Świdnica: Organizacja Mistrzostw Polski w kolarstwie szosowym, które odbędą się w Świdnicy w dniach 22-26.06.2016 r.
Numer ogłoszenia: 102105 - 2016; data zamieszczenia: 24.06.2016
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 58283 - 2016r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Prezydent Miasta Świdnicy, ul. Armii Krajowej 49, 58-100 Świdnica, woj. dolnośląskie, tel. 074 8562850, faks 074 8523110.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja Mistrzostw Polski w kolarstwie szosowym, które odbędą się w Świdnicy w dniach 22-26.06.2016 r..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: §1 Przedmiotem niniejszej Umowy jest ustalenie zasad współpracy związanej ze wspólną organizacją i przeprowadzeniem w Świdnicy Mistrzostw Polski w kolarstwie szosowym w dniach 22-26 czerwca 2016 r. §2 ZOBOWIĄZANIA ORGANIZATORA 1. Organizator dołoży wszelkich starań, aby Wyścig odbył się na wysokim poziomie sportowym, a także, aby obsługa medialna była odpowiednia do wydarzenia o randze mistrzowskiej. 2. Organizator zobowiązuje się do wykonania, własnym staraniem i na własną odpowiedzialność, następujących działań: wizji lokalnych w miejscu startu i mety oraz na trasach prowadzących przez Świdnicę. 3. Organizator zobowiązuje się do zamieszczenie herbu/logo Miasta, wraz z aktywnym linkiem do strony internetowej www.um.swidnica.pl, oraz opisu Miasta na oficjalnej stronie internetowej Lang Team poświęconej Wyścigowi. 4. Organizator zobowiązuje się do promocji Miasta w mediach ogólnopolskich współpracujących z Organizatorem, które otrzymały status Patrona Medialnego: 4.1. Telewizja Polska: a) bezpośrednia relacja z wyścigu elity ze startu wspólnego. Transmisja na żywo pokazująca, przy użyciu najnowocześniejszej techniki telewizyjnej, rywalizację sportową oraz walory turystyczne Miasta, b) kronika z Wyścigu w programie TVP 1 - średni czas minimum 2 minuty (emisja po głównym wydaniu Wiadomości), c) reportaż na antenie Telewizji Polskiej z wyścigów: ze startu wspólnego i jazdy indywidualnej na czas, d) informacje z Wyścigu w wiadomościach sportowych Telewizji Polskiej: TVP 1, TVP 2, TVP Info, TVP Sport. 4.2. Radio ogólnopolskie: a) spoty 30-sekundowe Wyścigu w zapowiedziach radiowych ogólnopolskiej stacji radiowej, b) newsy z Wyścigu w wiadomościach sportowych. 4.3. Prasa: a) Przegląd Sportowy: zapowiedzi Wyścigu, w formie reklam, z logo lub nazwą Miasta, informacje redakcyjne oraz podsumowanie Wyścigu, b) dziennik ogólnopolski: promocja, zapowiedzi, relacje z Wyścigu. Publikacje modułów reklamowych, c) współpraca z magazynami branżowymi, w tym publikacje plakatu Wyścigu, z uwzględnieniem logo lub nazwy Miasta. 4.4. Internet: a) Onet.pl - odsłonowa kampania reklamowa przed rozpoczęciem Wyścigu na stronie głównej i sportowej portalu. Relacja z Wyścigu, zapowiedzi i podsumowania, wywiady, materiały wideo, serwis dedykowany Wyścigowi, zakładka w dziale kolarstwo, b) promocja wyścigu na stronie www.sport.tvp.pl, c) współpraca z branżowymi patronami internetowymi, np.: bikeWorld.pl, S24.pl, naszosie.pl 5. Organizator zobowiązuje się do promocji Miasta w mediach regionalnych współpracujących z Organizatorem, które otrzymały status Partnera Medialnego: 5.1. Radio regionalne: a) spoty 30-sekundowe emitowane co najmniej 5 dni przed rozpoczęciem Wyścigu, w których wymieniona zostanie nazwa Miasta, b) sprawozdania i relacje z danego etapu Wyścigu. 5.2. Prasa regionalna i portale internetowe: Zapowiedzi i relacje z etapów Wyścigu. 6. Organizator zaprosi Prezydent Miasta Świdnicy - Beatę Moskal-Słaniewską do Honorowego Komitetu Mistrzostw Polski, którego skład będzie umieszczony w oficjalnym folderze Wyścigu. 7. Organizator umieści nazwę lub logo Miasta na przygotowanych i wyprodukowanych materiałach reklamowo-promocyjnych Wyścigu w tym: a) w oficjalnych folderach, b) na plakatach, c) na identyfikatorach, d) na mapach trasy. 8. Organizator umieści w oficjalnym folderze Wyścigu informacje o Mieście (nie więcej niż 900 znaków) wraz z dwoma zdjęciami w rozdzielczości 300 dpi, które zostaną przekazane przez Miasto wraz z prawami autorskimi. Materiały Miasto prześle Organizatorowi do dnia 20.05.2016 r. 9. Organizator umieści logotyp Miasta na scenie do dekoracji zwycięzców. 10. Organizator umieści logotyp Miasta na bramie Startu i Mety Wyścigu. Brama i grafiki na bramę zostaną wyprodukowane przez Organizatora. 11. Organizator umieści logotyp Miasta na naczepie medialnej. Grafiki na naczepę medialną zostaną wyprodukowane przez Organizatora. 12. Organizator umieści logotyp Miasta na ekranie do wywiadów, wyprodukowanym przez Organizatora. 13. Organizator umożliwi Miastu ustawienia 4 szt. balonów reklamowych (do wysokości 4,3 m) z herbem/logotypem/nazwą Miasta, na rundzie Wyścigu (w miejscach wskazanych przez przedstawiciela Organizatora). 14. Organizator umożliwi Miastu ekspozycję 10 szt. banerów reklamowych (o wym. 5 x 0,8 m) z herbem/logotypem/nazwą Miasta, na płotkach wygrodzeniowych zabezpieczających rundę końcową etapu Wyścigu. Banery zostaną dostarczone Organizatorowi i użyczone na czas trwania etapu Wyścigu. 15. Organizator umożliwi Miastu ustawienia stoiska promocyjnego na starcie i mecie Wyścigu, w miejscach wskazanych przez swojego przedstawiciela. 16. Organizator przekaże Miastu sprawozdania z wykonanych usług promocyjnych do dnia 12 sierpnia 2016 r. wraz z dokumentacją fotograficzną Wyścigu. 17. Organizator wyznaczy osobę do kontaków z Miastem, która będzie sprawowała funkcję koordynatora. 18. Organizator zobowiązuje się do przygotowania i wdrożenia zastępczej organizacji ruchu drogowego mającej na celu zamknięcie części ulic w Świdnicy i na trasie Wyścigu, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie miasteczka Wyścigu oraz prawidłowe przeprowadzenie Wyścigu. Organizator zobowiązany jest skonsultować przygotowany projekt zastępczej organizacji ruchu oraz projekt zabezpieczenia wydarzenia ze wszystkimi zarządcami dróg i organami zarządzającymi ruchem drogowym na drogach, po których przebiega Wyścig. Projekt zastępczej organizacji ruchu musi uzyskać zatwierdzenie właściwych organów, w terminach określonych w ustawie, najpóźniej do dnia 6 czerwca 2016 r. §3 Organizator zezwala Miastu, od dnia podpisania niniejszej umowy, na wykorzystywanie, we własnych działaniach promocyjnych, logo Wyścigu oraz używanie tytułu Miasta Współorganizatora Mistrzostw Polski w kolarstwie szosowym. §4 ZOBOWIĄZANIA MIASTA 1. Miasto zobowiązuje się zabezpieczyć, w budżecie Miasta na rok 2016, środków finansowych na wpłatę, o której mowa w ust. 12 niniejszego paragrafu oraz na realizację pozostałych obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 2. Miasto wyznaczy osobę, która będzie sprawowała funkcję koordynatora wspierającego Organizatora w nawiązywaniu kontaktów, organizowaniu spotkań z podmiotami (policja, straż pożarna, straż miejska, OSP, inne) oraz do nawiązania współpracy z władzami Gminy Świdnica, Powiatu Świdnickiego, Gminy Walim oraz Powiatu Wałbrzyskiego. 3. Miasto zapewni ze swojej strony: a) pomoc w nawiązaniu współpracy z Wydziałem Ruchu Drogowego Komendy Powiatowej Policji w Świdnicy w planowaniu zabezpieczenia przebiegu trasy Wyścigu na terenie Miasta/Gminy/Powiatu, zgodnie z ustawą Prawo o Ruchu Drogowym, b) pomoc w obsadzie osobowej niezbędnej do zabezpieczenia trasy, zgodnie z planem zabezpieczenia. 4. Miasto zobowiązuje się do współpracy z Organizatorem przy przygotowaniu trasy przejazdu przez Miasto, w tym, między innymi: a) pomoc w zabezpieczeniu: ewentualnych niebezpiecznych miejsc na trasie przejazdu i rundy, wysepek w osi jezdni, niebezpiecznych zakrętów w Świdnicy - zgodnie z planem zabezpieczenia imprezy, b) naprawę cząstkową nawierzchni dróg w Świdnicy, c) zabezpieczenie 90 mb płotków potrzebnych do ustawienia w miejscach wcześniej ustalonych z Organizatorem, d) oczyszczenie trasy oraz miejsca ustawienia scenografii Wyścigu przed i po zakończeniu Wyścigu, zgodnie z ustaloną z Organizatorem logistyką przygotowań. 5. Miasto zapewnieni wzmożony nadzór Straży Miejskiej w czasie trwania Wyścigu oraz w czasie prac związanych z przygotowaniem i demontażem scenografii Wyścigu. Straż Miejska będzie ściśle współpracowała w tym zakresie z szefem ds. technicznych Wyścigu. 6. Miasto zapewni wózek widłowy w dniu 21.06.2016 r. w godz. 9.00-16.00 oraz w dniu 26.06.2016 r. w godz. 17.00-22.00, niezbędny do prac przy montażu i demontażu scenografii, zgodnie z ustaloną z Organizatorem logistyką. 7. Miasto zapewni doprowadzenie energii elektrycznej dla potrzeb stanowiska mety, zgodnie z ustaloną z Organizatorem logistyką (przewidywana moc - 100 KW). 8. Miasto wskaże, przygotuje i zabezpieczy miejsca parkingów, zgodnie z wymogami regulaminowymi, jak również zapewni oznakowanie dojazdów do parkingów, zgodnie z planem zabezpieczenia Wyścigu, w tym: a) parking dla pojazdów ciężarowych (5 TIRów) przewożących elementy scenografii Wyścigu - na terenie MPK Świdnica, w terminie podanym przez Organizatora, b) parkingi przy mecie dla pojazdów technicznych, busów ekip, organizacyjno-sędziowskich, w dniu przeprowadzenia Wyścigu. 9. Miasto zapewnieni i ustawi stały serwis przenośnych punktów sanitarnych (WC), w ilości 12 szt. (w tym jeden dla osób niepełnosprawnych i jeden VIP), w okolicach mety, dla widzów Wyścigu oraz czterech umywalek mobilnych w miejscach uzgodnionych z przedstawicielem Organizatora. 10. Miasto zapewnieni i ustawi przenośne kosze na śmieci (2 sztuki o pojemności 1000 litrów i 12 sztuk o pojemności 240 litrów) oraz zapewni utrzymanie czystości na terenie miasteczka Wyścigu i jego najbliższej oklolicy. 11. Miasto zapewni kolportaż plakatów promujących Wyścig, które dostarczy Organizator. 12. Za usługi Organizatora związane z promocją, opisane w §2 niniejszej umowy, Miasto, niezależnie od kosztów zadań wymienionych w §4 umowy, zobowiązuje się do zapłaty kwoty ................ zł netto (słownie: ....................... złotych) + 23 %VAT. Kwota ta zostanie przekazana przez Miasto na konto bankowe podane w fakturze VAT wystawionej przez Lang Team Sp. z o.o., Biuro Organizacji Imprez Sportowych, 02-792 Warszawa, ul. Pachnąca 81. 13. Płatność, o której mowa w §4 ust.12, nastąpi na podstawie faktur VAT wystawionych przez Lang Team Sp. z o.o., w dwóch ratach: - I rata, w wysokości ................ zł netto (słownie: ............................. złotych netto) do dnia 30 maja 2016 r. - II rata, w wysokości ................ netto (słownie: .................................... złotych netto), po przyjęciu i zaakceptowaniu sprawozdania, o którym mowa w §2 ust. 16 niniejszej umowy oraz otrzymaniu faktury, każdorazowo w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury przez Miasto. 14. Przyjęte terminy, o których mowa w punkcie §4 ust. 13, stanowią okresy rozliczeniowe wykonania usług objętych niniejszą umową, jako częściowe wykonanie usług w dwóch etapach. 15. Za datę płatności uznaje się datę wpływu kwot wymienionych w §4 ust. 13 na konto Organizatora. 16. Brak płatności w określonym w §4 ust. 13 terminie jest podstawą do rozwiązania przez Organizatora umowy, z wyłącznej winy Miasta i nie wyklucza prawa Organizatora do wystąpienia z roszczeniem o pokrycie wszelkich strat związanych z faktycznie poniesionymi kosztami.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 06.06.2016.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• LANG TEAM Sp. z o.o., ul. Pachnąca 81, 02-792 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 150000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 184500,00

• Oferta z najniższą ceną: 184500,00 / Oferta z najwyższą ceną: 184500,00

• Waluta: PLN .

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Wyboru trybu przeprowadzenia zamówienia publicznego dokonano w oparciu o dyspozycję art. 67 ust.1 pkt 1 lit. a ustawy Prawo zamówień publicznych. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie, przez firmę Lang Team sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-792) przy ul. Pachnącej 81, usługi polegającej na zorganizowaniu, w dniach 22-26.06.2016 r., Mistrzostw Polski w kolarstwie szosowym w Świdnicy. Końcówka czerwca to w kalendarzu Międzynarodowej Unii Kolarskiej termin zarezerwowany na rozegranie krajowych mistrzostw. Międzynarodowa Unia Kolarska nie organizuje wówczas żadnych ważniejszych wyścigów, dzięki czemu w mistrzostwach mogą wziąć udział wszyscy najlepsi zawodnicy. Mistrzostwa Polski rozpoczną się w środę 22 czerwca od jazdy indywidualnej na czas. W sobotę 25 czerwca i w niedzielę 26 czerwca odbędą się wyścigi ze startu wspólnego. Organizatorem imprezy jest KS Ślęża Sobótka i Lang Team sp. z o.o, która posiada licencję na organizację wydarzeń tej rangi. Na miejsce tegorocznych Mistrzostw wybrana została Świdnica z uwagi na trasę, która profilem i skalą trudności odpowiada trasie olimpijskiej w Rio de Janeiro - XXXI Letnie igrzyska Olimpijskie odbędą się w Rio w dniach 5-21.08.2016 r. Można powiedzieć, że Mistrzostwa w Świdnicy będą wstępem do letniej olimpiady. Lang Team sp. z o.o. posiada szerokie doświadczenie w organizacji imprez kolarskich rangi mistrzowskiej, odpowiednie zaplecze osobowe i techniczne. Jest jedyną firmą, która może organizować w Polsce mistrzostwa kraju w kolarstwie szosowym (licencja), posiada wszelkie niezbędne ustalenia z Polskim Związkiem Kolarstwa. Zawody rangi mistrzowskiej to doskonała promocja miasta oraz promocja niezwykle wymagającej dyscypliny, jaką jest kolarstwo. Partnerem medialnym wydarzenia będzie, m.in., TVP1, gdzie przewidziana jest, m.in., relacja na żywo z wyścigu elity w dniu 26.06.2016 r. Promocja wydarzenia będzie prowadzona na szeroką skalę - w mediach krajowych, regionalnych - zarówno radio, telewizja, prasa, jak i portale internetowe, co pozwoli na profesjonalną oprawę i spowoduje, że mistrzostwa staną się również wydarzeniem medialnym, co pozwoli na dodatkową korzyść dla miasta - promocję na terenie całego kraju. Z uwagi na powyższe udzielenie zamówienia Lang Team sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Pachnącej 81, w trybie zamówienia z wolnej ręki uważa się za zasadne.