Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa wsparcia i asysty technicznej Systemów Obiegu Dokumentów SmartDoc

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Podlaskie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 050667685

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. M. Curie-Skłodowskiej 14

1.5.2.) Miejscowość: Białystok

1.5.3.) Kod pocztowy: 15-097

1.5.4.) Województwo: podlaskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL841 - Białostocki

1.5.7.) Numer telefonu: 506842518

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia.publiczne@podlaskie.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://przetargi.podlaskie.eu

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa wsparcia i asysty technicznej Systemów Obiegu Dokumentów SmartDoc

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-9042e8a6-736d-4540-87da-8be7b2d35a18

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00117560

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-02-24

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00013707/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.34 Asysta techniczna do systemu SmartDoc

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1064367

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1064367

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały określone w rozdziale XIII i XIV SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Podlaskie, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. M. Curie-Skłodowskiej 14, 15-097 Białystok, tel. +48 (85) 6654 549,
e-mail: kancelaria@podlaskie.eu, https://bip.podlaskie.eu/,
e-mail: zamowienia.publiczne@podlaskie.eu, https://przetargi.podlaskie.eu/;
2. dane kontaktowe inspektora ochrony danych, adres e-mail: iod@podlaskie.eu;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego BZP.272.8.2025.AS, pn.: „Usługa wsparcia i asysty technicznej Systemów Obiegu Dokumentów SmartDoc”
4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy p.z.p., przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy p.z.p., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy p.z.p.;
7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10. W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
11. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
12. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.
13. W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BZP.272.8.2025.AS

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest „Usługa wsparcia i asysty technicznej Systemów Obiegu Dokumentów SmartDoc”. Szczegółowy opis oraz sposób realizacji zamówienia zawierają: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ), stanowiący załączniki nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72200000-7 - Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

72251000-9 - Usługi poawaryjnego odzyskiwania systemu

72252000-6 - Usługi komputerowe w zakresie archiwizowania

72253000-3 - Usługi pomocy komputerowej i podobne

72253100-4 - Usługi pomocy komputerowej

72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu

72254000-0 - Testowanie oprogramowania

72261000-2 - Usługi pomocnicze w zakresie oprogramowania

72262000-9 - Usługi rozbudowy oprogramowania

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72264000-3 - Usługi powielania oprogramowania

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

72266000-7 - Usługi doradcze w zakresie oprogramowania

72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

72267100-0 - Konserwacja oprogramowania technologii informacji

72267200-1 - Naprawa oprogramowania technologii informacji

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
a) wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – co najmniej 1 usługę polegającą na wdrożeniu lub świadczeniu asysty, wsparcia technicznego dla systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD (wraz z modułem archiwum) obsługującego m.in. formularze elektroniczne oraz podpis elektroniczny dla co najmniej 10 podmiotów (jednostek administracji samorządowej oraz ich jednostek podległych) gdzie co najmniej w jednej jednostce system EZD obsługuje nie mniej niż 700 użytkowników,

b) wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – co najmniej 1 usługę polegającą na wdrożeniu lub świadczeniu asysty, wsparcia technicznego w zakresie systemu Szyny Danych.
Uwaga!
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli będzie go spełniał samodzielnie co najmniej jeden z Wykonawców.
Uwaga!
Jeżeli Wykonawca wykazuje doświadczenie nabyte w ramach umowy realizowanej przez konsorcjum lub w ramach spółki cywilnej, Zamawiający nie dopuszcza, by Wykonawca polegał na doświadczeniu grupy Wykonawców, której faktycznie był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał wykazywanego zakresu prac. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o wyjaśnienia w zakresie faktycznie wykonanego zakresu prac.
c) dysponuje co najmniej 2 osobami posiadającymi łącznie doświadczenie w programowaniu i obsłudze, naprawie błędów i wprowadzaniu zmian w aplikacjach wykonanych w technologii trójwarstwowej z wykorzystaniem języka java jako java script osadzony na stronie html, znajomość rozwiązań SSO – Single Sign On z wykorzystaniem protokołu SAML 2.0, znajomość zarządzania użytkownikami opartymi o usługę katalogową LDAP, serwer aplikacyjny Apache Tomacat, bazy danych PostgreSQL, aplikacji do wykonywania zautomatyzowanych procesów typu workflow, serwisy SOAP, znajomość technologii związanej z wykorzystaniem podpisów elektronicznych (w tym kwalifikowanych) w aplikacji EZD.
Uwaga!
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli będzie go spełniał samodzielnie co najmniej jeden z Wykonawców lub wszyscy Wykonawcy łącznie będą spełniali warunek udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
2) Wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Ofertę składa się na Formularzu oferty – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:
1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ;
2) zobowiązanie podmiotu trzeciego udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy),
3) oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy p.z.p. (jeżeli dotyczy),
4) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostały określone w rozdziale XII SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia zostały określone w załączniku nr 2 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-03-05 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1064367

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-03-05 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni