Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja III Międzynarodowej Konferencji naukowo – technicznej "Infrastruktura Krytyczna Miast” w dniach 4-6.10.2023 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Sądeckie Wodociągi spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 490797830

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Wincentego Pola 22

1.5.2.) Miejscowość: Nowy Sącz

1.5.3.) Kod pocztowy: 33-300

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL218 - Nowosądecki

1.5.7.) Numer telefonu: 184438643

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: biuro@swns.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.swns.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja III Międzynarodowej Konferencji naukowo – technicznej "Infrastruktura Krytyczna Miast” w dniach 4-6.10.2023 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-090eb227-c953-11ed-9355-06954b8c6cb9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00148625

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-03-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://swns.logintrade.net/zapytania_email,122451,adf91a6b52f2bf391089f54ac5138b0c.html

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://swns.logintrade.net/zapytania_email,122451,adf91a6b52f2bf391089f54ac5138b0c.html

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy dostępnej pod adresem: https://swns.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html (na stronie www.swns.pl - zakładka Zamówienia publiczne/Postępowania przetargowe i pod oznaczeniem oraz nazwą postępowania).
2. Korzystanie z Platformy przez wykonawcę jest bezpłatne. Podgląd i pobieranie publicznej treści dokumentacji Postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania do Platformy.
3. Instrukcje korzystania z Platformy dotyczące w szczególności rejestracji wykonawcy, wymagań technicznych, zadawania pytań do Postępowania oraz udziału w Postępowaniu dostępne są pod adresem: https://swns.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html. Wykonawca winien zapoznać się z instrukcjami dostępnymi w zakładce pn.: „Instrukcje użytkowników” z poziomu Platformy i śledzić ich ewentualne aktualizacje.
W przypadku wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy oraz problemów technicznych dotyczących pracy Platformy można się kontaktować z serwisem dostępnym codziennie od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 8:00 do 16:00 pod numerem telefonu: +48 71 7873534 lub pod adresem email: helpdesk@logintrade.net.
4. Wymagania techniczne jakim musi odpowiadać sprzęt komputerowych wykonawcy, aby móc korzystać z Platformy:
- Dopuszczalne przeglądarki internetowe: Edge, Google Chrome, Mozilla, Firefox, Opera;
- Pozostałe wymagania techniczne: dostęp do sieci internet, obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest - ajax, włączona obsługa JavaScript, zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s, zainstalowany Acrobat Reader, zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy;
- Dopuszczalne formaty przesyłanych danych: Oświadczenia lub dokumenty przekazywane za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej przesyła się w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie §2 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452).
- Zamawiający rekomenduje na format danych przesyłanych plików: .pdf.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych, Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1) informujemy, iż:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest spółka „Sądeckie Wodociągi sp. z o.o.” z siedzibą w Nowym Sączu, ul. Wincentego Pola 22, NIP: 734-24-24-787, REGON: 490797830 („Administrator”).
2) Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: adres iod@swns.pl lub drogą pisemną pod adres siedziby Spółki.
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego NZ.26.1.37.23 i w przypadku wyboru Pani/Pana oferty realizacji umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2022.1710), w związku z art. 6 ust.1 lit. c RODO, a także celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora oraz realizacji umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
4) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:
a) przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – przez ten okres;
b) 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
c) realizacji umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – przez ten okres;
d) po zakończeniu realizacji umowy przez okres, w którym administrator będzie realizował cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, które są związane przedmiotowo z umową lub obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego takich jak: przepisy podatkowe, ubezpieczeń majątkowych, dochodzenie odszkodowań i likwidacji szkód, ochrony praw autorskich, ubezpieczeń społecznych, o zasobie archiwalnym.
5) Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom:
a) odbiorcom danych będą podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;
b) dostawcom systemów informatycznych, z którymi współpracuje Administrator, w celu utrzymania ciągłości oraz poprawności działania systemów;
c) podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską w celu dostarczenia korespondencji;
d) upoważnionym z mocy prawa podmiotom na udokumentowany wniosek.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): c.d. pkt. 3.15.
6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych.
7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8) Posiada Pani/Pan:
−na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;
−na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
−prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
9) Nie przysługuje Pani/Panu: −w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; −prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; −na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10) Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w zakresie ochrony danych osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, w tym przepisy RODO.
11) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, niemniej jest również warunkiem uczestnictwa Pani/Pana w procesie udzielenia zamówienia publicznego oraz wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
12) Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego Postępowania

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: NZ.26.1.37.23

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 208829,58 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 4

4.1.10.) Ofertę można składać na kilka części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przygotowanie, organizacja i obsługa III Międzynarodowej Konferencji naukowo - technicznej „Infrastruktura Krytyczna Miast” w dniach 4-6.10.2023 r., w tym zapewnienie:
1. sal wyposażonych w sprzęt multimedialny, w których odbywać się będzie Konferencja:
a. głównej sali konferencyjnej dla maksymalnie 130 uczestników,
b. mniejszej sali konferencyjnej dla 30 uczestników, w której odbywać się będą warsztaty techniczne.
2. usług gastronomicznych i artystycznych dla uczestników Konferencji w trakcie trwania:
a. kolacji biesiadnej dla maksymalnie 130 uczestników Konferencji w dniu 4.10.2023 r.,
b. kolacji uroczystej dla maksymalnie 130 uczestników Konferencji w dniu 5.10.2023 r.,
3. oprócz kolacji wyżej wymienionych w pkt. 2. lit. a i b, wyżywienia formie:
a. śniadania w dniach 5-6.10.2023 r.
b. obiadu w dniach 4-6.10.2023 r.
dla maksymalnie 130 uczestników Konferencji.
4. usług hotelarskich – noclegów w pokojach jedno i dwuosobowych dla maksymalnie 130 uczestników Konferencji.
5. miejsc parkingowych dla samochodów uczestników Konferencji w liczbie nie mniejszej niż 85.
6. pracowników zapewniających prawidłową obsługę Konferencji.
7. przestrzeni wystawienniczej z dostępem do energii elektrycznej i Internetu.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji i odbioru określają:
- opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SWZ,
- projektowane postanowienia umowy – załącznik nr 6a do SWZ.

4.2.5.) Wartość części: 201010,74 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2023-10-04 do 2023-10-06

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium najniższej ceny.
2. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu.
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
4. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Wg kolejności

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.7.) Kolejność kryterium: 1

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Dostawca zobowiązany będzie do dostarczenia materiałów promocyjnych dla uczestników Konferencji:
- pamięci USB;
- długopisów klasycznych;
w ilości maksymalnie 130 sztuk.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji i odbioru określają:
- opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SWZ,
- projektowane postanowienia umowy – załącznik nr 6b do SWZ.

4.2.5.) Wartość części: 2456,35 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 21 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium najniższej ceny.
2. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu.
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
4. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Wg kolejności

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.7.) Kolejność kryterium: 1

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 3

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Dostawca zobowiązany będzie do dostarczenia materiałów promocyjnych dla uczestników Konferencji: toreb bawełnianych w kolorze naturalnym (ecru, surowa bawełna) w ilości maksymalnie 130 sztuk.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji i odbioru określają:
- opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SWZ,
- projektowane postanowienia umowy – załącznik nr 6b do SWZ.

4.2.5.) Wartość części: 1784,47 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 21 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium najniższej ceny.
2. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu.
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
4. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Wg kolejności

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.7.) Kolejność kryterium: 1

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 4

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Dostawca zobowiązany będzie do dostarczenia materiałów informacyjnych Konferencji:
- zeszyty streszczeń wystąpień w czasie obrad Konferencji w ilości maksymalnie 130 sztuk;
- bannery konferencyjne (rozmiar 1200cm x 3600 cm) – 2 sztuki.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji i odbioru określają:
- opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1 do SWZ,
- projektowane postanowienia umowy – załącznik nr 6b do SWZ.

4.2.5.) Wartość części: 3578,02 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 22100000-1 - Drukowane książki, broszury i ulotki

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79810000-5 - Usługi drukowania

39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 21 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium najniższej ceny.
2. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu.
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
4. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Wg kolejności

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.7.) Kolejność kryterium: 1

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie.
2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie.
3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie.
4. zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli:
a. dla Części I - Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert - a jeżeli okres działalności jest krótszy – w tym okresie należycie wykonał co najmniej dwie (2) usługi których przedmiotem była organizacja i obsługa konferencji lub innego wydarzenia o podobnym charakterze (np. seminarium, warsztaty, kongres, gala) dla co najmniej 100 uczestników (w każdym wydarzeniu);
b. dla Części III-IV: Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie.
UWAGA: W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek określony w pkt 4 lit. a musi być spełniony w całości przez co najmniej jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (jeden lub każdy z podmiotów musi posiadać samodzielnie wymagane doświadczenie). W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na doświadczenie nabyte w ramach zamówienia zrealizowanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wykazywał doświadczenie grupy wykonawców, której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał danego zakresu czynności. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień w zakresie faktycznie i konkretnie zrealizowanego zakresu czynności oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków, czy wystawionych przez wykonawcę faktur. Odnośnie do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia mogą oni polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych:
1. oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych:
DLA CZĘŚCI I - wykazu usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wraz z podaniem ich przedmiotu - uwzględniającego wymagania określone w pkt 5.6.4. SWZ, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, zgodnego z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ, oraz załączeniem dowodów określających, czy usługi te zostały wykonane należycie. Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie są:
a. referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane,
b. Oświadczenie Wykonawcy – jeżeli z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa w pkt powyżej. Jeśli Wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania dokumentów, o którym mowa powyżej (przedstawić pisemne uzasadnienie).

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

W celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w Opisie Przedmiotu Zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z Ofertą następujące środki dowodowe:
1) CZĘŚĆ I: NIE DOTYCZY
2) CZĘŚĆ II-IV: broszury produktowe/karty katalogowe bądź inne dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań określonych w załączniku nr 1 do SWZ – OPZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

CZĘŚĆ II-IV: broszury produktowe/karty katalogowe bądź inne dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań określonych w załączniku nr 1 do SWZ – OPZ.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Ofertę stanowi wypełniony Formularz Oferty zgodny w treści z załącznikiem nr 2 do SWZ wraz z Kalkulacją szczegółową dla Części I zgodną ze wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do SWZ.
2. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć:
a. Aktualne na dzień składania oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym), według wzoru stanowiącego załącznik 3a/załącznika 3b do SWZ.
Oświadczenie składają odrębnie:
- Wykonawca/każdy spośród Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia Wykonawcy, spełnianie warunków udziału w Postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału
w Postępowaniu;
- podmiot trzeci, na którego potencjał powołuje się Wykonawca celem potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia podmiotu, spełnianie warunków udziału w Postępowaniu w zakresie, w jakim podmiot udostępnia swoje zasoby Wykonawcy.
b. Pełnomocnictwo, lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku, gdy ofertę lub załączone do niej oświadczenia lub dokumenty podpisuje pełnomocnik.
c. Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo.
d. Dowód potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami innych podmiotów.
e. Przedmiotowe środki dowodowe potwierdzające, że oferowane dostawy spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, zgodnie z zapisem pkt 8 SWZ.
f. Uzasadnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, jeżeli Wykonawca zastrzega określone informacje składane wraz z ofertą jako tajemnica przedsiębiorstwa, stosownie do zapisów zawartych w punkcie 13.7 SWZ.
g. Dowód wniesienia wadium: W przypadku wniesienia wadium w postaci niepieniężnej, do oferty należy dołączyć (w wyodrębnionym pliku) elektroniczny dokument potwierdzający wniesienie wadium. W przypadku wniesienia wadium w postaci pieniężnej, zaleca się złożyć wraz z ofertą potwierdzenie nadania przelewu.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

1. Oferta składana w ramach CZĘŚĆ I: Przygotowanie, organizacja i obsługa Konferencji - musi być zabezpieczona wadium w wysokości: 3 000,00 zł (słownie: trzy tysiące złotych 00/100).
2. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:
a. pieniądzu,
b. gwarancjach bankowych,
c. gwarancjach ubezpieczeniowych,
d. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust.5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U.2020.299 oraz z 2022 r. poz. 807 i 1079).
3. Termin wnoszenia wadium upływa wraz z terminem składania ofert.
4. Wykonawca utrzymuje wadium nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą.
5. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacać przelewem na następujący nr konta: BGK 80 1130 1150 0031 5009 3520 0008 z dopiskiem „Wadium – Przygotowanie, organizacja i obsługa Konferencji, nr postępowania NZ.26.1.37.23”. Wadium w tej formie uważa się za wniesione w sposób prawidłowy, gdy środki pieniężne wpłyną na konto Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
6. W przypadku wniesienia wadium w postaci niepieniężnej wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej. Wykonawca zobowiązany jest złożyć elektroniczny dokument wadialny w wydzielonym, odrębnym pliku (np. .pdf) jako załącznik do oferty – złożonej poprzez platformę. Art. 61 ust.1 ustawy Pzp stosuje się.
7. Szczegółowe informacje o wadium zawiera punkt 11 SWZ.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Zamawiający dopuszcza możliwość składania oferty przez dwóch lub więcej Wykonawców, w ramach oferty wspólnej w rozumieniu art. 58 ustawy Pzp (spółki cywilne, konsorcja), pod warunkiem, że taka oferta spełniać będzie następujące wymagania:
1. Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu albo do reprezentowania ich w Postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego - nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu spółki cywilnej wynika z dołączonej do oferty umowy spółki cywilnej bądź wszyscy wspólnicy podpiszą ofertę.
2. Wszelka korespondencja prowadzona będzie przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem, którego adres należy wpisać w Formularzu Oferty.
3. Pełnomocnictwo lub inny dokument (np. umowa konsorcjum, spółki cywilnej) z którego wynika takie pełnomocnictwo należy złożyć razem z ofertą.
4. Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oświadczenie zgodne z treścią załącznika nr 3a do SWZ, potwierdzające, że każdy z Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie nie podlega wykluczeniu z Postępowania na podstawie art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp i art. 7 ust. 1 pkt 1)-3) ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz spełnia warunki udziału w Postępowaniu określone w SWZ, w zakresie, w którym każdy z nich spełnia warunki udziału w Postępowaniu.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie zgodne z treścią pkt 12 załącznika nr 2 do SWZ – Formularz Oferty, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

DOTYCZY CZĘŚCI I:
1. Na podstawie art. 442 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający dopuszcza udzielenie zaliczki na poczet wykonania zamówienia do 30% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie. Zaliczka zostanie wypłacona w terminie 21 dni na podstawie faktury zaliczkowej.
2. W przypadku kiedy zaliczka będzie większa niż 20% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie, warunkiem udzielenia przez Zamawiającego zaliczki będzie wniesienie przez Wykonawcę jej zabezpieczenia.
3. Zabezpieczenie zaliczki ustala się w wysokości wartości udzielonej zaliczki (100%).
4. Zabezpieczenie zaliczki może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
1) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2022r. poz. 2080 ze zm.);
5) w wekslach z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej;
6) przez ustanowienie zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego;
7) przez ustanowienie zastawu rejestrowego na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 grudnia 1996r o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów (Dz. U. z 2018r poz. 2017).
5. Zwrot zabezpieczenia zaliczki nastąpi po upływie 30 dni po planowanej realizacji przedmiotu umowy.

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zgodnie z art. 455 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień Umowy w stosunku do treści oferty w przypadku:
a. zmiany wysokości wynagrodzenia, w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług. W takim przypadku nie ulegają zmianie ceny jednostkowe netto a jedynie wartość wynagrodzenia zostanie wyliczona na podstawie zmienionych przepisów. Wynagrodzenie podlega automatycznej waloryzacji odpowiednio o kwotę podatku VAT wynikającą ze stawki tego podatku obowiązującą w chwili powstania obowiązku podatkowego,
b. wystąpienia siły wyższej – rozumianej jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub części. W razie wystąpienia siły wyższej Strony Umowy zobowiązane są dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia do minimum opóźnienia w wykonywaniu swoich zobowiązań umownych, powstałego na skutek działania siły wyższej,
c. wystąpienia sytuacji epidemiologicznej (w tym związanej z Covid19) lub konfliktu zbrojnego (np. działania wojenne w Ukrainie), lub innymi okolicznościami, co do których zostaną wystosowane oficjalne komunikaty przez organy administracji publicznej lub inne uprawnione podmioty, w tym zarządzenia, rozporządzenia, decyzje, alerty, komunikaty itp., w związku z którymi wystąpi zagrożenie zdrowia i życia uczestników Konferencji – w tym zakresie Zamawiający przewiduje zmianę zakresu przedmiotu zamówienia, w tym obejmującego konieczność limitu uczestników oraz terminu realizacji, włącznie z możliwością przeprowadzenia Konferencji w formie online,
d. innego niż ww. zdarzenie, w związku z którym niezbędna będzie zmiana lokalizacji i/lub terminu Konferencji np. nagła awaria w hotelu lub wystąpienie znaczących utrudnień komunikacyjnych; w przypadku zmiany miejsca organizacji Konferencji Wykonawca zapewni jej organizację w hotelu o standardzie nie gorszym niż zaproponowany w Ofercie - DOTYCZY CZĘŚCI I;
e. zmiany Wykonawcy do której doszło w wyniku sukcesji w ramach której nowy wykonawca przejął prawa i obowiązki dotychczasowego wykonawcy w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy,
f. zmian treści o charakterze informacyjno-instrukcyjnym, niezbędnych dla sprawnej realizacji przedmiotu zamówienia, w szczególności zmian dotyczących Wykonawcy lub Zamawiającego, zmiany osób upoważnionych do kontaktów, zmiany osób odpowiedzialnych za potwierdzenie prawidłowej realizacji zamówienia wraz z numerami telefonu, faksu, adresu poczty elektronicznej, adresów korespondencyjnych,
g. zmiany prowadzące do likwidacji oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych w treści Umowy.
2. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-03-31 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć, pod rygorem nieważności, za pośrednictwem platformy zakupowej dostępnej pod adresem https://swns.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-03-31 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-04-28

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji:

Część 1 : Tak

Część 2 : Tak

Część 3 : Tak

Część 4 : Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców:

W celu ograniczenia liczby Wykonawców zapraszanych do negocjacji Zamawiający zastosuje kryterium ceny, tj. zaprosi do negocjacji nie więcej niż 3 Wykonawców, którzy zaoferowali najniższą cenę brutto.

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zastrzeżenia do terminu wykonania zamówienia:
CZEŚĆ I – Konferencja zostanie zorganizowana w dniach 4-6 października 2023 roku.
CZĘŚĆ II - IV – 21 dni od dnia złożenia przez Zamawiającego zamówienia, co nastąpi nie później niż do 01.09.2023r.
Szczegółowe terminy oraz harmonogram, w tym planowany ramowy przebieg Konferencji i planowane aktywności został szczegółowo określony w załączniku nr 1 do SWZ - OPZ.