rodzaj: WYROK
data dokumentu: 2021-09-17
rok: 2021
data dokumentu: 2021-09-17
rok: 2021
sygnatury akt.:
KIO 2590/21
KIO 2590/21
po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 15 września 2021 r. w Warszawie odwołania
wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 31 sierpnia 2021 r.
przez
wykonawcę
ArchiDoc S.A., ul. Niedźwiedziniec 10, 41-506 Chorzów w postępowaniu
prowadzonym przez
zamawiającego Urząd Dozoru Technicznego, ul. Szczęśliwicka 34,
02-353 Warszawa
przy udziale wykonawcy
Iron Mountain Polska Sp
. z o.o., ul. Regulska 2, 05-
829 Piastów
zgłaszającego przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego
wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 31 sierpnia 2021 r.
przez
wykonawcę
ArchiDoc S.A., ul. Niedźwiedziniec 10, 41-506 Chorzów w postępowaniu
prowadzonym przez
zamawiającego Urząd Dozoru Technicznego, ul. Szczęśliwicka 34,
02-353 Warszawa
przy udziale wykonawcy
Iron Mountain Polska Sp
. z o.o., ul. Regulska 2, 05-
829 Piastów
zgłaszającego przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego
orzeka:
1.
Uwzględnia odwołanie i nakazuje: unieważnienie czynności wyboru oferty wykonawcy
Iron Mountain Polska Sp
. z o.o., ul. Regulska 2, 05-
829 Piastów jako
najkorzystniejszej,
ponowne badanie i ocenę ofert oraz odrzucenie oferty wykonawcy
Iron
Mountain Polska Sp
. z o.o., ul. Regulska 2, 05-
829 Piastów.
2.
Kosztami postępowania odwoławczego obciąża wykonawcę
Iron Mountain Polska Sp
.
z o.o., ul. Regulska 2, 05-
829 Piastów i:
2.1. zalicza
w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7.500 zł 00 gr
(słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę
ArchiDoc S.A., ul. Niedźwiedziniec 10, 41-506 Chorzów tytułem wpisu od
odwołania,
2.2.
zasądza od wykonawcy
Iron Mountain Polska Sp
. z o.o., ul. Regulska 2,
05-
829 Piastów na rzecz wykonawcy ArchiDoc S.A., ul. Niedźwiedziniec 10,
41-
506 Chorzów kwotę 11.100 zł 00 gr (słownie: jedenaście tysięcy sto złotych
zero groszy
), stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione z tytułu
wpisu od odwołania oraz wynagrodzenia pełnomocnika.
Stosownie do art. 579 ust. 1 i art. 580 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie
14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej
Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie.
Przewodniczący: …………………………
Sygn. akt KIO 2590/21
Uzasadnienie
Urząd Dozoru Technicznego z siedzibą w Warszawie, zwany dalej „Zamawiającym”,
działając na podstawie przepisów ustawy dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień
publicznych (tj.: Dz. U. z 2019 r., poz.2019 ze zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”, prowadzi,
w trybie podstawowym,
postępowanie o udzielenie zamówienia na „Świadczenie usług
archiwizacji dokumentów na potrzeby Urzędu Dozoru Technicznego.”
Ogłoszenie o przedmiotowym zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie
Zamówień Publicznych z dnia 20 lipca 2021 r., poz. 00119919.
W dniu 26 sierpnia 2021 r. Zamawiający zamieścił na stronie internetowej
Zamawiającego oraz skierował do wykonawców zawiadomienie o wyborze oferty wykonawcy
Iron Mountain Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Piastowie, zwanego dalej „wykonawcą Iron
Mountain”, jako najkorzystniejszej.
W dniu 31 sierpnia 2021 r. (pismem z tej samej daty) wykonawca ArchiDoc S.A.
z siedzibą w Chorzowie, zwany dalej „Odwołującym”, wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej
Izby Odwoławczej (wpływ pisma do Zamawiającego w tej samej dacie) od:
1.
czynności wyboru jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy Iron Mountain,
2.
czynności badania i oceny ofert,
3. zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy Iron Mountain,
zarzucając Zamawiającemu naruszenie:
1. art. 226 ust. 1 pkt 8 i 10 w zw. z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp poprzez zaniechanie
odrzucenia oferty wykonawcy Iron Mountain pomimo, że zawiera ona rażąco niską
cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia oraz zawiera błędy
w obliczeniu ceny lub kosztu a złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają
podanej w ofercie ceny lub kosztu,
2. art. 239 ust. 1 ustawy Pzp
poprzez wybór oferty Iron Mountain pomimo, że nie jest to
oferta
najkorzystniejsza na podstawie kryteriów oceny ofert określonych
w dokumentach
zamówienia,
3. art. 16 pkt 1 i 3 ustawy Pzp
poprzez prowadzenie postępowania w sposób
niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania
wykonawców.
Odwołujący wniósł o:
1.
uwzględnienie odwołania;
2.
nakazanie
Zamawiającemu
unieważnienia
czynności
wyboru
oferty
najkorzystniejszej;
3.
nakazanie Zamawiającemu powtórzenia czynności badania i oceny ofert;
1.
nakazania Zamawiającemu odrzucenia oferty
Iron Mountain.
W uzasadnieniu odwołania Odwołujący wskazał m.in., odnosząc się do zarzutu
zaniechania odrzucenia oferty Iron Mountain na ogólnikowość wyjaśnień dotyczących ceny
złożonych przez tego wykonawcę. Jego „kalkulacja" – jak podniósł Odwołujący - w złożonych
wyjaśnieniach posiada 3 pozycje, podczas, gdy sam formularz cenowy składany przez
wykonawców w postępowaniu wraz z ofertą zawiera 21 pozycji cenowych - cen
jednostkowych. Wykonawca Iron Mountain nie złożył także żadnych dowodów.
Wyjaśnienia ceny złożone przez tego wykonawcę są na tyle ogólne, że w świetle
ugruntowanego orzecznictw
a Krajowej Izby Odwoławczej Zamawiający powinien uznać, że
nie złożono ich w ogóle. Wykonawca przedstawił bardzo ogólną, zbiorczą kalkulację -
zawierającą 3 pozycje, które nic nie mówią, bez odniesienia się do specyficznych
uwarunkowań tego Wykonawcy, odzwierciedlających jego sytuację. Poszczególne koszty
zostały przedstawione w sposób najbardziej ogólny jak to było możliwe, bez jakiegokolwiek
wyjaśnienia, pokazania metodologii ich wyliczenia, sposobu kalkulacji. Dlatego też
wyjaśnienia te nie poddają się weryfikacji. Wykonawca Iron Mountain przedstawił jedynie
wartości trzech zbiorczych kosztów rodzajowych (przechowywanie, usługi, materiały - pkt 12
wyjaśnień). Wyjaśnienia nie zawierają jednak jakichkolwiek kosztów wchodzących w skład
kosztów rodzajowych, nie wykazywały co było podstawą takiego skalkulowania ceny oferty
i cen jednostkowych.
Wykonawca w sposób ogólny opisał swoją rzekomo korzystną sytuację, przy czym
nie przedstawił, w jaki sposób i w jakiej kwocie pozwala ona zaoszczędzić koszty. Takie
twierdzenia mogą być podniesione praktycznie przez każdego wykonawcę.
Tymczasem złożone wyjaśnienia w zakresie zaoferowanej ceny winny być konkretne,
wyczerpujące i rozwiewające wątpliwości Zamawiającego, co do możliwości wykonania
przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w SWZ lub
wynikającymi z odrębnych przepisów. To na wykonawcy ciąży obowiązek wykazania, jakie
obiektywne czynniki pozwoliły mu na obniżenie ceny oferty oraz w jakim stopniu dzięki tym
czynnikom cena oferty zo
stała obniżona - czego nie uczynił.
