Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Dostęp do programu do obsługi procesu naboru przedszkoli, szkół podstawowych oraz ponadpodstawowych, powiązanego z systemem ewidencji dzieci/uczniów spełniających obowiązek szkolny i nauki.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Słupsk

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 770979625

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Zwycięstwa 3

1.5.2.) Miejscowość: Słupsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 76-200

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL636 - Słupski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@um.slupsk.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.um.slupsk.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostęp do programu do obsługi procesu naboru przedszkoli, szkół podstawowych oraz ponadpodstawowych, powiązanego z systemem ewidencji dzieci/uczniów spełniających obowiązek szkolny i nauki.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d81ebf40-c9ae-11ee-875e-a22221c84ba7

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00102894

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-02-13

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00042973/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.8 Dostęp do systemu do obsługi procesu naboru do szkół i przedszkoli

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/um_slupsk

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/um_slupsk

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Ofertę, oświadczenia o których mowa w
art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe (jeśli dotyczy), w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Pzp
oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej
„zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby”, przedmiotowe środki dowodowe (jeśli dotyczy), pełnomocnictwo sporządza
się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego
2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z
zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.
Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej opisane zostały w Regulaminie
korzystania przesyłania dokumentów dostępnych pod adresem
https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin oraz Instrukcji dostępnej na stronie internetowej pod adresem:
https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego: a) akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie
internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący;
b) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem
https://drive.google.com/file//1Kd1DttbBeiNWt4q4slS4t76lZVKPbkyD/view
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z Platformy w
szczególności za sytuację, gdy Zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty
w zakładce „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie
będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu, ponieważ nie został spełniony obowiązek wymagany w art. 221 ustawy
Pzp

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady
(UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w
sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.
U. UE L 119 z 4 maja 2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Słupska, Plac Zwycięstwa 3, 76-200 Słupsk;
2) inspektor ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, kontakt: iod@um.slupsk.pl, telefon 59 84 88 459;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
1) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w
oparciu o art. 18 oraz art.74 ust. 2 ustawy z dnia 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz.1605,1720),dalej
„ustawa Pzp”;
2) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane , przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a
jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas
trwania umowy;
3) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym
określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje
niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
4) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22
RODO;
5) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
gdy uzna Pani/ Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
6) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
2. Administrator informuje, że wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak pseudonimizacja, zaprojektowane w
celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych, takich jak minimalizacja danych oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych
zabezpieczeń.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): nie dotyczy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: AT.ZP.271.8.2024 ZCH

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1 Przedmiotem zamówienia jest dostęp do programu do obsługi procesu naboru przedszkoli, szkół podstawowych oraz ponadpodstawowych, powiązanego z systemem ewidencji dzieci/uczniów spełniających obowiązek szkolny i nauki. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.
2. Zamówienie nie jest podzielone na części.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SWZ oraz Wzór umowy Załącznik nr 8 do SWZ

4.2.6.) Główny kod CPV: 72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie kryteriów oceny ofert i ich znaczenia (wagi).
2. Kryteria oceny ofert:

1) Cena (C), znaczenie (waga): 60 %, tj. max. 60 pkt.

Zamawiający dokona oceny ofert za pomocą systemu punktowego, przy czym maksymalną liczbę punktów w ramach niniejszego kryterium (60 punktów) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą całkowitą cenę brutto za przedmiot zamówienia, natomiast pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:

cena najniższa brutto

C = ----------------------------------------------- x 60 % x 100 pkt
cena oferty badanej brutto

2) Czas dostosowania programu do zmian w przepisach prawa krajowego lub przepisach prawa lokalnego liczonym od dnia publikacji zmian odpowiednio w Dzienniku Ustaw lub w Dzienniku Urzędowym Województwa Pomorskiego (D) (czas reakcji) (waga): 40%, tj. max. 40 pkt.

Punkty przyznawane będą zgodnie z poniższą tabelą:

Czas reakcji:
Liczba punktów:
do 7 dni 40 pkt
do 14 dni 20 pkt
do 21 dni 0 pkt

Zamawiający wymaga, aby czas reakcji oferowany przez wykonawcę wynosił maksymalnie do 21 dni. W przypadku wskazania w ofercie czasu reakcji dłuższego niż 21 dni - oferta zostanie odrzucona.

W przypadku kiedy wykonawca w Formularzu oferty nie wskaże żadnego czasu reakcji - zamawiający przyjmie, że wykonawca oferuje maksymalny czas reakcji, tj. do 21 dni i w takim wypadku przyzna wykonawcy 0 pkt.

3. Łączna ocena oferty jest sumą punków uzyskanych w poszczególnych kryteriach
z uwzględnieniem wagi tych kryteriów i nie może przekraczać 100 punktów:

POFERTY = C + D < 100


4. Punkty liczone będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku ofert z taką samą ilością punktów, zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
1) Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem.
2) Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w ust. 1 zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę lub koszt.
5. Ofertą najkorzystniejszą jest oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.
6. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie Pzp, oraz w SWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru.
7. Oferty, które nie będą spełniały warunków niniejszej specyfikacji zostaną odrzucone.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas dostosowania programu do zmian w przepisach prawa krajowego lub przepisach prawa lokalnego liczonym od dnia publikacji zmian odpowiednio w Dzienniku Ustaw lub w Dzienniku Urzędowym Województwa Pomorskiego

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają niżej określone warunki udziału w postępowaniu:

1) w zakresie zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:

Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

2) w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:

Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

3) w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

4) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że:

- należycie wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej jedno zamówienie polegające na wprowadzeniu ww. oprogramowania polegającego na naborze do przedszkoli, szkół podstawowych oraz ponadpodstawowych, powiązanego z systemem ewidencji dzieci/uczniów spełniających obowiązek szkolny i nauki obsługującego min. 20 jednostek oświatowych (Załącznik Nr 6 do SWZ – Wykaz usług) oraz załączy dowody potwierdzające, że usługi (wymienione w wykazie) zostały wykonane należycie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: a) wykaz usług (potwierdzający spełnianie warunku udziału w postępowaniu) wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, ilości jednostek oświatowych i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane – Załącznik Nr 6 do SWZ;

b) dowody określające czy usługi (wymienione w wykazie) zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) Oświadczenia
Wykonawcy, zwane dalej „Oświadczeniami”, których wzór określa Załącznik Nr 3 i 4 do SWZ i Załącznik Nr 5 do SWZ. Informacje
zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
2) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców „Oświadczenia”, o których mowa w ust. 1 składa każdy
z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te mają potwierdzać spełnianie warunków udziału w
postępowaniu, brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w
postępowaniu, brak podstaw wykluczenia.
3) Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia
oraz spełnienia - w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby - warunków udziału w postępowaniu składa wraz z ofertą
oświadczenia tych podmiotów według Załącznika Nr 3 i 4 i Załącznika Nr 5 do SWZ.
4) W przypadku, gdy Wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp wraz z
ofertą składa dowody dysponowania zasobami, w szczególności zobowiązanie innego podmiotu do oddania do dyspozycji
Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia a także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby,
potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w
zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2) Wykonawcy składający ofertę wspólną ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich
w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.
3) Do oferty wspólnej Wykonawcy dołączają pełnomocnictwo.
4) Wszelką korespondencję w postępowaniu Zamawiający kierować będzie do wskazanego pełnomocnika.
5) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie o którym mowa w art. 125 ust. 1
ustawy Pzp, składa każdy z wykonawców.
6) Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia został określony w załączniku nr 8 do SWZ tj. projekcie
umowy

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-02-21 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/um_slupsk

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-02-21 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-03-21