Toruń: System obsługi uczelni HMS
Numer ogłoszenia: 138022 - 2011; data zamieszczenia: 01.06.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 52954 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Uniwersytet Mikołaja Kopernika, ul. Gagarina 11, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 056 6114010, faks 056 6542944.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: System obsługi uczelni HMS.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1.Przedłużenie na okres 3 lat opieki licencyjno-serwisowej dla modułów HMS/limi, HMS/media, eHMS/efka, eHMS/limi, eHMS/media; 2.Zakup nowej licencji na moduł jHMS/zaks (1 licencja dla 1 użytkownika) wraz z jego instalacją, konfiguracją, szkoleniem i opieką serwisową..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.25.00.00 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów 72.26.20.00 - Usługi rozbudowy oprogramowania 48.44.30.00 - Pakiety oprogramowania do rachunkowości/księgowości 80.50.00.00 - Usługi szkoleniowe .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 12.05.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• KALASOFT Sp. z o.o., ul. Władysława Nehringa 3, 60-247 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 172323,02 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 242848,44

• Oferta z najniższą ceną: 242848,44 / Oferta z najwyższą ceną: 242848,44

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zamawiający korzysta od wielu lat z systemu finansowo-księgowego HMS. System ten opiera się na kilku ściśle ze sobą zintegrowanych modułach. Moduły te wchodziły w skład systemu HMS tworzonego i sprzedawanego przez jedną firmę. Na skutek podziału firmy na dwie, system HMS również został podzielony od strony własności, ale nadal utrzymywana jest jego informatyczna spójność. System finansowo-księgowy jest jednym z kluczowych elementów informatycznej obsługi uczelni. Wymiana takiego systemu na inny jest zadaniem niezwykle złożonym. Dane z systemów finansowo-księgowych muszą być dostępne przez wiele lat, a zatem w przypadku zmiany systemu na inny, konwersja danych jest jednym z najważniejszych i najtrudniejszych procesów, a weryfikacja poprawności konwersji wymagałaby ogromnego wysiłku po stronie pracowników Zamawiającego. Z tych powodów zmiana systemu finansowo-księgowego na nowy (innego producenta) może być rozważana tylko w szczególnej sytuacji. Przesłankami do wymiany systemu mogą być: brak niezbędnych funkcjonalności, trudne do spełnienia wymagania systemowe, koszty wsparcia istotnie przekraczające normę dla takich systemów. W żadnym wypadku decyzja o wymianie systemu nie może być podjęta bez odpowiedniego przygotowania i musi być efektem długotrwałych analiz. Rozważanie potencjalnej wymiany systemu, tylko w celu uniknięcia stosowania art. 67 Pzp, jest działaniem niecelowym, zagrażającym stabilności pracy instytucji. Biorąc pod uwagę fakt, że władze finansowe uczelni jednoznacznie stwierdzają, że pozostanie przy obecnym systemie jest niezbędne, a system jest chroniony prawami autorskimi, to zamówienia należy udzielić w trybie zamówienia z wolnej ręki firmie Kalasoft Grzegorz Kaliński Systemy Informatyczne z siedzibą w Poznaniu. Jednocześnie zakupienie rozszerzenia jHMS już eksploatowanych modułów jest najbardziej racjonalnym podejściem do uzyskania wymaganej funkcjonalności. Użycie modułu ściśle zintegrowanego z systemem HMS pozwoli na znaczące obniżenie pracochłonności wystawiania faktur i ograniczenie możliwości powstawania błędów. Moduł jHMS jest jedynym narzędziem, z którego można w tej sytuacji skorzystać, co jest przesłanką do zastosowania art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a oraz art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b i zakupienia tego modułu wraz z usługą wsparcia w firmie Kalasoft.