Odwołujący wskazał także, że wykonawca nie załączył żadnych dowodów
potwierdzających wysokość poszczególnych kosztów, co dyskwalifikuje te wyjaśnienia, gdyż
Zamawiający w wezwaniu do złożenia wyjaśnień wskazywał na potrzebę złożenia takich
dowodów. W szczególności nieodzowne jest w tym przypadku przedstawienie dowodów
w postaci: posiadania odpowiedniego zaplecza magazynowego gotowego na przyjęcie
zasobu dokumentacyjnego, wdrożonych zabezpieczeń, niszczarni, kosztów nabycia,
amortyzacji / utrzymania, kosztów zatrudnienia pracowników, kosztów posiadania floty
samochodowej niezbędnej do realizacji sukcesywnych transportów dokumentacji z obszaru
całego kraju oraz jednorazowego odbioru dokumentacji z magazynu dotychczasowego
wykonawcy, ofert od dostawców materiałów/urządzeń.
Odwołujący wskazał także na brak ujęcia w kalkulacji następujących kosztów:
o koszty pracy -
w kalkulacji takich kosztów nie przedstawił i nie wykazał, wartość
przyjęta do ustalenia ceny nie jest niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę;
o
nie przedstawił kalkulacji kosztów zatrudnienia pracowników, ani nie przedstawił
żadnych dowodów na wykazanie stawek zatrudnienia. Nie wykazał, aby zatrudniał
osoby po stawkach wyższych niż minimalne, ale również nie wykazał, że stawki po
których rzeczywiście zatrudnia osoby pozwalają uznać, że zaoferowana cena
pozwala pokryć te koszty. Obowiązek zatrudnienia po stawkach nie niższych, niż
minimalne, to obowiązek ustawowy podlegający weryfikacji, ale oprócz tego
weryfikac
ji podlega także okoliczność, czy rzeczywiste stawki zatrudnienia nie
wskazują, że realizacja zamówienia odbywa się poniżej kosztów. W tym zakresie
brak jest wyjaśnień, brak jest jakiejkolwiek kalkulacji, która dawałaby jakąkolwiek
podstawę do wnioskowania, że została ona dokonana w sposób prawidłowy;
o
koszty ogólnozakładowe - koszty obsługi kadrowej, księgowej, prawnej, kadry
kierowniczej,
które
są
normalnymi
kosztami
funkcjonowania
każdego
przedsiębiorstwa oraz wynagrodzenie pracowników i utrzymanie ich biur, które jest
związane z realizacją zamówienia;
o
koszty pozyskania i utrzymania infrastruktury i materiałów niezbędnych do
świadczenia usług;
o koszty transportu -
koszty samochodów niezbędnych do sukcesywnego odbioru
dokumentacji z obszaru całego kraju, koszty samochodów ciężarowych z naczepą do
jednorazowego odbioru dokumentacji z magazynu obecnego wykonawcy, koszt
paliwa, amortyzacji, badań technicznych, koszt ubezpieczenia transportu, itp.;
o koszt magazynu -
koszty najmu budynku, sprzętu i wyposażenia niezbędnego do
realizacji zamówienia (wózki widłowe, palety magazynowe), zabezpieczenia
magazynu (p.poż, ochrona fizyczna, monitoring, itp.);
o
koszt sprzętu - koszt zakupu / najmu / amortyzacji urządzeń niezbędnych do realizacji
całości usługi;
o koszt niszczarni -
koszty najmu lub amortyzacji urządzeń niszczących, koszty ich
utrzymania, koszty utylizacji odpadów, koszt obsługi urządzeń, itp.
Odwołujący podkreślił także, że cena ofertowa stanowi sumę wartości 21 odrębnych
usług określonych w formularzu cenowym. W celu sporządzenia należytej kalkulacji ceny
ofertowej, należało dokonać kalkulacji cenowej poszczególnych usług oraz wyceny szeregu
czynników kosztowych mających wpływ na ich realizację, czego wykonawca Iron Mountain
Polska Sp. z o.o. zaniechał. W formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ
Zamawiający szczegółowo określił usługi oraz ilości jednostek wymagających wyceny
w przedmiotowym postępowaniu.
Odwołujący podniósł również, że zaoferowane przez wykonawcę Iron Mountain ceny
znaczn
ie odbiegają od cen rynkowych, jak również cen jednostkowych, jakie ten Wykonawca
dotychczas
oferował
za
wykonanie
tego
rodzaju
usług.
Ceny
oferowane
w latach poprzednich były wyższe niż zaoferowane w tym postępowaniu.
Odnosząc się do wyjaśnień wykonawcy Iron Mountain Odwołujący dodatkowo
wskazał, że:
o
odnośnie pkt 5 wyjaśnień podniósł, że wyjaśnienia są nierzetelne, bo wskazany
poziom marż, nie licząc materiałów, jest niebotycznie wysoki, nierealny, nierynkowy.
Na najdroższej usłudze w ofercie, tj. przechowywaniu (wartość brutto tej usługi to:
1 377 550,80 zł, przy wartości całej oferty: 2 078 813,28 zł) wykonawca Iron Mountain
wskazał na 47% marży, a jednocześnie wyjaśnił, że jest to cena możliwie niska.
o
odnośnie pkt 5 wyjaśnień podniósł także, że wykonawca wskazał marżę na poziomie
od 10 % do 30 % (w zależności od rodzaju usługi podlegającej wycenie oraz
przyjętego przez IM modelu biznesowego) [...]". Odwołujący wskazał na rozbieżność
co do wysokości marży względem poziomu marży wskazanej w pkt 12 wyjaśnień,
gdzie dla największej, najdroższej usługi przyjęto poziom marży 47%. Przyjęte
poziomy marż mają poziom hipotetyczny. Natomiast nie wskazał, że wynikają one
z konkretnej kalkulacji cenowej, której nie zawarto w wyjaśnieniach.
o
odnośnie pkt 7 wyjaśnień podniósł, że wykonawca nie wykazał, że wskazane upusty
posiada.
o
odnośnie pkt 7 wyjaśnień podniósł także, że – upust 50% - wykonawca Iron Mountain
nie udowodnił, że rzeczywiście takie upusty posiada. Co jednak istotniejsze,
wskazuje wprost na upusty sprzętu do skanowania. Tymczasem usługi skanowania
w tym zamówieniu, to pozycje w formularzu cenowym wskazane w innych pozycjach.
o
odnośnie pkt 8 wyjaśnień podniósł, że – wykonawca nie wskazał o jakie konkretne
technologie w tym przypadku chodzi i jak one wpływają na optymalizację oraz jakie
oszczędności dzięki temu wykonawca poczynił.
o
odnośnie pkt 9 wyjaśnień podniósł, że wykonawca nie załączył do wyjaśnień żadnych
ofert od podwykonawców z grupy kapitałowej Iron Mountain i nie wykazał możliwości
poczynienia oszczędności na tej podstawie.
o
odnośnie pkt 12 wyjaśnień podniósł, że zawarł tak ogólne sformułowania i co do
zdecydowanej większości z nich mógłby się pod nimi podpisać każdy inny
wykonawca.
o wykonawca Iron Mountain
wskazał na amortyzację regałów i wyposażania magazynu,
ale pominął kwestię amortyzacji i kosztów utrzymania samego magazynu - budynku
(czyli najistotniejszego kosztu), odniósł się wyłącznie do samego wyposażenia.
W dniu 1 września 2021 r. Zamawiający przesłał wykonawcom na adresy e-mail
zawiadomienia o wniesieniu odwołania wraz z kopia odwołania oraz informacją o możliwości
zgłoszenia przystąpienia wykonawców do postępowania odwoławczego.
W dniu 6 września 2021 r. (pismem z tej samej daty) wykonawca Iron Mountain
zgłosił przystąpienie do postępowania odwoławczego, po stronie Zamawiającego,
przekazując kopie przystąpienia Odwołującemu i Zamawiającemu.
W dniu
15 września 2021 r., podczas posiedzenia, Zamawiający oświadczył, że
uwzględnia odwołanie w całości.
Uwzględniając dokumentację z przedmiotowego postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego, w tym w szczególności wyjaśnienia rażąco niskiej ceny
złożone przez wykonawcę Iron Mountain, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia
i stanowiska Stron
oraz Przystępującego złożone podczas rozprawy, skład orzekający
Izby
ustalił i zważył co następuje:
Izba nie znalazła podstaw do odrzucenia odwołania w związku z tym, iż nie została
wypełniona żadna z przesłanek negatywnych, uniemożliwiających merytoryczne rozpoznanie
odwołania, wynikających z art. 528 ustawy Pzp, jak również stwierdziła, że wypełniono
przesłanki istnienia interesu odwołującego w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia oraz
możliwości poniesienia szkody w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów
art. 505 ust 1 ustawy Pzp.
Izba stwierdziła skuteczność przystąpienia wykonawcy Iron Mountain do udziału w
postępowaniu odwoławczym po stronie Zamawiającego.
Mając na uwadze powyższe skład orzekający Izby merytorycznie rozpoznał złożone
odwołanie, uznając, iż odwołanie zasługuje na uwzględnienie.
Izba ustaliła, co następuje:
Zamawiający pismem z dnia 9 sierpnia 2021 r. wezwał wykonawcę Iron Mountain do
udzielenia wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.
Jednocześnie zażądał od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie
wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych, dodając że wyjaśnienia
mo
gą dotyczyć przykładowo wskazanych w wezwaniu elementów.
W odpowiedzi na powyższe wykonawca Iron Mountain, pismem z dnia 13 sierpnia
2021 r.,
złożył wyjaśnienia, w których wskazał m.in., że jako poważny partner biznesowy o
ugruntowanej pozycji na rynku or
az członek międzynarodowej grupy kapitałowej szczególnie
wnikliwie dokonuje oceny rentowności każdego projektu, dodając że łączna cena
zaproponowana przez wykonawcę nie odbiega od warunków rynkowych, o czym świadczy
zaproponowanie ceny niższej od drugiej z ofert cenowych jedynie o ok. 17 %. Jest to cena
wiarygodna, gdyż Iron Mountain oferuje podobne usługi o porównywalnym zakresie na rzecz
innych klientów za podobną cenę. Projekty te są realizowane z powodzeniem pozwalając
realizować Wykonawcy zakładaną marżę, co pokazuje, że zaproponowana cena jest
realistyczna i ma charakter rynkowy. Tym samym zaproponowana cena pozwala
Wykonawcy na wykonanie zamówienia zgodnie z wymogami Zamawiającego.
Zaproponowana cena pozwala osiągnąć zamierzoną marżę na poziomie od 10 % do 30 %
(w zależności od rodzaju usługi podlegającej wycenie oraz przyjętego modelu biznesowego).
Tym samym oczywistym jest, iż usługa nie będzie świadczona poniżej kosztów wytworzenia.
Wykonawca podniósł także, iż jako podmiot hurtowo zaopatrujący się materiały
niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, ma szansę pozyskać z rynku niezbędne
zasoby po możliwie korzystnych cenach (nawet 50% upustu wobec cen katalogowych dla
masowych zakupów obsługiwanych globalnie, w tym sprzętu do skanowania). Jest w stanie
korzystać z najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych mających przełożenie na
wysokie produktywności procesowe. A ponadto koszty pracy ludzkiej, której wartość przyjął
do ustalania cen, nie są niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę przyjętego na
podstawie obowiązujących przepisów. Jednocześnie zoptymalizował ilość pracowników
dedykowanych do obsługi projektu dzięki planowanemu zastosowaniu najnowszych
technologii oraz wdrożeniu procedur globalnych mających na celu optymalizację pracy
ludzkiej.
Odnosząc się do oszczędności metody wykonania zamówienia wskazał m.in., że na
stałe dysponuje zespołem wykwalifikowanych pracowników (m.in. kurierzy, magazynierzy z
uprawnieniami WJOI, archiwiści, skanerzyści, kadra zarządzająca średniego szczebla oraz
własny zespół programistyczny). Tym samym brak jest konieczności ponoszenia
dodatkowych, znacznych kosztów mających na celu pozyskanie odpowiednich zasobów z
rynku oraz osiągnięcia zakładanych produktywności. Co więcej, z uwagi na zastosowaną
technolog
ię, IM ma możliwość dedykować do projektu mniejszą ilość pracowników ale
odpowiednio doświadczonych o najwyższych kwalifikacjach. Zakładany do wyceny,
uśredniony koszt pracy ludzkiej, jaki ewentualnie poniesie Wykonawca przy realizacji
zamówienia wynosi maksymalnie 26 zł brutto za godzinę pracy.
A ponadto z uwagi na fakt, że miejscem realizacji zamówienia jest bliska okolica
siedziby Zamawiającego w Warszawie, nie powoduje to po stronie Wykonawcy dodatkowych
kosztów, które mogłyby się pojawić w przypadku innej lokalizacji (znacznie oddalonej od
siedziby Wykonawcy), w szczególności kosztów transportu pracowników, noclegów,
delegacji, itp. Brak jest także konieczności inwestowania w powierzchnie magazynowe,
osprzętowanie itp., gdyż IM posiada gotowe miejsce odpowiedniej wielkości (tj. adekwatnej z
uwagi na wielkość projektu), zaś wszelkie niezbędne środki trwałe zostały w tym zakresie już
odpowiednio zamortyzowane (regały i wyposażenie magazynu oraz sprzęt skanujący,
niszczarki przemysłowe).
Mając na uwadze powyższe Izba zważyła, co następuje:
Art. 224 ust. 6 ustawy Pzp stanowi, że odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną
lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym
terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie
ceny lub kosztu.
Wezwanie skierowane do wykonawcy, w trybie art. 224 ustawy Pzp, oznacza, że jest
on zobowiązany do wykazania – udowodnienia, że zaoferowana przez niego cena nie jest
rażąco niska. Wykonawca ma więc obowiązek do złożenia wyczerpujących wyjaśnień, a
złożone wyjaśnienia nie mogą mieć charakteru ogólnego. Są one bowiem składane celem
stwierdzenia, że podejrzenie zamawiającego dotyczące rażąco niskiej ceny było
nieuzasadnione. Wykona
wca zobowiązany jest nie tylko do przedstawienia argumentów
dotyczących zaoferowanej ceny ale również do przedstawienia dowodów na ich poparcie,
tak aby na ich podstawie
zamawiający mógł zweryfikować złożone wyjaśnienia. Zgodnie z
ugruntowaną już linią orzeczniczej Krajowej Izby Odwoławczej „wyjaśnienia wykonawcy nie
mogą stanowić jedynie formalnej odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, zawierającej
ogólne informacje o działalności wykonawcy lub deklaracje co do realizacji zamówienia za
zaoferowana cenę, niepoparte stosownymi dowodami. Wyjaśnienia wykonawcy muszą być
na tyle konkretne i szczegółowe, aby na ich podstawie zamawiający był w stanie dowiedzieć
się, jakie okoliczności właściwe wzywanemu do wyjaśnień wykonawcy, spowodowały
obniżenie ceny jego oferty i jakich oszczędności wykonawca mógł dzięki nim dokonać. (…)
Obowiązkiem wykonawcy jest zatem przedstawienie tych składników i wykazanie
indywidulanych czynników wpływających na to, że wykonawca mógł zaoferować tak niską
cen
ę. Dodatkowo ustawodawca wymaga, aby wskazane w wyjaśnieniach informacje były
poparte dowodami, którymi - w zależności od rodzaju zamówienia i treści wyjaśnień – mogą
być przykładowo oferty uzyskane od dostawców, w tym zawierające uzgodnione upusty,
umowy wstępne z podwykonawcami, umowy o pracę, czy zawarte w samych wyjaśnieniach
obliczenia wskazujące na prawidłowość kalkulacji cenowej i zysk (wyrok Izby z dnia 16
stycznia 2020 r., sygn. akt KIO 2664/19)
Przekładając powyższe na przedmiotowy stan faktyczny i dokonując analizy
wyjaśnień złożonych na wezwanie Zamawiającego przez wykonawcę Iron Mountain
stwierdzić należy, że wyjaśnienia złożone przez tego wykonawcę są zbyt ogólne aby można
było je uznać za wystarczające do stwierdzenia, że zaoferowana cena nie jest rażąco niska.
Brak jest także dowodów wskazujących na istnienie okoliczności wpływających na
prawidłowość kalkulacji zaoferowanej ceny, jak również na potwierdzenie wskazanych w
wyjaśnieniach argumentów.
Argumentu takiego nie może stanowić twierdzenie, że zaproponowana przez niego
cena
pozwala na osiągnięcie bardzo korzystnej marży (na poziomie 10%-30% a nawet 47%),
gdyż w tym zakresie wykonawca nie przedstawił żadnych konkretnych informacji a jedynie
same ogólniki. Powyższe uzasadnił przyjętym modelem biznesowym, jednakże nie wykazał
na czym
„wyjątkowość” tego modelu czy też rozwiązania polega, nie podał także w jaki
sposób tak korzystne marże może osiągnąć. Marża ma określić poziom rentowności
produktu
– usługi archiwizacji dokumentów będącej przedmiotem tego zamówienia
względnie jej poszczególnych elementów. Jak większość wskaźników, tak i marże,
porównuje się w czasie, analizuje dynamikę zmian, odchylenia, zestawienia, odnosi do
średnich wyników dla branży lub porównuje z wynikami innych firm, o ile takie dane są
dostępne. W praktyce biznesowej marże można wyliczyć na kilkaset sposobów. Wykonawca
Iron Mountain
nie przedstawił żadnego. Nie przedstawił nawet kalkulacji ceny pozwalającej
na osiągnięcie tak wysokiej marży i nie złożył żadnych dokumentów fakt ten
potwierdzających.
Wykonawca Iron Mountain
podniósł, że może uzyskać materiały po bardzo
korzystnych cenach, ma
możliwość uzyskania wysokiego upustu, jednak i w tym przypadku
nie p
rzedstawił żadnych dowodów, że tak faktycznie jest. To dopiero poparcie tego rodzaju
twierdzeń konkretnymi dowodami, np. fakturami, umowami byłoby elementem ten fakt
stwierdzającym. W innym wypadku to jedynie niczym nie poparte twierdzenia.
Wskazał także, że może korzystać ze światowych technologii, jednakże nie wykazał,
w jaki sposób ta technologa przekłada się na zaoferowaną cenę. Nie wiadomo również na
czym ona polega.
Powinien więc załączyć opis technologii, którą zamierza zastosować bądź
sprzętu, który przy realizacji tego konkretnego zamówienia zostanie wykorzystany.
Wykonawca Iron Mountain, p
owołując się na optymalizacje kosztów pracy ludzkiej,
posłużył się m.in. sformułowaniami: „zoptymalizował ilość pracowników, zastosował nowe
technologie, wdrożył procedury globalne” nadal jednak nie wiadomo na czym
„optymalizacja”, „nowa technologia” czy też „procedury globalne” polegają, jak również w
jakim zakresie wpłynęły one na cenę i jej elementy. Także kwestia „optymalizacja” została
jedynie zasygnalizowana
Dalej podniósł, że nie będzie korzystał z podwykonawców, jak również nie będzie
korzystał z pomocy publicznej. Jednak nie wykazał jak te elementy przekładają się na niższą
marżę i niższą cenę oferty. Dowodem na powyższe byłaby szczegółowa kalkulacja cenowa,
uwzględniająca koszty związane z realizacją zamówienia. Takiej jednak nie przedstawił.
Odnosząc się do argumentów wykonawcy Iron Mountain dotyczących oszczędności
metody
wykonania zamówienia stwierdzić należy, że mimo iż wykonawca wskazał na
dysponowanie zespołem wyspecjalizowanych pracowników i brak konieczności ponoszenia
kosztów związanych z pozyskaniem nowego zespołu to i w tym przypadku okoliczności tych
nie wykazał. Brak jest jakichkolwiek dowodów uprawdopodobniających realność wskazanego
kosztu brutto za godzinę pracy pracownika.
Wykonawca
podniósł także, że istotne znaczenie dla kosztów realizacji zamówienia
ma miejsce jego realizacji, lokalizacja magazynu a
także dokonana już amortyzacja
posiadanych środków trwałych. Niemniej jednak wykonawca Iron Mountain nie pokusił się o
przedstawienie jakichkolwiek dowodów - dokumentów potwierdzających te argumenty, np.
wykazu rzeczowych składników majątkowych, ich zużycia przez odpisy amortyzacyjne,
położenia magazynu a także skalkulowanego kosztu transportu do tego magazynu,
średniego wynagrodzenia pracowników itp.
Także wskazane przez wykonawcę trzy podstawowe elementy, które miały wpłynąć
na wysokość zaoferowanej przez niego ceny, tj. składowanie, niszczenie i transport nie
zostały niczym poparte. Wykonawca nie przedstawił bowiem żadnych dowodów
potwierdzających znaczenie i koszt wskazanych elementów kalkulacji ceny i ich wpływu na
cenę oferty tego wykonawcy. Nie podał także jak odnoszące się do nich okoliczności, co do
których nie zamieścił w wyjaśnieniach żadnych szczegółów, wpłynęły na cenę oferty.
Podnieść także należy sprzeczność pomiędzy wyjaśnieniami rażąco niskiej ceny
złożonymi przez wykonawcę Iron Mountain a stanowiskiem zaprezentowanym przez
wykonawcę w złożonym piśmie procesowym oraz podczas rozprawy, na które słusznie
zwrócił uwagę Odwołujący, np. niespójność stanowiska w zakresie amortyzacji regałów,
posiad
anych środków transportu itp. Powstałych wątpliwości w zakresie ceny oferty nie
uzasadnia faktura na zakup plomb, które stanowią jedynie jeden z wielu elementów ceny.
Podkreślić przy tym należy, że w sytuacji gdy zamawiający zwróci się do wykonawcy
o wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, ciężar udowodnienia, że zaoferowana cena lub koszt nie
s
ą rażąco niskie, spoczywa na wykonawcy, w tym przypadku na wykonawcy Iron Mountain.
Zwrócenie się zamawiającego o wyjaśnienie kwestii rażąco niskiej ceny kreuje domniemanie
rażąco niskiej ceny lub kosztu, które wykonawca może obalić jedynie, składając
przekonujące wyjaśnienia oraz dowody, że zaoferowana cena nie jest rażąco niska. Aby
jednak argumentacja okaz
ała się przekonująca, należało pokazać zamawiającemu, jak
kształtują się koszty realizacji danego zamówienia i gdzie konkretnie dany wykonawca może
wygenerować oszczędności pozwalające mu zaoferować warunki lepsze niż konkurencyjni
wykonawcy.
Tego typu informacje i dowody na ich poparcie powinny być złożone
zamawiającemu w odpowiedzi na wezwanie a nie dopiero na etapie postępowania
odwoławczego przed Krajową Izbą Odwoławczą. W tym zakresie Izba podziela stanowisko
wyrażone w wyroku Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 21 maja 2008 r., sygn. akt X Ga
127/08, w treści którego m.in. wskazano, że „przedstawienie w skardze wniosków
dowodowych (…) na tym etapie jest niedopuszczalne, ponieważ ich uwzględnienie
prowadziłoby do niczym nieuzasadnionego przedłużenia (…) terminu udzielonemu do
przedstawienia wyjaśnień. Z tego powodu wnioski dowodowe zamawiającego nie zostały
dopuszczone, gdyż odmienna decyzja prowadziłaby do naruszenia art. 90 ust. 3 pzp, z
którego wynika obowiązek udzielania wyjaśnień w zakreślonym terminie, a zachowanie
terminu obarczone jest rygorem odrzucenia oferty. Konwalidacja, uzupełnianie wyjaśnień
(…) na obecnym etapie postępowania stałoby także w sprzeczności z zasadą uczciwej
konkurencji.”. Tak więc składanie wyjaśnień i dowodów na tym etapie postępowania, etapie
postępowania odwoławczego jest także spóźnione. Tym samym dokumenty złożone w
poczet materiału dowodowego jako potwierdzające informacje zawarte w wyjaśnieniach
złożonych przez wykonawcę Iron Mountain nie mogą być uznane. Dlatego też Izba uznała,
że zarzut ten potwierdził się.
Nie zasadnym jest także argument wykonawcy Iron Mountain, że nie udzielił on
szczegółowych wyjaśnień, gdyż obawiał się że będą one dostępne dla konkurencyjnych
wykonawców a stanowią jego tajemnicę przedsiębiorstwa. W tym zakresie może on bowiem
podjąć działania mające na celu skuteczne zastrzeżenie takich informacji a w razie ich
odtajnienia przez Z
amawiającego skorzystać w tym zakresie ze środków ochrony prawnej.
Obawa
ujawnienia
określonych
informacji
(informacji
stanowiących
tajemnicę
przedsiębiorstwa) nie może prowadzić do składania ogólnikowych i nic nie zawierających
wyjaśnień.
Biorąc powyższe pod uwagę, orzeczono jak w sentencji.
O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku, na podstawie art. 574 ustawy
Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) oraz w oparciu o przepisy
§ 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania
odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania
(Dz.U. z 2020 r., poz. 2437).
Przewodniczący: …………………………
1.
Uwzględnia odwołanie i nakazuje: unieważnienie czynności wyboru oferty wykonawcy
Iron Mountain Polska Sp
. z o.o., ul. Regulska 2, 05-
829 Piastów jako
najkorzystniejszej,
ponowne badanie i ocenę ofert oraz odrzucenie oferty wykonawcy
Iron
Mountain Polska Sp
. z o.o., ul. Regulska 2, 05-
829 Piastów.
2.
Kosztami postępowania odwoławczego obciąża wykonawcę
Iron Mountain Polska Sp
.
z o.o., ul. Regulska 2, 05-
829 Piastów i:
2.1. zalicza
w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7.500 zł 00 gr
(słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę
ArchiDoc S.A., ul. Niedźwiedziniec 10, 41-506 Chorzów tytułem wpisu od
odwołania,
2.2.
zasądza od wykonawcy
Iron Mountain Polska Sp
. z o.o., ul. Regulska 2,
05-
829 Piastów na rzecz wykonawcy ArchiDoc S.A., ul. Niedźwiedziniec 10,
41-
506 Chorzów kwotę 11.100 zł 00 gr (słownie: jedenaście tysięcy sto złotych
zero groszy
), stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione z tytułu
wpisu od odwołania oraz wynagrodzenia pełnomocnika.
Stosownie do art. 579 ust. 1 i art. 580 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie
14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej
Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie.
Przewodniczący: …………………………
Sygn. akt KIO 2590/21
Uzasadnienie
Urząd Dozoru Technicznego z siedzibą w Warszawie, zwany dalej „Zamawiającym”,
działając na podstawie przepisów ustawy dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień
publicznych (tj.: Dz. U. z 2019 r., poz.2019 ze zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”, prowadzi,
w trybie podstawowym,
postępowanie o udzielenie zamówienia na „Świadczenie usług
archiwizacji dokumentów na potrzeby Urzędu Dozoru Technicznego.”
Ogłoszenie o przedmiotowym zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie
Zamówień Publicznych z dnia 20 lipca 2021 r., poz. 00119919.
W dniu 26 sierpnia 2021 r. Zamawiający zamieścił na stronie internetowej
Zamawiającego oraz skierował do wykonawców zawiadomienie o wyborze oferty wykonawcy
Iron Mountain Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Piastowie, zwanego dalej „wykonawcą Iron
Mountain”, jako najkorzystniejszej.
W dniu 31 sierpnia 2021 r. (pismem z tej samej daty) wykonawca ArchiDoc S.A.
z siedzibą w Chorzowie, zwany dalej „Odwołującym”, wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej
Izby Odwoławczej (wpływ pisma do Zamawiającego w tej samej dacie) od:
1.
czynności wyboru jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy Iron Mountain,
2.
czynności badania i oceny ofert,
3. zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy Iron Mountain,
zarzucając Zamawiającemu naruszenie:
1. art. 226 ust. 1 pkt 8 i 10 w zw. z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp poprzez zaniechanie
odrzucenia oferty wykonawcy Iron Mountain pomimo, że zawiera ona rażąco niską
cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia oraz zawiera błędy
w obliczeniu ceny lub kosztu a złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają
podanej w ofercie ceny lub kosztu,
2. art. 239 ust. 1 ustawy Pzp
poprzez wybór oferty Iron Mountain pomimo, że nie jest to
oferta
najkorzystniejsza na podstawie kryteriów oceny ofert określonych
w dokumentach
zamówienia,
3. art. 16 pkt 1 i 3 ustawy Pzp
poprzez prowadzenie postępowania w sposób
niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania
wykonawców.
Odwołujący wniósł o:
1.
uwzględnienie odwołania;
2.
nakazanie
Zamawiającemu
unieważnienia
czynności
wyboru
oferty
najkorzystniejszej;
3.
nakazanie Zamawiającemu powtórzenia czynności badania i oceny ofert;
1.
nakazania Zamawiającemu odrzucenia oferty
Iron Mountain.
W uzasadnieniu odwołania Odwołujący wskazał m.in., odnosząc się do zarzutu
zaniechania odrzucenia oferty Iron Mountain na ogólnikowość wyjaśnień dotyczących ceny
złożonych przez tego wykonawcę. Jego „kalkulacja" – jak podniósł Odwołujący - w złożonych
wyjaśnieniach posiada 3 pozycje, podczas, gdy sam formularz cenowy składany przez
wykonawców w postępowaniu wraz z ofertą zawiera 21 pozycji cenowych - cen
jednostkowych. Wykonawca Iron Mountain nie złożył także żadnych dowodów.
Wyjaśnienia ceny złożone przez tego wykonawcę są na tyle ogólne, że w świetle
ugruntowanego orzecznictw
a Krajowej Izby Odwoławczej Zamawiający powinien uznać, że
nie złożono ich w ogóle. Wykonawca przedstawił bardzo ogólną, zbiorczą kalkulację -
zawierającą 3 pozycje, które nic nie mówią, bez odniesienia się do specyficznych
uwarunkowań tego Wykonawcy, odzwierciedlających jego sytuację. Poszczególne koszty
zostały przedstawione w sposób najbardziej ogólny jak to było możliwe, bez jakiegokolwiek
wyjaśnienia, pokazania metodologii ich wyliczenia, sposobu kalkulacji. Dlatego też
wyjaśnienia te nie poddają się weryfikacji. Wykonawca Iron Mountain przedstawił jedynie
wartości trzech zbiorczych kosztów rodzajowych (przechowywanie, usługi, materiały - pkt 12
wyjaśnień). Wyjaśnienia nie zawierają jednak jakichkolwiek kosztów wchodzących w skład
kosztów rodzajowych, nie wykazywały co było podstawą takiego skalkulowania ceny oferty
i cen jednostkowych.
Wykonawca w sposób ogólny opisał swoją rzekomo korzystną sytuację, przy czym
nie przedstawił, w jaki sposób i w jakiej kwocie pozwala ona zaoszczędzić koszty. Takie
twierdzenia mogą być podniesione praktycznie przez każdego wykonawcę.
Tymczasem złożone wyjaśnienia w zakresie zaoferowanej ceny winny być konkretne,
wyczerpujące i rozwiewające wątpliwości Zamawiającego, co do możliwości wykonania
przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w SWZ lub
wynikającymi z odrębnych przepisów. To na wykonawcy ciąży obowiązek wykazania, jakie
obiektywne czynniki pozwoliły mu na obniżenie ceny oferty oraz w jakim stopniu dzięki tym
czynnikom cena oferty zo
stała obniżona - czego nie uczynił.
Odwołujący wskazał także, że wykonawca nie załączył żadnych dowodów
potwierdzających wysokość poszczególnych kosztów, co dyskwalifikuje te wyjaśnienia, gdyż
Zamawiający w wezwaniu do złożenia wyjaśnień wskazywał na potrzebę złożenia takich
dowodów. W szczególności nieodzowne jest w tym przypadku przedstawienie dowodów
w postaci: posiadania odpowiedniego zaplecza magazynowego gotowego na przyjęcie
zasobu dokumentacyjnego, wdrożonych zabezpieczeń, niszczarni, kosztów nabycia,
amortyzacji / utrzymania, kosztów zatrudnienia pracowników, kosztów posiadania floty
samochodowej niezbędnej do realizacji sukcesywnych transportów dokumentacji z obszaru
całego kraju oraz jednorazowego odbioru dokumentacji z magazynu dotychczasowego
wykonawcy, ofert od dostawców materiałów/urządzeń.
Odwołujący wskazał także na brak ujęcia w kalkulacji następujących kosztów:
o koszty pracy -
w kalkulacji takich kosztów nie przedstawił i nie wykazał, wartość
przyjęta do ustalenia ceny nie jest niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę;
o
nie przedstawił kalkulacji kosztów zatrudnienia pracowników, ani nie przedstawił
żadnych dowodów na wykazanie stawek zatrudnienia. Nie wykazał, aby zatrudniał
osoby po stawkach wyższych niż minimalne, ale również nie wykazał, że stawki po
których rzeczywiście zatrudnia osoby pozwalają uznać, że zaoferowana cena
pozwala pokryć te koszty. Obowiązek zatrudnienia po stawkach nie niższych, niż
minimalne, to obowiązek ustawowy podlegający weryfikacji, ale oprócz tego
weryfikac
ji podlega także okoliczność, czy rzeczywiste stawki zatrudnienia nie
wskazują, że realizacja zamówienia odbywa się poniżej kosztów. W tym zakresie
brak jest wyjaśnień, brak jest jakiejkolwiek kalkulacji, która dawałaby jakąkolwiek
podstawę do wnioskowania, że została ona dokonana w sposób prawidłowy;
o
koszty ogólnozakładowe - koszty obsługi kadrowej, księgowej, prawnej, kadry
kierowniczej,
które
są
normalnymi
kosztami
funkcjonowania
każdego
przedsiębiorstwa oraz wynagrodzenie pracowników i utrzymanie ich biur, które jest
związane z realizacją zamówienia;
o
koszty pozyskania i utrzymania infrastruktury i materiałów niezbędnych do
świadczenia usług;
o koszty transportu -
koszty samochodów niezbędnych do sukcesywnego odbioru
dokumentacji z obszaru całego kraju, koszty samochodów ciężarowych z naczepą do
jednorazowego odbioru dokumentacji z magazynu obecnego wykonawcy, koszt
paliwa, amortyzacji, badań technicznych, koszt ubezpieczenia transportu, itp.;
o koszt magazynu -
koszty najmu budynku, sprzętu i wyposażenia niezbędnego do
realizacji zamówienia (wózki widłowe, palety magazynowe), zabezpieczenia
magazynu (p.poż, ochrona fizyczna, monitoring, itp.);
o
koszt sprzętu - koszt zakupu / najmu / amortyzacji urządzeń niezbędnych do realizacji
całości usługi;
o koszt niszczarni -
koszty najmu lub amortyzacji urządzeń niszczących, koszty ich
utrzymania, koszty utylizacji odpadów, koszt obsługi urządzeń, itp.
Odwołujący podkreślił także, że cena ofertowa stanowi sumę wartości 21 odrębnych
usług określonych w formularzu cenowym. W celu sporządzenia należytej kalkulacji ceny
ofertowej, należało dokonać kalkulacji cenowej poszczególnych usług oraz wyceny szeregu
czynników kosztowych mających wpływ na ich realizację, czego wykonawca Iron Mountain
Polska Sp. z o.o. zaniechał. W formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ
Zamawiający szczegółowo określił usługi oraz ilości jednostek wymagających wyceny
w przedmiotowym postępowaniu.
Odwołujący podniósł również, że zaoferowane przez wykonawcę Iron Mountain ceny
znaczn
ie odbiegają od cen rynkowych, jak również cen jednostkowych, jakie ten Wykonawca
dotychczas
oferował
za
wykonanie
tego
rodzaju
usług.
Ceny
oferowane
w latach poprzednich były wyższe niż zaoferowane w tym postępowaniu.
Odnosząc się do wyjaśnień wykonawcy Iron Mountain Odwołujący dodatkowo
wskazał, że:
o
odnośnie pkt 5 wyjaśnień podniósł, że wyjaśnienia są nierzetelne, bo wskazany
poziom marż, nie licząc materiałów, jest niebotycznie wysoki, nierealny, nierynkowy.
Na najdroższej usłudze w ofercie, tj. przechowywaniu (wartość brutto tej usługi to:
1 377 550,80 zł, przy wartości całej oferty: 2 078 813,28 zł) wykonawca Iron Mountain
wskazał na 47% marży, a jednocześnie wyjaśnił, że jest to cena możliwie niska.
o
odnośnie pkt 5 wyjaśnień podniósł także, że wykonawca wskazał marżę na poziomie
od 10 % do 30 % (w zależności od rodzaju usługi podlegającej wycenie oraz
przyjętego przez IM modelu biznesowego) [...]". Odwołujący wskazał na rozbieżność
co do wysokości marży względem poziomu marży wskazanej w pkt 12 wyjaśnień,
gdzie dla największej, najdroższej usługi przyjęto poziom marży 47%. Przyjęte
poziomy marż mają poziom hipotetyczny. Natomiast nie wskazał, że wynikają one
z konkretnej kalkulacji cenowej, której nie zawarto w wyjaśnieniach.
o
odnośnie pkt 7 wyjaśnień podniósł, że wykonawca nie wykazał, że wskazane upusty
posiada.
o
odnośnie pkt 7 wyjaśnień podniósł także, że – upust 50% - wykonawca Iron Mountain
nie udowodnił, że rzeczywiście takie upusty posiada. Co jednak istotniejsze,
wskazuje wprost na upusty sprzętu do skanowania. Tymczasem usługi skanowania
w tym zamówieniu, to pozycje w formularzu cenowym wskazane w innych pozycjach.
o
odnośnie pkt 8 wyjaśnień podniósł, że – wykonawca nie wskazał o jakie konkretne
technologie w tym przypadku chodzi i jak one wpływają na optymalizację oraz jakie
oszczędności dzięki temu wykonawca poczynił.
o
odnośnie pkt 9 wyjaśnień podniósł, że wykonawca nie załączył do wyjaśnień żadnych
ofert od podwykonawców z grupy kapitałowej Iron Mountain i nie wykazał możliwości
poczynienia oszczędności na tej podstawie.
o
odnośnie pkt 12 wyjaśnień podniósł, że zawarł tak ogólne sformułowania i co do
zdecydowanej większości z nich mógłby się pod nimi podpisać każdy inny
wykonawca.
o wykonawca Iron Mountain
wskazał na amortyzację regałów i wyposażania magazynu,
ale pominął kwestię amortyzacji i kosztów utrzymania samego magazynu - budynku
(czyli najistotniejszego kosztu), odniósł się wyłącznie do samego wyposażenia.
W dniu 1 września 2021 r. Zamawiający przesłał wykonawcom na adresy e-mail
zawiadomienia o wniesieniu odwołania wraz z kopia odwołania oraz informacją o możliwości
zgłoszenia przystąpienia wykonawców do postępowania odwoławczego.
W dniu 6 września 2021 r. (pismem z tej samej daty) wykonawca Iron Mountain
zgłosił przystąpienie do postępowania odwoławczego, po stronie Zamawiającego,
przekazując kopie przystąpienia Odwołującemu i Zamawiającemu.
W dniu
15 września 2021 r., podczas posiedzenia, Zamawiający oświadczył, że
uwzględnia odwołanie w całości.
Uwzględniając dokumentację z przedmiotowego postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego, w tym w szczególności wyjaśnienia rażąco niskiej ceny
złożone przez wykonawcę Iron Mountain, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia
i stanowiska Stron
oraz Przystępującego złożone podczas rozprawy, skład orzekający
Izby
ustalił i zważył co następuje:
Izba nie znalazła podstaw do odrzucenia odwołania w związku z tym, iż nie została
wypełniona żadna z przesłanek negatywnych, uniemożliwiających merytoryczne rozpoznanie
odwołania, wynikających z art. 528 ustawy Pzp, jak również stwierdziła, że wypełniono
przesłanki istnienia interesu odwołującego w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia oraz
możliwości poniesienia szkody w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów
art. 505 ust 1 ustawy Pzp.
Izba stwierdziła skuteczność przystąpienia wykonawcy Iron Mountain do udziału w
postępowaniu odwoławczym po stronie Zamawiającego.
Mając na uwadze powyższe skład orzekający Izby merytorycznie rozpoznał złożone
odwołanie, uznając, iż odwołanie zasługuje na uwzględnienie.
Izba ustaliła, co następuje:
Zamawiający pismem z dnia 9 sierpnia 2021 r. wezwał wykonawcę Iron Mountain do
udzielenia wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.
Jednocześnie zażądał od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie
wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych, dodając że wyjaśnienia
mo
gą dotyczyć przykładowo wskazanych w wezwaniu elementów.
W odpowiedzi na powyższe wykonawca Iron Mountain, pismem z dnia 13 sierpnia
2021 r.,
złożył wyjaśnienia, w których wskazał m.in., że jako poważny partner biznesowy o
ugruntowanej pozycji na rynku or
az członek międzynarodowej grupy kapitałowej szczególnie
wnikliwie dokonuje oceny rentowności każdego projektu, dodając że łączna cena
zaproponowana przez wykonawcę nie odbiega od warunków rynkowych, o czym świadczy
zaproponowanie ceny niższej od drugiej z ofert cenowych jedynie o ok. 17 %. Jest to cena
wiarygodna, gdyż Iron Mountain oferuje podobne usługi o porównywalnym zakresie na rzecz
innych klientów za podobną cenę. Projekty te są realizowane z powodzeniem pozwalając
realizować Wykonawcy zakładaną marżę, co pokazuje, że zaproponowana cena jest
realistyczna i ma charakter rynkowy. Tym samym zaproponowana cena pozwala
Wykonawcy na wykonanie zamówienia zgodnie z wymogami Zamawiającego.
Zaproponowana cena pozwala osiągnąć zamierzoną marżę na poziomie od 10 % do 30 %
(w zależności od rodzaju usługi podlegającej wycenie oraz przyjętego modelu biznesowego).
Tym samym oczywistym jest, iż usługa nie będzie świadczona poniżej kosztów wytworzenia.
Wykonawca podniósł także, iż jako podmiot hurtowo zaopatrujący się materiały
niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, ma szansę pozyskać z rynku niezbędne
zasoby po możliwie korzystnych cenach (nawet 50% upustu wobec cen katalogowych dla
masowych zakupów obsługiwanych globalnie, w tym sprzętu do skanowania). Jest w stanie
korzystać z najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych mających przełożenie na
wysokie produktywności procesowe. A ponadto koszty pracy ludzkiej, której wartość przyjął
do ustalania cen, nie są niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę przyjętego na
podstawie obowiązujących przepisów. Jednocześnie zoptymalizował ilość pracowników
dedykowanych do obsługi projektu dzięki planowanemu zastosowaniu najnowszych
technologii oraz wdrożeniu procedur globalnych mających na celu optymalizację pracy
ludzkiej.
Odnosząc się do oszczędności metody wykonania zamówienia wskazał m.in., że na
stałe dysponuje zespołem wykwalifikowanych pracowników (m.in. kurierzy, magazynierzy z
uprawnieniami WJOI, archiwiści, skanerzyści, kadra zarządzająca średniego szczebla oraz
własny zespół programistyczny). Tym samym brak jest konieczności ponoszenia
dodatkowych, znacznych kosztów mających na celu pozyskanie odpowiednich zasobów z
rynku oraz osiągnięcia zakładanych produktywności. Co więcej, z uwagi na zastosowaną
technolog
ię, IM ma możliwość dedykować do projektu mniejszą ilość pracowników ale
odpowiednio doświadczonych o najwyższych kwalifikacjach. Zakładany do wyceny,
uśredniony koszt pracy ludzkiej, jaki ewentualnie poniesie Wykonawca przy realizacji
zamówienia wynosi maksymalnie 26 zł brutto za godzinę pracy.
A ponadto z uwagi na fakt, że miejscem realizacji zamówienia jest bliska okolica
siedziby Zamawiającego w Warszawie, nie powoduje to po stronie Wykonawcy dodatkowych
kosztów, które mogłyby się pojawić w przypadku innej lokalizacji (znacznie oddalonej od
siedziby Wykonawcy), w szczególności kosztów transportu pracowników, noclegów,
delegacji, itp. Brak jest także konieczności inwestowania w powierzchnie magazynowe,
osprzętowanie itp., gdyż IM posiada gotowe miejsce odpowiedniej wielkości (tj. adekwatnej z
uwagi na wielkość projektu), zaś wszelkie niezbędne środki trwałe zostały w tym zakresie już
odpowiednio zamortyzowane (regały i wyposażenie magazynu oraz sprzęt skanujący,
niszczarki przemysłowe).
Mając na uwadze powyższe Izba zważyła, co następuje:
Art. 224 ust. 6 ustawy Pzp stanowi, że odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną
lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym
terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie
ceny lub kosztu.
Wezwanie skierowane do wykonawcy, w trybie art. 224 ustawy Pzp, oznacza, że jest
on zobowiązany do wykazania – udowodnienia, że zaoferowana przez niego cena nie jest
rażąco niska. Wykonawca ma więc obowiązek do złożenia wyczerpujących wyjaśnień, a
złożone wyjaśnienia nie mogą mieć charakteru ogólnego. Są one bowiem składane celem
stwierdzenia, że podejrzenie zamawiającego dotyczące rażąco niskiej ceny było
nieuzasadnione. Wykona
wca zobowiązany jest nie tylko do przedstawienia argumentów
dotyczących zaoferowanej ceny ale również do przedstawienia dowodów na ich poparcie,
tak aby na ich podstawie
zamawiający mógł zweryfikować złożone wyjaśnienia. Zgodnie z
ugruntowaną już linią orzeczniczej Krajowej Izby Odwoławczej „wyjaśnienia wykonawcy nie
mogą stanowić jedynie formalnej odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, zawierającej
ogólne informacje o działalności wykonawcy lub deklaracje co do realizacji zamówienia za
zaoferowana cenę, niepoparte stosownymi dowodami. Wyjaśnienia wykonawcy muszą być
na tyle konkretne i szczegółowe, aby na ich podstawie zamawiający był w stanie dowiedzieć
się, jakie okoliczności właściwe wzywanemu do wyjaśnień wykonawcy, spowodowały
obniżenie ceny jego oferty i jakich oszczędności wykonawca mógł dzięki nim dokonać. (…)
Obowiązkiem wykonawcy jest zatem przedstawienie tych składników i wykazanie
indywidulanych czynników wpływających na to, że wykonawca mógł zaoferować tak niską
cen
ę. Dodatkowo ustawodawca wymaga, aby wskazane w wyjaśnieniach informacje były
poparte dowodami, którymi - w zależności od rodzaju zamówienia i treści wyjaśnień – mogą
być przykładowo oferty uzyskane od dostawców, w tym zawierające uzgodnione upusty,
umowy wstępne z podwykonawcami, umowy o pracę, czy zawarte w samych wyjaśnieniach
obliczenia wskazujące na prawidłowość kalkulacji cenowej i zysk (wyrok Izby z dnia 16
stycznia 2020 r., sygn. akt KIO 2664/19)
Przekładając powyższe na przedmiotowy stan faktyczny i dokonując analizy
wyjaśnień złożonych na wezwanie Zamawiającego przez wykonawcę Iron Mountain
stwierdzić należy, że wyjaśnienia złożone przez tego wykonawcę są zbyt ogólne aby można
było je uznać za wystarczające do stwierdzenia, że zaoferowana cena nie jest rażąco niska.
Brak jest także dowodów wskazujących na istnienie okoliczności wpływających na
prawidłowość kalkulacji zaoferowanej ceny, jak również na potwierdzenie wskazanych w
wyjaśnieniach argumentów.
Argumentu takiego nie może stanowić twierdzenie, że zaproponowana przez niego
cena
pozwala na osiągnięcie bardzo korzystnej marży (na poziomie 10%-30% a nawet 47%),
gdyż w tym zakresie wykonawca nie przedstawił żadnych konkretnych informacji a jedynie
same ogólniki. Powyższe uzasadnił przyjętym modelem biznesowym, jednakże nie wykazał
na czym
„wyjątkowość” tego modelu czy też rozwiązania polega, nie podał także w jaki
sposób tak korzystne marże może osiągnąć. Marża ma określić poziom rentowności
produktu
– usługi archiwizacji dokumentów będącej przedmiotem tego zamówienia
względnie jej poszczególnych elementów. Jak większość wskaźników, tak i marże,
porównuje się w czasie, analizuje dynamikę zmian, odchylenia, zestawienia, odnosi do
średnich wyników dla branży lub porównuje z wynikami innych firm, o ile takie dane są
dostępne. W praktyce biznesowej marże można wyliczyć na kilkaset sposobów. Wykonawca
Iron Mountain
nie przedstawił żadnego. Nie przedstawił nawet kalkulacji ceny pozwalającej
na osiągnięcie tak wysokiej marży i nie złożył żadnych dokumentów fakt ten
potwierdzających.
Wykonawca Iron Mountain
podniósł, że może uzyskać materiały po bardzo
korzystnych cenach, ma
możliwość uzyskania wysokiego upustu, jednak i w tym przypadku
nie p
rzedstawił żadnych dowodów, że tak faktycznie jest. To dopiero poparcie tego rodzaju
twierdzeń konkretnymi dowodami, np. fakturami, umowami byłoby elementem ten fakt
stwierdzającym. W innym wypadku to jedynie niczym nie poparte twierdzenia.
Wskazał także, że może korzystać ze światowych technologii, jednakże nie wykazał,
w jaki sposób ta technologa przekłada się na zaoferowaną cenę. Nie wiadomo również na
czym ona polega.
Powinien więc załączyć opis technologii, którą zamierza zastosować bądź
sprzętu, który przy realizacji tego konkretnego zamówienia zostanie wykorzystany.
Wykonawca Iron Mountain, p
owołując się na optymalizacje kosztów pracy ludzkiej,
posłużył się m.in. sformułowaniami: „zoptymalizował ilość pracowników, zastosował nowe
technologie, wdrożył procedury globalne” nadal jednak nie wiadomo na czym
„optymalizacja”, „nowa technologia” czy też „procedury globalne” polegają, jak również w
jakim zakresie wpłynęły one na cenę i jej elementy. Także kwestia „optymalizacja” została
jedynie zasygnalizowana
Dalej podniósł, że nie będzie korzystał z podwykonawców, jak również nie będzie
korzystał z pomocy publicznej. Jednak nie wykazał jak te elementy przekładają się na niższą
marżę i niższą cenę oferty. Dowodem na powyższe byłaby szczegółowa kalkulacja cenowa,
uwzględniająca koszty związane z realizacją zamówienia. Takiej jednak nie przedstawił.
Odnosząc się do argumentów wykonawcy Iron Mountain dotyczących oszczędności
metody
wykonania zamówienia stwierdzić należy, że mimo iż wykonawca wskazał na
dysponowanie zespołem wyspecjalizowanych pracowników i brak konieczności ponoszenia
kosztów związanych z pozyskaniem nowego zespołu to i w tym przypadku okoliczności tych
nie wykazał. Brak jest jakichkolwiek dowodów uprawdopodobniających realność wskazanego
kosztu brutto za godzinę pracy pracownika.
Wykonawca
podniósł także, że istotne znaczenie dla kosztów realizacji zamówienia
ma miejsce jego realizacji, lokalizacja magazynu a
także dokonana już amortyzacja
posiadanych środków trwałych. Niemniej jednak wykonawca Iron Mountain nie pokusił się o
przedstawienie jakichkolwiek dowodów - dokumentów potwierdzających te argumenty, np.
wykazu rzeczowych składników majątkowych, ich zużycia przez odpisy amortyzacyjne,
położenia magazynu a także skalkulowanego kosztu transportu do tego magazynu,
średniego wynagrodzenia pracowników itp.
Także wskazane przez wykonawcę trzy podstawowe elementy, które miały wpłynąć
na wysokość zaoferowanej przez niego ceny, tj. składowanie, niszczenie i transport nie
zostały niczym poparte. Wykonawca nie przedstawił bowiem żadnych dowodów
potwierdzających znaczenie i koszt wskazanych elementów kalkulacji ceny i ich wpływu na
cenę oferty tego wykonawcy. Nie podał także jak odnoszące się do nich okoliczności, co do
których nie zamieścił w wyjaśnieniach żadnych szczegółów, wpłynęły na cenę oferty.
Podnieść także należy sprzeczność pomiędzy wyjaśnieniami rażąco niskiej ceny
złożonymi przez wykonawcę Iron Mountain a stanowiskiem zaprezentowanym przez
wykonawcę w złożonym piśmie procesowym oraz podczas rozprawy, na które słusznie
zwrócił uwagę Odwołujący, np. niespójność stanowiska w zakresie amortyzacji regałów,
posiad
anych środków transportu itp. Powstałych wątpliwości w zakresie ceny oferty nie
uzasadnia faktura na zakup plomb, które stanowią jedynie jeden z wielu elementów ceny.
Podkreślić przy tym należy, że w sytuacji gdy zamawiający zwróci się do wykonawcy
o wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, ciężar udowodnienia, że zaoferowana cena lub koszt nie
s
ą rażąco niskie, spoczywa na wykonawcy, w tym przypadku na wykonawcy Iron Mountain.
Zwrócenie się zamawiającego o wyjaśnienie kwestii rażąco niskiej ceny kreuje domniemanie
rażąco niskiej ceny lub kosztu, które wykonawca może obalić jedynie, składając
przekonujące wyjaśnienia oraz dowody, że zaoferowana cena nie jest rażąco niska. Aby
jednak argumentacja okaz
ała się przekonująca, należało pokazać zamawiającemu, jak
kształtują się koszty realizacji danego zamówienia i gdzie konkretnie dany wykonawca może
wygenerować oszczędności pozwalające mu zaoferować warunki lepsze niż konkurencyjni
wykonawcy.
Tego typu informacje i dowody na ich poparcie powinny być złożone
zamawiającemu w odpowiedzi na wezwanie a nie dopiero na etapie postępowania
odwoławczego przed Krajową Izbą Odwoławczą. W tym zakresie Izba podziela stanowisko
wyrażone w wyroku Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 21 maja 2008 r., sygn. akt X Ga
127/08, w treści którego m.in. wskazano, że „przedstawienie w skardze wniosków
dowodowych (…) na tym etapie jest niedopuszczalne, ponieważ ich uwzględnienie
prowadziłoby do niczym nieuzasadnionego przedłużenia (…) terminu udzielonemu do
przedstawienia wyjaśnień. Z tego powodu wnioski dowodowe zamawiającego nie zostały
dopuszczone, gdyż odmienna decyzja prowadziłaby do naruszenia art. 90 ust. 3 pzp, z
którego wynika obowiązek udzielania wyjaśnień w zakreślonym terminie, a zachowanie
terminu obarczone jest rygorem odrzucenia oferty. Konwalidacja, uzupełnianie wyjaśnień
(…) na obecnym etapie postępowania stałoby także w sprzeczności z zasadą uczciwej
konkurencji.”. Tak więc składanie wyjaśnień i dowodów na tym etapie postępowania, etapie
postępowania odwoławczego jest także spóźnione. Tym samym dokumenty złożone w
poczet materiału dowodowego jako potwierdzające informacje zawarte w wyjaśnieniach
złożonych przez wykonawcę Iron Mountain nie mogą być uznane. Dlatego też Izba uznała,
że zarzut ten potwierdził się.
Nie zasadnym jest także argument wykonawcy Iron Mountain, że nie udzielił on
szczegółowych wyjaśnień, gdyż obawiał się że będą one dostępne dla konkurencyjnych
wykonawców a stanowią jego tajemnicę przedsiębiorstwa. W tym zakresie może on bowiem
podjąć działania mające na celu skuteczne zastrzeżenie takich informacji a w razie ich
odtajnienia przez Z
amawiającego skorzystać w tym zakresie ze środków ochrony prawnej.
Obawa
ujawnienia
określonych
informacji
(informacji
stanowiących
tajemnicę
przedsiębiorstwa) nie może prowadzić do składania ogólnikowych i nic nie zawierających
wyjaśnień.
Biorąc powyższe pod uwagę, orzeczono jak w sentencji.
O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku, na podstawie art. 574 ustawy
Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) oraz w oparciu o przepisy
§ 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania
odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania
(Dz.U. z 2020 r., poz. 2437).
Przewodniczący: …………………………
Wcześniejsze orzeczenia:
- Sygn. akt KIO 1104/22 z dnia 2022-05-13
- Sygn. akt KIO 1006/22, KIO 991/22 z dnia 2022-05-09
- Sygn. akt KIO 971/22 z dnia 2022-04-25
- Sygn. akt KIO 835/22, KIO 846/22 z dnia 2022-04-15
- Sygn. akt KIO 700/22 z dnia 2022-03-31
