Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Zabiegi konserwatorskie dezynfekcji i oczyszczenia wybranych materiałów archiwalnych Archiwum Państwowego w Poznaniu wraz z ich translokacją

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: ARCHIWUM PAŃSTWOWE W POZNANIU

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001169

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. 23 Lutego 41/43

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 60-967

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: archiwum@poznan.ap.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.poznan.ap.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inna państwowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

zarządzanie archiwami państwowymi

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zabiegi konserwatorskie dezynfekcji i oczyszczenia wybranych materiałów archiwalnych Archiwum Państwowego w Poznaniu wraz z ich translokacją

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-0eadf947-06e3-11ef-bfd2-32fa350b5bfc

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00308518

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-30

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00221376/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Usługa translokacji i transportu materiałów archiwalnych z magazynu archiwalnego w Poznaniu

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-0eadf947-06e3-11ef-bfd2-32fa350b5bfc

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się poprzez platformę e-zamowienia.gov.pl, a w
przypadku awarii przy użyciu poczty elektronicznej archiwum@poznan.ap.gov.pl
Pozostałe informacje znajdują się w SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Archiwum Państwowe w Poznaniu; ul. 23 Lutego 41/43, 60-967 Poznań;
2) kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Archiwum Państwowym w Poznaniu; ul. 23 Lutego 41/43,
60-967 Poznań: adres e-mail iod@poznan.ap.gov.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „Zabiegi konserwatorskie dezynfekcji i oczyszczenia wybranych materiałów archiwalnych Archiwum Państwowego w Poznaniu wraz z ich translokacją” prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z ustawą Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DAG.261.3.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowych usług konserwatorsko - translokacyjnych 1.050 mb. materiałów archiwalnych (dalej zwanymi archiwaliami) Archiwum Państwowego w Poznaniu z budynków zlokalizowanych przy ul. Sierocej 10, ul. Stawnej 10 oraz przy ul. 23 Lutego 41/43 w Poznaniu do lokalizacji docelowej w Archiwum Państwowym w Bydgoszczy, pomieszczenia magazynowe przy ul. Wiślanej 27.
2. Zakres Zamówienia obejmuje w szczególności:
a) kompleksową usługę pakowania do opakowań transportowych, w ustalonej kolejności archiwaliów;
b) załadunek całości zapakowanych archiwaliów do samochodów o sztywnej zabudowie ładowni;
c) transport archiwaliów do miejsca docelowego wykonania usługi ich fumigacji;
d) wykonanie fumigacji archiwaliów;
e) wykonanie usługi czyszczenia materiałów archiwalnych;
f) zapakowanie materiałów archiwalnych w pudła z tektury bezkwasowej;
g) oznaczenie pudeł etykietami dostarczonymi przez zamawiającego pod nadzorem przedstawiciela Archiwum;
h) transport archiwaliów do miejsca docelowego ich przechowywania, tj. do Archiwum Państwowego w Bydgoszczy (pomieszczenia magazynowe przy ul. Wiślanej 27);
i) rozładunek i wniesienie zasobu archiwalnego do pomieszczeń docelowych wskazanych w Archiwum Państwowym w Bydgoszczy;
j) rozpakowanie i ułożenie materiałów archiwalnych we wskazanych magazynach archiwalnych w ustalonej kolejności;
k) przygotowanie za każdym razem listy transportowej w postaci protokołu przekazania i odbioru transportu.
Powyższe czynności będą wykonywane od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30 (z zastrzeżeniem, że ostatni transport powinien wyjechać do godz.: 14:30). Pozostałe czynności, tj. pakowanie i rozpakowywanie mogą być prowadzone do godziny 15:30, pod nadzorem, przy wskazówkach i uczestnictwie przynajmniej jednej osoby ze strony Zamawiającego na każdy zespół pakujący ze strony Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do elastycznego reagowania na zmiany w instrukcji przeprowadzki wynikłe w trakcie wykonywania usługi, a zmierzające do jej usprawnienia.
Szczegółowo zakres i przedmiot zamówienia przedstawiono w załączniku A do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 90900000-6 - Usługi w zakresie sprzątania i odkażania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

79920000-9 - Pakowanie i podobne usługi

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 6 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Skrócenie terminu wykonania

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1) sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada opłaconą polisę, a w przypadku jej braku – inny dokument, potwierdzający, że jest on ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności zgodnej z przedmiotem niniejszego zamówienia na sumę gwarancyjną minimum 500.000,00 zł.
2) zdolności technicznej lub zawodowej – Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
a) jedną (1) usługę (umowę) fumigacji akt archiwalnych obejmującą co najmniej 1 000 (tysiąc) metrów bieżących, a wartość usługi (umowy) była nie mniejsza niż 500.000,00 zł (pięćset tysięcy złotych zero groszy) brutto, oraz
b) jedną (1) usługę (umowę) przeprowadzki akt archiwalnych;
c) dysponuje co najmniej 1 pojazdem do przewozu akt archiwalnych,

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy,
2) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy,
3) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy,

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) kopię aktualnej polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności;
2) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
3) wykaz sprzętu - pojazdów.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

5.000,00 PLN (pięć tysięcy złotych)

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy składający ofertę wspólną ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy. Do oferty należy załączyć pełnomocnictwo dla ustanowionego pełnomocnika w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy. W szczególności postanowienia umowy mogą ulec zmianie w następującym zakresie oraz na następujących warunkach:
1) zmiana terminu wykonania zamówienia w następujących przypadkach:
a) wydłużenie terminu realizacji w przypadku wystąpienia klęsk żywiołowych panujących w trakcie realizacji umowy, których nie dało się przewidzieć, wykonawca zmuszony jest przerwać realizację usług lub nie jest w stanie ich realizować w normalnym trybie czynności, a nie jest możliwe w tym czasie wykonywanie innych prac. W takiej sytuacji termin realizacji umowy ulega wydłużeniu o uzasadniony powyższymi okolicznościami okres;
b) zmiany będące następstwem okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności: wstrzymanie realizacji umowy przez Zamawiającego, działań osób po stronie Zamawiającego, które spowodują przerwanie lub czasowe zawieszenie realizacji zamówienia;
c) zmiany będące następstwem działań osób trzecich lub organów władzy publicznej, które spowodują przerwanie lub czasowe zawieszenie realizacji zamówienia.
2) zmiany w zakresie płatności i wynagrodzenia - zmiany terminów płatności wynikające z wszelkich uzasadnionych (koniecznych) zmian wprowadzanych do umowy;
3) inne przyczyny zewnętrzne niezależne od Zamawiającego oraz Wykonawcy, skutkujące niemożliwością prowadzenia działań w celu wykonania umowy, które Zamawiający uzna za uzasadniające zmianę terminu;
4) inne przyczyny zewnętrzne niezależne od Zamawiającego oraz Wykonawcy, skutkujące niemożliwością wykonania umowy, zgodnie z przyjętym standardem;
5) pozostałe okoliczności powodujące możliwość zmiany umowy:
a) siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z SWZ;
Przez okoliczność siły wyższej Strony rozumieją zdarzenie zewnętrzne o charakterze nadzwyczajnym, którego nie można było przewidzieć ani jemu zapobiec, obejmujące w szczególności wojny, epidemii, pożaru, działania wojenne (bez względu na to czy wojna została wypowiedziana), inwazje, działania wrogów zagranicznych; rebelie, terroryzm, rewolucje, powstania, przewroty wojskowe i polityczne wojny domowe; rozruchy z wyjątkiem tych, które są ograniczone wyłącznie do pracowników Wykonawcy lub jego podwykonawców lub Zamawiającego, działania sił przyrody, w tym nietypowe dla danej pory roku warunki pogodowe, huragany, pioruny itp.
b) zmiana lub rezygnacja z podwykonawcy dotycząca podmiotu wskazanego w ofercie, na którego zasoby wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych , w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia,
c) w przypadku zgłoszenia przez Wykonawcę zamiaru zmiany sposobu wykonywania umowy poprzez również podwykonawców, przy czym aneks uwzględni wówczas wymogi określone art. 647' k.c.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-05-16 10:45

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-05-16 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni