Katowice: ORGANIZACJA KONFERENCJI ZAMYKAJĄCEJ PROJEKT SYSTEMOWY
Numer ogłoszenia: 148149 - 2011; data zamieszczenia: 25.05.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 132495 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Wojewódzki Urząd Pracy, ul. Kościuszki 30, 40-048 Katowice, woj. śląskie, tel. 0 32 757 33 61, faks.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: jednostka organizacyjna samorządu województwa nieposiadająca osobowości prawnej.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: ORGANIZACJA KONFERENCJI ZAMYKAJĄCEJ PROJEKT SYSTEMOWY.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia publicznego jest: organizacja w terminie 27 czerwca 2011r. jednodniowej konferencji zamykającej projekt systemowy nt. Rozmawiajmy - dialog społeczny jako skuteczna forma rozwiązywania problemów rynku pracy realizowany przez Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach w ramach Poddziałania 6.1.1 PO KL dla 100 osób. Wykonawca będzie odpowiedzialny bezpośrednio za przygotowanie i obsługę konferencji. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie również zapewnienie: materiałów konferencyjnych, cateringu, prelegentów spotkania oraz sali, w której zorganizowana będzie konferencja. Konferencja będzie organizowana pod patronatem Marszałka Województwa Śląskiego. Celem konferencji jest podsumowanie podjętych działań i rezultatów osiągniętych w projekcie. W trakcie konferencji przedstawione zostaną referaty ekspertów w oparciu o przykłady budowania dialogu i tworzenia partnerstw w regionie oraz podręcznik wypracowany w trakcie prowadzenia projektu. I . Wynajem sali konferencyjnej: a) oddanie do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego w dniu 27 czerwca br. w godz. 9.00-16.00 sali konferencyjnej mieszczącej co najmniej 100 uczestników zlokalizowanej na terenie miasta Katowice, w miejscu które dysponuje parkingiem, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską (tramwaj, autobus, PKP). Sala powinna być wyposażona minimum w: odpowiednie nagłośnienie, klimatyzację, stoły dla prelegentów, miejsca siedzące dla uczestników, mikrofony bezprzewodowe, ekran, rzutnik multimedialny, laptop; b) sala zlokalizowana w obiekcie z niezbędnym zapleczem sanitarnym oraz gastronomicznym; c) wykonawca zapewnia bezpłatną szatnię dla uczestników oraz bezpłatny dostęp do toalet w budynku, w którym będzie mieściła się sala. d) wykonawca zapewni podczas konferencji osoby do obsługi technicznej systemu nagłaśniającego, rzutnika multimedialnego oraz klimatyzacji; e) wykonawca zapewnieni najwyższy stopnień niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji (natychmiastowa wymiana urządzeń lub usunięcie ewentualnej usterki, obsługa techniczna); f) wykonawca zapewnieni miejsce do przeprowadzenia rejestracji uczestników konferencji na które składać się będzie stół z dwoma krzesłami oraz co najmniej dwie osoby do obsługi; II. Usługa cateringowa podczas konferencji. a) zorganizowanie dwóch przerw kawowych podawanych w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem ceramicznych filiżanek i talerzyków, szklanek do zimnych napojów, a także metalowych łyżeczek oraz serwetek i obrusów; b) w cenie usługi uwzględniony personel obsługowy; c) w skład usługi wejdą co najmniej: - woda mineralna gazowana i niegazowana po co najmniej 0,33 l na osobę podane w szklanych butelkach, - sok pomarańczowy, jabłkowy lub porzeczkowy co najmniej 0,2 l na osobę, podany w szklanym dzbanku, - kawa świeżo parzona z ekspresu wystawiona w termosach, - herbata ekspresowa w różnych wariantach smakowych do wyboru, każda torebka herbaty pakowana w osobnych kopertkach, wrzątek do herbaty wystawiony w termosach, - kanapki dekoracyjne (w tym co najmniej białe lub ciemne pieczywo, masło, wędlina, ser żółty, jajko na twardo, twaróg , sałata, ogórek , pomidor, łosoś) po 2 sztuki na osobę , - owoce: jabłka, winogrona, banany, - świeże ciasteczka dekoracyjne; d) w ramach usługi gastronomicznej należy zapewnić także cukier, mleko do kawy, cytrynę do herbaty; e) usługa cateringowa powinna zostać przygotowana w innej sali niż sala konferencyjna. III. Organizacja konferencji. 1. Materiały konferencyjne a) opracowanie harmonogramu konferencji przy współpracy z Zamawiającym. Ostateczna data przedstawienia harmonogramu do akceptacji Zamawiającego upływa po 3dniach od podpisania umowy na realizację zamówienia; b) opracowanie, przygotowanie i przekazanie uczestnikom konferencji w formie papierowej (format A4) i elektronicznej (na płycie CD lub pendrive) materiałów, które będą prezentowane podczas konferencji. Materiały konferencyjne muszą być opatrzone nazwą projektu oraz logami: WUP w Katowicach, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo województwa Śląskie Pozytywna Energia, flagą Unii Europejskiej z podpisem Unia Europejska - Europejski Fundusz Społeczny, danymi teleadresowymi WUP, logo projektu, adresem strony internetowej projektu, a także informacją o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej. Wykonawca zobligowany jest do stosowania zasad wynikających z aktualnie obowiązujących Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Loga oraz wytyczne są dostępne do pobrania na stronie http://efs.wup-katowice.pl/promocja_po_kl oraz http://slaskie.pl c) materiały konferencyjne powinny zawierać: materiały prezentowane podczas konferencji (wersja papierowa powinna być w formacie A4 oraz wersja elektroniczna na nośniku CD lub pendrive), długopis, notes w formacie A4 do notowania. Materiały powinny być umieszczone wraz z przygotowaną ankietą w teczce konferencyjnej, która zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Zamawiający przekaże również Wykonawcy ankietę w formie elektronicznej; d) jeden egzemplarz skompletowanych materiałów konferencyjnych powinien być dostarczony do akceptacji Zamawiającego na 5 dni roboczych przed realizacją całości zamówienia. Wszystkie materiały dla uczestników konferencji powinny zostać dostarczone najpóźniej w dniu 27 czerwca 2011r. przed godz. 9:00 na miejsce realizacji zamówienia. Nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę ostatecznej liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji w celu przygotowania odpowiedniej ilości kompletów materiałów. 2. Prelegenci konferencji a) Zapewnienie 4 prelegentów, którzy w trakcie konferencji wygłoszą referaty z zakresu dialogu społecznego oraz tworzenia partnerstw. Wygłoszone referaty powinny zawierać narzędzia i przykłady tworzenia dialogu społecznego i budowania partnerstw, w tym zapoznać uczestników konferencji z konkretnymi narzędziami ich tworzenia lub przykładami ich powstania. Referaty powinny zachować w swojej tematyce równość szans. Prelegenci będą odpowiedzialni za przygotowanie referatów następnie ich zaprezentowanie w trakcie konferencji. Prelegenci są zobowiązani do zapewnienia ciągłości prowadzenia konferencji w godzinach 10.00 - 14.00 (wraz z przerwami kawowymi), zgodnie z harmonogramem. Osoby te muszą wykazać się doświadczeniem i wiedzą dotyczącą znajomości tematu dialogu społecznego. Doświadczenie to musi zostać poparte przeprowadzeniem co najmniej jednego szkolenia lub jednej konferencji z zakresu dialogu społecznego lub budowania partnerstw; b) Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić w harmonogramie konferencji czas dla prelegenta ze strony Zamawiającego, którego zadaniem będzie omówienie wypracowanego podręcznika w trakcie realizacji projektu. c) koszt związany z zapewnieniem wyżywienia i kosztów dojazdu pokrywa Wykonawca. W przypadku miejsca zamieszkania prelegenta poza miastem organizowania konferencji, pobyt w tym nocleg pokrywa Wykonawca. UWAGI Wykonawca zobowiązany jest do podania w dniu podpisania umowy danych kontaktowych do osoby, która ze strony Wykonawcy będzie odpowiedzialna za koordynację i nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji usługi. Przetwarzanie danych osobowych osób korzystających z usługi musi odbywać się zgodnie z zachowaniem zasad poufności przy przetwarzaniu tych danych. Zamawiającemu przysługuje prawo wglądu do dokumentów Wykonawcy związanych z realizacją zamówienia, w tym dokumentów finansowych. Nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji. Tym samym płatność za usługę zorganizowania i przeprowadzenia konferencji będzie uzależniona od liczby osób uczestniczących w konferencji przy czym, minimalna liczba uczestników będzie wynosiła 70 osób..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 80.59.00.00 - Usługi seminaryjne .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 25.05.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• STOWARZYSZENIE INSTYTUT WSPÓŁPRACY I PARTNERSTWA LOKALNEGO, ul. Żwirki i Wigury 14/3, 40-063 Katowice, kraj/woj. śląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 12300,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 11193,00

• Oferta z najniższą ceną: 11193,00 / Oferta z najwyższą ceną: 11193,00

• Waluta: PLN.