Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
,,Organizacja i obsługa Ogólnopolskiej Konferencji Katedr Finansów, która odbędzie się w Katowicach w dniach 16-17 września 2024 r.’’

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach

1.3.) Oddział zamawiającego: Biuro Zamówień Publicznych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001548

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: 1 Maja 50

1.5.2.) Miejscowość: Katowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 40-287

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: bzp@ue.katowice.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ue.katowice.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://uekat.ezamawiajacy.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

,,Organizacja i obsługa Ogólnopolskiej Konferencji Katedr Finansów, która odbędzie się w Katowicach w dniach 16-17 września 2024 r.’’

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-a51572c6-02e4-11ef-b81b-aebd110f5279

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00344173

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-05-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00558120/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.9 Organizacja konferencji naukowej Katedr Finansów - KFF 2024 - Współczesne finanse

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00302438

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: BZP/012/018018/24

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa dwudniowej Ogólnopolskiej Konferencji Katedr Finansów na temat: „Współczesne finanse - trendy, wyzwania, dylematy” w ramach obchodów Europejskiego Miasta Nauki Katowice 2024 dla minimum 180 osób i nie więcej niż 250 osób, która odbędzie się w Katowicach w dniach 16 – 17 września 2024 r. Konferencja zorganizowana zostanie w trybie stacjonarnym z uwzględnieniem standardów dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami.
2. Do zadań wykonawcy w związku z organizacją konferencji będzie w szczególności należało:
• zapewnienie obiektu hotelarskiego o standardzie równym co najmniej standardowi czterogwiazdkowego hotelu zlokalizowanego w centrum Katowic w odległości nie większej niż 1500 m od Dworca PKP Katowice,
• zapewnienie w obiekcie hotelarskim miejsca na prowadzenie recepcji konferencji,
• zapewnienie w obiekcie hotelarskim przestrzeni na miejsce wystawowe usytuowane na tej samej kondygnacji na której znajdują się sale konferencyjne,
• zapewnienie sal konferencyjnych w tym samym obiekcie,
• przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji,
• przygotowanie oraz realizacja w tym samym obiekcie usługi gastronomicznej w tym uroczystego bankietu,
• zapewnienie przy obiekcie hotelarskim co najmniej 30 postojowych miejsc parkingowych na zamkniętym, monitorowanym parkingu,
• zapewnienie w obiekcie hotelarskim przestrzeni na zabawę taneczną oraz
na występ zespołu artystycznego,
• zapewnienie co najmniej 1 osoby do koordynacji działań związanych
z organizacją i obsługą konferencji (koordynatora), wyznaczonej do bezpośrednich kontaktów z zamawiającym i pozostającej do dyspozycji w trakcie przebiegu wydarzenia,
• zapewnienie co najmniej 1 osoby do obsługi technicznej konferencji (obsługa techniczna nagłośnienia, projekcji prezentacji i materiałów wideo),
• zapewnienie osoby odpowiedzialnej za aranżację muzyki mechanicznej (DJ) odtwarzanej z dowolnego nośnika podczas uroczystego bankietu,
• zapewnienie możliwości skorzystania z usługi noclegowej dla co najmniej
80 osób z zastrzeżeniem, że każda z tych osób poniesie we własnym zakresie koszty usługi noclegowej,
• zapewnienie do dyspozycji Zamawiającego 3 pokoi hotelowych w celu przechowywania m.in. materiałów konferencyjnych.
3. Wykonawca musi dysponować obiektem hotelarskim w którym będzie realizowany przedmiot zamówienia, który spełnia standard równy co najmniej standardowi czterogwiazdkowego hotelu w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2166) i który jest zlokalizowany w centrum Katowic w odległości nie większej niż 1500 m od Dworca PKP Katowice (Plac Marii i Lecha Kaczyńskich 2, 40-098 Katowice, współrzędne 50.257855080954045, 19.0169945222765). Odległość obiektu hotelowego zostanie zmierzona na podstawie danych podanych przez wykonawcę w ofercie i wskazań serwisu Google Maps mierzona w opcji ,,najkrótsza trasa pieszo’’.
3.1. Podana w ofercie wykonawcy kategoria (standard) obiektu hotelarskiego będzie identyfikowana oraz oceniana pod względem zgodności z zapisami SWZ na podstawie danych podanych w ofercie i na podstawie rejestru „Obiektów hotelarskich skategoryzowanych” dostępnego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Samorządu Województwa Śląskiego pod adresem: https://bip.slaskie.pl/dzialalnosc_urzedu/turystyka/obiekty_hotelarskie_skategoryzowane/?p=Hotele i na podstawie Centralnego Rejestru Obiektów Hotelarskich (Rejestr CWOH) pod adresem: https://turystyka.gov.pl/
3.2. W przypadku nie podania pełnych danych umożliwiających identyfikację zaoferowanego standardu obiektu hotelarskiego (tj. nazwy oraz adresu), oferta Wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp.
3.3. W przypadku zaoferowania hotelu spełniającego standardy hotelu zaszeregowanego poniżej kategorii czterogwiazdkowej, oferta Wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp.
4. Podane przez zamawiającego w Formularzu nr 1 do SWZ ( Formularz oferty) ilości osób służą jedynie do oceny i porównania ofert i oparte są na wielkościach szacowanych. Ostateczna liczba osób biorących udział w konferencji zależna będzie od liczby zgłoszonych osób.
5. Zamawiający przekaże wykonawcy faktyczną liczbę osób w każdym z 2 dni konferencji najpóźniej 7 dni roboczych przed planowaną datą rozpoczęcia konferencji.
6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz opis sposobu wykonania zamówienia oraz obowiązki wykonawcy określają:
6.1. Projektowane postanowienia umowy zwane dalej ,,PPU’’ stanowiące Formularz nr 5 do SWZ.
6.2. Opis przedmiotu zamówienia zwany dalej: ,,OPZ’’ stanowiący Formularz
nr 6 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 2

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 2

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 200350,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 208000,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 200350,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Średni przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: HOTELS BY HR EASY KATOWICE Sp. z o.o.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: NIP: PL 7792425605

7.3.3) Ulica: Sokolska 24

7.3.4) Miejscowość: Katowice

7.3.5) Kod pocztowy: 40-086

7.3.6.) Województwo: śląskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2024-05-22

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 200350,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

Od 2024-09-16 do 2024-09-17