Katowice: ORGANIZACJA KONFERENCJI ZAMYKAJĄCEJ PROJEKT SYSTEMOWY
Numer ogłoszenia: 132495 - 2011; data zamieszczenia: 09.05.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Wojewódzki Urząd Pracy , ul. Kościuszki 30, 40-048 Katowice, woj. śląskie, tel. 0 32 757 33 61.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.wup-katowice.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: jednostka organizacyjna samorządu województwa nieposiadająca osobowości prawnej.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: ORGANIZACJA KONFERENCJI ZAMYKAJĄCEJ PROJEKT SYSTEMOWY.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia publicznego jest: organizacja w terminie 27 czerwca 2011r. jednodniowej konferencji zamykającej projekt systemowy nt. Rozmawiajmy - dialog społeczny jako skuteczna forma rozwiązywania problemów rynku pracy realizowany przez Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach w ramach Poddziałania 6.1.1 PO KL dla 100 osób. Wykonawca będzie odpowiedzialny bezpośrednio za przygotowanie i obsługę konferencji. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie również zapewnienie: materiałów konferencyjnych, cateringu, prelegentów spotkania oraz sali, w której zorganizowana będzie konferencja. Konferencja będzie organizowana pod patronatem Marszałka Województwa Śląskiego. Celem konferencji jest podsumowanie podjętych działań i rezultatów osiągniętych w projekcie. W trakcie konferencji przedstawione zostaną referaty ekspertów w oparciu o przykłady budowania dialogu i tworzenia partnerstw w regionie oraz podręcznik wypracowany w trakcie prowadzenia projektu. I . Wynajem sali konferencyjnej: a) oddanie do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego w dniu 27 czerwca br. w godz. 9.00-16.00 sali konferencyjnej mieszczącej co najmniej 100 uczestników zlokalizowanej na terenie miasta Katowice, w miejscu które dysponuje parkingiem, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską (tramwaj, autobus, PKP). Sala powinna być wyposażona minimum w: odpowiednie nagłośnienie, klimatyzację, stoły dla prelegentów, miejsca siedzące dla uczestników, mikrofony bezprzewodowe, ekran, rzutnik multimedialny, laptop; b) sala zlokalizowana w obiekcie z niezbędnym zapleczem sanitarnym oraz gastronomicznym; c) wykonawca zapewnia bezpłatną szatnię dla uczestników oraz bezpłatny dostęp do toalet w budynku, w którym będzie mieściła się sala. d) wykonawca zapewni podczas konferencji osoby do obsługi technicznej systemu nagłaśniającego, rzutnika multimedialnego oraz klimatyzacji; e) wykonawca zapewnieni najwyższy stopnień niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji (natychmiastowa wymiana urządzeń lub usunięcie ewentualnej usterki, obsługa techniczna); f) wykonawca zapewnieni miejsce do przeprowadzenia rejestracji uczestników konferencji na które składać się będzie stół z dwoma krzesłami oraz co najmniej dwie osoby do obsługi; II. Usługa cateringowa podczas konferencji. a) zorganizowanie dwóch przerw kawowych podawanych w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem ceramicznych filiżanek i talerzyków, szklanek do zimnych napojów, a także metalowych łyżeczek oraz serwetek i obrusów; b) w cenie usługi uwzględniony personel obsługowy; c) w skład usługi wejdą co najmniej: - woda mineralna gazowana i niegazowana po co najmniej 0,33 l na osobę podane w szklanych butelkach, - sok pomarańczowy, jabłkowy lub porzeczkowy co najmniej 0,2 l na osobę, podany w szklanym dzbanku, - kawa świeżo parzona z ekspresu wystawiona w termosach, - herbata ekspresowa w różnych wariantach smakowych do wyboru, każda torebka herbaty pakowana w osobnych kopertkach, wrzątek do herbaty wystawiony w termosach, - kanapki dekoracyjne (w tym co najmniej białe lub ciemne pieczywo, masło, wędlina, ser żółty, jajko na twardo, twaróg , sałata, ogórek , pomidor, łosoś) po 2 sztuki na osobę , - owoce: jabłka, winogrona, banany, - świeże ciasteczka dekoracyjne; d) w ramach usługi gastronomicznej należy zapewnić także cukier, mleko do kawy, cytrynę do herbaty; e) usługa cateringowa powinna zostać przygotowana w innej sali niż sala konferencyjna. III. Organizacja konferencji. 1. Materiały konferencyjne a) opracowanie harmonogramu konferencji przy współpracy z Zamawiającym. Ostateczna data przedstawienia harmonogramu do akceptacji Zamawiającego upływa po 3dniach od podpisania umowy na realizację zamówienia; b) opracowanie, przygotowanie i przekazanie uczestnikom konferencji w formie papierowej (format A4) i elektronicznej (na płycie CD lub pendrive) materiałów, które będą prezentowane podczas konferencji. Materiały konferencyjne muszą być opatrzone nazwą projektu oraz logami: WUP w Katowicach, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo województwa Śląskie Pozytywna Energia, flagą Unii Europejskiej z podpisem Unia Europejska - Europejski Fundusz Społeczny, danymi teleadresowymi WUP, logo projektu, adresem strony internetowej projektu, a także informacją o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej. Wykonawca zobligowany jest do stosowania zasad wynikających z aktualnie obowiązujących Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Loga oraz wytyczne są dostępne do pobrania na stronie http://efs.wup-katowice.pl/promocja_po_kl oraz http://slaskie.pl c) materiały konferencyjne powinny zawierać: materiały prezentowane podczas konferencji (wersja papierowa powinna być w formacie A4 oraz wersja elektroniczna na nośniku CD lub pendrive), długopis, notes w formacie A4 do notowania. Materiały powinny być umieszczone wraz z przygotowaną ankietą w teczce konferencyjnej, która zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Zamawiający przekaże również Wykonawcy ankietę w formie elektronicznej; d) jeden egzemplarz skompletowanych materiałów konferencyjnych powinien być dostarczony do akceptacji Zamawiającego na 5 dni roboczych przed realizacją całości zamówienia. Wszystkie materiały dla uczestników konferencji powinny zostać dostarczone najpóźniej w dniu 27 czerwca 2011r. przed godz. 9:00 na miejsce realizacji zamówienia. Nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę ostatecznej liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji w celu przygotowania odpowiedniej ilości kompletów materiałów. 2. Prelegenci konferencji a) Zapewnienie 4 prelegentów, którzy w trakcie konferencji wygłoszą referaty z zakresu dialogu społecznego oraz tworzenia partnerstw. Wygłoszone referaty powinny zawierać narzędzia i przykłady tworzenia dialogu społecznego i budowania partnerstw, w tym zapoznać uczestników konferencji z konkretnymi narzędziami ich tworzenia lub przykładami ich powstania. Referaty powinny zachować w swojej tematyce równość szans. Prelegenci będą odpowiedzialni za przygotowanie referatów następnie ich zaprezentowanie w trakcie konferencji. Prelegenci są zobowiązani do zapewnienia ciągłości prowadzenia konferencji w godzinach 10.00 - 14.00 (wraz z przerwami kawowymi), zgodnie z harmonogramem. Osoby te muszą wykazać się doświadczeniem i wiedzą dotyczącą znajomości tematu dialogu społecznego. Doświadczenie to musi zostać poparte przeprowadzeniem co najmniej jednego szkolenia lub jednej konferencji z zakresu dialogu społecznego lub budowania partnerstw; b) Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić w harmonogramie konferencji czas dla prelegenta ze strony Zamawiającego, którego zadaniem będzie omówienie wypracowanego podręcznika w trakcie realizacji projektu. c) koszt związany z zapewnieniem wyżywienia i kosztów dojazdu pokrywa Wykonawca. W przypadku miejsca zamieszkania prelegenta poza miastem organizowania konferencji, pobyt w tym nocleg pokrywa Wykonawca. UWAGI Wykonawca zobowiązany jest do podania w dniu podpisania umowy danych kontaktowych do osoby, która ze strony Wykonawcy będzie odpowiedzialna za koordynację i nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji usługi. Przetwarzanie danych osobowych osób korzystających z usługi musi odbywać się zgodnie z zachowaniem zasad poufności przy przetwarzaniu tych danych. Zamawiającemu przysługuje prawo wglądu do dokumentów Wykonawcy związanych z realizacją zamówienia, w tym dokumentów finansowych. Nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji. Tym samym płatność za usługę zorganizowania i przeprowadzenia konferencji będzie uzależniona od liczby osób uczestniczących w konferencji przy czym, minimalna liczba uczestników będzie wynosiła 70 osób..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80.50.00.00 - Usługi szkoleniowe .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Rozpoczęcie: 27.06.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający uzna spełnienie w/w warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, iż dysponuje co najmniej 4 osobami wskazanymi jako prelegenci do realizacji zamówienia, każdy legitymujący się przeprowadzeniem co najmniej jednego szkolenia bądź konferencji z zakresu dialogu społecznego lub budowania partnerstw. Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku: Zamawiający dokona oceny spełnienia w/w warunku według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie załączonego do oferty wykazu osób uczestniczących w realizacji zamówienia wraz z informacjami na temat ich doświadczenia zawodowego niezbędnego do wykonania zamówienia wraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Nie wykazanie spełnienia w/w warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Pełnomocnictwo, w sytuacjach, w których uprawnienie do występowania w imieniu Wykonawcy nie wynika z przedłożonego dokumentu wyszczególnionego w punkcie III.4.2) pkt 2. W przypadku złożenia kserokopii pełnomocnictwo musi być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: http://wup.katowice.ibip.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach ul. Kościuszki 30 III piętro, pok. 304 -305.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 18.05.2011 godzina 10:00, miejsce: Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach ul. Kościuszki 30 II piętro, pok. 210.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie