdrażania
modyfikacji systemu bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.
Zamawiający uważa, że założona integracja służb będzie w przypadku EZD
PUW: łatwiejsza, głębsza, szybsza, tańsza. Co do argumentacji, że nie wszystkie
wojewódzkie urzędy korzystają z EZD PUW to zamawiający podkreślił, że urzędy
wojewódzkie: Kujawsko Pomorski Urząd Wojewódzki, Podkarpacki Urząd
Wojewódzki posiadają elektroniczny obieg dokumentów stworzony w Centralnym
Ośrodku Informatyki, a więc prawa do tego rozwiązania posiada również
instytucja publiczna. W powyższy stanie doszłoby do sytuacji, że jedynym
urzędem posiadającym komercyjny system elektroniczny obiegu dokumentów i
spraw byłby zamawiający.
Zamawiający nie zgodził się również z zarzutem, że obowiązek utrzymywania
systemu SODIS ciąży na zamawiającym co najmniej do dn. 20.06.2013r.,
ponieważ zgodnie z decyzją Wojewody Śląskiego z dnia 09.06.2006r. ( §14 ust.7)
okres trwałości dla projektu „Elektroniczna Platforma Urzędu Wojewódzkiego i
Administracji Zespolonej” wynosił 5 lat od dnia wydania ww decyzji. Tym samym
okres trwałości minął w dniu 09.06.2011r.
Odnosząc się do wskazanej przez Comarch umowy na zakup asysty technicznej i
nadzoru autorskiego systemu SODIS, które mają być świadczone do czerwca
2014r. to zamawiający wskazuje, że przejście na system EZD PUW wymagać
Sygn. akt KIO 2150/12
będzie dostępu do danych w systemie SODIS. Zatem zamawiający nie wyklucza
korzystania z systemu SODIS również po czerwcu 2014r. ale na pewno bez
modyfikacji lub zakupu dodatkowych licencji.
Zamawiający nie zgadza się z zarzutem niegospodarności. Bowiem porównanie
jest oczywiste. Zamawiający wydał na zakup systemu SODIS w 2008r. 1 mln.zl. a
odstąpienie od realizacji przedmiotowego postępowania powoduje oszczędność
wydatkowania kolejnych 4 mln.zł na rzecz odwołującego.
Również nie zgadza się ze stwierdzeniem, że system EZD PUW nie jest w stanie
zastąpić systemu SODIS. Zamawiający korzysta z systemu SODIS od 2008r. w
tym od 01.01.2012r. jako systemu podstawowego. Zamawiający miał również
możliwość zapoznania się z systemem EZD PUW w tym o w oparciu o
porozumienie z dnia 08.05.2012r. Powyższe doświadczenia pozwalają na
przyjęcie, iż system EZD PUW jest w stanie zastąpić system SODIS.
Zamawiający nie zgadza się ze stwierdzeniem odwołującego, że koszt jego
rozwiązania zamyka się kwotą 2.322.486,00zł.gdyż całkowity koszt drugiej oferty
złożonej przez Comarch S.A. wynosi 4.040.550,00 zł.w tym 1.488.300,00zł.to
koszty samych licencji na potrzeby jednostek AZ. Wskazywana kwota obejmuje
tylko koszty rozbudowy SODIS na potrzeby AZ. Pozostałe 123.000zl. obejmowały
integracje z podsystemem WRZO, prace wdrożeniowe na kwotę 18.450 zł. oraz
szkolenia na kwotę 30.750zł. Natomiast zgodnie z § 7 ust. 2 porozumienia z dnia
20.08.2012r. Wojewoda Podlaski zezwala Wojewodzie Śląskiemu oraz
kierownikom jednostek administracji zespolonej województwa śląskiego na
bezpłatne używanie oprogramowania EZD do celów związanych z realizacją
zadań publicznych. Szczegółowe zobowiązania stron obejmujące proces
wdrożeniowy w tym szkolenia zawarto w § 4-5 porozumienia. Zatem koszty
systemu SODIS i systemu EZD PUW jako kategorie finansowe są porównywalne,
gdyż odnoszą się do porównywalnych działań. Ponadto porównanie to wypada
zdecydowanie na niekorzyść systemu SODIS.
Co do uwag odwołującego co do zamówienia na usługi serwisowe na
zintegrowany system informatyczny klasy ERP zamawiający oświadcza, że zarzut
ten nie ma znaczenia dla oceny przedmiotowego postępowania. Zamawiający
posiada system informatyczny klasy ERP obejmujący moduł finansowo-księgowy
oraz kadrowo-placowy. Firma QNT w piśmie z dnia 11.10.2012r. pozytywnie
wypowiedziała się o możliwości realizacji interfejsu wymiany danych z systemem
Sygn. akt KIO 2150/12
EZD, przy czym koszty oszacowano na 39.00,00zł. Warto zauważyć, że oferta
firmy Comarch S.A. zakłada koszty integracji SODIS z QNT na poziomie
123.000,00zł.
Odnosząc się do stwierdzeń odwołującego o niezastępowalności systemu SODIS
przez system EZD PUW to świadczy takie twierdzenie o braku wiedzy po stronie
odwołującego co do funkcjonalności systemu EZD PUW.
Zamawiający zaprzecza twierdzeniu odwołującego o unikatowości systemu
SODIS, ponieważ możliwość integracji z innymi systemami nie świadczy o
unikatowości produktu. Rozwiązania takie posiadają również inne systemy w tym
EZD PUW, co więcej aktualnie rozwiązania takie należy uznać za standardowe.
Ponadto zamawiający wyjaśnia, że EZD PUW jest w równym stopniu
zintegrowane z ePUAP co produkt odwołującego.
Za bezpodstawne również uważa zamawiający twierdzenie odwołującego, że
system SODIS jako jedyne rozwiązanie w kraju obsługuje płatności ePUAP.
Zamawiający wyjaśnia, że podsystem płatności jest jednym z elementów
platformy ePUAP, który może współpracować z systemami zewnętrznymi. W
SODIS nie ma żadnej funkcjonalności dotyczącej płatności, gdyż zamawiający
nigdy nie zamawiał u odwołującego żadnej funkcjonalności z tym związanej.
Kolejnym argumentem jest, że implementacja kolejnych procesów do systemu
EZD PUW odbywa się bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów,
tymczasem wykonanie w 2009r. 26 modyfikacji systemu SODIS kosztowało
zamawiającego 213.000,00zł.
Zamawiający nie zgadza się ze stwierdzeniem odwołującego, że wprowadzenie
systemu EZD PUW spowoduje konieczność zwrotu i utratę dofinansowania
uzyskanego z ZPORR.
Zamawiający również nie zgadza się ze stwierdzeniem odwołania, że „system
EZD PUW nie odpowiada bogactwu funkcjonalności SODIS”. Zarówno system
SODIS jak i EZD PUW są systemami służącymi do elektronicznego zarządzania
dokumentacją, pozwalają na dokonywanie czynności kancelaryjnych takich jak
rejestracja dokumentacji, dekretowanie oraz akceptowanie. System EZD PUW ma
te zaletę w stosunku do systemu SODIS, że był szczegółowo analizowany pod
kątem zgodności z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
Sygn. akt KIO 2150/12
18.01.2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów
akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz.U. Nr 14 poz. 67)- powyższa weryfikacja zakończyła się
pozytywnie. Natomiast system odwołującego nie podlegał takiej weryfikacji a poza
tym były w stosunku do niego zastrzeżenia w związku z przesłaniem paczki
archiwalnej co miało miejsce w miesiącu lipcu 2012 roku.
Nie jest również prawdą, że system SODIS był w chwili obecnej dostosowany do
potrzeb administracji zespolonej, dostosowanie miało być dopiero przedmiotem
prac w ramach projektu Elektroniczna Platforma Pracy i zakończenie miało
nastąpić do końca 2013r.
Tymczasem program EZD PUW jest wdrażany w jednostkach administracji
zespolonej.
Zamawiający zaprzecza twierdzeniom odwołania, że szkolenia i prace
wdrożeniowe systemu EZD PUW, będą odpłatne.
Zamawiający stwierdza, że chce przez system EZD PUW doprowadzić do
powstania jednolitej platformy wspomagającej prace i integrację poszczególnych
urzędów zgodnie z rozdz. 8.1. Studium wykonalności. Poza tym wdrożenie EZD
PUW prowadzi do wdrożenia jednolitego systemu w skali całego kraju.
Zamawiający zaprzecza, że przez wdrożenie systemu EZD PUW nie zostaną
osiągnięte cele założone w studium wykonalności.
Zarówno SODIS jak i EZD PUW stanowią jedynie wycinek projektu Elektroniczna
Platforma Pracy, trudno zatem oczekiwać by cele stawiane przez EZD były
identyczne jak cele stawiane przez projektem, którego EZD stanowi jedynie
fragment.
Wdrożenie systemu EZD PUW doprowadzi do stworzenia innowacyjnego
środowiska pracy wspomagającego zarządzanie wieloma jednostkami z jednego
miejsca.
Podsumowując zamawiający odniósł się do pięciu podstawowych zadań objętych
unieważnionym
postępowaniem.
Zamawiający
wyjaśnia,
ze
wszystkie
wymienione zadania mogą być zrealizowane przez wdrożenie EZD PUW bez
konieczności wydatkowania ok.4 mln.zl. ze środków publicznych. Zadanie
Sygn. akt KIO 2150/12
pierwsze dotyczy rozbudowy SODIS na potrzeby jednostek AZ w tym uzyskanie
modułu work flow. EZD PUW jest w stanie w pełni zastąpić system SODIS a
funkcjonalności , które miały być uzyskane w ramach projektu zostaną uzyskane
w ramach EZD PUW. Odnosząc się do zadania drugiego to już powyżej
zamawiający oświadczył, ze system EZD PUW zostanie zintegrowany z
systemem firmy QNT. Zadanie trzecie to pozyskanie licencji dla systemu EZD,
które zamawiający pozyskał nieodpłatnie na potrzeby jednostek AZ. Zadanie
czwarte to prace wdrożeniowe, które również zamawiający pozyskał nieodpłatnie.
Zadanie piąte to szkolenia, które również zamawiający pozyska nieodpłatnie.
System EZD został wdrożony w wielu województwach i aktualnie można
stwierdzić, że zaspakaja potrzeby tak urzędów wojewódzkich jak i jednostek
administracji zespolonej. Tymczasem system SODIS wielokrotnie ulegał awariom,
co uniemożliwiało funkcjonowanie urzędu wojewódzkiego. Zamawiający wskazuje
na takie awarie jak styczeń 2012r. gdzie przyczyną awarii było zaplanowanie
wielu nowych funkcji dostosowujących system do nowej Instrukcji Kancelaryjnej.
Usunięcie awarii wymagało zainstalowania systemu na nowej platformie
sprzętowej (serwery i macierz dyskowa)o kilkukrotnie większej wydajności.
Produkcyjne wznowienie pracy systemu było możliwe dopiero w kolejnym
tygodniu kalendarzowym. Po uruchomieniu wiele modułów działało błędnie. W
związku z tym w miesiącu styczniu 2012 zgłoszono wykonawcy aż 102 błędy ( w
stosunku do około 70 zgłoszonych w roku 2011).
Mając na uwadze powyższe zamawiający uważa, że prowadzenie postępowania i
wykonanie zamówienia polegającego na rozbudowie systemu SODIS nie leży w
interesie publicznym czego nie można było wcześniej przewidzieć.
Skład orzekający Izby ustalił i zważył co następuje
Odwołanie dotyczy postępowania w którym przedmiotem zamówienia jest
„Dostawa i wdrożenie Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy w
Jednostkach Administracji Zespolonej wraz z innymi niezbędnymi usługami
poprzez rozbudowę istniejącego w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim Systemu
Sygn. akt KIO 2150/12
Obiegu Dokumentów i Spraw (SODiS) w ramach projektu pn.: ”Elektroniczna
Platforma Pracy Śląskiej Administracji Zespolonej” współfinansowanego z Unii
Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-
2013.
Ofertę złożył tylko jeden wykonawca, który jest twórcą funkcjonującego u
zamawiającego systemu SODIS a który ma być rozbudowany na jednostki
administracji zespolonej.
Odwołujący posiada interes do wniesienia odwołania w rozumieniu art. 179 ust.1
ustawy.
Odwołujący złożył ofertę w przedmiotowym postępowaniu jako jedyny oferent i
miał prawo oczekiwać udzielenia jemu zamówienia. Zamawiający dwukrotnie
przeprowadzał unieważnienie postępowania, które nie były skuteczne.
Ostatecznie po raz trzeci zamawiający unieważnił postępowanie i zrozumiałym
jest, że wobec aktualności złożonej oferty, odwołujący po raz trzeci odwołał się od
tej czynności zamawiającego. Składając ofertę miał uzasadnione prawo liczyć na
uzyskanie zamówienia. Unieważnienie postępowania pozbawia jego uzyskania
przychodów co równa się z poniesieniem szkody w związku z niemożnością
wykonania zamówienia. Odwołujący podważył we wniesionym odwołaniu
zasadność unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust.1 pkt 6 ustawy
zgodnie z którym zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie
zamówienia, jeżeli wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że
prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie
publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. Tym samym w ocenie
Izby spełnione zostały przesłanki z art. 179 ust.1 ustawy zgodnie z którym środki
ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma interes w uzyskaniu
zamówienia oraz może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez
zamawiającego przepisów niniejszej ustawy.
Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie następujących przepisów ustawy: art. 93
ust.1 pkt 6) poprzez unieważnienie przedmiotowego postępowania, pomimo braku
Sygn. akt KIO 2150/12
spełnienia przesłanek warunkujących dokonanie takiej czynności a określonych w
powołanym przepisie, art.91 ust.1 poprzez zaniechanie wyboru oferty złożonej przez
odwołującego jako oferty najkorzystniejszej, pomimo że oferta odwołującego jest jedyną
ofertą złożoną w postępowaniu i nie podlega odrzuceniu, art. 7 ust.1 poprzez prowadzenie
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób niezapewniający
zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.
We wniesionym odwołaniu zakwestionowano spełnienie przesłanek ustawowych co do
wystąpienia istotnej zmiany okoliczności, braku interesu publicznego w dalszym
prowadzeniu postępowania oraz możliwości wcześniejszego przewidzenia zmiany tychże
okoliczności. Odwołujący przedstawił obszerną i szczegółową argumentację swojego
stanowiska przedstawioną powyżej. Zamawiający w piśmie stanowiącym odpowiedź na
odwołanie również obszernie i szczegółowo odniósł się do argumentacji odwołującego nie
przyznając żadnej z podniesionych przez odwołującego okoliczności.
Izba na postawie przeprowadzonych na rozprawie dowodów ustaliła co następuje.
Odwołujący w poczet dowodów na rozprawie przedstawił następujące dokumenty i
oświadczenia.
Pismo z dnia 19 czerwca 2012r. Dyrektora Generalnego Śląskiego Urzędu
Wojewódzkiego skierowane do zastępcy Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego dotyczące bieżących informacji na
temat realizacji projektu pn: Elektroniczna Platforma Pracy Śląskiej Administracji
Zespolonej. W piśmie tym przedstawiono dotychczasowy przebieg postępowania w
przedmiotowym zamówieniu z podaniem okoliczności dwukrotnych prób unieważnienia
postępowania z przyczyn lezących po stronie odwołującego oraz udziału służb
Centralnego Biura Antykorupcyjnego w zakresie złożenia dwóch ofert przez
odwołującego. Jednocześnie w piśmie tym znajduje się zapowiedź kolejnego
unieważnienia postępowania z racji zamiaru skorzystania z systemu Elektronicznego
Zarządzania Dokumentacją opracowanego w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w
Białymstoku (EZD z PUW). Głównym motywem skorzystania z EZD z PUW jest jego
nieodpłatność oraz wypełnienie założeń Elektronicznej Platformy Pracy w tym
użytkowanego SODIS i prowadzonego aktualnie postępowania na jego modyfikację celem
wykorzystania w pracach jednostek administracji zespolonej Województwa Śląskiego. Z
pisma tego wynika między innymi:”(…) iż w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim
opracowany został a następnie wdrożony system Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją mający w założeniu integrację systemów informatycznych oraz wspólne
Sygn. akt KIO 2150/12
wykorzystanie istniejących już zasobów w celu racjonalnego i efektywnego wdrożenia w
urzędach wojewódzkich jednolitych systemów EZD. System ten został dotychczas z
powodzeniem – zaadaptowany przez kolejne 12 urzędów wojewódzkich. Dodatkowo z
informacji uzyskanych od Pełnomocnika Wojewody Podlaskiego ds. Informatyzacji
wynika, że w najbliższym czasie planowane jest rozszerzenie funkcjonowania tego
systemu na jednostki administracji zespolonej. Wobec powyższego rozważam
alternatywny scenariusz wdrożenia zamiast Podsystemu Monitoringu i Kontroli przepływu
Pracy w AZ- realizowanego poprzez rozbudowę dotychczas funkcjonującego w Śląskim
Urzędzie Wojewódzkim w Katowicach Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw (SODIS) –
adaptacji
białostockiego
systemu
Elektronicznego
Zarządzania
Dokumentacją.
Argumentami za tym przemawiającymi są m.in.; fakt udostępnienia zainteresowanym
urzędom tego systemu w sposób nieodpłatny, wdrożenie tego systemu dotychczas w 12
urzędach wojewódzkich jak i objecie nim w najbliższym czasie jednostek administracji
zespolonej, podczas gdy szacowany koszt w realizowanym przez mnie projekcie na
dostawę i wdrożenie Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy w AZ wyniósłby
ponad 4 mln. zł.”
Z przedstawionego pisma wynika, że zamawiający w połowie roku 2012r. czyli prawie rok
po ogłoszeniu przetargu na przedmiotowe zamówienie, rozważał rezygnację z rozbudowy
systemu SODIS na jednostki Administracji Zespolonej województwa śląskiego a
dotyczącego przedmiotowego postępowania odwoławczego. Jednocześnie w piśmie tym
zamawiający wskazuje na pozytywne aspekty planowanej czynności unieważnienia
postępowania, które zasadniczo widzi w nieodpłatności wdrożenia i użytkowania tego
Systemu, wobec złożonej oferty przez odwołującego na kwotę powyżej 4 milionów
złotych. Jako dodatkowe aspekty za podjęciem takowej czynności, zamawiający
wskazuje wdrożenie tego systemu w 12 urzędach wojewódzkich oraz planowane objecie
tym systemem w najbliższym czasie jednostek administracji zespolonej a co jest
przedmiotem postępowania objętym niniejszym postępowaniem odwoławczym.
Pismo z dnia 7 września 2012r. Dyrektora Generalnego Śląskiego Urzędu
Wojewódzkiego skierowane do zastępcy Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego stanowiące odpowiedź w sprawie
Elektronicznej Platformy Pracy Śląskiej Administracji Zespolonej. Z pisma tego wynika, że
aktualnie dokonywana jest analiza co do celowości kontynuowania przedmiotowego
postępowania w kontekście czy nie doszło do istotnej zmiany okoliczności powodującej,
że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
czego nie można było wcześniej przewidzieć. Ponadto w piśmie tym podnosi się zapisy §
Sygn. akt KIO 2150/12
4 ust.2 porozumienia o dofinansowaniu projektu gdzie nałożono na zamawiającego
obowiązek ponoszenia wydatków celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z
zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. W piśmie tym
wspomina się również o systemie EZD z PUW jak pisze zamawiający, który to system jest
dedykowany zarówno dla poszczególnych urzędów wojewódzkich jak i jednostek
administracji zespolonej z podkreśleniem aspektu jego nieodpłatności. Jednocześnie
zamawiający informuje, że jeżeli Comarch po raz trzeci złoży odwołanie to wystąpi do
Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej o zarządzenie rozpoznania sprawy w składzie
trzyosobowym oraz zawiadomi CBA z wnioskiem o objęcie szczególnym nadzorem
postępowania odwoławczego.
Powyżej przedstawione pismo wskazuje na zamiar unieważnienia postępowania na
podstawie art. 93 ust.1 pkt 6 ustawy.
Odwołujący przedłożył również Opis przedmiotu zamówienia dotyczący niniejszego
postępowania wraz z harmonogramem prac i zakresu odbioru poszczególnych zadań, z
którego wynika, ze przedmiot zamówienia ma być realizowany włącznie do I kwartału
2013r.
Także przedłożył wyciąg ze Studium Wykonalności „Elektroniczna Platforma Pracy
Śląskiej Administracji Zespolonej” obejmujący pkt 7 pn. Zidentyfikowane problemy, z
zaznaczeniem fragmentu, że „Niniejszy projekt charakteryzuje się wysokim stopniem jego
efektywności uwidocznionym w celowości ponoszonych wydatków przy zachowaniu jego
wysokiej jakości i innowacyjności, co w konsekwencji gwarantuje dodatkowo racjonalny
stosunek nakładów do rezultatu. Wynika z tego, że przy stosunkowo niedużych nakładach
finansowych otrzymujemy nowoczesne narzędzie wspomagające pracę jednostek
podległych wojewodzie stanowiące wartość dodaną projektu.”
Kolejno pismo z dnia 7 września 2012r. Wojewody Śląskiego do Wojewody Podlaskiego
przekazujące egzemplarz podpisanego w dniu 20 sierpnia 2012r. porozumienia w sprawie
współpracy w zakresie wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD) oraz elektronicznej komunikacji pomiędzy
organami administracji rządowej. Z pisma tego wynika, że przedmiotem porozumienia jest
m/i określenie zasad współpracy oraz ustalenie zobowiązań obu urzędów w celu realizacji
przedsięwzięcia polegającego na wdrożeniu EZD zarówno w Śląskim Urzędzie
Wojewódzkim, jak i jednostkach administracji zespolonej podległych Wojewodzie
Śląskiemu. Do pisma załączono Porozumienie z dnia 20 sierpnia 2012r. Przy czym na
Sygn. akt KIO 2150/12
rozprawie odwołujący wskazuje na zapis w porozumieniu o możliwości rozwiązania
umowy w okresie 1 miesięcznego wypowiedzenia.
Pismo z dnia 27 września 2012r. Dyrektora Generalnego Śląskiego Urzędu
Wojewódzkiego do dyrektorów wydziałów/kierowników oddziałów i pracowników
Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach w sprawie informowania, że od 1
stycznia 2013r. obowiązywać będzie system Elektronicznego Zarządzania Dokumentami
autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, o powołaniu zespołu ds. wdrożenia EZD
w Urzędzie, o objęciu Harmonogramem wdrożenia EZD z PUW zidentyfikowania różnic
pomiędzy tym systemem a obecnie obowiązującym co pozwoli na jego dostosowanie w
jak najlepszy sposób do potrzeb pracowników ŚUW. Powyższy dowód odwołujący
wskazał na brak możliwości automatycznego wdrożenia systemu EZD z PUW do
zamawiającego.
Odpowiedź z dnia 4 sierpnia 2012r. przekazaną drogą mailową przez Biuro Ministra
Administracji i Cyfryzacji na wniosek odwołującego o udzielenie informacji publicznej w
sprawie aktu prawnego dotyczącego wdrażania i stosowania w jednostkach administracji
publicznej systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją zbudowanego przez
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku. Z udzielonej odpowiedzi wynika, że czynności
kancelaryjne mogą być dokonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD. Jako
podstawę prawną udzielonej odpowiedzi wskazano rozporządzenie Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18.01.2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych
wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz. U. nr 14, poz.67). Przy czym przez EZD należy rozumieć system
teleinformatyczny
do
elektronicznego
zarządzania
dokumentacją
umożliwiający
dokonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania
spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, nie zaś jako
oznaczony co do tożsamości system elektronicznego zarządzania dokumentacją. Do
kompetencji kierownika jednostki należy wybór oznaczonego co do tożsamości systemu
EZD oraz zapewnienie jego pozyskania, wdrożenia oraz użytkowania zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa. Uzyskana odpowiedź służyła odwołującemu w
argumentacji braku obowiązku po stronie zamawiającego wdrożenia EZD z PUW.
Kolejno odwołujący przedstawił internetową informację o projekcie, Partnerzy i obecny
stan wdrożenia EZD w administracji rządowej z której wynika, że w dniu 20.08.2012r.
Śląski Urząd w Katowicach podpisał porozumienie w zakresie EZD. Z informacji wynika,
że system EZD jest wdrażany w urzędach wojewódzkich ogółem w 12 urzędach w tym u
Sygn. akt KIO 2150/12
zamawiającego. „W planach jest także wdrożenie systemu w administracji zespolonej
poszczególnych województw.”
Przedstawiono także wydruk ze strony internetowej PUW w sprawie roboczego spotkania
w dniu 12 maja 2011r.16 urzędów wojewódzkich w sprawie wdrożenia jednolitego
systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji rządowej państwa.
Na spotkaniu Wojewoda Podlaski zobowiązał się do koordynacji działań wdrożenia
jednolitych systemów umożliwiających w pełni elektroniczne zarządzanie sprawami
obywateli we wszystkich urzędach wojewódzkich w Polsce. Do wydruku załączono
informacje udostępnione w ramach informacji publicznej z dnia 16.10.2012r. z której
wynika, że przedmiotem spotkania w Białymstoku w dniu 12 maja 2011r. było nieodpłatne
wdrożenie jednolitego systemu EZD autorstwa PUW w urzędach wojewódzkich a także w
jednostkach administracji rządowej w województwach. Udział w tym spotkaniu wzięli
również przedstawiciele zamawiającego. Efektem spotkania z wojewodami było
podpisanie porozumień na wdrożenie systemu EZD PUW.
Odwołujący załączył również Wyrok KIO z dnia 8 lutego 2012r. o Sygn. akt KIO 158/12
zgodnie z którym nakazano zamawiającemu unieważnienie czynności unieważnienia
postępowania oraz dokonanie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty.
Pismo z dnia 7 grudnia 2011r. Wojewody Śląskiego do Szefa CBA o podjęcie działań
celem zweryfikowania prawidłowości przeprowadzenia przedmiotowego przetargu.
Pismo CBA z dnia 01.01.2012r. do Wojewody Śląskiego informującego, że na podstawie
przeprowadzonych
w
dniach
14.12.2011r.-16.12.2011r.
czynności
analityczno-
informacyjnych funkcjonariuszy CBA, proponuje się rozważenie unieważnienia
postępowania na dostawę i wdrożenie Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu
Pracy w Jednostkach Administracji Zespolonej wraz z innymi niezbędnymi usługami
poprzez rozbudowę istniejącego u zamawiającego Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw
(SODIS).
Wszystkie powyżej przedstawione dowody z dokumentów, odwołujący przedstawił na
poparcie argumentacji o braku spełnienia ustawowych przesłanek z art. 93 ust.1 pkt 6
ustawy stanowiących podstawę unieważnienia postępowania.
Z kolei zamawiający na rozprawie przedstawił następujące dowody na uzasadnienie
poprawności podjętej czynności unieważnienia postępowania.
Sygn. akt KIO 2150/12
Decyzję Wojewody Śląskiego z dnia 9 czerwca 2006r. o przyznaniu dofinansowania dla
projektu realizowanego w ramach Działania 1.5. Zintegrowanego Programu Operacyjnego
Rozwoju Regionalnego Infrastruktura Społeczeństwa Informacyjnego przez beneficjenta
Śląski Urząd Wojewódzki. Z którego wynika, ze zakończenie finansowe realizacji projektu
przewidziane jest na 15 czerwca 2007r.
Zamawiający na rozprawie oświadczył, że system SODIS, który już jest wdrożony w
Urzędzie Województwa Śląskiego, był dofinansowany na podstawie powyższej decyzji
Wojewody Śląskiego z 9 czerwca 2006 r. Z kolei aktualne postępowanie jest
dofinansowywane z innych środków. Decyzja z 2006 r. przestała wiązać w czerwcu 2011 r.,
to jest po 5 latach. Wojewoda Śląski zlecił urzędowi czyli zamawiającemu przeprowadzenie
tego postępowania i postępowanie to dotyczy wdrożenia systemu dla administracji
zespolonej. Zamawiający jednocześnie na rozprawie wyjaśnił, że Wojewoda podejmuje
decyzje co do przeprowadzonych inwestycji, a Dyrektor Generalny Urzędu Wojewódzkiego
te inwestycje realizuje. Przy czym Dyrektor Generalny nie pełni funkcji nadrzędnej nad
administracją zespoloną. Dyrektor Generalny ma wpływ na to, jaki system informatyczny
obowiązywać będzie w Urzędzie Wojewódzkim, ale nie ma wpływu na to, jakie systemy będą
obowiązywać w administracji terenowej podległej Wojewodzie, ponieważ o tym decyduje
Wojewoda.
Przy czym zamawiający na rozprawie podkreślił, że współpraca w zakresie wdrożenia
białostockiego EZD rozpoczęła się z poszczególnymi wojewodami już w 2011r. ale
Wojewoda Śląski porozumienia nie zawarł jak poniżej wymienieni Wojewodowie,
ponieważ miał w Urzędzie wdrożony system SODIS autorstwa odwołującego.
Porozumienia, które zawarł Wojewoda Podlaski kolejno z innym Wojewodami w sprawie
udostępnienia systemu EZD wyłącznie w jednostkach urzędów wojewódzkich przebiegały
następująco w 2011r.:
- 19 lipca 2011 r. z Wojewodą Małopolskim,
- 27 lipca 2011 r. Wojewodą Opolskim,
- 7 września 2011 r. z Wojewodą Warmińsko-Mazurskim,
- 14 września 2011 r. z Wojewodą Pomorskim,
- 15 września 2011 r. z Wojewodą Lubelskim,
- 19 września 2011 r. z Wojewodą Świętokrzyskim,
- 14 listopada 2011 r. z Wojewodą Mazowieckim,
- 13 marca 2012 r. z Wojewodą Łódzkim,
- 25 kwietnia 2012 r. z Wojewodą Zachodniopomorskim,
Sygn. akt KIO 2150/12
- 2 maja 2012 r. z Wojewodą Lubuskim,
- 6 czerwca 2012 r. z Wojewodą Dolnośląskim.
Na dowód powyższego zamawiający przedłożył na rozprawie zawarte porozumienia
wyspecyfikowane jak powyżej.
Przy czym niniejsze porozumienia dotyczyły wdrożenia systemu EZD PUW tylko i wyłącznie
w Urzędach Wojewódzkich a nie w jednostkach zespolonych. Z treści przedłożonych
porozumień z 2011r. wynika, że nie dotyczą one wdrożenia systemu EZD w jednostkach
zespolonych.
Możliwości ewentualnego użycia systemu EZD w jednostkach zespolonych omawiano na
spotkaniu 26 stycznia 2012 r., o czym wskazano w decyzji zamawiającego o unieważnieniu
postępowania.
Przy czym w dniu 9 lipca 2012 r., po wypracowaniu możliwości użycia system EZD w
jednostkach zespolonych, podpisano porozumienie 9 lipca 2012 r. z następującymi
Wojewodami: Małopolskim, Opolskim, Pomorskim, Warmińsko-Mazurskim, Świętokrzyskim,
Lubelskim, Mazowieckim, Łódzkim.
Na dowód powyższego oświadczenia na rozprawie zamawiający przedłożył powyżej
przywołane Porozumienie z dnia 09.07.2012r. zawarte w Białymstoku pomiędzy
Wojewodą Podlaskim a wojewodami: Małopolskim, Opolskim, Pomorskim, Warmińsko-
Mazurskim, Świętokrzyskim, Lubelskim, Mazowieckim i Łódzkim. Z treści tego
Porozumienia wynika, że jego przedmiotem jest określenie zasad współpracy oraz
ustalenie zobowiązań stron w zakresie realizacji przedsięwzięcia polegającego na
utrzymaniu i rozwoju EZD jako jednolitego systemu w urzędach rządowej administracji
zespolonej w województwach.
Z treści § 7 tego Porozumienia wynika, że Wojewodowie mogą wdrażać ten system w
organach administracji zespolonej, przy czym w porozumieniu nie uczestniczy Wojewoda
Śląski, który miał już wdrożony system SODIS.
Zamawiający na rozprawie przywołał posiedzenie z dnia 6 lipca 2012 r. na którym Konwent
Wojewodów w Gdańsku podjął decyzję, aby podjąć prace dla administracji zespolonej w
zakresie wdrożenia systemu EZD. Na spotkaniu Wojewodów w Gdańsku ustalono, że
system EZD z PUW będzie przygotowany do końca 2012r. W sumie podjęto tam dwie
decyzje po pierwsze, że do końca 2013 r. w 16 województwach zostanie wdrożony system
EZD PUW zarówno w urzędach wojewódzkich, jak i w administracji zespolonej a po drugie,
że system EZD PUW dla jednostek zespolonych zostanie dopracowany do końca 2012 r.
Sygn. akt KIO 2150/12
Po spotkaniu w Gdańsku, które odbyło się w dniach 5-6 lipca 2012 r. skierowano pismo z
dnia 17 lipca 2012 r. do Wojewodów z wypracowanym Repetytorium EZD PUW w urzędach
wojewódzkich i dokument jest bazą wiedzy na temat wspólnego przedsięwzięcia
dotyczącego wdrożenia jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w
terenowej administracji rządowej oraz zawiera uaktualnioną „Mapę rozwoju systemu EZD
autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku”. Przedmiotowy dokument
został także przekazany wojewodom, którzy zawarli porozumienie w sprawie współpracy w
zakresie utrzymania i rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją
autorstwa PUW. Pismo przewodnie i Repetytorium oraz Mapę rozwoju przedłożono na
rozprawie w poczet dowodów na okoliczność, że wiedza w tym zakresie pochodzi z 2012r. a
nie jak twierdzi odwołujący z maja 2011r. to jest przed wszczęciem w październiku 2011r,
postępowania.
Zamawiający na rozprawie podtrzymuje oświadczenie, iż z systemem dotyczącym jednostek
zespolonych zetknął się dnia 8 maja 2012 r., kiedy podpisał wstępne porozumienie o
wprowadzeniu tego systemu testowo celem podjęcia decyzji, czy będzie z niego korzystał.
Stwierdził, że po podpisaniu w dniu 8 maja 2012r. wstępnego porozumienia z PUW do
miesiąca sierpnia 2012 r. testowano system białostocki w zakresie urzędu wojewódzkiego i
jednostek administracji zespolonej. Na powyższą okoliczność przedłożył Porozumienie z
dnia 8 maja 2012r. zawarte pomiędzy Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku a
Śląskim Urzędem Wojewódzkim w Katowicach gdzie w § 1 znajduje się zapis, że
przedmiotem porozumienia jest określenie zasad współpracy oraz ustalenie zobowiązań w
celu realizacji przedsięwzięcia polegającego na udostępnieniu do celów testowych i
szkoleniowych oraz ewentualnego wdrożenia EZD PUW w jednostkach administracji
zespolonej województwa śląskiego.
W dniu 20 sierpnia 2012 r. po przeprowadzeniu postępowania testowego i szkoleniowego w
zakresie EZD w oparciu o porozumienie z dnia 8 maja 2012r., podpisane zostało
porozumienie pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Wojewodą Śląskim. Zgodnie z § 1 tego
porozumienia przedmiotem umowy jest określenie zasad współpracy oraz ustalenie
zobowiązań stron w celu realizacji przedsięwzięcia polegającego na wdrożeniu EZD w celu
umożliwienia wskazania tego systemu jako podstawowego sposobu wykonywania czynności
kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Śląskim
Urzędzie Wojewódzkim oraz w jednostkach administracji zespolonej organów podległych
Wojewodzie Śląskiemu.
Na rozprawie przedłożono w poczet dowodów zarówno porozumienie z dnia 8 maja 2012r.
jak i porozumienie z dnia 20 sierpnia 2012r.
Sygn. akt KIO 2150/12
Zamawiający przedłożył na rozprawie pisma z dnia 11 października 2012 r. firmy QNT
Systemy Informatycznie z którego wynika, że oferuje koszt zintegrowania systemu niższy,
niż oferta firmy ComArch. W pismach tych Systemy Informatyczne odnoszą się do rozmów
prowadzonych z ComArch nt. zintegrowania z systemem SODIS systemu autorstwa QNT
oraz możliwości zintegrowania systemu QNT z systemem EZD. Z pism tych wynika, że firma
QNT Systemy Informatyczne wyceniła integrację swojego systemu z systemem EZD na
kwotę o połowę niższą, niż w ofercie ComArch.
Zamawiający na rozprawie przedłożył pismo z dnia 16 października 2012 z Podlaskiego
Urzędu Wojewódzkiego, z którego wynika, że nie będzie kosztów integracji systemu EZD z
systemem QNT, ponieważ prace w tym dostosowawcze są prowadzone na zasadach
niekomercyjnych dla partnerów PUW.
Zamawiający przedłożył tabelę obejmującą 11 urzędów wojewódzkich, które postanowiły
wprowadzić system EZD w pełnym zakresie ze wskazaniem systemu elektronicznego obiegu
dokumentów jaki był używany przed wdrożeniem EZD.
Zamawiający przedłożył również pismo Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego skierowane
do Zamawiającego z dnia 9 lipca 2012 r., z którego wynika, że wg oceny Małopolskiego
Urzędu Wojewódzkiego system EZD jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, a
także jest sprawnym i funkcjonalnym narzędziem kontroli zarządczej w Urzędzie.
Pełnomocnik zamawiającego Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego, który był również
kierownikiem projektu systemu SODIS z ramienia zamawiającego na rozprawie oświadczył,
iż system SODIS to system obiegu dokumentów na zasadzie klasycznej obsługi
kancelaryjnej. Owszem system ten jest zintegrowany z system ePUAP. Z kolei system
dedykowany EZD z PUW spełnia również te wszystkie funkcje. System ten jest
przygotowany do wdrożenia do jednostek administracji zespolonej. Również system ten jest
zintegrowany z systemem ePUAP. W jego ocenie system SODIS i system EZD to systemy
równorzędne, przy czym podstawową zaletą systemu z PUW jest jego nieodpłatność. Co do
zarzutu odwołującego, że w porozumieniu z dnia 20 sierpnia 2012 r. jest zapis o zakazie
modyfikacji, to stawiający na rozprawie Pełnomocnik zamawiającego wyjaśnia, że w umowie
z odwołującym jest taki sam zapis, ponieważ jest to prawo autora, że użytkownik zgłasza
propozycje modyfikacji a autor ewentualnie je akceptuje. Ponadto uważa, że jest to dbałość
o jednolitość systemu EZD w skali całego kraju. Dalej wyjaśnił, że moduł Work Flow jest to
moduł umożliwiający modelowanie określonych procesów w systemie. Swoje rozwiązanie
autorskie w tym zakresie ma system EZD. Prace wdrożeniowe u zamawiającego trwają,
Sygn. akt KIO 2150/12
Jako system podstawowy EZD będzie wdrażany od m-ca stycznia 2013r. zarówno w
zakresie podstawowym jak i dla administracji zespolonej. W związku z tym, że system EZD
od 1 stycznia 2013 r. będzie system podstawowym, w tej chwili jest przygotowywany, aby
mógł pracować bezawaryjnie.
Zamawiający unieważnił postępowanie przedstawiając następujące uzasadnienie.
„Wszczynając postępowanie w październiku 2011roku zamawiający miał zamiar uzyskać
– w ramach realizacji projektu EPP ŚAZ- rozbudowę posiadanego przez siebie systemu w
sposób umożliwiający współpracę pomiędzy zamawiającym a jednostkami administracji
zespolonej w województwie. W dniu 26 stycznia 2012r. przedstawiciele Śląskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Katowicach podczas wizyty roboczej w Podlaskim Urzędzie
Wojewódzkim w Białymstoku zapoznali się z funkcjonowaniem- stworzonego w
tamtejszym Urzędzie - systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Opracowany
przez Podlaski Urząd Wojewódzki System – dedykowany wszystkim pozostałym urzędom
wojewódzkim – ma w założeniu wspólne wykorzystanie przez pozostałe urzędy
utworzonego przez nich systemu informatycznego w celu racjonalnego i efektywnego
wdrożenia w urzędach wojewódzkich jednolitych systemów EZD oraz niezbędnych
procedur zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18
stycznia 2011roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DZ. U.N r
14 poz.67). System ten został do tej pory zaadoptowany przez 12 urzędów wojewódzkich.
System EZD PUW udostępniany jest zainteresowanym w sposób nieodpłatny.
Wskazana powyżej okoliczność sprawia, że zamawiający, jakim jest Śląski Urząd
Wojewódzki w Katowicach będzie docelowo korzystać z programu EZD PUW, a zatem
prowadzenie postępowania na rozbudowę SODiS oraz wykonanie umowy w tym zakresie
nie leży już w interesie publicznym. System EZD PUW w pełni zastępuje posiadany przez
Zamawiającego system SODiS, którego rozbudowa na jednostki AZ była przedmiotem
unieważnionego postępowania. Wdrożenie w ŚUW systemu EZD PUW wpisuje się w
projekt EPP ŚAZ. Zamawiający realizując interes publiczny musi wziąć pod uwagę, że w
sytuacji, gdy osiągnięcie celu projektu EPP ŚAZ stało się – po wszczęciu postępowania –
możliwe do uzyskania w sposób nieodpłatny, wydatkowanie jakichkolwiek środków
publicznych, a w tym konkretnym przypadku środków o bardzo dużej wysokości- na
osiągnięcie celu nie leży w interesie publicznym, jest sprzeczne z zasadami finansów
publicznych oraz Porozumieniem o dofinansowaniu projektu. Zamawiający podkreśla
niecelowość i niegospodarność utrzymywania i rozbudowy kosztownego systemu
(rozbudowa 4 mln zł, a dodatkowo w przyszłości koszty nadzoru autorskiego nad całym
Sygn. akt KIO 2150/12
systemem,
serwis
oprogramowania,
rozwój
systemu,
ewentualne
dodatkowe
funkcjonalności) w sytuacji, w której możliwe jest przejście na system całkowicie
nieodpłatny, który zamawiający będzie administrował własnymi siłami, uniezależniając się
od firm zewnętrznych. W takiej sytuacji realizacja przedmiotu zamówienia w postaci
rozbudowy systemu, na którym Zamawiający nie będzie już pracował, staje się zupełnie
bezcelowe.
Izba zważyła
Zarzut odwołującego niespełnienia przesłanek do unieważnienia postępowania z art.93
ust.1 pkt 6 ustawy nie potwierdził się.
Izba dokonując analizy zgromadzonego materiału w sprawie uznała za uzasadnioną
argumentację zamawiającego do unieważnienia postępowania.
W pierwszej kolejności poddano ocenie wystąpienie w sprawie „istotnych zmian
okoliczności”.
W ocenie Izby istotnymi okolicznościami w sprawie jest obiektywna sytuacja
zamawiającego upoważniająca do podjęcia decyzji co do prowadzenia samego
postępowania. W przypadku unieważniania postępowania jest to sytuacja warunkująca
celowość prowadzenia rozpoczętego już postępowania czy też wykonania zamówienia.
Precyzuje to sam przepis będący logiczną konsekwencją faktu, że o unieważnieniu
można mówić tylko gdy postępowanie w sprawie zamówienia jest w toku. Czyli zarówno
w dacie podjęcia decyzji o uruchomieniu postępowania jak i w dacie unieważnienia
postępowania decydują okoliczności jakie usprawiedliwiają zasadność prowadzenia
postępowania celem udzielenia zamówienia. Niniejsze postępowanie o udzielenie
zamówienia zostało uruchomione w związku z funkcjonowaniem u zamawiającego
elektronicznego obiegu dokumentów i prowadzenia spraw, autorstwa odwołującego.
Dopełnieniem tego systemu zwanego SODIS (System Obiegu Dokumentów i Spraw) było
rozszerzenie jego funkcjonowania w jednostkach administracji zespolonej Wojewody
Śląskiego co jest przedmiotem niniejszego postępowania. Reasumując należy ocenić jako
usprawiedliwioną decyzję zamawiającego o prowadzeniu postępowania w celu
rozszerzenia elektronicznego obiegu dokumentów i spraw na jednostki administracji
zespolonej skoro już u samego zamawiającego system ten funkcjonuje. Niemniej nie jest
przedmiotem postępowania odwoławczego rozważanie czy samo postępowanie zostało
uruchomione w okolicznościach uprawniających do podjęcia takiej decyzji. Bowiem
oceniając dyspozycje ustawowych warunków unieważnienia należy rozważyć czy
Sygn. akt KIO 2150/12
rozpoczęte postępowanie powinno być kontynuowane i czy nie tyle prawem ale czy
obowiązkiem zamawiającego jest jego unieważnienie. Taka konstatacja wynika z zapisu
art. 93 ust.1 ustawy, który ma charakter nakazu a nie prawa („zamawiający unieważnia
postępowanie o udzielenie zamówienia”). Poszczególne punkty tego artykułu (art.93 ust.1
punkty od 1 do 7) wskazują sytuacje, w których zamawiający ma obowiązek unieważnić
postępowanie. Zamawiający podejmując czynność unieważnienia uznał, że spełniła się
przesłanka „istotnej zmiany okoliczności”, ponieważ może otrzymać system elektroniczny
obsługi jednostek administracji zespolonej od innego podmiotu nie uczestniczącego w
uruchomionym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Takim podmiotem jest Podlaski
Urząd Wojewódzki posiadający system Elektronicznego Zarządzania Dokumentami
(EZD). Przy czym nie sam fakt, że usługę może zamawiający otrzymać u innego podmiotu
nie uczestniczącego w postępowaniu decyduje o unieważnieniu postępowania ale fakt
uzyskania tej usługi nieodpłatnie. Co prawda odwołujący podnosił, że nawet nieodpłatne
otrzymanie i wdrożenie generuje koszty po stronie zamawiającego w postaci zakupu
materiałów, kosztu pracy własnych pracowników. Niemniej takie dywagacje odwołującego
Izba uznaje za bezprzedmiotowe dla rozstrzygnięcia sporu, ponieważ w przypadku
zakupu systemu u odwołującego również te koszty będą generowane. W ocenie Izby, na
podstawie zgromadzonego materiału w sprawie, zawarte porozumienia PUW z
wojewodami w tym z wojewodą śląskim jak i dokument Repetytorium Konwentu
Wojewodów z Gdańska świadczą o tym, że system EZD udostępniany jest nieodpłatnie.
Natomiast z treści oferty odwołującego jak i nie zaprzeczonych na rozprawie twierdzeń
zamawiającego koszt rozszerzenia systemu SODIS na jednostki administracji zespolonej
to kwota ponad 4 mln. zł. W związku z powyższym ma miejsce „istotna zmiana
okoliczności” polegająca na tym, że elektroniczna obsługa obiegu dokumentów i
prowadzenia spraw w jednostkach administracji zespolonej zamawiającego nie będzie
kosztowała 4 mln. zł tylko będzie nieodpłatna. Tak Izba identyfikuje wystąpienie „istotnej
zmiany okoliczności” w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Należy
nadmienić również, że innych ofert poza ofertą odwołującego nie złożono co ustalono na
podstawie dokumentacji (protokół z postępowania) i zgodnych oświadczeń stron na
rozprawie. Również nie mają wpływu na ocenę wystąpienia „istotnych zmian okoliczności”
w postępowaniu przywoływane i opisane powyżej zapisy ze Studium Wykonalności o
uzyskaniu wartości dodanej poprzez wdrożenie systemu SODIS na jednostki administracji
zespolonej jako kontrargument odwołującego na nieodpłatność nabycia systemu EZD z
PUW.
Sygn. akt KIO 2150/12
Reasumując w ocenie Izby uzyskanie przedmiotu zamówienia nieodpłatnie w zamian
zaoferowanej ceny ponad 4 mln. zł. przez odwołującego kwalifikuje te okoliczność jako
„istotną zmianę okoliczności”.
W drugiej w kolejności poddano ocenie wystąpienie w sprawie istotnych zmian
okoliczności, których „wcześniej nie można było przewidzieć”.
Spór pomiędzy stronami dotyczył „daty powzięcia wiedzy” o tym, że zamawiający może
uzyskać przedmiot zamówienia to jest system EZD z możliwością obsługi jednostek
administracji zespolonej od PUW (Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku)
nieodpłatnie. Według twierdzeń odwołującego nastąpiło to w maju 2011r. na spotkaniu
przedstawicieli wojewodów w Białymstoku czyli przed wszczęciem postępowania o
udzielenia zamówienia publicznego to jest przed październikiem 2011r. Z kolei według
zamawiającego nastąpiło to w styczniu 2012r kiedy to przewidziano rozszerzenie EZD z
jednostek urzędów wojewódzkich na jednostki administracji zespolonej. Taką też
okoliczność wskazał zamawiający w piśmie o unieważnieniu postępowania. Odwołujący
na poparcie swojego stanowiska posłużył się uzyskaną publiczną informacją, z której
wynika, że już w maju 2011r. na spotkaniu w Białymstoku, w którym uczestniczył
przedstawiciel zamawiającego mówiono o tym, że EZD będzie również obsługiwał
jednostki administracji zespolonej (z powyżej przedstawionych ustaleń w sprawie wynika
„Do wydruku załączono informacje udostępnione w ramach informacji publicznej z dnia
16.10.2012r. z której wynika, że przedmiotem spotkania w Białymstoku w dniu 12 maja
2011r. było nieodpłatne wdrożenie jednolitego systemu EZD autorstwa PUW w urzędach
wojewódzkich a także w jednostkach administracji rządowej w województwach. Udział w
tym spotkaniu wzięli również przedstawiciele zamawiającego. Efektem spotkania z
wojewodami było podpisanie porozumień na wdrożenie systemu EZD PUW.).
Z kolei zamawiający na poparcie swoich twierdzeń przywołał i przedstawił szereg
porozumień opisanych powyżej w części dotyczącej ustaleń w sprawie. Z przedłożonych
w poczet dowodów umów wynika, że w połowie 2011r. wojewodowie zawierali umowy na
udostępnienie i wdrożenie EZD ale tylko i wyłącznie w jednostkach urzędów
wojewódzkich. Dopiero w połowie następnego roku to jest w 2012r. zawarto porozumienia
z wojewodami na udostępnienie i wdrożenie EZD w jednostkach administracji zespolonej.
Z kolei sam zamawiający umowy z PUW w sprawie EZD zarówno na urząd wojewódzki
jak i jednostki administracji zespolonej zawarł docelowo dnia 20 sierpnia 2012r. Natomiast
umowę z dnia 20 sierpnia 2012r. poprzedza umowa z miesiąca maja 2012r. na pilotażowe
przetestowanie systemu EZD dla podjęcia ostatecznej decyzji o skorzystaniu z
nieodpłatnego systemu. Zamawiający również przedstawił pisma kierowane do Wojewody
Sygn. akt KIO 2150/12
Śląskiego z 2012 roku o zamiarze zastosowania systemu EZD w zamian rozbudowy
systemu SODIS. Także przedstawił dowód z posiedzenia Konwentu Wojewodów w
Gdańsku z lipca 2012r. gdzie kompleksowo odniesiono się do wdrożenia systemu EZD w
jednostkach administracji rządowej w szerokim tego słowa znaczeniu czyli zarówno dla
obsługi urzędów wojewódzkich jak i dla administracji zespolonej sygnując z tego
spotkania Repetytorium opisane powyżej co do zasad nieodpłatnego udostępnienia
systemu.
Izba dokonując oceny przedstawionych w sprawie dowodów w jednoznaczny sposób
ustaliła, że dopiero w styczniu 2012r. zaistniały okoliczności wskazujące na możliwość
zastosowania systemu EZD PUW w jednostkach administracji rządowej (AZ). Bowiem
skoro jak twierdzi odwołujący już w 2011r. i to w miesiącu styczniu istniały warunki do
wprowadzenia systemu EZD w jednostkach administracji rządowej to dlaczego
wojewodowie w połowie 2011r. zawarli tylko umowy na jednostki urzędów wojewódzkich a
dopiero w połowie 2012r. zawarli kolejne umowy na system EZD w jednostkach
administracji rządowej. Przedstawiona informacja publiczna mówiąca, że na spotkaniu w
styczniu 2011r. omawiano sprawy wdrożenia EZD w jednostkach administracji rządowej
nie może stanowić wiarygodnego dowodu na powzięcie wiadomości o możliwości
zastosowania systemu EZD w AZ w 2011r., ponieważ skoro można było w 2011r.
zawierać takie umowy to nie logicznym wydaje się zawieranie umów przez wojewodów w
odstępstwie czasowym jednego roku najpierw na jednostki urzędów wojewódzkich a po
roku na AZ a nie od razu na urzędy wojewódzkie i AZ. Tym samym decyzja
zamawiającego o uruchomieniu zamówienia w październiku 2011r. była usprawiedliwiona
nawet gdyby wspominano w maju 2011r. o możliwości rozszerzenia systemu EZD na AZ,
ponieważ nie było realnych warunków w październiku 2011r. do uruchomienia u
zamawiającego systemu EZD na AZ w 2011r. jak również nie było warunków u
pozostałych wojewodów. Z przedstawionych przez zamawiającego dowodów w sprawie
wynika, że warunki takie powstały w styczniu 2012r. przy czym z przedstawionych
dowodów przez zamawiającego wynika, że system EZD na AZ zostanie wdrożony dopiero
od 1 stycznia 2013r. Tak więc w ocenie Izby w dacie uruchamiania przedmiotowego
zamówienia nie można było przewidzieć istotnej zmiany okoliczności polegającej na
możliwości uzyskania przedmiotu zamówienia nieodpłatnie.
W trzeciej kolejności poddano ocenie spełnienie okoliczności powodującej, że
„wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym”.
W ocenie Izby rozstrzygającym co do tego czy dalsze prowadzenie postępowania leży w
interesie publicznym jest okoliczność możliwości nabycia usługi nieodpłatnie w miejsce
Sygn. akt KIO 2150/12
odpłatnej usługi jaką oferuje odwołujący. Podmiot publiczny jakim jest zamawiający nie
wypracowuje sam środków na prowadzenie przez niego zadań dla których został
powołany. W związku z tym będąc zobligowany ustawą o finansach publicznych musi
kierować się zasadami z niej wynikającymi, na które zresztą powołuje się w odpowiedzi
na odwołanie. Obowiązuje zamawiającego cytowana przez niego zasada „największych
efektów przy najmniejszych nakładach”. Zresztą sam odwołujący rozumie, że interes
publiczny w przedmiotowej sprawie konsumuje się w nieodpłatności systemu EZD dlatego
w swoim obszernym w argumentację odwołaniu usiłuje wykazać, że jego system SODIS
jest nieporównywalnie lepszy od systemu EZD. Natomiast zamawiający w równie
obszernej argumentacji wykazuje w odpowiedzi na odwołanie, że system EZD PUW jest
porównywalny z systemem SODIS. Zamawiający zaprzecza twierdzeniom odwołującego
o wyższości systemu SODIS. W takiej sytuacji z racji art. 6 k.c. Izba uznaje za nie
wykazaną wyższość systemu SODIS nad EZD PUW. W tej sytuacji okoliczność
nieodpłatności systemu EZD powoduje, że w interesie publicznym nie leży kontynuowanie
zamówienia, które jest wycenione na ponad 4 milionów złotych.
W związku z powyższym odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie, ponieważ nie
wykazano naruszenia wskazanych w odwołaniu art. 93 ust.1 pkt 6) poprzez unieważnienie
przedmiotowego postępowania, pomimo braku spełnienia przesłanek warunkujących
dokonanie takiej czynności a określonych w powołanym przepisie, art.91 ust.1 poprzez
zaniechanie wyboru oferty złożonej przez odwołującego jako oferty najkorzystniejszej,
pomimo że oferta odwołującego jest jedyną ofertą złożoną w postępowaniu i nie podlega
odrzuceniu, art. 7 ust.1 poprzez prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego
traktowania wykonawców.
O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do wyniku sprawy na
podstawie art. 192 ust. 9 i 10 ustawy Pzp oraz § 3 pkt1) i § 1 pkt 2 rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości i sposobu
pobierania wpisu od odwołania oraz rodzaju kosztów w postępowaniu odwoławczym i
sposobu ich rozliczania. (Dz. U. 2010r. Nr 41, poz. 238) zasądzając od odwołującego
koszty postępowania odwoławczego w wysokości wniesionego wpisu.
Przewodniczący: ……………
……………*
……………*
Sygn. akt KIO 2150/12
Sygn. akt KIO 2150/12
1. oddala odwołanie
2. kosztami postępowania obciąża Comarch S.A., Al. Jana Pawła II 39 A, 31-864 Kraków i:
2.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15.000 zł 00 gr
(słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez Comarch S.A., Al.
Jana Pawła II 39 A, 31-864 Kraków tytułem wpisu od odwołania
Sygn. akt KIO 2150/12
Stosownie do art. 198a i 198b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień
publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. 113, poz. 759 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie 7 dni
od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Katowice.
Przewodniczący: ……………
……………*
……………*
Sygn. akt KIO 2150/12
Uzasadnienie
Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane pod poz. 2011/S 201- 327413 w dniu 19
października 2011r. w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Przedmiotem postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego jest
„Dostawa i wdrożenie Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy w Jednostkach
Administracji Zespolonej wraz z innymi niezbędnymi usługami poprzez rozbudowę
istniejącego w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw
(SODiS) w ramach projektu pn.: ”Elektroniczna Platforma Pracy Śląskiej Administracji
Zespolonej” współfinansowanego z Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego
na lata 2007-2013.
Prowadzącym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest Śląski Urząd
Wojewódzki w Katowicach.
Odwołanie wniósł Comarch S.A. z siedzibą w Krakowie.
Pismem z dnia 5 października 2012r. odwołujący wniósł odwołanie na czynność
zamawiającego unieważnienia postępowania wnosząc o nakazanie zamawiającemu
unieważnienia tejże czynności i nakazanie dokonania wyboru oferty odwołującego jako
najkorzystniejszej.
Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie następujących przepisów ustawy z dnia
29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych ( j.t. Dz. U. 2010r. nr 113, poz. 759 z
późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”: art. 93 ust.1 pkt 6) poprzez unieważnienie
przedmiotowego postępowania, pomimo braku spełnienia przesłanek warunkujących
dokonanie takiej czynności a określonych w powołanym przepisie, art.91 ust.1 poprzez
zaniechanie wyboru oferty złożonej przez odwołującego jako oferty najkorzystniejszej,
pomimo że oferta odwołującego jest jedyną ofertą złożoną w postępowaniu i nie podlega
odrzuceniu, art. 7 ust.1 poprzez prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego
traktowania wykonawców.
W uzasadnieniu przedstawiono następującą argumentacją formalną i prawną.
Sygn. akt KIO 2150/12
Zamawiający zrekapitulował prowadzone postępowanie stwierdzając, że pomimo upływu
rocznego okresu prowadzenia postępowania, w którym zamawiający dokonywał oceny
jedynej złożonej oferty przez odwołującego, zamawiający trzykrotnie wystąpił o
unieważnienie postępowania.
Pierwszy raz zamawiający podjął czynność unieważnienia postępowania w miesiącu
styczniu 2012r., która to czynność została unieważniona wyrokiem Krajowej Izby
Odwoławczej z dnia 8 lutego 2012r. o Sygn. akt KIO 158/12 a wyrok KIO został utrzymany
wyrokiem Sądu Okręgowego z dnia 17 kwietnia 2012r. o Sygn. akt XIX Ga 160/12. Po raz
drugi zamawiający unieważnił postępowanie w dniu 17 maja 2012r. zarzucając
odwołującemu nie wniesienie wadium na przedłużony okres związania ofertą co również
zostało zakwestionowane wyrokiem KIO z dnia 11 czerwca 2012r. w sprawie o Sygn. akt
KIO 1098/12. Zamawiający zwlekał kolejne 3 miesiące nie dokonując oceny oferty
odwołującego i w dniu 25 września 2012r. po raz trzeci powiadomił odwołującego o
unieważnieniu postępowania tym razem na podstawie art. 93 ust.1 pkt 6 ustawy.
Odwołujący podając powyższe daty i okoliczności, na podstawie których zamawiający
unieważniał dwukrotnie postępowania wskazuje również na niewiarygodność przyczyn
aktualnego unieważnienia postępowania.
Zamawiający unieważniając postępowanie wskazał na art. 93 ust. 1 pkt 6) ustawy.
Co do braku ziszczenia się przesłanki „wystąpienia istotnej zmiany okoliczności”.
Zamawiający nie wykazał w okresie od wszczęcia postępowania do czynności
unieważnienia postępowania żadnej istotnej zmiany okoliczności. Wizyta przedstawicieli w
PUW w dniu 26 stycznia 2012, jeżeli nawet nastąpiła, nie jest okolicznością niezależną od
zamawiającego, która spowodowała istotną zmianę usprawiedliwiającą unieważnienie
postępowania. Wizyta nie jest kategorią obiektywną według wyroku Sądu Okręgowego w
Warszawie z dnia 1 grudnia 2003r. V Ca 2224/2003, zgodnie z którym „istotna zmiana
okoliczności to kategoria obiektywna, ściśle powiązana z przedmiotem i terminem
wykonania zadania objętego postępowaniem(…)”.
Powołując się na przedmiotowy wyrok odwołujący wskazał, że zmiana okoliczności nie
ma związku z „przedmiotem i terminem wykonania zadania objętego postępowaniem”,
ponieważ system wdrożony w PUW nie odpowiada zakresowi przedmiotu zamówienia,
które zostało unieważnione.
Sygn. akt KIO 2150/12
Odwołujący również wskazał, że w drugim unieważnieniu zamawiający nie wskazał jako
podstawy unieważnienia okoliczności wizyty w Białymstoku w dniu 26 stycznia 2012 przy
uwzględnieniu, że decyzja o drugim unieważnieniu zapadła 17 maja 2012r. W związku z
tym unieważnienie po niespełna 9 miesięcy od wizyty w styczniu 2012 w Białymstoku
wydaje się niewiarygodne.
Zamawiający cały czas od wszczęcia postępowania podejmował środki w kierunku
unieważnienia postępowania pomimo, że dobrowolnie wszczął procedurę udzielenia
zamówienia i na które to zamówienie pozyskał znaczne środki. Przy czym należy
pamiętać, ze unieważnienie to wyjątek od zasady, którą jest wszczynanie zamówienia w
celu wyboru najkorzystniejszej oferty a nie unieważniania przetargu.
Powołując się na orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, odwołujący wskazuje, że
przyczyną unieważnienia musi być istotna zmiana okoliczności, w wyniku której udzielenie
zamówienia publicznego nie leży w interesie publicznym. W ocenie odwołującego takiej
istotnej zmiany okoliczności zamawiający nie wykazał. Poza tym zamawiający musiał by
wykazać w sposób nie budzący żadnych wątpliwości, że nastąpiła istotna zmiana
okoliczności powodująca, że wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym oraz
że przy zachowaniu należytej staranności nie można było jej wcześniej przewidzieć.
Co do braku ziszczenia się przesłanki „istotnej zmiany okoliczności, której nie można było
przewidzieć”.
Odwołujący jako okoliczności, iż przedmiotowa przesłanka nie wystąpiła wskazał na
następujące zdarzenia.
W grudniu 2009r. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji polecił Wojewodzie
Podlaskiemu przeprowadzenie w terminie do dnia 31 grudnia 2010r. pilotażowego
wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Od 1 stycznia 2011r.
system EZD jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw
w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim. Dnia 12 maja 2011r. zainicjonowano współpracę
Wojewody Podlaskiego z innymi wojewodami mającą na celu wdrożenie systemu w
innych województwach. Odwołujący przywołał informacje na ten temat ze strony
internetowej Biuletynu Informacji Publicznej PUW: „Dnia 12 maja 2011r. w Podlaskim
Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku odbyło się robocze spotkanie przedstawicieli 16
urzędów wojewódzkich, (…), w sprawie wdrożenia jednolitego systemu elektronicznego
zarządzania dokumentacją w administracji rządowej w Polsce. Celem spotkania było
opracowanie wspólnych rekomendacji a także wymiana doświadczeń, tak aby podobne
Sygn. akt KIO 2150/12
rozwiązanie, jak zakończone sukcesem wdrożenie systemu EZD w PUW, mogło być w
możliwie szybkim okresie wdrożone w całym kraju(…)” .
W wyniku wspólnych działań jeszcze przed ogłoszeniem niniejszego postępowania
zostało podpisanych szereg porozumień mających na celu wdrożenie systemu EZD w
innych województwach i tak: 19.07.2011r. z Małopolskim Urzędem Wojewódzkim w
Krakowie, 27.07.2011r. z Opolskim Urzędem Wojewódzkim w Opolu,07.09.2011r. z
Warmińsko-Mazurskim Urzędem Wojewódzkim w Olsztynie, 14.09.2011r. z Pomorskim
Urzędem Wojewódzkim w Gdańsku, 15.09.2011r. z Lubelskim Urzędem Wojewódzkim w
Lublinie.
W związku z podpisanymi porozumieniami z powyżej wymienionymi urzędami
wojewódzkimi należy poddać pod osąd twierdzenie, że dopiero w dniu 26 stycznia 2012r.
zamawiający powziął wiadomość o istotnych okolicznościach mających wpływ na
bezprzedmiotowość niniejszego postępowania z racji odpadnięcia interesu publicznego.
Wojewoda Śląski a zwłaszcza jego służby funkcjonujące w systemie administracji
rządowej
miały
możliwość
powzięcia
wiadomości
o
możliwości
zastąpienia
przedmiotowego postępowania przez wdrożenie nieodpłatnego systemu EZD wdrożonego
na ten czas w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku. Fakt podpisania pięciu
porozumień w zakresie wdrożenia nieodpłatnego systemu EZD wyklucza brak posiadania
na ten temat wiedzy co wyklucza wystąpienie istotnych okoliczności po wszczęciu w
październiku 2012r. przedmiotowego postępowania. W związku z tym twierdzenie o
powzięciu wiadomości co do możliwości skorzystania nieodpłatnie z systemu EZD w dniu
26 stycznia 2012r. nie wytrzymuje podanych powyżej informacji na temat powszechnie
dostępnej wiedzy co do możliwości skorzystania z tego systemu już przez wszczęciem
niniejszego postępowania w październiku 2012r.
Argumentacje zawarte w piśmie o niniejszym unieważnieniu są nieracjonalne i
niewiarygodne zwłaszcza wobec wcześniej podjętych prób unieważnienia postępowania,
które były podejmowane z przyczyn leżących po stronie odwołującego skoro okoliczność
do aktualnego unieważnienia jak wskazuje zamawiający pojawiła się już w styczniu 2012r.
W związku z powyższym okoliczności były do przewidzenia co do braku interesu
publicznego do uruchamiania postępowania o udzielenie zamówienia i zamawiający
bezpodstawnie unieważnił postępowanie w oparciu o art. 93 ust.1 pkt 6 ustawy.
Ponadto odwołujący zaznaczył, że decyzja o zastosowaniu systemu EZD wdrożonego w
PUW nie ma charakteru obligatoryjnego. Jako przykłady podał urzędy wojewódzkie, w
Sygn. akt KIO 2150/12
których nie wdrożono systemu EZD a są nimi: Podkarpacki Urząd Wojewódzki w
Rzeszowie, Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu, Kujawsko-Pomorski Urząd
Wojewódzki w Bydgoszczy. Nawet przyjmując, iż wszczęcie postępowania wynikało z
błędnie podjętej decyzji to nie usprawiedliwia to zamawiającego do unieważnienia
postępowania, o czym świadczy szereg przywołanych w odwołaniu orzeczeń Krajowej
Izby Odwoławczej.
Reasumując odwołujący podnosi, iż nie została spełniona również druga przesłanka to
jest :”zmiany okoliczności nie można było przewidzieć”.
Co do braku ziszczenia przesłanki, iż „prowadzenie postępowania nie leży w interesie
publicznym”.
Zdaniem odwołującego cel jakim jest wdrożenie systemu EZD z PUW nie pokrywa się z
celem jaki ma prowadzone niniejsze postępowanie przez zamawiającego. Cel
postępowania unieważnionego jest szerszy od celu jaki osiągnie zamawiający wdrażając
system EZD z Białegostoku.
Przede wszystkim zamawiający rezygnuje z korzystania z systemu SODIS 1, podczas gdy
ma obowiązek jego utrzymania do końca 20013r. to jest przez okres pięciu lat od daty
podpisania protokołu końcowego odbioru podpisanego w dniu 20 czerwca 2008r.
Powyższe wynika z faktu, że system SODIS jest dofinansowany ze środków unijnych
(SODIS jest jednym z produktów wypracowanych w ramach projektu „Elektroniczna
Platforma Urzędu Wojewódzkiego i Administracji Zespolonej w ramach infrastruktury
Społeczeństwa Informacyjnego województwa śląskiego) i ma mieć zgodnie z wytycznymi
zagwarantowaną trwałość przez pięć lat.
Ponadto odwołujący zauważa, że w ramach systemu SODIS 1 zamawiający zakupił
jednocześnie usługę asysty technicznej i nadzoru autorskiego systemu SODIS 1
świadczoną przez wykonawcę – do czerwca 2014r.
W tym kontekście odwołujący wskazuje na niegospodarność zamawiającego, który : lekką
ręką : rezygnuje z wdrożonego i innowacyjnego systemu, na który wydatkował znaczne
środki i chce wdrożyć system, który w ogóle go nie zastępuje.
Odwołujący kwestionuje również argumentację zamawiającego, który powołuje się na
przyszłe koszty nadzoru autorskiego oraz koszty nowych funkcjonalności, do zakupu
których w ogóle zamawiający nie jest zobowiązany. Poza tym czynność unieważnienia
Sygn. akt KIO 2150/12
może być oparta o okoliczności, które wystąpiły na moment unieważnienia postępowania
a nie na zdarzenia przyszłe i niepewne.
Oferta na unieważnione postępowanie wynosi 2.322.486,00zl. brutto. To jest koszt
rozbudowy SODIS na potrzeby Administracji Zespolonej ( zadanie nr 1). Przy czym w
cenę oferty wliczono : Integrację Podsystemu Monitoringu i Kontroli Podsystemu Pracy z
podsystemem WRZO ( zadanie nr 2), dostarczenie niezbędnych licencji na potrzeby
jednostek AZ (zadanie nr 3), prace wdrożeniowe polegające na instalacji i parametryzacji
oprogramowania oraz jego konfiguracji (zadanie nr 4) oraz szkolenia powdrożeniowe
(zadanie nr 5).
Zamawiający wbrew twierdzeniom, że system EZP z PUW będzie bezpłatny, udziela z
wolnej reki firmie QNT Systemy Informacyjne sp. z o.o. zamówienia na kwotę
138 744,00zl. na usługi serwisowe systemu, który jest częścią EPP ŚAZ, a należy
podkreślić, ze integracja z systemem ERP miała być częścią SODIS2. Powyższe jest
niezrozumiale i świadczy o wewnętrznej sprzeczności działań zamawiającego.
Odwołujący w ramach unieważnionego postępowania nie oferował usług administrowania
systemem a więc zarzut uzależnienia się od odwołującego jest bezpodstawny.
W studium wykonalności projektu, który miał być wdrożony w unieważnionym
postępowaniu zamawiający wskazywał wręcz na osiągnięcie dużych efektów małymi
nakładami, czemu aktualnie zaprzecza, unieważniając postępowanie i podając jako
argument oszczędności. „(…) należy zauważyć że stosunek nakładów do zakładanych
przez projekt celów jakie ma osiągnąć – jest bardzo korzystny. Stosunkowo niedużym
nakładem finansowym uda się utworzyć pierwszą w Polsce platformę elektroniczną
realizująca w sposób kompleksowy i w stosunkowo krótkim czasie proces harmonizacji i
wspomagania administracji rządowej w wojewódzkiej na tak szeroką skalę. Przyjęte
koszty realizacji przedsięwzięcia zostały oszacowane z najwyższą starannością ,
rzetelnością i oszczędnością przy zachowaniu cech innowacyjności projektu.”
Reasumując ten wątek odwołujący nie rozumie na jakiej podstawie zamawiający
rezygnuje z owej innowacyjności.
W dalszej części odwołujący opisuje moduły jakie posiada system SODIS na poparcie
unikatowości tego rozwiązania oraz twierdzi, ze wdrożenie w ŚUW systemu EZD z PUW
nie wpisuje się w projekt EPP ŚAZ, bo system EZD PUW pełni ściśle funkcje wynikające z
instrukcji kancelaryjnej tj. dotyczące obsługi pism i spraw, archiwum. Natomiast posiadany
Sygn. akt KIO 2150/12
system SODIS jest znacznie bardziej rozbudowany funkcjonalnie niż oferowany PUW z
Białegostoku. Reasumując odwołujący stwierdza, że zastąpienie systemu SODIS
systemem EZD z PUW jest rozwiązaniem o znacznie mniejszym zakresie funkcjonalnym
i spowoduje konieczność zwrotu i utratę już wydatkowanego dofinansowania na cały
projekt (proporcjonalnie do niewykorzystanego czasu gwarantującego trwałość projektu).
Dalej odwołujący podnosi, że istotą przedmiotu zamówienia jest wdrożenie systemu w
jednostkach podległych Urzędowi Wojewódzkiemu tymczasem system EZD z PUW
dostosowany jest do obsługi samego urzędu wojewódzkiego. Co więcej unieważnione
postępowanie miało dotyczyć m/i Integracji Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu
Pracy z Podsystemem Wspomagania Realizacji Zadań Obsługowych (WRZO) firmy QNT
Systemy Informacyjne” i obejmować prace integracyjne poszczególnych modułów obu
aplikacji. System wdrożony w PUW w ogóle takich elementów nie zawiera. Czyli cele
projektu finansowanego ze środków unijnych pod nazwą Elektroniczna Platforma Pracy
Śląskiej Administracji Zespolonej nie zostaną osiągnięte.
Odnosząc się do działań zamawiającego mających na celu ochronę interesu publicznego
to odwołujący podniósł: Zamawiający zakłada, że system EZD PUW wdroży za darmo, ale
będzie musiał go dostosować do założeń projektu EPP ŚAZ nie mówiąc o kosztach
wdrożenia, szkolenia;
W rezultacie co osiągnie zmawiający to wymianę systemu SODIS w siedzibie
zmawiającego za który już i tak zapłacił w roku 2007r plus system dla Jednostek
Administracji Zespolonej;Wdrażając u Zamawiającego system EZD PUW założone cele
nie zostaną osiągnięte. I tutaj odwołujący wskazuje na cele zapisane w studium
wykonalności, które głownie sprowadzają się do stworzenia Elektronicznej Platformy
Pracy Śląskiej Administracji Zespolonej co ma dać integrację wewnętrzną służb
Wojewody Śląskiego przy najszerszym wykorzystaniu narzędzi informatycznych
wspomagających pracę i integrację poszczególnych urzędów, ułatwiających mieszkańcom
skorzystanie z usług administracji rządowej.
Tymczasem powołując się na stronę internetową cele stawiane projektowi EZD Ida w
zupełnie innym kierunku.
Odwołujący powołując się dalej na zapisy studium wykonalności dochodzi do wniosku, że
po rozbudowie przeprowadzonej w ramach przedmiotowego postępowania system SODIS
2 miał Stanowic centralny broker informacyjny, umożliwiający centralne zarządzanie i
raportowanie informacji. Natomiast system EZD PUW wręcz przeciwnie w obecnym
Sygn. akt KIO 2150/12
kształcie może służyć niezależnie w każdej z jednostek. Będzie to działanie zupełnie
niezgodne z celami projektu. Ewentualne dostosowanie będzie pociągać za sobą koszty,
co przeczy twierdzeniom zamawiającego o rzekomej bezpłatności rozwiązania.
Ponadto odwołujący wskazuje, że zgodnie z zapisami studium wykonalności „wdrożenie
innowacyjnego środowiska pracy wspomagającego zarządzanie wieloma jednostkami z
jednego miejsca oraz innowacyjność względem kraju. Projekt zakładał unikatowość
rozwiązania w skali kraju a województwo śląskie miało być prekursorem w zakresie
działań ku faktycznemu zespoleniu administracji rządowej w terenie a tymczasem
zamawiający próbuje spłaszczyć całą inwestycję do wdrożenia zwykłego systemu obiegu
dokumentów czyt. EZD w 12 jednostkach.
Co prawda odwołujący wskazuje, że system EZD posiada pewne elementy
innowacyjności, np. co do postępowania administracyjnego. Natomiast innowacyjność
projektu EZD nie dotyczy innowacyjności samego rozwiązania i nie obejmuje obszarów
aplikacyjnych dotyczących ” procesu realizacji zadań statutowych przez wojewodę”.
Na koniec odwołujący wskazuje, iż objęte unieważnionym postępowaniem zamówienie
realizowane ma być w ramach pięciu podstawowych zadań:
1. Rozbudowa systemu obiegu dokumentów i spraw na potrzeby jednostek
Administracji Zespolonej,
2. Integracja Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy z Podsystemem
Wspomagania Realizacji Zadań Obsługowych (WRZO) firmy QNT Systemy
Informacyjne,
3. Dostarczenie niezbędnych licencji na potrzeby JAZ,
4. Prace Wdrożeniowe Systemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy,
5. Szkolenia powdrożeniowe Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy,
6. Udzielenie trzyletniej gwarancji na poprawne funkcjonowanie Podsystemu
Monitoringu,
7. Udzielenie bezpłatnego nadzoru autorskiego w okresie trzyletniej gwarancji a
później odpłatnej asysty technicznej i nadzoru autorskiego.
Podsumowując odwołujący stwierdził, że zamawiający nie wykazał, że to postępowanie
nie leży w interesie publicznym. Zamawiający powinien wykazać, że cel jaki zamierzał
osiągnąć prowadząc postępowanie, nie jest już celem zaspakajającym potrzeby
społeczne – czego nie uczynił.
Sygn. akt KIO 2150/12
W zakończeniu odwołania wskazano na interes do wniesienia odwołania oraz na
zachowanie terminu do wniesienia odwołania.
W dniu 15 października 2012 odwołujący wniósł odpowiedź na odwołanie wnosząc o jego
oddalenie.
Zamawiający odnosząc się do pojęcia interes publiczny stwierdził, że należy go
identyfikować z sytuacją kiedy dalsza realizacja przedmiotu zamówienia prowadziłaby do
niewłaściwego wykorzystania środków publicznych.
Zamawiający jako jednostka sektora finansów publicznych w województwie oraz
dysponent środków publicznych, podlega rygorom ustawy o finansach publicznych. W
przedmiotowym wypadku interesem publicznym będzie potrzeba ogółu wyrażająca się w
dokonywaniu tych wydatków w sposób celowy i oszczędny to jest w zgodzie z zasadą
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i
środków służących osiągnięciu założonych celów. Wydatkiem celowym będzie wydatek
słuszny i uzasadniony to jest niezbędny do wykonania zadania, posługując się
orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej.
Zamawiający również wskazując na orzecznictwo krajowej Izby Odwoławczej posługuje
się argumentacją, że rozważając interes publiczny należy odnosić go do aktualnej sytuacji
Państwa. Biorąc pod uwagę tę okoliczność, zamawiający nie jest zainteresowany
realizacją zamówienia, z którego wyników nie będzie korzystał co czyni bezprzedmiotowe
kontynuowanie niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Zwłaszcza w sytuacji, gdy cel zamówienia można osiągnąć bez wydatkowania 4 mln. zł.
ze środków publicznych. Zamawiający podkreśla potrzebę szerszego spojrzenia na
interes publiczny z uwzględnieniem sytuacji finansowej Państwa i możliwości realizacji
przedsięwzięcia w odmienny od zaplanowanego sposób.
Podsumowując zamawiający przywołał uchwałę Trybunału Konstytucyjnego z dnia 12
marca 1997r. która cel ustawowej regulacji zagadnienia zamówień publicznych, jakim jest:
” wprowadzenie mechanizmów sprzyjających racjonalnemu, efektywnemu i uczciwemu
gospodarowaniu środkami publicznymi”. W ocenie zamawiającego jednym z
mechanizmów jest niewątpliwie obowiązek unieważnienia postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego w sytuacji, gdy jego kontynuowanie jest nieracjonalne,
nieefektywne i niegospodarne a efekt jaki byłby uzyskany można osiągnąć wychodząc
poza sferę zamówień publicznych to jest bez zawierania odpłatnej umowy.
Sygn. akt KIO 2150/12
Zamawiający podniósł, że w wyniku unieważnienia postępowania doprowadzi do prawa
użytkowania systemu informatycznego, który swoim zakresem w pełni zastąpi użytkowany
obecnie System Obiegu Dokumentów i Spraw. Przy czym zamawiający podkreślił, że
zmiana okoliczności nastąpiła nie wskutek jednorazowego zdarzenia a w wyniku
zaistnienia ciągu pewnych zdarzeń fatycznych następujących w pewnym okresie czasu.
Zamawiający podkreślił, że czynność unieważnienia podjął na podstawie konkretnych
zdarzeń oraz informacji a nie na podstawie bliżej niedookreślonej wiedzy.
Odnosząc się do spotkania w dniu 12.05.2011r. w Białymstoku to oświadcza, że nie był
zainteresowany prezentowanym na tym spotkaniu systemem, ponieważ taki system już
posiadał to jest system SODIS. Poza tym prezentowany system EZD PUW odpowiadał
wymogom rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i
zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. nr 14, poz.67), który u zamawiającego
wypełniał system SODIS. Fakt podpisywania porozumień w okresie od maja 2011 do
daty wszczęcia postępowania u zamawiającego o niczym nie świadczy, ponieważ
przedmiot porozumień w tym okresie był bezprzedmiotowy dla zamawiającego, który
posiadał system SODIS.
Zamawiający wskazał na przedmiot zamówienia to jest dostawa i wdrożenie Podsystemu
Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy w Jednostkach Administracji Zespolonej wraz z
innymi niezbędnymi usługami poprzez rozbudowę istniejącego w Śląskim Urzędzie
Wojewódzkim Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw (SODIS) w ramach projektu pn:
Elektroniczna Platforma Pracy Śląskiej Administracji Zespolonej” współfinansowanego z
Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
regionalnego programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013.
Natomiast na kolejnym spotkaniu w dniu 26 stycznia 2012r. zamawiający powziął
wiadomość o dalszej rozbudowie EZD PUW w kierunku wdrożenia tego systemu w
administracji zespolonej poszczególnych województw. Wskazano, że wdrożenie EZD
PUW pozwoli na osiągnięcie efektu polegającego na możliwości korzystania przez
zespoloną administrację rządową w województwach z jednolitego dostosowanego do jej
potrzeb, a przed wszystkim sprawdzonego w praktycznym działaniu narzędzia do
zarządzania dokumentami elektronicznymi. Warto podkreślić, że cały proces odbywa się
bezpłatnie we współpracy z zespołem Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz „know-
how” wypracowanego i publikowanego na dedykowanej przedsięwzięciu elektronicznej
platformie. Duże znaczenie dla podjęcia decyzji o unieważnieniu postępowania miał
Sygn. akt KIO 2150/12
również Konwent Wojewodów w dniu 06.02.2012r. w Białymstoku w czasie którego
podjęto inicjatywę w celu wdrożenia systemu w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim w
Katowicach. Konsekwencją rozwoju systemu EZD PUW było rozpoczęcie procesu
wdrażania EZD PUW w innych jednostkach.
Kolejno w dniu 08.05.2012r. zostało zawarte porozumienie pomiędzy Wojewodą
Podlaskim i Wojewodą Śląskim w sprawie testowego i szkoleniowego wdrożenia systemu
elektronicznych dokumentów dla jednostek administracji zespolonej. W dniu 20.08.2012r.
zostało podpisane porozumienie pomiędzy stronami jak wyżej o wdrożeniu w Urzędzie
Śląskim w Katowicach systemu EZD PUW jako podstawowego systemu elektronicznego
obiegu dokumentów z jednoczesnym wdrożeniem systemu w jednostkach administracji
zespolonej. Decyzja ta podjęta była przez zwierzchnika zamawiającego to jest Wojewodę
Śląskiego.
Tym samym zarzut odwołującego odnoszący się do nieuprawnionego unieważnienia
postępowania w ocenie zamawiającego jest nieuprawniony, ponieważ decyzje podjął
Wojewoda a nie zamawiający. Istotnym zagadnieniem w sprawie jest okoliczność, że w
2011r. zawierano porozumienia w sprawie wdrażania systemu EZD PUW ale w
jednostkach urzędów wojewódzkich a nie w jednostkach administracji zespolonej.
1. Odnosząc się do podniesionego zarzutu przez odwołującego jakoby system PUW
EZD nie odpowiadał zakresowi przedmiotu zamówienia to zamawiający wyjaśnił
co następuje. Przywołał przedmiot zamówienia to jest dostawa i wdrożenie
Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy w Jednostkach Administracji
Zespolonej wraz z innymi niezbędnymi usługami poprzez rozbudowę istniejącego
w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw
(SODIS) firmy Comarch. Wskazał jednostki, w których przedmiot zamówienia miał
być zrealizowany: Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach, Kuratorium Oświaty w
Katowicach, Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Katowicach, Wojewódzki
Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Katowicach, Wojewódzki
Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Katowicach, Wojewódzki Inspektorat
Ochrony Środowiska w Katowicach, Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej
w Katowicach, Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno -
Spożywczych w Katowicach, Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Katowicach,
Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Katowicach, Wojewódzki Inspektorat
Transportu Drogowego w Katowicach, Wojewódzka Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Katowicach. Zamówienie miało być realizowane w ramach
pięciu podstawowych działań; 1) Rozbudowa Systemu Obiegu Dokumentów i
Sygn. akt KIO 2150/12
Spraw na potrzeby jednostek Administracji Zespolonej; 2) Integracja Podsystemu
Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy z Podsystemem Wspomagania Realizacji
Zadań Obsługowych (WRZO) firmy QNT Systemy Informatyczne; 3 Dostarczenie
niezbędnych licencji na potrzeby JAZ;4) Prace Wdrożeniowe Podsystemu
Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy;5) Szkolenia powdrożeniowe Podsystemu
Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy.
Powyższe zadania miały doprowadzić do zrealizowania celów projektu
Elektroniczna Platforma Pracy Śląskiej Administracji Zespolonej zgodnie ze
studium wykonalności z lutego 2010r. pkt 8.1. cel projektu to integracja
wewnętrznych służb Wojewody Śląskiego przy jak najszerszym wykorzystaniu
narzędzi informatycznych wspomagających prace i integracje poszczególnych
urzędów. Aktualnie cel ten jest możliwy do zrealizowania bez wydatkowania
środków publicznych. Zastosowanie alternatywnego względem SODIS systemu
EZD PUW również prowadzi do integracji wewnętrznych służb Wojewody
Śląskiego przy jak najszerszym wykorzystaniu narzędzi informatycznych .
Zamawiający uważa, że EZD PUW daje o wiele łatwiejszą możliwość wdrażania
modyfikacji systemu bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.
Zamawiający uważa, że założona integracja służb będzie w przypadku EZD
PUW: łatwiejsza, głębsza, szybsza, tańsza. Co do argumentacji, że nie wszystkie
wojewódzkie urzędy korzystają z EZD PUW to zamawiający podkreślił, że urzędy
wojewódzkie: Kujawsko Pomorski Urząd Wojewódzki, Podkarpacki Urząd
Wojewódzki posiadają elektroniczny obieg dokumentów stworzony w Centralnym
Ośrodku Informatyki, a więc prawa do tego rozwiązania posiada również
instytucja publiczna. W powyższy stanie doszłoby do sytuacji, że jedynym
urzędem posiadającym komercyjny system elektroniczny obiegu dokumentów i
spraw byłby zamawiający.
Zamawiający nie zgodził się również z zarzutem, że obowiązek utrzymywania
systemu SODIS ciąży na zamawiającym co najmniej do dn. 20.06.2013r.,
ponieważ zgodnie z decyzją Wojewody Śląskiego z dnia 09.06.2006r. ( §14 ust.7)
okres trwałości dla projektu „Elektroniczna Platforma Urzędu Wojewódzkiego i
Administracji Zespolonej” wynosił 5 lat od dnia wydania ww decyzji. Tym samym
okres trwałości minął w dniu 09.06.2011r.
Odnosząc się do wskazanej przez Comarch umowy na zakup asysty technicznej i
nadzoru autorskiego systemu SODIS, które mają być świadczone do czerwca
2014r. to zamawiający wskazuje, że przejście na system EZD PUW wymagać
Sygn. akt KIO 2150/12
będzie dostępu do danych w systemie SODIS. Zatem zamawiający nie wyklucza
korzystania z systemu SODIS również po czerwcu 2014r. ale na pewno bez
modyfikacji lub zakupu dodatkowych licencji.
Zamawiający nie zgadza się z zarzutem niegospodarności. Bowiem porównanie
jest oczywiste. Zamawiający wydał na zakup systemu SODIS w 2008r. 1 mln.zl. a
odstąpienie od realizacji przedmiotowego postępowania powoduje oszczędność
wydatkowania kolejnych 4 mln.zł na rzecz odwołującego.
Również nie zgadza się ze stwierdzeniem, że system EZD PUW nie jest w stanie
zastąpić systemu SODIS. Zamawiający korzysta z systemu SODIS od 2008r. w
tym od 01.01.2012r. jako systemu podstawowego. Zamawiający miał również
możliwość zapoznania się z systemem EZD PUW w tym o w oparciu o
porozumienie z dnia 08.05.2012r. Powyższe doświadczenia pozwalają na
przyjęcie, iż system EZD PUW jest w stanie zastąpić system SODIS.
Zamawiający nie zgadza się ze stwierdzeniem odwołującego, że koszt jego
rozwiązania zamyka się kwotą 2.322.486,00zł.gdyż całkowity koszt drugiej oferty
złożonej przez Comarch S.A. wynosi 4.040.550,00 zł.w tym 1.488.300,00zł.to
koszty samych licencji na potrzeby jednostek AZ. Wskazywana kwota obejmuje
tylko koszty rozbudowy SODIS na potrzeby AZ. Pozostałe 123.000zl. obejmowały
integracje z podsystemem WRZO, prace wdrożeniowe na kwotę 18.450 zł. oraz
szkolenia na kwotę 30.750zł. Natomiast zgodnie z § 7 ust. 2 porozumienia z dnia
20.08.2012r. Wojewoda Podlaski zezwala Wojewodzie Śląskiemu oraz
kierownikom jednostek administracji zespolonej województwa śląskiego na
bezpłatne używanie oprogramowania EZD do celów związanych z realizacją
zadań publicznych. Szczegółowe zobowiązania stron obejmujące proces
wdrożeniowy w tym szkolenia zawarto w § 4-5 porozumienia. Zatem koszty
systemu SODIS i systemu EZD PUW jako kategorie finansowe są porównywalne,
gdyż odnoszą się do porównywalnych działań. Ponadto porównanie to wypada
zdecydowanie na niekorzyść systemu SODIS.
Co do uwag odwołującego co do zamówienia na usługi serwisowe na
zintegrowany system informatyczny klasy ERP zamawiający oświadcza, że zarzut
ten nie ma znaczenia dla oceny przedmiotowego postępowania. Zamawiający
posiada system informatyczny klasy ERP obejmujący moduł finansowo-księgowy
oraz kadrowo-placowy. Firma QNT w piśmie z dnia 11.10.2012r. pozytywnie
wypowiedziała się o możliwości realizacji interfejsu wymiany danych z systemem
Sygn. akt KIO 2150/12
EZD, przy czym koszty oszacowano na 39.00,00zł. Warto zauważyć, że oferta
firmy Comarch S.A. zakłada koszty integracji SODIS z QNT na poziomie
123.000,00zł.
Odnosząc się do stwierdzeń odwołującego o niezastępowalności systemu SODIS
przez system EZD PUW to świadczy takie twierdzenie o braku wiedzy po stronie
odwołującego co do funkcjonalności systemu EZD PUW.
Zamawiający zaprzecza twierdzeniu odwołującego o unikatowości systemu
SODIS, ponieważ możliwość integracji z innymi systemami nie świadczy o
unikatowości produktu. Rozwiązania takie posiadają również inne systemy w tym
EZD PUW, co więcej aktualnie rozwiązania takie należy uznać za standardowe.
Ponadto zamawiający wyjaśnia, że EZD PUW jest w równym stopniu
zintegrowane z ePUAP co produkt odwołującego.
Za bezpodstawne również uważa zamawiający twierdzenie odwołującego, że
system SODIS jako jedyne rozwiązanie w kraju obsługuje płatności ePUAP.
Zamawiający wyjaśnia, że podsystem płatności jest jednym z elementów
platformy ePUAP, który może współpracować z systemami zewnętrznymi. W
SODIS nie ma żadnej funkcjonalności dotyczącej płatności, gdyż zamawiający
nigdy nie zamawiał u odwołującego żadnej funkcjonalności z tym związanej.
Kolejnym argumentem jest, że implementacja kolejnych procesów do systemu
EZD PUW odbywa się bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów,
tymczasem wykonanie w 2009r. 26 modyfikacji systemu SODIS kosztowało
zamawiającego 213.000,00zł.
Zamawiający nie zgadza się ze stwierdzeniem odwołującego, że wprowadzenie
systemu EZD PUW spowoduje konieczność zwrotu i utratę dofinansowania
uzyskanego z ZPORR.
Zamawiający również nie zgadza się ze stwierdzeniem odwołania, że „system
EZD PUW nie odpowiada bogactwu funkcjonalności SODIS”. Zarówno system
SODIS jak i EZD PUW są systemami służącymi do elektronicznego zarządzania
dokumentacją, pozwalają na dokonywanie czynności kancelaryjnych takich jak
rejestracja dokumentacji, dekretowanie oraz akceptowanie. System EZD PUW ma
te zaletę w stosunku do systemu SODIS, że był szczegółowo analizowany pod
kątem zgodności z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
Sygn. akt KIO 2150/12
18.01.2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów
akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz.U. Nr 14 poz. 67)- powyższa weryfikacja zakończyła się
pozytywnie. Natomiast system odwołującego nie podlegał takiej weryfikacji a poza
tym były w stosunku do niego zastrzeżenia w związku z przesłaniem paczki
archiwalnej co miało miejsce w miesiącu lipcu 2012 roku.
Nie jest również prawdą, że system SODIS był w chwili obecnej dostosowany do
potrzeb administracji zespolonej, dostosowanie miało być dopiero przedmiotem
prac w ramach projektu Elektroniczna Platforma Pracy i zakończenie miało
nastąpić do końca 2013r.
Tymczasem program EZD PUW jest wdrażany w jednostkach administracji
zespolonej.
Zamawiający zaprzecza twierdzeniom odwołania, że szkolenia i prace
wdrożeniowe systemu EZD PUW, będą odpłatne.
Zamawiający stwierdza, że chce przez system EZD PUW doprowadzić do
powstania jednolitej platformy wspomagającej prace i integrację poszczególnych
urzędów zgodnie z rozdz. 8.1. Studium wykonalności. Poza tym wdrożenie EZD
PUW prowadzi do wdrożenia jednolitego systemu w skali całego kraju.
Zamawiający zaprzecza, że przez wdrożenie systemu EZD PUW nie zostaną
osiągnięte cele założone w studium wykonalności.
Zarówno SODIS jak i EZD PUW stanowią jedynie wycinek projektu Elektroniczna
Platforma Pracy, trudno zatem oczekiwać by cele stawiane przez EZD były
identyczne jak cele stawiane przez projektem, którego EZD stanowi jedynie
fragment.
Wdrożenie systemu EZD PUW doprowadzi do stworzenia innowacyjnego
środowiska pracy wspomagającego zarządzanie wieloma jednostkami z jednego
miejsca.
Podsumowując zamawiający odniósł się do pięciu podstawowych zadań objętych
unieważnionym
postępowaniem.
Zamawiający
wyjaśnia,
ze
wszystkie
wymienione zadania mogą być zrealizowane przez wdrożenie EZD PUW bez
konieczności wydatkowania ok.4 mln.zl. ze środków publicznych. Zadanie
Sygn. akt KIO 2150/12
pierwsze dotyczy rozbudowy SODIS na potrzeby jednostek AZ w tym uzyskanie
modułu work flow. EZD PUW jest w stanie w pełni zastąpić system SODIS a
funkcjonalności , które miały być uzyskane w ramach projektu zostaną uzyskane
w ramach EZD PUW. Odnosząc się do zadania drugiego to już powyżej
zamawiający oświadczył, ze system EZD PUW zostanie zintegrowany z
systemem firmy QNT. Zadanie trzecie to pozyskanie licencji dla systemu EZD,
które zamawiający pozyskał nieodpłatnie na potrzeby jednostek AZ. Zadanie
czwarte to prace wdrożeniowe, które również zamawiający pozyskał nieodpłatnie.
Zadanie piąte to szkolenia, które również zamawiający pozyska nieodpłatnie.
System EZD został wdrożony w wielu województwach i aktualnie można
stwierdzić, że zaspakaja potrzeby tak urzędów wojewódzkich jak i jednostek
administracji zespolonej. Tymczasem system SODIS wielokrotnie ulegał awariom,
co uniemożliwiało funkcjonowanie urzędu wojewódzkiego. Zamawiający wskazuje
na takie awarie jak styczeń 2012r. gdzie przyczyną awarii było zaplanowanie
wielu nowych funkcji dostosowujących system do nowej Instrukcji Kancelaryjnej.
Usunięcie awarii wymagało zainstalowania systemu na nowej platformie
sprzętowej (serwery i macierz dyskowa)o kilkukrotnie większej wydajności.
Produkcyjne wznowienie pracy systemu było możliwe dopiero w kolejnym
tygodniu kalendarzowym. Po uruchomieniu wiele modułów działało błędnie. W
związku z tym w miesiącu styczniu 2012 zgłoszono wykonawcy aż 102 błędy ( w
stosunku do około 70 zgłoszonych w roku 2011).
Mając na uwadze powyższe zamawiający uważa, że prowadzenie postępowania i
wykonanie zamówienia polegającego na rozbudowie systemu SODIS nie leży w
interesie publicznym czego nie można było wcześniej przewidzieć.
Skład orzekający Izby ustalił i zważył co następuje
Odwołanie dotyczy postępowania w którym przedmiotem zamówienia jest
„Dostawa i wdrożenie Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy w
Jednostkach Administracji Zespolonej wraz z innymi niezbędnymi usługami
poprzez rozbudowę istniejącego w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim Systemu
Sygn. akt KIO 2150/12
Obiegu Dokumentów i Spraw (SODiS) w ramach projektu pn.: ”Elektroniczna
Platforma Pracy Śląskiej Administracji Zespolonej” współfinansowanego z Unii
Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-
2013.
Ofertę złożył tylko jeden wykonawca, który jest twórcą funkcjonującego u
zamawiającego systemu SODIS a który ma być rozbudowany na jednostki
administracji zespolonej.
Odwołujący posiada interes do wniesienia odwołania w rozumieniu art. 179 ust.1
ustawy.
Odwołujący złożył ofertę w przedmiotowym postępowaniu jako jedyny oferent i
miał prawo oczekiwać udzielenia jemu zamówienia. Zamawiający dwukrotnie
przeprowadzał unieważnienie postępowania, które nie były skuteczne.
Ostatecznie po raz trzeci zamawiający unieważnił postępowanie i zrozumiałym
jest, że wobec aktualności złożonej oferty, odwołujący po raz trzeci odwołał się od
tej czynności zamawiającego. Składając ofertę miał uzasadnione prawo liczyć na
uzyskanie zamówienia. Unieważnienie postępowania pozbawia jego uzyskania
przychodów co równa się z poniesieniem szkody w związku z niemożnością
wykonania zamówienia. Odwołujący podważył we wniesionym odwołaniu
zasadność unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust.1 pkt 6 ustawy
zgodnie z którym zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie
zamówienia, jeżeli wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że
prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie
publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. Tym samym w ocenie
Izby spełnione zostały przesłanki z art. 179 ust.1 ustawy zgodnie z którym środki
ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma interes w uzyskaniu
zamówienia oraz może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez
zamawiającego przepisów niniejszej ustawy.
Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie następujących przepisów ustawy: art. 93
ust.1 pkt 6) poprzez unieważnienie przedmiotowego postępowania, pomimo braku
Sygn. akt KIO 2150/12
spełnienia przesłanek warunkujących dokonanie takiej czynności a określonych w
powołanym przepisie, art.91 ust.1 poprzez zaniechanie wyboru oferty złożonej przez
odwołującego jako oferty najkorzystniejszej, pomimo że oferta odwołującego jest jedyną
ofertą złożoną w postępowaniu i nie podlega odrzuceniu, art. 7 ust.1 poprzez prowadzenie
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób niezapewniający
zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.
We wniesionym odwołaniu zakwestionowano spełnienie przesłanek ustawowych co do
wystąpienia istotnej zmiany okoliczności, braku interesu publicznego w dalszym
prowadzeniu postępowania oraz możliwości wcześniejszego przewidzenia zmiany tychże
okoliczności. Odwołujący przedstawił obszerną i szczegółową argumentację swojego
stanowiska przedstawioną powyżej. Zamawiający w piśmie stanowiącym odpowiedź na
odwołanie również obszernie i szczegółowo odniósł się do argumentacji odwołującego nie
przyznając żadnej z podniesionych przez odwołującego okoliczności.
Izba na postawie przeprowadzonych na rozprawie dowodów ustaliła co następuje.
Odwołujący w poczet dowodów na rozprawie przedstawił następujące dokumenty i
oświadczenia.
Pismo z dnia 19 czerwca 2012r. Dyrektora Generalnego Śląskiego Urzędu
Wojewódzkiego skierowane do zastępcy Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego dotyczące bieżących informacji na
temat realizacji projektu pn: Elektroniczna Platforma Pracy Śląskiej Administracji
Zespolonej. W piśmie tym przedstawiono dotychczasowy przebieg postępowania w
przedmiotowym zamówieniu z podaniem okoliczności dwukrotnych prób unieważnienia
postępowania z przyczyn lezących po stronie odwołującego oraz udziału służb
Centralnego Biura Antykorupcyjnego w zakresie złożenia dwóch ofert przez
odwołującego. Jednocześnie w piśmie tym znajduje się zapowiedź kolejnego
unieważnienia postępowania z racji zamiaru skorzystania z systemu Elektronicznego
Zarządzania Dokumentacją opracowanego w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w
Białymstoku (EZD z PUW). Głównym motywem skorzystania z EZD z PUW jest jego
nieodpłatność oraz wypełnienie założeń Elektronicznej Platformy Pracy w tym
użytkowanego SODIS i prowadzonego aktualnie postępowania na jego modyfikację celem
wykorzystania w pracach jednostek administracji zespolonej Województwa Śląskiego. Z
pisma tego wynika między innymi:”(…) iż w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim
opracowany został a następnie wdrożony system Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją mający w założeniu integrację systemów informatycznych oraz wspólne
Sygn. akt KIO 2150/12
wykorzystanie istniejących już zasobów w celu racjonalnego i efektywnego wdrożenia w
urzędach wojewódzkich jednolitych systemów EZD. System ten został dotychczas z
powodzeniem – zaadaptowany przez kolejne 12 urzędów wojewódzkich. Dodatkowo z
informacji uzyskanych od Pełnomocnika Wojewody Podlaskiego ds. Informatyzacji
wynika, że w najbliższym czasie planowane jest rozszerzenie funkcjonowania tego
systemu na jednostki administracji zespolonej. Wobec powyższego rozważam
alternatywny scenariusz wdrożenia zamiast Podsystemu Monitoringu i Kontroli przepływu
Pracy w AZ- realizowanego poprzez rozbudowę dotychczas funkcjonującego w Śląskim
Urzędzie Wojewódzkim w Katowicach Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw (SODIS) –
adaptacji
białostockiego
systemu
Elektronicznego
Zarządzania
Dokumentacją.
Argumentami za tym przemawiającymi są m.in.; fakt udostępnienia zainteresowanym
urzędom tego systemu w sposób nieodpłatny, wdrożenie tego systemu dotychczas w 12
urzędach wojewódzkich jak i objecie nim w najbliższym czasie jednostek administracji
zespolonej, podczas gdy szacowany koszt w realizowanym przez mnie projekcie na
dostawę i wdrożenie Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu Pracy w AZ wyniósłby
ponad 4 mln. zł.”
Z przedstawionego pisma wynika, że zamawiający w połowie roku 2012r. czyli prawie rok
po ogłoszeniu przetargu na przedmiotowe zamówienie, rozważał rezygnację z rozbudowy
systemu SODIS na jednostki Administracji Zespolonej województwa śląskiego a
dotyczącego przedmiotowego postępowania odwoławczego. Jednocześnie w piśmie tym
zamawiający wskazuje na pozytywne aspekty planowanej czynności unieważnienia
postępowania, które zasadniczo widzi w nieodpłatności wdrożenia i użytkowania tego
Systemu, wobec złożonej oferty przez odwołującego na kwotę powyżej 4 milionów
złotych. Jako dodatkowe aspekty za podjęciem takowej czynności, zamawiający
wskazuje wdrożenie tego systemu w 12 urzędach wojewódzkich oraz planowane objecie
tym systemem w najbliższym czasie jednostek administracji zespolonej a co jest
przedmiotem postępowania objętym niniejszym postępowaniem odwoławczym.
Pismo z dnia 7 września 2012r. Dyrektora Generalnego Śląskiego Urzędu
Wojewódzkiego skierowane do zastępcy Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego stanowiące odpowiedź w sprawie
Elektronicznej Platformy Pracy Śląskiej Administracji Zespolonej. Z pisma tego wynika, że
aktualnie dokonywana jest analiza co do celowości kontynuowania przedmiotowego
postępowania w kontekście czy nie doszło do istotnej zmiany okoliczności powodującej,
że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym,
czego nie można było wcześniej przewidzieć. Ponadto w piśmie tym podnosi się zapisy §
Sygn. akt KIO 2150/12
4 ust.2 porozumienia o dofinansowaniu projektu gdzie nałożono na zamawiającego
obowiązek ponoszenia wydatków celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z
zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. W piśmie tym
wspomina się również o systemie EZD z PUW jak pisze zamawiający, który to system jest
dedykowany zarówno dla poszczególnych urzędów wojewódzkich jak i jednostek
administracji zespolonej z podkreśleniem aspektu jego nieodpłatności. Jednocześnie
zamawiający informuje, że jeżeli Comarch po raz trzeci złoży odwołanie to wystąpi do
Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej o zarządzenie rozpoznania sprawy w składzie
trzyosobowym oraz zawiadomi CBA z wnioskiem o objęcie szczególnym nadzorem
postępowania odwoławczego.
Powyżej przedstawione pismo wskazuje na zamiar unieważnienia postępowania na
podstawie art. 93 ust.1 pkt 6 ustawy.
Odwołujący przedłożył również Opis przedmiotu zamówienia dotyczący niniejszego
postępowania wraz z harmonogramem prac i zakresu odbioru poszczególnych zadań, z
którego wynika, ze przedmiot zamówienia ma być realizowany włącznie do I kwartału
2013r.
Także przedłożył wyciąg ze Studium Wykonalności „Elektroniczna Platforma Pracy
Śląskiej Administracji Zespolonej” obejmujący pkt 7 pn. Zidentyfikowane problemy, z
zaznaczeniem fragmentu, że „Niniejszy projekt charakteryzuje się wysokim stopniem jego
efektywności uwidocznionym w celowości ponoszonych wydatków przy zachowaniu jego
wysokiej jakości i innowacyjności, co w konsekwencji gwarantuje dodatkowo racjonalny
stosunek nakładów do rezultatu. Wynika z tego, że przy stosunkowo niedużych nakładach
finansowych otrzymujemy nowoczesne narzędzie wspomagające pracę jednostek
podległych wojewodzie stanowiące wartość dodaną projektu.”
Kolejno pismo z dnia 7 września 2012r. Wojewody Śląskiego do Wojewody Podlaskiego
przekazujące egzemplarz podpisanego w dniu 20 sierpnia 2012r. porozumienia w sprawie
współpracy w zakresie wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD) oraz elektronicznej komunikacji pomiędzy
organami administracji rządowej. Z pisma tego wynika, że przedmiotem porozumienia jest
m/i określenie zasad współpracy oraz ustalenie zobowiązań obu urzędów w celu realizacji
przedsięwzięcia polegającego na wdrożeniu EZD zarówno w Śląskim Urzędzie
Wojewódzkim, jak i jednostkach administracji zespolonej podległych Wojewodzie
Śląskiemu. Do pisma załączono Porozumienie z dnia 20 sierpnia 2012r. Przy czym na
Sygn. akt KIO 2150/12
rozprawie odwołujący wskazuje na zapis w porozumieniu o możliwości rozwiązania
umowy w okresie 1 miesięcznego wypowiedzenia.
Pismo z dnia 27 września 2012r. Dyrektora Generalnego Śląskiego Urzędu
Wojewódzkiego do dyrektorów wydziałów/kierowników oddziałów i pracowników
Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach w sprawie informowania, że od 1
stycznia 2013r. obowiązywać będzie system Elektronicznego Zarządzania Dokumentami
autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, o powołaniu zespołu ds. wdrożenia EZD
w Urzędzie, o objęciu Harmonogramem wdrożenia EZD z PUW zidentyfikowania różnic
pomiędzy tym systemem a obecnie obowiązującym co pozwoli na jego dostosowanie w
jak najlepszy sposób do potrzeb pracowników ŚUW. Powyższy dowód odwołujący
wskazał na brak możliwości automatycznego wdrożenia systemu EZD z PUW do
zamawiającego.
Odpowiedź z dnia 4 sierpnia 2012r. przekazaną drogą mailową przez Biuro Ministra
Administracji i Cyfryzacji na wniosek odwołującego o udzielenie informacji publicznej w
sprawie aktu prawnego dotyczącego wdrażania i stosowania w jednostkach administracji
publicznej systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją zbudowanego przez
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku. Z udzielonej odpowiedzi wynika, że czynności
kancelaryjne mogą być dokonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD. Jako
podstawę prawną udzielonej odpowiedzi wskazano rozporządzenie Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18.01.2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych
wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz. U. nr 14, poz.67). Przy czym przez EZD należy rozumieć system
teleinformatyczny
do
elektronicznego
zarządzania
dokumentacją
umożliwiający
dokonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania
spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, nie zaś jako
oznaczony co do tożsamości system elektronicznego zarządzania dokumentacją. Do
kompetencji kierownika jednostki należy wybór oznaczonego co do tożsamości systemu
EZD oraz zapewnienie jego pozyskania, wdrożenia oraz użytkowania zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa. Uzyskana odpowiedź służyła odwołującemu w
argumentacji braku obowiązku po stronie zamawiającego wdrożenia EZD z PUW.
Kolejno odwołujący przedstawił internetową informację o projekcie, Partnerzy i obecny
stan wdrożenia EZD w administracji rządowej z której wynika, że w dniu 20.08.2012r.
Śląski Urząd w Katowicach podpisał porozumienie w zakresie EZD. Z informacji wynika,
że system EZD jest wdrażany w urzędach wojewódzkich ogółem w 12 urzędach w tym u
Sygn. akt KIO 2150/12
zamawiającego. „W planach jest także wdrożenie systemu w administracji zespolonej
poszczególnych województw.”
Przedstawiono także wydruk ze strony internetowej PUW w sprawie roboczego spotkania
w dniu 12 maja 2011r.16 urzędów wojewódzkich w sprawie wdrożenia jednolitego
systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji rządowej państwa.
Na spotkaniu Wojewoda Podlaski zobowiązał się do koordynacji działań wdrożenia
jednolitych systemów umożliwiających w pełni elektroniczne zarządzanie sprawami
obywateli we wszystkich urzędach wojewódzkich w Polsce. Do wydruku załączono
informacje udostępnione w ramach informacji publicznej z dnia 16.10.2012r. z której
wynika, że przedmiotem spotkania w Białymstoku w dniu 12 maja 2011r. było nieodpłatne
wdrożenie jednolitego systemu EZD autorstwa PUW w urzędach wojewódzkich a także w
jednostkach administracji rządowej w województwach. Udział w tym spotkaniu wzięli
również przedstawiciele zamawiającego. Efektem spotkania z wojewodami było
podpisanie porozumień na wdrożenie systemu EZD PUW.
Odwołujący załączył również Wyrok KIO z dnia 8 lutego 2012r. o Sygn. akt KIO 158/12
zgodnie z którym nakazano zamawiającemu unieważnienie czynności unieważnienia
postępowania oraz dokonanie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty.
Pismo z dnia 7 grudnia 2011r. Wojewody Śląskiego do Szefa CBA o podjęcie działań
celem zweryfikowania prawidłowości przeprowadzenia przedmiotowego przetargu.
Pismo CBA z dnia 01.01.2012r. do Wojewody Śląskiego informującego, że na podstawie
przeprowadzonych
w
dniach
14.12.2011r.-16.12.2011r.
czynności
analityczno-
informacyjnych funkcjonariuszy CBA, proponuje się rozważenie unieważnienia
postępowania na dostawę i wdrożenie Podsystemu Monitoringu i Kontroli Przepływu
Pracy w Jednostkach Administracji Zespolonej wraz z innymi niezbędnymi usługami
poprzez rozbudowę istniejącego u zamawiającego Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw
(SODIS).
Wszystkie powyżej przedstawione dowody z dokumentów, odwołujący przedstawił na
poparcie argumentacji o braku spełnienia ustawowych przesłanek z art. 93 ust.1 pkt 6
ustawy stanowiących podstawę unieważnienia postępowania.
Z kolei zamawiający na rozprawie przedstawił następujące dowody na uzasadnienie
poprawności podjętej czynności unieważnienia postępowania.
Sygn. akt KIO 2150/12
Decyzję Wojewody Śląskiego z dnia 9 czerwca 2006r. o przyznaniu dofinansowania dla
projektu realizowanego w ramach Działania 1.5. Zintegrowanego Programu Operacyjnego
Rozwoju Regionalnego Infrastruktura Społeczeństwa Informacyjnego przez beneficjenta
Śląski Urząd Wojewódzki. Z którego wynika, ze zakończenie finansowe realizacji projektu
przewidziane jest na 15 czerwca 2007r.
Zamawiający na rozprawie oświadczył, że system SODIS, który już jest wdrożony w
Urzędzie Województwa Śląskiego, był dofinansowany na podstawie powyższej decyzji
Wojewody Śląskiego z 9 czerwca 2006 r. Z kolei aktualne postępowanie jest
dofinansowywane z innych środków. Decyzja z 2006 r. przestała wiązać w czerwcu 2011 r.,
to jest po 5 latach. Wojewoda Śląski zlecił urzędowi czyli zamawiającemu przeprowadzenie
tego postępowania i postępowanie to dotyczy wdrożenia systemu dla administracji
zespolonej. Zamawiający jednocześnie na rozprawie wyjaśnił, że Wojewoda podejmuje
decyzje co do przeprowadzonych inwestycji, a Dyrektor Generalny Urzędu Wojewódzkiego
te inwestycje realizuje. Przy czym Dyrektor Generalny nie pełni funkcji nadrzędnej nad
administracją zespoloną. Dyrektor Generalny ma wpływ na to, jaki system informatyczny
obowiązywać będzie w Urzędzie Wojewódzkim, ale nie ma wpływu na to, jakie systemy będą
obowiązywać w administracji terenowej podległej Wojewodzie, ponieważ o tym decyduje
Wojewoda.
Przy czym zamawiający na rozprawie podkreślił, że współpraca w zakresie wdrożenia
białostockiego EZD rozpoczęła się z poszczególnymi wojewodami już w 2011r. ale
Wojewoda Śląski porozumienia nie zawarł jak poniżej wymienieni Wojewodowie,
ponieważ miał w Urzędzie wdrożony system SODIS autorstwa odwołującego.
Porozumienia, które zawarł Wojewoda Podlaski kolejno z innym Wojewodami w sprawie
udostępnienia systemu EZD wyłącznie w jednostkach urzędów wojewódzkich przebiegały
następująco w 2011r.:
- 19 lipca 2011 r. z Wojewodą Małopolskim,
- 27 lipca 2011 r. Wojewodą Opolskim,
- 7 września 2011 r. z Wojewodą Warmińsko-Mazurskim,
- 14 września 2011 r. z Wojewodą Pomorskim,
- 15 września 2011 r. z Wojewodą Lubelskim,
- 19 września 2011 r. z Wojewodą Świętokrzyskim,
- 14 listopada 2011 r. z Wojewodą Mazowieckim,
- 13 marca 2012 r. z Wojewodą Łódzkim,
- 25 kwietnia 2012 r. z Wojewodą Zachodniopomorskim,
Sygn. akt KIO 2150/12
- 2 maja 2012 r. z Wojewodą Lubuskim,
- 6 czerwca 2012 r. z Wojewodą Dolnośląskim.
Na dowód powyższego zamawiający przedłożył na rozprawie zawarte porozumienia
wyspecyfikowane jak powyżej.
Przy czym niniejsze porozumienia dotyczyły wdrożenia systemu EZD PUW tylko i wyłącznie
w Urzędach Wojewódzkich a nie w jednostkach zespolonych. Z treści przedłożonych
porozumień z 2011r. wynika, że nie dotyczą one wdrożenia systemu EZD w jednostkach
zespolonych.
Możliwości ewentualnego użycia systemu EZD w jednostkach zespolonych omawiano na
spotkaniu 26 stycznia 2012 r., o czym wskazano w decyzji zamawiającego o unieważnieniu
postępowania.
Przy czym w dniu 9 lipca 2012 r., po wypracowaniu możliwości użycia system EZD w
jednostkach zespolonych, podpisano porozumienie 9 lipca 2012 r. z następującymi
Wojewodami: Małopolskim, Opolskim, Pomorskim, Warmińsko-Mazurskim, Świętokrzyskim,
Lubelskim, Mazowieckim, Łódzkim.
Na dowód powyższego oświadczenia na rozprawie zamawiający przedłożył powyżej
przywołane Porozumienie z dnia 09.07.2012r. zawarte w Białymstoku pomiędzy
Wojewodą Podlaskim a wojewodami: Małopolskim, Opolskim, Pomorskim, Warmińsko-
Mazurskim, Świętokrzyskim, Lubelskim, Mazowieckim i Łódzkim. Z treści tego
Porozumienia wynika, że jego przedmiotem jest określenie zasad współpracy oraz
ustalenie zobowiązań stron w zakresie realizacji przedsięwzięcia polegającego na
utrzymaniu i rozwoju EZD jako jednolitego systemu w urzędach rządowej administracji
zespolonej w województwach.
Z treści § 7 tego Porozumienia wynika, że Wojewodowie mogą wdrażać ten system w
organach administracji zespolonej, przy czym w porozumieniu nie uczestniczy Wojewoda
Śląski, który miał już wdrożony system SODIS.
Zamawiający na rozprawie przywołał posiedzenie z dnia 6 lipca 2012 r. na którym Konwent
Wojewodów w Gdańsku podjął decyzję, aby podjąć prace dla administracji zespolonej w
zakresie wdrożenia systemu EZD. Na spotkaniu Wojewodów w Gdańsku ustalono, że
system EZD z PUW będzie przygotowany do końca 2012r. W sumie podjęto tam dwie
decyzje po pierwsze, że do końca 2013 r. w 16 województwach zostanie wdrożony system
EZD PUW zarówno w urzędach wojewódzkich, jak i w administracji zespolonej a po drugie,
że system EZD PUW dla jednostek zespolonych zostanie dopracowany do końca 2012 r.
Sygn. akt KIO 2150/12
Po spotkaniu w Gdańsku, które odbyło się w dniach 5-6 lipca 2012 r. skierowano pismo z
dnia 17 lipca 2012 r. do Wojewodów z wypracowanym Repetytorium EZD PUW w urzędach
wojewódzkich i dokument jest bazą wiedzy na temat wspólnego przedsięwzięcia
dotyczącego wdrożenia jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w
terenowej administracji rządowej oraz zawiera uaktualnioną „Mapę rozwoju systemu EZD
autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku”. Przedmiotowy dokument
został także przekazany wojewodom, którzy zawarli porozumienie w sprawie współpracy w
zakresie utrzymania i rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją
autorstwa PUW. Pismo przewodnie i Repetytorium oraz Mapę rozwoju przedłożono na
rozprawie w poczet dowodów na okoliczność, że wiedza w tym zakresie pochodzi z 2012r. a
nie jak twierdzi odwołujący z maja 2011r. to jest przed wszczęciem w październiku 2011r,
postępowania.
Zamawiający na rozprawie podtrzymuje oświadczenie, iż z systemem dotyczącym jednostek
zespolonych zetknął się dnia 8 maja 2012 r., kiedy podpisał wstępne porozumienie o
wprowadzeniu tego systemu testowo celem podjęcia decyzji, czy będzie z niego korzystał.
Stwierdził, że po podpisaniu w dniu 8 maja 2012r. wstępnego porozumienia z PUW do
miesiąca sierpnia 2012 r. testowano system białostocki w zakresie urzędu wojewódzkiego i
jednostek administracji zespolonej. Na powyższą okoliczność przedłożył Porozumienie z
dnia 8 maja 2012r. zawarte pomiędzy Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku a
Śląskim Urzędem Wojewódzkim w Katowicach gdzie w § 1 znajduje się zapis, że
przedmiotem porozumienia jest określenie zasad współpracy oraz ustalenie zobowiązań w
celu realizacji przedsięwzięcia polegającego na udostępnieniu do celów testowych i
szkoleniowych oraz ewentualnego wdrożenia EZD PUW w jednostkach administracji
zespolonej województwa śląskiego.
W dniu 20 sierpnia 2012 r. po przeprowadzeniu postępowania testowego i szkoleniowego w
zakresie EZD w oparciu o porozumienie z dnia 8 maja 2012r., podpisane zostało
porozumienie pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Wojewodą Śląskim. Zgodnie z § 1 tego
porozumienia przedmiotem umowy jest określenie zasad współpracy oraz ustalenie
zobowiązań stron w celu realizacji przedsięwzięcia polegającego na wdrożeniu EZD w celu
umożliwienia wskazania tego systemu jako podstawowego sposobu wykonywania czynności
kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Śląskim
Urzędzie Wojewódzkim oraz w jednostkach administracji zespolonej organów podległych
Wojewodzie Śląskiemu.
Na rozprawie przedłożono w poczet dowodów zarówno porozumienie z dnia 8 maja 2012r.
jak i porozumienie z dnia 20 sierpnia 2012r.
Sygn. akt KIO 2150/12
Zamawiający przedłożył na rozprawie pisma z dnia 11 października 2012 r. firmy QNT
Systemy Informatycznie z którego wynika, że oferuje koszt zintegrowania systemu niższy,
niż oferta firmy ComArch. W pismach tych Systemy Informatyczne odnoszą się do rozmów
prowadzonych z ComArch nt. zintegrowania z systemem SODIS systemu autorstwa QNT
oraz możliwości zintegrowania systemu QNT z systemem EZD. Z pism tych wynika, że firma
QNT Systemy Informatyczne wyceniła integrację swojego systemu z systemem EZD na
kwotę o połowę niższą, niż w ofercie ComArch.
Zamawiający na rozprawie przedłożył pismo z dnia 16 października 2012 z Podlaskiego
Urzędu Wojewódzkiego, z którego wynika, że nie będzie kosztów integracji systemu EZD z
systemem QNT, ponieważ prace w tym dostosowawcze są prowadzone na zasadach
niekomercyjnych dla partnerów PUW.
Zamawiający przedłożył tabelę obejmującą 11 urzędów wojewódzkich, które postanowiły
wprowadzić system EZD w pełnym zakresie ze wskazaniem systemu elektronicznego obiegu
dokumentów jaki był używany przed wdrożeniem EZD.
Zamawiający przedłożył również pismo Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego skierowane
do Zamawiającego z dnia 9 lipca 2012 r., z którego wynika, że wg oceny Małopolskiego
Urzędu Wojewódzkiego system EZD jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, a
także jest sprawnym i funkcjonalnym narzędziem kontroli zarządczej w Urzędzie.
Pełnomocnik zamawiającego Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego, który był również
kierownikiem projektu systemu SODIS z ramienia zamawiającego na rozprawie oświadczył,
iż system SODIS to system obiegu dokumentów na zasadzie klasycznej obsługi
kancelaryjnej. Owszem system ten jest zintegrowany z system ePUAP. Z kolei system
dedykowany EZD z PUW spełnia również te wszystkie funkcje. System ten jest
przygotowany do wdrożenia do jednostek administracji zespolonej. Również system ten jest
zintegrowany z systemem ePUAP. W jego ocenie system SODIS i system EZD to systemy
równorzędne, przy czym podstawową zaletą systemu z PUW jest jego nieodpłatność. Co do
zarzutu odwołującego, że w porozumieniu z dnia 20 sierpnia 2012 r. jest zapis o zakazie
modyfikacji, to stawiający na rozprawie Pełnomocnik zamawiającego wyjaśnia, że w umowie
z odwołującym jest taki sam zapis, ponieważ jest to prawo autora, że użytkownik zgłasza
propozycje modyfikacji a autor ewentualnie je akceptuje. Ponadto uważa, że jest to dbałość
o jednolitość systemu EZD w skali całego kraju. Dalej wyjaśnił, że moduł Work Flow jest to
moduł umożliwiający modelowanie określonych procesów w systemie. Swoje rozwiązanie
autorskie w tym zakresie ma system EZD. Prace wdrożeniowe u zamawiającego trwają,
Sygn. akt KIO 2150/12
Jako system podstawowy EZD będzie wdrażany od m-ca stycznia 2013r. zarówno w
zakresie podstawowym jak i dla administracji zespolonej. W związku z tym, że system EZD
od 1 stycznia 2013 r. będzie system podstawowym, w tej chwili jest przygotowywany, aby
mógł pracować bezawaryjnie.
Zamawiający unieważnił postępowanie przedstawiając następujące uzasadnienie.
„Wszczynając postępowanie w październiku 2011roku zamawiający miał zamiar uzyskać
– w ramach realizacji projektu EPP ŚAZ- rozbudowę posiadanego przez siebie systemu w
sposób umożliwiający współpracę pomiędzy zamawiającym a jednostkami administracji
zespolonej w województwie. W dniu 26 stycznia 2012r. przedstawiciele Śląskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Katowicach podczas wizyty roboczej w Podlaskim Urzędzie
Wojewódzkim w Białymstoku zapoznali się z funkcjonowaniem- stworzonego w
tamtejszym Urzędzie - systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Opracowany
przez Podlaski Urząd Wojewódzki System – dedykowany wszystkim pozostałym urzędom
wojewódzkim – ma w założeniu wspólne wykorzystanie przez pozostałe urzędy
utworzonego przez nich systemu informatycznego w celu racjonalnego i efektywnego
wdrożenia w urzędach wojewódzkich jednolitych systemów EZD oraz niezbędnych
procedur zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18
stycznia 2011roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DZ. U.N r
14 poz.67). System ten został do tej pory zaadoptowany przez 12 urzędów wojewódzkich.
System EZD PUW udostępniany jest zainteresowanym w sposób nieodpłatny.
Wskazana powyżej okoliczność sprawia, że zamawiający, jakim jest Śląski Urząd
Wojewódzki w Katowicach będzie docelowo korzystać z programu EZD PUW, a zatem
prowadzenie postępowania na rozbudowę SODiS oraz wykonanie umowy w tym zakresie
nie leży już w interesie publicznym. System EZD PUW w pełni zastępuje posiadany przez
Zamawiającego system SODiS, którego rozbudowa na jednostki AZ była przedmiotem
unieważnionego postępowania. Wdrożenie w ŚUW systemu EZD PUW wpisuje się w
projekt EPP ŚAZ. Zamawiający realizując interes publiczny musi wziąć pod uwagę, że w
sytuacji, gdy osiągnięcie celu projektu EPP ŚAZ stało się – po wszczęciu postępowania –
możliwe do uzyskania w sposób nieodpłatny, wydatkowanie jakichkolwiek środków
publicznych, a w tym konkretnym przypadku środków o bardzo dużej wysokości- na
osiągnięcie celu nie leży w interesie publicznym, jest sprzeczne z zasadami finansów
publicznych oraz Porozumieniem o dofinansowaniu projektu. Zamawiający podkreśla
niecelowość i niegospodarność utrzymywania i rozbudowy kosztownego systemu
(rozbudowa 4 mln zł, a dodatkowo w przyszłości koszty nadzoru autorskiego nad całym
Sygn. akt KIO 2150/12
systemem,
serwis
oprogramowania,
rozwój
systemu,
ewentualne
dodatkowe
funkcjonalności) w sytuacji, w której możliwe jest przejście na system całkowicie
nieodpłatny, który zamawiający będzie administrował własnymi siłami, uniezależniając się
od firm zewnętrznych. W takiej sytuacji realizacja przedmiotu zamówienia w postaci
rozbudowy systemu, na którym Zamawiający nie będzie już pracował, staje się zupełnie
bezcelowe.
Izba zważyła
Zarzut odwołującego niespełnienia przesłanek do unieważnienia postępowania z art.93
ust.1 pkt 6 ustawy nie potwierdził się.
Izba dokonując analizy zgromadzonego materiału w sprawie uznała za uzasadnioną
argumentację zamawiającego do unieważnienia postępowania.
W pierwszej kolejności poddano ocenie wystąpienie w sprawie „istotnych zmian
okoliczności”.
W ocenie Izby istotnymi okolicznościami w sprawie jest obiektywna sytuacja
zamawiającego upoważniająca do podjęcia decyzji co do prowadzenia samego
postępowania. W przypadku unieważniania postępowania jest to sytuacja warunkująca
celowość prowadzenia rozpoczętego już postępowania czy też wykonania zamówienia.
Precyzuje to sam przepis będący logiczną konsekwencją faktu, że o unieważnieniu
można mówić tylko gdy postępowanie w sprawie zamówienia jest w toku. Czyli zarówno
w dacie podjęcia decyzji o uruchomieniu postępowania jak i w dacie unieważnienia
postępowania decydują okoliczności jakie usprawiedliwiają zasadność prowadzenia
postępowania celem udzielenia zamówienia. Niniejsze postępowanie o udzielenie
zamówienia zostało uruchomione w związku z funkcjonowaniem u zamawiającego
elektronicznego obiegu dokumentów i prowadzenia spraw, autorstwa odwołującego.
Dopełnieniem tego systemu zwanego SODIS (System Obiegu Dokumentów i Spraw) było
rozszerzenie jego funkcjonowania w jednostkach administracji zespolonej Wojewody
Śląskiego co jest przedmiotem niniejszego postępowania. Reasumując należy ocenić jako
usprawiedliwioną decyzję zamawiającego o prowadzeniu postępowania w celu
rozszerzenia elektronicznego obiegu dokumentów i spraw na jednostki administracji
zespolonej skoro już u samego zamawiającego system ten funkcjonuje. Niemniej nie jest
przedmiotem postępowania odwoławczego rozważanie czy samo postępowanie zostało
uruchomione w okolicznościach uprawniających do podjęcia takiej decyzji. Bowiem
oceniając dyspozycje ustawowych warunków unieważnienia należy rozważyć czy
Sygn. akt KIO 2150/12
rozpoczęte postępowanie powinno być kontynuowane i czy nie tyle prawem ale czy
obowiązkiem zamawiającego jest jego unieważnienie. Taka konstatacja wynika z zapisu
art. 93 ust.1 ustawy, który ma charakter nakazu a nie prawa („zamawiający unieważnia
postępowanie o udzielenie zamówienia”). Poszczególne punkty tego artykułu (art.93 ust.1
punkty od 1 do 7) wskazują sytuacje, w których zamawiający ma obowiązek unieważnić
postępowanie. Zamawiający podejmując czynność unieważnienia uznał, że spełniła się
przesłanka „istotnej zmiany okoliczności”, ponieważ może otrzymać system elektroniczny
obsługi jednostek administracji zespolonej od innego podmiotu nie uczestniczącego w
uruchomionym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Takim podmiotem jest Podlaski
Urząd Wojewódzki posiadający system Elektronicznego Zarządzania Dokumentami
(EZD). Przy czym nie sam fakt, że usługę może zamawiający otrzymać u innego podmiotu
nie uczestniczącego w postępowaniu decyduje o unieważnieniu postępowania ale fakt
uzyskania tej usługi nieodpłatnie. Co prawda odwołujący podnosił, że nawet nieodpłatne
otrzymanie i wdrożenie generuje koszty po stronie zamawiającego w postaci zakupu
materiałów, kosztu pracy własnych pracowników. Niemniej takie dywagacje odwołującego
Izba uznaje za bezprzedmiotowe dla rozstrzygnięcia sporu, ponieważ w przypadku
zakupu systemu u odwołującego również te koszty będą generowane. W ocenie Izby, na
podstawie zgromadzonego materiału w sprawie, zawarte porozumienia PUW z
wojewodami w tym z wojewodą śląskim jak i dokument Repetytorium Konwentu
Wojewodów z Gdańska świadczą o tym, że system EZD udostępniany jest nieodpłatnie.
Natomiast z treści oferty odwołującego jak i nie zaprzeczonych na rozprawie twierdzeń
zamawiającego koszt rozszerzenia systemu SODIS na jednostki administracji zespolonej
to kwota ponad 4 mln. zł. W związku z powyższym ma miejsce „istotna zmiana
okoliczności” polegająca na tym, że elektroniczna obsługa obiegu dokumentów i
prowadzenia spraw w jednostkach administracji zespolonej zamawiającego nie będzie
kosztowała 4 mln. zł tylko będzie nieodpłatna. Tak Izba identyfikuje wystąpienie „istotnej
zmiany okoliczności” w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Należy
nadmienić również, że innych ofert poza ofertą odwołującego nie złożono co ustalono na
podstawie dokumentacji (protokół z postępowania) i zgodnych oświadczeń stron na
rozprawie. Również nie mają wpływu na ocenę wystąpienia „istotnych zmian okoliczności”
w postępowaniu przywoływane i opisane powyżej zapisy ze Studium Wykonalności o
uzyskaniu wartości dodanej poprzez wdrożenie systemu SODIS na jednostki administracji
zespolonej jako kontrargument odwołującego na nieodpłatność nabycia systemu EZD z
PUW.
Sygn. akt KIO 2150/12
Reasumując w ocenie Izby uzyskanie przedmiotu zamówienia nieodpłatnie w zamian
zaoferowanej ceny ponad 4 mln. zł. przez odwołującego kwalifikuje te okoliczność jako
„istotną zmianę okoliczności”.
W drugiej w kolejności poddano ocenie wystąpienie w sprawie istotnych zmian
okoliczności, których „wcześniej nie można było przewidzieć”.
Spór pomiędzy stronami dotyczył „daty powzięcia wiedzy” o tym, że zamawiający może
uzyskać przedmiot zamówienia to jest system EZD z możliwością obsługi jednostek
administracji zespolonej od PUW (Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku)
nieodpłatnie. Według twierdzeń odwołującego nastąpiło to w maju 2011r. na spotkaniu
przedstawicieli wojewodów w Białymstoku czyli przed wszczęciem postępowania o
udzielenia zamówienia publicznego to jest przed październikiem 2011r. Z kolei według
zamawiającego nastąpiło to w styczniu 2012r kiedy to przewidziano rozszerzenie EZD z
jednostek urzędów wojewódzkich na jednostki administracji zespolonej. Taką też
okoliczność wskazał zamawiający w piśmie o unieważnieniu postępowania. Odwołujący
na poparcie swojego stanowiska posłużył się uzyskaną publiczną informacją, z której
wynika, że już w maju 2011r. na spotkaniu w Białymstoku, w którym uczestniczył
przedstawiciel zamawiającego mówiono o tym, że EZD będzie również obsługiwał
jednostki administracji zespolonej (z powyżej przedstawionych ustaleń w sprawie wynika
„Do wydruku załączono informacje udostępnione w ramach informacji publicznej z dnia
16.10.2012r. z której wynika, że przedmiotem spotkania w Białymstoku w dniu 12 maja
2011r. było nieodpłatne wdrożenie jednolitego systemu EZD autorstwa PUW w urzędach
wojewódzkich a także w jednostkach administracji rządowej w województwach. Udział w
tym spotkaniu wzięli również przedstawiciele zamawiającego. Efektem spotkania z
wojewodami było podpisanie porozumień na wdrożenie systemu EZD PUW.).
Z kolei zamawiający na poparcie swoich twierdzeń przywołał i przedstawił szereg
porozumień opisanych powyżej w części dotyczącej ustaleń w sprawie. Z przedłożonych
w poczet dowodów umów wynika, że w połowie 2011r. wojewodowie zawierali umowy na
udostępnienie i wdrożenie EZD ale tylko i wyłącznie w jednostkach urzędów
wojewódzkich. Dopiero w połowie następnego roku to jest w 2012r. zawarto porozumienia
z wojewodami na udostępnienie i wdrożenie EZD w jednostkach administracji zespolonej.
Z kolei sam zamawiający umowy z PUW w sprawie EZD zarówno na urząd wojewódzki
jak i jednostki administracji zespolonej zawarł docelowo dnia 20 sierpnia 2012r. Natomiast
umowę z dnia 20 sierpnia 2012r. poprzedza umowa z miesiąca maja 2012r. na pilotażowe
przetestowanie systemu EZD dla podjęcia ostatecznej decyzji o skorzystaniu z
nieodpłatnego systemu. Zamawiający również przedstawił pisma kierowane do Wojewody
Sygn. akt KIO 2150/12
Śląskiego z 2012 roku o zamiarze zastosowania systemu EZD w zamian rozbudowy
systemu SODIS. Także przedstawił dowód z posiedzenia Konwentu Wojewodów w
Gdańsku z lipca 2012r. gdzie kompleksowo odniesiono się do wdrożenia systemu EZD w
jednostkach administracji rządowej w szerokim tego słowa znaczeniu czyli zarówno dla
obsługi urzędów wojewódzkich jak i dla administracji zespolonej sygnując z tego
spotkania Repetytorium opisane powyżej co do zasad nieodpłatnego udostępnienia
systemu.
Izba dokonując oceny przedstawionych w sprawie dowodów w jednoznaczny sposób
ustaliła, że dopiero w styczniu 2012r. zaistniały okoliczności wskazujące na możliwość
zastosowania systemu EZD PUW w jednostkach administracji rządowej (AZ). Bowiem
skoro jak twierdzi odwołujący już w 2011r. i to w miesiącu styczniu istniały warunki do
wprowadzenia systemu EZD w jednostkach administracji rządowej to dlaczego
wojewodowie w połowie 2011r. zawarli tylko umowy na jednostki urzędów wojewódzkich a
dopiero w połowie 2012r. zawarli kolejne umowy na system EZD w jednostkach
administracji rządowej. Przedstawiona informacja publiczna mówiąca, że na spotkaniu w
styczniu 2011r. omawiano sprawy wdrożenia EZD w jednostkach administracji rządowej
nie może stanowić wiarygodnego dowodu na powzięcie wiadomości o możliwości
zastosowania systemu EZD w AZ w 2011r., ponieważ skoro można było w 2011r.
zawierać takie umowy to nie logicznym wydaje się zawieranie umów przez wojewodów w
odstępstwie czasowym jednego roku najpierw na jednostki urzędów wojewódzkich a po
roku na AZ a nie od razu na urzędy wojewódzkie i AZ. Tym samym decyzja
zamawiającego o uruchomieniu zamówienia w październiku 2011r. była usprawiedliwiona
nawet gdyby wspominano w maju 2011r. o możliwości rozszerzenia systemu EZD na AZ,
ponieważ nie było realnych warunków w październiku 2011r. do uruchomienia u
zamawiającego systemu EZD na AZ w 2011r. jak również nie było warunków u
pozostałych wojewodów. Z przedstawionych przez zamawiającego dowodów w sprawie
wynika, że warunki takie powstały w styczniu 2012r. przy czym z przedstawionych
dowodów przez zamawiającego wynika, że system EZD na AZ zostanie wdrożony dopiero
od 1 stycznia 2013r. Tak więc w ocenie Izby w dacie uruchamiania przedmiotowego
zamówienia nie można było przewidzieć istotnej zmiany okoliczności polegającej na
możliwości uzyskania przedmiotu zamówienia nieodpłatnie.
W trzeciej kolejności poddano ocenie spełnienie okoliczności powodującej, że
„wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym”.
W ocenie Izby rozstrzygającym co do tego czy dalsze prowadzenie postępowania leży w
interesie publicznym jest okoliczność możliwości nabycia usługi nieodpłatnie w miejsce
Sygn. akt KIO 2150/12
odpłatnej usługi jaką oferuje odwołujący. Podmiot publiczny jakim jest zamawiający nie
wypracowuje sam środków na prowadzenie przez niego zadań dla których został
powołany. W związku z tym będąc zobligowany ustawą o finansach publicznych musi
kierować się zasadami z niej wynikającymi, na które zresztą powołuje się w odpowiedzi
na odwołanie. Obowiązuje zamawiającego cytowana przez niego zasada „największych
efektów przy najmniejszych nakładach”. Zresztą sam odwołujący rozumie, że interes
publiczny w przedmiotowej sprawie konsumuje się w nieodpłatności systemu EZD dlatego
w swoim obszernym w argumentację odwołaniu usiłuje wykazać, że jego system SODIS
jest nieporównywalnie lepszy od systemu EZD. Natomiast zamawiający w równie
obszernej argumentacji wykazuje w odpowiedzi na odwołanie, że system EZD PUW jest
porównywalny z systemem SODIS. Zamawiający zaprzecza twierdzeniom odwołującego
o wyższości systemu SODIS. W takiej sytuacji z racji art. 6 k.c. Izba uznaje za nie
wykazaną wyższość systemu SODIS nad EZD PUW. W tej sytuacji okoliczność
nieodpłatności systemu EZD powoduje, że w interesie publicznym nie leży kontynuowanie
zamówienia, które jest wycenione na ponad 4 milionów złotych.
W związku z powyższym odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie, ponieważ nie
wykazano naruszenia wskazanych w odwołaniu art. 93 ust.1 pkt 6) poprzez unieważnienie
przedmiotowego postępowania, pomimo braku spełnienia przesłanek warunkujących
dokonanie takiej czynności a określonych w powołanym przepisie, art.91 ust.1 poprzez
zaniechanie wyboru oferty złożonej przez odwołującego jako oferty najkorzystniejszej,
pomimo że oferta odwołującego jest jedyną ofertą złożoną w postępowaniu i nie podlega
odrzuceniu, art. 7 ust.1 poprzez prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego
traktowania wykonawców.
O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do wyniku sprawy na
podstawie art. 192 ust. 9 i 10 ustawy Pzp oraz § 3 pkt1) i § 1 pkt 2 rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości i sposobu
pobierania wpisu od odwołania oraz rodzaju kosztów w postępowaniu odwoławczym i
sposobu ich rozliczania. (Dz. U. 2010r. Nr 41, poz. 238) zasądzając od odwołującego
koszty postępowania odwoławczego w wysokości wniesionego wpisu.
Przewodniczący: ……………
……………*
……………*
Sygn. akt KIO 2150/12
Sygn. akt KIO 2150/12
Wcześniejsze orzeczenia:
- Sygn. akt KIO 263/15 z dnia 2015-12-23
- Sygn. akt KIO 245/15, KIO 305/15 z dnia 2015-03-04
- Sygn. akt KIO 270/15 z dnia 2015-03-03
- Sygn. akt KIO 273/15 z dnia 2015-02-27
- Sygn. akt KIO 267/15 z dnia 2015-02-27
