Białystok: Organizacja dwudniowego seminarium-warsztatów dla kadr Centrów Obsługi Inwestorów w terminie 19-21 września 2012 r
Numer ogłoszenia: 173927 - 2012; data zamieszczenia: 10.08.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Białystok , ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, woj. podlaskie, tel. 085 869 60 02, faks 085 869 62 65.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.bialystok.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja dwudniowego seminarium-warsztatów dla kadr Centrów Obsługi Inwestorów w terminie 19-21 września 2012 r.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa dwudniowego seminarium-warsztatów dla Partnerów projektu pn. Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora, w dniach 19-21.09.2012 r. Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu Tworzenie i rozwój sieci współpracy COI, w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca.Zakres zamówienia obejmuje:1)Zapewnienie obiektu na potrzeby realizacji seminarium: zakwaterowania w dniach 19-21.09.2012 r. ze śniadaniami w dniach 20-21.09.2012 r. dla 20 osób w pokojach 1-osobowych (śniadanie hotelowe ma być wliczone w cenę noclegu, podane w godzinach zgodnych z harmonogramem seminarium - załącznik nr 3 do SIWZ), na terenie województwa podlaskiego. Proponowany obiekt musi spełniać normy funkcjonalne i jakościowe hotelu 4-gwiazdkowego zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz.U. z 2004 r. Nr 223, poz. 2268, z późn. zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Płacy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006r. Nr 22, poz.169, z późn. zm.). Zapewnienie bezpłatnego parkingu dla samochodów uczestników seminarium.2)Zapewnienie/wynajem sali konferencyjnej na część merytoryczną seminarium dla 20 osób w obiekcie, gdzie będą miały miejsce noclegi oraz realizacja seminarium, wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym w godzinach zgodnych z harmonogramem seminarium (załącznik nr 3 do SIWZ). W skład wyposażenia technicznego wchodzą: krzesła i stoły dla 20 osób, klimatyzacja, mikrofon przenośny na salę wraz z nagłośnieniem, laptop z dostępem do Internetu oraz stolik do jego ustawienia, rzutnik multimedialny LCD kompatybilny z laptopem oraz stolik do jego ustawienia, pilot do rzutnika multimedialnego, ekran projekcyjny min. 2m x 2m, flipchart z papierem, mazaki, ryza papieru (format A4) i długopisy w ilości odpowiadającej liczbie uczestników seminarium. Do zadań wykonawcy należeć będzie również przygotowanie materiałów seminaryjnych, czytelny wydruk dwustronny, zbindowane (uprzednio przekazanych przez Zamawiającego w terminie do 7 dni przed datą seminarium) w ilości odpowiadającej liczbie uczestników (maksymalnie 50 stron każdy egzemplarz, z czego część w postaci wydruku prezentacji, a pozostałe strony jako notatnik oraz dostarczenie ich do miejsca realizacji seminarium ). Konieczne jest ustalenie osoby do kontaktu w sprawach technicznych ze strony zarządcy obiektu. Seminaria poprowadzą eksperci, których zapewnia Zamawiający.3)Zorganizowanie tematycznego wieczoru integracyjnego w formie teambuildingu opartego o scenariusz opracowany przez profesjonalną firmę, na terenie województwa podlaskiego, poza granicami. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu do miejsca realizacji tego punktu programu i transportu powrotnego do hotelu w dniu 20.09.2012 r.4)Zapewnienie transportu na potrzeby realizacji seminarium dla 20 osób. W związku z faktem, iż uczestnicy przybędą z obszaru Makroregionu Polski Wschodniej - 5 wschodnich województw: warmińsko-mazurskiego, podlaskiego, lubelskiego, świętokrzyskiego, podkarpackiego, konieczne jest zapewnienie autokaru do dyspozycji Zamawiającego na potrzeby przejazdów na trasie z Białegostoku do miejsca realizacji seminarium w dniu 19.09.2012 r. i na trasie powrotnej w dniu 21 września 2012r. 5)Wyznaczenie osoby do kontaktu ze strony Wykonawcy na okres od dnia zawarcia umowy z Zamawiającym do zakończenia realizacji seminarium w zakresie kwestii organizacyjnych i merytorycznych. 6)Zapewnienie wyżywienia dla 20 osób podczas realizacji seminarium w obiekcie, w którym będą miały miejsce nocleg oraz seminarium. Zarówno w trakcie posiłków jak i przerw kawowych, Wykonawca odpowiada za zapewnienie sprawnej, profesjonalnej obsługi oraz zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. W odniesieniu do zastawy stołowej używanej podczas świadczenia usług gastronomicznych Zamawiający nie dopuszcza stosowania naczyń i sztućców jednorazowych praz wykonanych z plastiku lub innych tworzyw sztucznych. Wymagania dotyczące usługi: Wykonawca odpowiada za przygotowanie spotkania zgodnie z ustalonym menu. Wykonawca zadba o właściwy stan dostarczonych posiłków. Posiłki muszą być urozmaicone, wysokiej jakości zarówno co do wartości odżywczej, gramatury jak i estetyki. Stan posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno - Epidemiologicznej. Wykonawca jest zobowiązany dopilnować, by przygotowane posiłki były o wysokim standardzie, na bazie produktów wysokiej jakości i normami bezpieczeństwa zgodnymi ze standardami HACCP. Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie: 6.1.uroczystej kolacji w dniu 19.09.2012 r. w obiekcie, w którym realizowane będzie seminarium. Menu kolacji w dniu 19.09.2012 r. powinno zawierać: dania gorące, przystawki zimne, sałatki, dodatki do dań zgodne z menu, desery, napoje gorące, napoje zimne.6.2. obiadu w dniu 20.09.2012 r. w obiekcie, w którym realizowane będzie seminarium. Menu obiadu w dniu 20.09.2012 r. powinno zawierać: dania gorące, przystawki zimne, sałatki, dodatki do dań zgodne z menu, desery, napoje gorące, napoje zimne. 6.3. kolacji w dniu 20.09.2012 r. w formie bufetu w obiekcie, w którym realizowane będzie seminarium. Menu kolacji w dniu 20.09.2012 r. powinno zawierać: dania gorące, przystawki zimne, sałatki, dodatki do dań zgodne z menu, desery, napoje gorące, napoje zimne. 6.4. dwie przerwy kawowe w dniu 20.09.2012 r. przygotowane w sali konferencyjnej w obiekcie, gdzie realizowane będzie seminarium w trakcie trwania seminarium w godzinach zgodnych z harmonogramem seminarium. Menu jednej przerwy kawowej w dniu 20.09.2012 r. powinno zawierać: desery, napoje zimne, napoje gorące.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 79.95.10.00 - Usługi w zakresie organizowania seminariów 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 21.09.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • nie dotyczy

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Posiadanie wiedzy i doświadczenia. W celu potwierdzenia spełnienia warunku wykonawca winien wykazać się realizacją w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, min. 2 zamówień na organizację seminarium lub warsztatów lub szkolenia, o wartości min. 30 000,00 zł brutto każde, w program którego wchodziło min. zapewnienie usług cateringowych, zapewnienie noclegów ze śniadaniami, zapewnienie sali do realizacji seminarium lub warsztatów lub szkolenia

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • nie dotyczy

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • nie dotyczy

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • nie dotyczy

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: a) każdy wykonawca zobowiązany jest złożyć oddzielnie dokument określony w Rozdz.III.4.2) tiret 2; b) warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia będą badane łącznie - dokumenty powinien złożyć co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; c) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu składa pełnomocnik wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w ich imieniu bądź każdy z wykonawców oddzielnie. Zgodnie z art. 26 ust 2b) ustawy Pzp, wykonawca może polegać zasobach innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. Zobowiązanie do udostępnienia zasobów w trybie art. 26 ust. 2b ustawy Pzp winno być sporządzone zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu, który takie zobowiązanie podejmuje

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg ograniczony.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu: 5.

Znaczenie warunków wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

Do składania ofert zostanie zaproszonych 5 wykonawców, którzy w najwyższym stopniu spełnią warunki udziału w zakresie: wiedza i doświadczenie(tj. przedstawią najwięcej zamówień - max. 10). W przypadku wykazania takiej samej, najmniejszej ilości wykazanych zamówień przez więcej niż 5 Wykonawców, o przejściu do dalszego etapu postępowania decydować będzie suma wartości zrealizowanych zamówień (wskazanych jako 10 pierwszych pozycji w wykazie)

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)  Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: nie dotyczy-przetarg ograniczony.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 17.08.2012 godzina 13:00, miejsce: Miejsce: Urząd Miejski w Białymstoku Departament Strategii i Rozwoju, Biuro Obsługi Inwestorów, ul. Słonimska 1, (piętro IX) pok. 908.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: 1. Wykonawca winien złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wg wzoru określonego załącznikiem zamieszczonym na stronie internetowej Zamawiającego www.bip.bialystok.pl. 2.Wniosek musi być napisany w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisany przez osobę/osoby upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz lub pełnomocnika. 3. pełnomocnictwo do podpisania wniosku musi być dołączone do wniosku, o ile nie wynika ono z innych dołączonych dokumentów. Pełnomocnictwo musi myć przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie kopii. (w przypadku, gdy wniosek został podpisany przez pełnomocnika lub gdy wniosek składają wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 23 ustawy Pzp). 4. Wraz z wnioskiem Wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (wg załącznika zamieszczonego na stronie Zamawiającego www.bip.bialystok.pl ) oraz dokumenty potwierdzające spełnienie tych warunków. 5. Dokumenty załączone do wniosku muszą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (podpisuje osoba upoważniona do podpisywania wniosku). Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczone przez Wykonawcę. 6. Wniosek należy złożyć w kopercie zawierającej nazwę i adres Wykonawcy i ze wskazaniem postępowania, którego dotyczy. 7.Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu: Tworzenie i rozwój sieci współpracy COI w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie