Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja konferencji Europejskiego Stowarzyszenia Lasów Państwowych (EUSTAFOR) planowanej na czerwiec 2024 roku.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Skarb Państwa - Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000115772

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Grójecka 127

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-124

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 22 58 98 100

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@lasy.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.lasy.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inna państwowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Środowisko

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja konferencji Europejskiego Stowarzyszenia Lasów Państwowych (EUSTAFOR) planowanej na czerwiec 2024 roku.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-8089f161-c0ed-11ee-9897-f6855eb846c0

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00090220

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-02-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/dglp_warszawa

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami, w tym w szczególności składanie oferty, oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się wyłącznie przy użyciu platformy zakupowej adres: https://platformazakupowa.pl/pn/dglp_warszawa

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy użyciu platformy zakupowej opisane zostały w instrukcjach dla wykonawców „platformazakupowa.pl” Open Nexus dostępnymi pod linkiem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje oraz w Regulaminie platformazakupowa.pl Open Nexus dostępnym pod linkiem: https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin.
2. Minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie z platformy zakupowej to: przeglądarka internetowa EDGE, Chrome, FireFox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” oraz łącze internetowe o przepustowości co najmniej 256 kbit/s. Platforma zakupowa jest zoptymalizowana dla minimalnej rozdzielczości ekranu 1024x768 pikseli.
3. Występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty lub wniosku do 150 MB, przy maksymalnej liczbie 10 plików lub spakowanych folderów.
4. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania w systemie.
5. Czas wyświetlany na platformie zakupowej (www.platformazakupowa.pl) synchronizuje się automatycznie z serwerem Głównego Urzędu Miar.
6. Oferta oraz oświadczenia składane w postępowaniu sporządza się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Oferta musi być sporządzoną w j. polskim, podpisana przez osobę upoważnioną.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Stosownie do art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04 maja 2016 r., str. 1 – „RODO”) Zamawiający przetwarza dane osobowe zebrane w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem.
Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX PZP, do upływu terminu do ich wniesienia. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w poufności. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO w celu związanym z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięciem, jak również, jeżeli nie ziszczą się przesłanki określone w art. 255-256 PZP – w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia i jego archiwizacji. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym dokumentacja postępowania zostanie udostępniona na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe pozyskane z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia mogą zostać udostępnione także podmiotom świadczącym usługi na rzecz administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (podmioty przetwarzające) m.in. dostawcom systemów IT, podmiotom świadczącym usługi doradcze, w tym usługi prawne i konsultingowe. Dane osobowe pozyskane w związku z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezależnie od postanowień pkt. 19.9., w przypadku zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, dane osobowe będą przetwarzane do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy w sprawie zamówienia publicznego. Stosownie do art. 22 RODO, decyzje dotyczące danych osobowych nie będą podejmowane w sposób
zautomatyzowany.
Więcej informacji na temat RODO w specyfikacji warunków zamówienia

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: MZ.270.2.1.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji Europejskiego Stowarzyszenia Lasów Państwowych (EUSTAFOR) planowanej na czerwiec 2024 roku.
Usługa realizowana jest w związku z członkostwem PGL Lasy Państwowe w Europejskim Stowarzyszeniu Lasów Państwowych (EUSTAFOR). Każdego roku inna organizacja członkowska EUSTAFOR jest odpowiedzialna za organizację konferencji. W 2024 roku ta odpowiedzialność przypada polskim Lasom Państwowym.
Celem konferencji jest zaprezentowanie doświadczeń Lasów Państwowych w zakresie prowadzenia gospodarki leśnej w warunkach dynamicznych zmian klimatycznych oraz promowanie polskiego modelu trwale zrównoważonej, wielofunkcyjnej gospodarki leśnej. Dodatkowo, organizatorzy mają zamiar ukazać polską kulturę, tradycję ludową oraz lokalne dziedzictwo. Konferencja jest przede wszystkim skierowana do organizacji członkowskich EUSTAFOR, przedstawicieli instytucji i resortów istotnych dla sektora gospodarki leśnej, mediów, środowiska naukowego oraz innych zainteresowanych stron. W trakcie konferencji odbędzie się również spotkanie Komitetu Wykonawczego EUSTAFOR, będące wydarzeniem towarzyszącym.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

60170000-0 - Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-06-14

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: liczba hoteli

4.3.6.) Waga: 40,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności zawodowej:
Wykonawca wykaże się doświadczeniem należytego wykonania, w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej dwóch (2) usług, odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, z których każda:
a) polegała na organizacji i obsłudze wydarzenia o charakterze, np: konferencji, kongresu, seminarium, debaty, zjazdu lub sympozjum (z wyjątkiem szkoleń), trwającego min. 2 dni,
b) odbyła się z udziałem co najmniej 100 uczestników,
c) obejmowała zapewnienie co najmniej: noclegów, cateringu, prowadzenia rejestracji on-line,
d) z których każda miała wartość min. 250 000,00 brutto

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy – w tym okresie wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane.
2. Dowody określające, że usługi wymienione w wykazie, o którym mowa w zdaniu powyżej, zostały wykonane należycie, przy czym dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia przy uwzględnieniu warunków:
1. Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.
2. Wszelka korespondencja prowadzona będzie przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem, którego adres należy wpisać w Formularzu oferty.
3. Pełnomocnictwo lub inny dokument (np. umowa konsorcjum, spółki cywilnej) z którego wynika takie pełnomocnictwo należy złożyć razem z ofertą.
4. W odniesieniu do warunków określonych w SWZ, wymagania te muszą być spełnione wspólnie przez Wykonawców składających ofertę wspólną (nie musi ich spełniać osobno każdy z Wykonawców składających ofertę wspólną).
5.Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oświadczenie, potwierdzające, że każdy z Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1, ustawy Pzp i art. 7 ust. 1 pkt 1)-3) ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w SWZ, na dzień składania ofert, w zakresie, w którym każdy z nich spełnia warunki udziału w postępowaniu.
6. Każdy z Wykonawców występujących wspólnie obowiązany jest do wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W takim przypadku oświadczenia, o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu powyżej składa każdy z Wykonawców występujących wspólnie.
7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zmiany treści umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności i muszą być zgodne z art. 455 ustawy Pzp. 1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia liczby uczestników i tym samym poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia odnoszących się do max liczby osób biorących udział w konferencji o 20%. Nastąpi to wówczas, jeżeli do zakończenia rejestracji uczestników zainteresowanie konferencją przekroczy maksymalną spodziewaną liczbę gości. Jednocześnie w takim wypadku dopuszcza się zakwaterowanie dodatkowej liczby osób w hotelu/hotelach innym niż zaoferowany w przedłożonej przez Wykonawcę ofercie. 2) Strony przewidują możliwość dokonania zmiany zawartej Umowy w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, tj. spowodowanych:
a) siłą wyższą – rozumianą jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub części. W razie wystąpienia siły wyższej Strony Umowy zobowiązane są dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia do minimum opóźnienia w wykonywaniu swoich zobowiązań umownych, powstałego na skutek działania siły wyższej – w tym zakresie Zamawiający przewiduje zmianę zakresu przedmiotu zamówienia oraz terminu realizacji, włącznie z możliwością przeprowadzenia konferencji w formie online, a także zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy adekwatnie do zmiany zakresu przedmiotu zamówienia, b) sytuacją epidemiologiczną lub konfliktem zbrojnym, lub innymi okolicznościami, co do których zostaną wystosowane oficjalne komunikaty przez organy administracji publicznej lub inne uprawnione podmioty, w tym zarządzenia, rozporządzenia, decyzje, alerty, komunikaty itp., w związku z którymi wystąpi zagrożenie zdrowia i życia uczestników konferencji – w tym zakresie Zamawiający przewiduje zmianę zakresu przedmiotu zamówienia oraz terminu realizacji a także zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy adekwatnie do zmiany zakresu przedmiotu zamówienia, c) innym niż ww. zdarzeniem, w związku z którym niezbędna będzie zmiana lokalizacji i/lub terminu konferencji np. nagła awaria w hotelu; w przypadku zmiany miejsca organizacji konferencji Wykonawca zapewni jej organizację w hotelu o standardzie nie niższym niż zaproponowany w ofercie – w tym zakresie Zamawiający przewiduje zmianę terminu realizacji, a także lokalizacji wskazanej w ofercie, d) koniecznością zwiększenia liczby uczestników konferencji korzystających z usług noclegowych w stosunku do maksymalnych liczb określonych w OPZ; dodatkowe koszty wynikające z tej zmiany nie mogą spowodować przekroczenia maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy w tym zakresie Zamawiający przewiduje zwiększenie zakresu przedmiotu zamówienia, e) zaistnienie w trakcie trwania konferencji okoliczności, których nie można było przewidzieć, a które uniemożliwią lub znacząco utrudnią realizację dalszej części konferencji – w tym zakresie Zamawiający przewiduje zmianę zakresu przedmiotu zamówienia oraz terminu realizacji pozostałej części konferencji, a także zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy adekwatnie do zmiany zakresu przedmiotu zamówienia, f) zaistnienie okoliczności w związku z którymi Wykonawca nie uzyska dostępu do danych osobowych, których administratorem jest Zamawiający i co za tym idzie nie dojdzie do powierzenia Wykonawcy przetwarzania danych osobowych Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – w tym zakresie Zamawiający przewiduje zmianę zakresu przedmiotu zamówienia, a także zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy adekwatnie do zmiany zakresu przedmiotu zamówienia. Może to dotyczyć m.in. wyłączenia zakresu obsługi procesu rekrutacji, obsługi zakwaterowania w hotelu uczestników konferencji, wydruku identyfikatorów, zapewnienia ubezpieczenia NNW dla uczestników wizyty studyjnej.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-02-13 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć za pośrednictwem platformy zakupowej adres: https://platformazakupowa.pl/pn/dglp_warszawa

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-02-13 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Zastrzeżenie do terminu realizacji zamówienia:
1. Wydarzenie zostanie zorganizowane z uwzględnieniem 4 dni roboczych, jako możliwy termin zorganizowania konferencji Zamawiający przewiduje w przedziale dni pomiędzy
10 –14 czerwca 2024 r.
2. Szczegółowe terminy oraz planowany ramowy przebieg wydarzenia i planowane aktywności zostały szczegółowo określone w OPZ, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