Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
ZAKUP OPROGRAMOWANIA DO ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW (EOD), W TYM PORTAL PRACOWNICZY I ELEKTRONICZNA AKCEPTACJA FAKTUR (EAF)

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WIELKOPOLSKIE CENTRUM NEUROPSYCHIATRYCZNE IM. OSKARA BIELAWSKIEGO W KOŚCIANIE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 411049324

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Ignacego Paderewskiego 1A

1.5.2.) Miejscowość: Kościan

1.5.3.) Kod pocztowy: 64-000

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL417 - Leszczyński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: et@wcn-koscian.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: wcn-koscian.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

ZAKUP OPROGRAMOWANIA DO ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW (EOD), W TYM PORTAL PRACOWNICZY I ELEKTRONICZNA AKCEPTACJA FAKTUR (EAF)

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e2fda4ac-fd6d-11ee-b81b-aebd110f5279

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00291608

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-18

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00003458/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.1 Zakup oprogramowania do Elektronicznego Obiegu Dokumentów

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://wcnkoscian.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://wcnkoscian.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem https://wcnkoscian.ezamawiajacy.pl zwanej dalej Platformą. Szczegółowe informacje dotyczące przyjętego w postępowaniu sposobu komunikacji, znajdują się w rozdziale III podrozdziale 1 niniejszej SWZ. Instrukcja korzystania z systemu stanowi załącznik nr 2 do SWZ.
Uwaga! Przed przystąpieniem do składania oferty, wykonawca jest zobowiązany zapoznać się z Instrukcją korzystania z Platformy zakupowej (załącznik nr 2 do SWZ). Instrukcja została zamieszona także bezpośrednio na ww. Platformie.

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://wcnkoscian.ezamawiajacy.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/6/2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot zamówienia stanowi: dostawa wraz z wdrożeniem Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (EOD), w tym Portal Pracowniczy i Elektroniczna Akceptacja Faktur (EAF) dla Wielkopolskiego Centrum Neuropsychiatrycznego im. Oskara Bielawskiego w Kościanie zwany dalej SEOD zgodnie z opisem wymagań technicznych i funkcjonalnych stanowiącym załącznik nr 1.
Przez wdrożenie Zamawiający rozumie instalację na dedykowanym sprzęcie komputerowym Zamawiającego, konfigurację tj. dostosowanie systemu do specyfiki organizacji zamawiającego, parametryzację, a następnie uruchomienie testowe i produkcyjne na sprzęcie Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia Zamawiającemu bezterminowej licencji do korzystania z oprogramowania. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia w terminie do 31-10-2024r.
Po wdrożeniu Wykonawca zapewni Zamawiającemu wsparcie gwarancji przez okres nie krótszy niż 12 miesięcy, monitorowanie działania systemu, rozwiązywanie incydentów i problemów w funkcjonowaniu systemu, obsługę zgłoszeń awarii/błędów/usterek (rozwiązywanie problemów technicznych), wsparcie funkcjonalne (helpdesk – rozwiązywanie problemów funkcjonalnych) dla administratorów systemu.
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do przeszkolenia wskazanych przez Zamawiającego pracowników (użytkowników systemu wraz z administratorami tj. 450 pracowników Zamawiającego). Wykonawca zabezpieczy sprzęt wizualny oraz materiały szkoleniowe w tym sprzęt informatyczny do przeprowadzenia szkoleń w siedzibie zamawiającego.
Poza dostawą i wdrożeniem SEOD Wykonawca dostarczy Zamawiającemu tablet z długopisem cyfrowym wg. wytycznych określonych w załączniku nr 1.

2. Wspólny Słownik Zamówień:
48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
48920000-3 Pakiety oprogramowania do automatyzacji prac biurowych
72268000-1 Usługi dostawy oprogramowania
72261000-2 Usługi pomocnicze w zakresie oprogramowania
302 0000-1 Urządzenia komputerowe
30213200-7 Komputer tablet

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiono w załączniku nr 1 do niniejszej SWZ oraz istotne postanowienia umowy Załącznik nr 5. W związku z powyższym wykonawca przygotowując ofertę musi uwzględnić wszelkie koszty niezbędne do realizacji zamówienia, wynikające wprost z załącznika nr 1 i załącznika nr 5 jak również w nich nie ujęte, a bez których nie można wykonać zamówienia.

4.Na Wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania, iż oferowany system spełnia wymagania Zamawiającego.

5. System winien wykorzystywać istniejącą infrastrukturę sieciową Zamawiającego.

6. System winien wykorzystywać istniejący sprzęt użytkowników klasy PC.

7. W trakcie prac Wykonawca zobowiązany będzie do bieżącej współpracy z Zamawiającym w celu omówienia postępu prac oraz w celu konsultacji i bieżącego zatwierdzania przez Zamawiającego proponowanych rozwiązań wdrożeniowych i konfiguracyjnych.

8. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy i nieujawniania osobom trzecim informacji uzyskanych przy realizacji wykonywanej Umowy, a w szczególności informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego.

9. Wykonawca zobowiązuje się korzystać z wytycznych Zamawiającego i innych dokumentów pozyskanych w związku z niniejszą Umową wyłącznie w celu realizacji przedmiotu umowy.

10. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania dostawy przez Wykonawcę.

11. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ.

12. Zamawiający nie wyraża zgody na dokonywanie zmian w zapisach umowy stanowiącej załącznik nr 5 do SWZ.

Wszystkie wymagania określone w dokumentach wskazanych powyżej stanowią wymagania minimalne, a ich spełnienie jest obligatoryjne. Niespełnienie ww. wymagań minimalnych będzie skutkować odrzuceniem oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.

4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

48920000-3 - Pakiety oprogramowania do automatyzacji prac biurowych

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

30213200-7 - Komputer tablet

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-10-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny i kosztu

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koszt

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek, jeżeli wykonawca prowadzący działalność gospodarczą lub zawodową jest wpisany do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych prowadzonych w państwie członkowskim Unii Europejskiej, w którym posiadają siedzibę lub miejsce zamieszkania.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie;

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
W odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej (art. 112 ust. 2 pkt 3 ustawy PZP) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 300 000,00 PLN;
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
W odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej (art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca spełniał minimalne warunki umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości, poprzez wykazanie, że:

a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonali przynajmniej jedno zamówienie obejmujące dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD) o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 PLN (słownie: dwieście tysięcy zł 00/100) brutto, na rzecz podmiotu leczniczego oraz załączą dokumenty potwierdzające, że dostawy te zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Przez podmiot leczniczy rozumie się zgodne z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 15.04.2011r. o działalności leczniczej „szpital – zakład leczniczy, w którym podmiot leczniczy wykonuje działalność leczniczą w rodzaju świadczenia szpitalne”.

b) dysponuje lub będzie dysponował przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia osobą
Kierownika Projektu - minimum 1 osoba - posiadającą doświadczenie związane z pełnieniem funkcji
koordynacyjnej (typu dyrektor projektu lub kierownik projektu w branży IT) w co najmniej jednym
projekcie obejmującym dostawę i wdrożenie systemu informatycznego SEOD o minimalnej wartości
200 000,00 PLN (słownie: dwieście tysięcy zł 00/100) brutto.

W przypadku, gdy wartość zamówienia jest określona w innej walucie niż w złotych polskich, Zamawiający dokona przeliczenia tej wartości na złote polskie - na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do waluty obcej, określonej w Tabeli Kursów Narodowego Banku Polskiego na dzień publikacji Ogłoszenia o zamówieniu. Jeżeli w tym dniu nie będzie opublikowany średni kurs NBP, Zamawiający przyjmie średni kurs z ostatniego dnia przed dniem publikacji.

UWAGA:
1. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.
2. Wykonawca, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (propozycję zobowiązania stanowi załącznik nr 3 do SWZ).
3. Zamawiający będzie oceniał, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu o których mowa w art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp oraz zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.
4. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków określonych według formuły spełnia/nie spełnia. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż wymienione warunki udziału w postępowaniu Wykonawca spełnił.
5. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli zaistnieje jedna z przesłanek określonych w art. 255 ustawy Pzp.
6. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli zaistnieje jedna z przesłanek określonych w art. 310 ustawy Pzp. (przesłanki fakultatywne)

8. Podstawy wykluczenia
Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, a także art. 7 ust.1 ustawy z dnia 13.04.2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa Narodowego.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający żąda, by wykonawca złożył wraz z ofertą przedmiotowe środki dowodowe.
W celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw/usług z wymaganymi, cechami i kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, Zamawiający wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych.
Przedmiotowe środki dowodowe, Wykonawca składa wraz z ofertą.
W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy i kryteria, Zamawiający wymaga złożenia/przedstawienia następujących przedmiotowych środków dowodowych:

próbkę (w postaci komputera z tabletem i długopisem cyfrowym oraz nośnikiem danych z obrazem dysku) w celu dokonania prezentacji oferowanego systemu z udziałem Wykonawcy, potwierdzającej wymagania wg warunków i zakresu przedstawionego w „scenariuszu testowym” określonym w Załączniku nr 8 do SWZ. Prezentacja będzie polegać na zaprezentowaniu działania (przetestowaniu) określonych (zadeklarowanych) funkcjonalności sprzętu i przedstawieniu poprawności działania systemu w określonym środowisku, zgodnie ze „scenariuszem testowym “opisanym przez Zamawiającego.

Zamawiający na podstawie art. 65 ust. 1 pkt. 4) ustawy Pzp odstępuje od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej wyłącznie w odniesieniu do złożenia próbki w celu dokonania prezentacji oprogramowania jako przedmiotowy środek dowodowy. Próbkę (komputer, tablet, długopis cyfrowy, nośnik danych z obrazem dysku) w celu dokonania prezentacji, Wykonawca przekazuje na adres Zamawiającego w terminie składania ofert, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, osobiście lub za pośrednictwem posłańca.

Zamawiający nie przewiduje złożenia ani uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w innym terminie. Próbkę wraz z ofertą należy złożyć przed upływem terminu składania ofert (art. 107 ust 1).
W przypadku, gdy:
Wykonawca nie złoży Próbki przed upływem terminem składania ofert – oferta Wykonawca zostanie odrzucona;

Jeżeli Próbka złożona przez Wykonawcę przed terminem składania ofert nie potwierdzi spełnienia przez oferowany SEOD wszystkich funkcjonalności systemu elektronicznego obiegu dokumentów zgodnie ze scenariuszem testowym – oferta Wykonawcy zostanie odrzucona;

Prezentacja Próbki nastąpi w sposób zgodny z scenariuszem prezentacji próbki stanowiącym Załącznik nr 8 do SWZ.

W przypadku, gdy informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa zawarte są w próbce, o której mowa powyżej, Wykonawca jest zobowiązany do odpowiedniego oznaczenia próbki wskazującego na zawartość informacji poufnych.

Zamawiający zwróci złożone przez Wykonawcę przedmiotowe środki dowodowe, jeżeli wniosek o ich zwrot nie został złożony, w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnienia postępowania.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Zamawiający żąda wadium.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

Zamawiający wymaga od wykonawców wniesienia wadium w wysokości 3.000,00 zł.
Wykonawca wnosi wadium zgodnie z art. 97 ust. 7 ustawy Pzp,
Wymagana forma:
• Wniesienie wadium w poręczeniach lub gwarancjach powinno obejmować przekazanie tego dokumentu w takiej formie, w jakiej został on ustanowiony przez gwaranta, tj. oryginału dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez jego wystawcę.
• Zamawiający wymaga załączenia do oferty dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium w pieniądzu na rachunek bankowy zamawiającego.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

zakres opisany jest we wzorze umowy

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-04-26 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://wcnkoscian.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-04-26 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-05-26