Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług pocztowych w zakresie realizacji przekazów pocztowych ze świadczeniami pieniężnymi na rzecz MOPR w Białymstoku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: MIEJSKI OŚRODEK POMOCY RODZINIE W BIAŁYMSTOKU

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 002333177

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Malmeda Icchoka 8

1.5.2.) Miejscowość: Białystok

1.5.3.) Kod pocztowy: 15-440

1.5.4.) Województwo: podlaskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL841 - Białostocki

1.5.7.) Numer telefonu: 85 879 79 50

1.5.8.) Numer faksu: 85 879 79 51

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@mopr.bialystok.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bipmopr.um.bialystok.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://moprbialystok.ezamawiajacy.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ochrona socjalna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych w zakresie realizacji przekazów pocztowych ze świadczeniami pieniężnymi na rzecz MOPR w Białymstoku

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c0c8c2e9-aeda-11ee-a66a-5e0e9a75a9a0

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00094832

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-02-07

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00021569

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: Znak: ZP.26.1.1.2024

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.3.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 663314,30 PLN

4.3.1) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 91548,30 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, usług pocztowych w obrocie krajowym w zakresie realizacji przekazów pocztowych ze świadczeniami pieniężnymi z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych oraz świadczeń pieniężnych w zakresie zmniejszenia wydatków z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi i innymi świadczeniami, w wysokościach określonych w przekazach pocztowych, adresatom, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego oraz zwrot przekazów pocztowych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości doręczenia/wydania odbiorcy.

2. Przewidywane ilości i kwoty przekazów pocztowych nadawanych przez Zamawiającego w okresie realizacji zamówienia:
a) ilość nadawanych przekazów – 8 600 sztuk,
b) ilość zwrotów przekazów po wyczerpaniu możliwości jego doręczenia lub wypłaty adresatowi -113 sztuk,
c) szacunkowa miesięczna kwota przekazów pocztowych – 250 412,80 zł
d) szacunkowa kwota przekazów pocztowych w okresie realizacji zamówienia – 3 004 953,60 zł.

3. Przedmiot zamówienia obejmuje:
a) realizowanie przekazów pocztowych w obrocie krajowym, poprzez doręczenie kwot świadczeń pieniężnych z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych oraz świadczeń pieniężnych w zakresie zmniejszenia wydatków z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi i innymi świadczeniami w wysokościach określonych w przekazach pocztowych, adresatom, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego,
b) zwrot kwot pieniężnych określonych w przekazach pocztowych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości doręczenia/wydania adresatowi, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2023r. poz. 1640) i aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie.

4. Wykonawca będzie zobowiązany do doręczania adresatom kwot pieniężnych określonych w przekazach pocztowych, na każdy wskazany przez Zamawiającego adres na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.

5. Wykonawca powinien przekazywać adresatom kwotę wskazaną przez Zamawiającego w przekazie pocztowym, bez jej ograniczenia, dzielenia na części, pomniejszania o jakiekolwiek opłaty. Opłaty za przekaz, lub zwrot wartości przekazu pokrywa Zamawiający w rozliczeniu z Wykonawcą.

6. Zamawiający nadawać będzie przekazy pocztowe od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w formie elektronicznej, za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy, za opłatą uiszczaną z góry.

7. Przyjęcie przez Wykonawcę do realizacji usługi przekazu pocztowego dokonywane będzie przekazem elektronicznym nadawanym poprzez aplikację udostępnioną Zamawiającemu na stronie internetowej Wykonawcy, po spełnieniu przez Zamawiającego następujących warunków:
a) zalogowaniu się do aplikacji na stronie internetowej Wykonawcy w celu nadania przekazów,
b) wczytaniu do systemu plików o określonym formacie i strukturze, w których będą umieszczone niezbędne dane do nadania przekazów lub rejestracji przekazów w systemie,
c) przekazaniu przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę środków pieniężnych w wysokości równej sumie kwot przekazów wraz z wynagrodzeniem za realizację przekazów,
d) przyjęcie przekazów do realizacji przez Wykonawcę powinno nastąpić z chwilą potwierdzenia zgodności wpływu środków pieniężnych na wskazany rachunek bankowy Wykonawcy oraz wygenerowania przez system potwierdzenia nadania przekazów przez Zamawiającego.

8. Aplikacja do wysyłania przekazów powinna być udostępniona na stronie internetowej Wykonawcy i powinna posiadać następujące funkcje:
a) możliwość pracy wielu użytkowników w tym samym czasie w ramach jednego klienta,
b) logowanie do aplikacji poprzez stronę internetową,
c) możliwość rejestracji przekazu ręcznie (dane adresata, kwota przekazu, tytuł, przyczyna zwrotu),
d) automatyczne naliczanie opłat za wysyłane przekazy,
e) sprawdzanie kodów pocztowych wysyłanych przekazów,
f) możliwość wprowadzenia przekazów poprzez wczytanie pliku w formacie *.xml,
g) sprawdzenie stanu realizacji przekazu,
h) możliwość wydrukowania:- potwierdzenia nadania przekazu, - pocztowej książki nadawczej,- raportu stanu realizacji,- zestawienia zwróconych przekazów,
i) kontrolę procesu nadawania przekazu przez Internet.

9. Wykonawca przeszkoli wyznaczonych pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi aplikacji do wysyłania przekazów pocztowych.

10. W przypadku awarii aplikacji do wysyłania przekazów Zamawiający i Wykonawca ustalą awaryjną procedurę nadawania przekazów pocztowych, w szczególności w zależności od potrzeb: adresy poczty elektronicznej, na które będą wysyłane dane do nadania przekazów, sposób zabezpieczenia danych przed nieuprawnionym dostępem, sposób dostarczenia danych do nadania przekazów na nośnikach elektronicznych.

11.Wykonawca zobowiązany będzie do doręczania adresatom kwot pieniężnych określonych w przekazach pocztowych najpóźniej w piątym dniu roboczym po dniu, w którym rachunek bankowy Wykonawcy zostanie uznany kwotą określoną w przekazach pocztowych wraz z wynagrodzeniem za realizacje przekazów.

12. Za dni robocze uznaje się dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

13. Doręczanie adresatom kwot pieniężnych określonych w przekazach pocztowych powinno odbywać się w godzinach pomiędzy 8:00 a 20:00.

14. Kwotę określoną w przekazie pocztowym, Wykonawca powinien doręczyć adresatowi pod wskazany przez Zamawiającego adres, przedstawicielowi ustawowemu adresata lub pełnomocnikowi adresata upoważnionemu na podstawie pełnomocnictwa lub osobie pełnoletniej zamieszkałej razem z adresatem, jeżeli adresat nie złożył zastrzeżenia w zakresie doręczenia przekazu.

15. W przypadku, gdy doręczenie kwoty pieniężnej określonej w przekazie pocztowym nie będzie możliwe z powodu nieobecności adresata, Wykonawca zobowiązany będzie do pozostawienia zawiadomienia o próbie doręczenia (awizo), zawierające co najmniej następujące informacje:
a) data obecności doręczyciela u adresata,
b) podpis lub identyfikator umożliwiający jednoznaczne ustalenie danych osobowych doręczyciela (np. przypadku reklamacji),
c) termin odbioru, oznaczenie i adres placówki pocztowej Wykonawcy, w której można osobiście odebrać kwotę przekazu.

16. Wykonawca powinien awizować nieodebrane kwoty pieniężne w placówce Wykonawcy położonej najbliżej wskazanego adresu osoby uprawnionej do otrzymania kwoty określonej w przekazie pocztowym.

17. termin odbioru wskazany w awizo powinien wynosić 7 dni licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia.

18. W przypadku, gdy adresat nie odbierze kwoty przekazu we wskazanej w zawiadomieniu placówce Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany będzie do ponownego awizowania, z zachowaniem zasad określonych w pkt. 4.15. – 4.17 SWZ.

19. Wykonawca powinien dysponować siecią placówek pocztowych, w których zapewni odbiór niedoręczonych kwot przekazów pocztowych, na terenie całego kraju (w każdej gminie co najmniej jedna stała placówka pocztowa), w tym co najmniej 9 placówkami pocztowymi na terenie miasta Białegostoku (co najmniej jedna placówka spełniającą niżej wymienione wymagania, działająca na terenie pracy każdego z Zespołów Pracowników Socjalnych MOPR w Białymstoku).

Placówki pocztowe Wykonawcy powinny być:
a) czynne co najmniej przez 6 godzin we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, a jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa,
b) oznakowane w sposób widoczny nazwą bądź logo Wykonawcy,
c) w przypadku, gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, powinny posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów, gdzie głównym zadaniem jest obsługa klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy.

20. Standard wszystkich placówek pocztowych, o których mowa w pkt. 4.19. SWZ, powinien zapewniać bezpieczeństwo przechowywania korespondencji oraz gwarantować dochowanie tajemnicy pocztowej, o której mowa w art. 41 ustawy Prawo pocztowe.

21. Kwoty pieniężne określone w przekazach pocztowych, które nie zostaną wypłacone adresatowi, Wykonawca jest zobowiązany zwrócić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego, w terminie 7 dni roboczych po upływie terminu do ich odbioru przez adresata przekazu.

22. Wykonawca przekazywać będzie Zamawiającemu zestawienie niedoręczonych przekazów, zawierające: imię i nazwisko adresata, adres, kwotę przekazu, adnotację o niedoręczeniu przekazu wraz z przyczyną ich niedoręczenia.

23. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia wycofania poprawnie nadanego przekazu pocztowego. Wykonawca może odmówić wycofania przekazu, gdy rozpocznie już realizację doręczania przekazu pocztowego. W przypadku uznania wycofania przekazu, Wykonawca przekaże niezwłocznie kwotę przekazu na rachunek Zamawiającego, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od daty uznania wycofania przekazu pocztowego.

24. Zamawiający oraz adresat przekazu pocztowego ma prawo zgłoszenia reklamacji w formie pisemnej lub elektronicznej w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi, w szczególności niedoręczenia przekazu lub doręczenia w innej niż należna kwocie, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, tj. ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640), Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. 2019 r. poz. 474), oraz regulaminem świadczenia usług Wykonawcy.

4.5.3.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 0

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 91844,04 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 91844,04 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 91844,04 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Poczta Polska Spółka Akcyjna

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON: 010684960

7.3.3) Ulica: Rodziny Hiszpańskich 8

7.3.4) Miejscowość: Warszawa

7.3.5) Kod pocztowy: 00-940

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-01-31

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 91844,04 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

8.4.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA IX INFORMACJE DODATKOWE