Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
DZP.261.62.2023 kompleksowa realizacja techniczna wydarzenia pn. KONGRES: Animacja + przyszłość oraz XIII Ogólnopolskiej Giełdy Projektów

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Narodowe Centrum Kultury

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 140468418

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Płocka 13

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-231

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@nck.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.nck.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

DZP.261.62.2023 kompleksowa realizacja techniczna wydarzenia pn. KONGRES: Animacja + przyszłość oraz XIII Ogólnopolskiej Giełdy Projektów

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-0974706b-3ce4-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00356212

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-08-17

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00067172/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.45 kompleksowa realizacja techniczna wydarzenia pn. KONGRES: Animacja + przyszłość oraz XIII Ogólnopolskiej Giełdy Projektów

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Projekt „Konwersja Cyfrowa Domów Kultury” Oś Priorytetowa nr 3 „Cyfrowe kompetencje społeczeństwa” Działanie nr 3.2 „Innowacyjne rozwiązania na rzecz aktywizacji cyfrowej”, Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/804400

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Postępowanie prowadzone jest w języku polskim za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/804400

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W celu
skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania komunikacja między Zamawiającym a
Wykonawcami w zakresie:
- przesyłania Zamawiającemu pytań do treści SWZ;
- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia podmiotowych środków
dowodowych;
- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia/poprawienia/uzupełnienia
oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych
dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu;
- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści
oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub
innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu;
- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dot. treści
przedmiotowych środków dowodowych;
- przesłania odpowiedzi na inne wezwania Zamawiającego wynikające z ustawy - Prawo zamówień
publicznych;
- przesyłania wniosków, informacji, oświadczeń Wykonawcy;
- przesyłania odwołania/inne
odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do
zamawiającego”.
Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę
ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość
do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do
zamawiającego.
Oferta, wniosek oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane elektronicznym kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W procesie składania oferty, wniosku w tym przedmiotowych środków
dowodowych na platformie, kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany lub podpis osobisty
Wykonawca składa bezpośrednio na dokumencie, który następnie przesyła do systemu.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Klauzula informacyjna stanowi załącznik nr 10 do SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DZP.261.62.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja kompleksowej obsługi technicznej oraz koordynacja wydarzenia pn. „Kongres animacja + przyszłość”. Kongres, którego organizatorem jest Narodowe Centrum Kultury, odbędzie się w dniach 06-08 listopada 2023 roku w Centrum Konferencyjnym Centrum Nauki Kopernik w Warszawie. Kongres łączy w sobie dwa wydarzenia – (1) podsumowanie projektu Konwersja cyfrowa domów kultury (zwanej później: KCDK) oraz (2) XIII edycję Ogólnopolskiej Giełdy Projektów (zwanej później: OGP).

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

1. Zamawiający określa zakres zamówienia podstawowego:
kompleksowa realizacja techniczna wydarzenia pn. KONGRES: Animacja + przyszłość oraz XIII Ogólnopolskiej Giełdy Projektów (II) dla 230 uczestników.
2. Zamawiający określa zakres i warunki realizacji zamówienia realizowanego w ramach prawa opcji:
1) kompleksowa realizacja techniczna wydarzenia pn. KONGRES: Animacja + przyszłość oraz XIII Ogólnopolskiej Giełdy Projektów (II) dla liczby uczestników w przedziale: od 231 uczestników do 280 uczestników, tj. o dodatkowych od 1 do 50 uczestników,
2) Zamawiający na etapie publikacji postępowania nie jest w stanie przewidzieć ostatecznej liczby uczestników wydarzeń będących przedmiotem zamówienia, a jedynie przedział, o którym mowa powyżej;
3) Zamawiający przekaże informację o decyzji skorzystaniu z prawa opcji wraz ze wskazaniem ostatecznej liczby uczestników nie później niż do dnia 30.10.2023 r.
4) Skorzystanie z prawa opcji nie wiąże się z koniecznością zawierania aneksu do umowy. Informacje o skorzystaniu z prawa opcji Zamawiający przekaże w formie pisemnej (tj. podpis tradycyjny lub kwalifikowany podpis elektroniczny) zgodnie ze wzorem zamieszczonym jako załącznik nr 11 do SWZ;
5) Szczegóły rozliczenia zamówienia realizowanego w ramach opcji zostały opisane w § 7 IPU);
6) Cena za realizację usługi kompleksowej organizacji za 1 uczestnika z wykorzystaniem prawa opcji zostanie określona jako iloczyn dodatkowych uczestników i kwotą wynagrodzenia za jednego uczestnika w zamówieniu podstawowym;
7) Zamówienie realizowane w ramach prawa opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego, tj. Wykonawca musi zrealizować zamówienie zgodnie z decyzją Zamawiającego.
8) Szczegółowy dot. realizacji prawa opcji są zawarte w § 10 IPU.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-11-08

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Na podstawie art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp, zamawiający określa warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej tj.
4.1. dot. doświadczenia Wykonawcy:
a) Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie zrealizował co najmniej 3 usługi organizacji wydarzeń, typu kongresy, konferencje, warsztaty, gale, targi, szkolenia, itp., o wartości co najmniej 200 000,00 złotych brutto każda usługa;
b) pod pojęciem „organizacja wydarzenia” Zamawiający rozumie realizację usługi w zakresie co najmniej trzech komponentów, tj.,
(1) zapewnienie cateringu dla uczestników wydarzenia,
(2) koordynacja realizacji wydarzenia,
(3) realizacja techniczna wydarzenia wraz z zapewnieniem sprzętu;
Wykonawca jest zobowiązany do wskazania w wykazie usług wszystkie trzy komponenty jakie realizował dla każdej ze wskazanych usług;
c) Zamawiający nie dopuszcza łączenia kilku zamówień sumujących się do wskazanej wartości; jedna usługa to zrealizowanie jednego odrębnego wydarzenia, ale nie muszą to być wydarzenia realizowane na podstawie odrębnych umów, np. Wykonawca zrealizował organizację dwóch wydarzeń zgodnie z powyższymi wymaganiami (np. szkolenia i targów) – każde z nich o wartości min. 200 000,00 zł brutto na podstawie 1 umowy np. na realizację cyklu wydarzeń.
4.2. osób wskazanych do realizacji Przedmiotu zamówienia:
Wykonawca musi wykazać, że dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zgodnie z poniższym wyszczególnieniem. Wykonawca musi wykazać osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, spełniające minimalne warunki dotyczące doświadczenia, umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości odpowiednimi do funkcji, jakie zostaną im powierzone.
Wykonawca wskaże osoby (w liczbie zapewniającej terminowe i prawidłowe wykonanie zamówienia), które muszą być dostępne na etapie realizacji zamówienia, spełniające następujące wymagania:
1) Koordynator projektu:
1. Wymagana liczba osób: 1
2. Minimalne doświadczenie zawodowe:
 pełnienie roli koordynatora przy organizacji min. 3 wydarzeń, w rozumieniu określonym w ust. 4.1 pkt a powyżej.

2) Obsługa fotograficzna:
1. Wymagana liczba osób: 3
2. Minimalne doświadczenie zawodowe każdego z fotografów:
 zrealizowanie min. 3 fotorelacji (każda min. 100 zdjęć przekazanych Zamawiającemu) podczas wydarzeń, tj. kongresy, konferencje, gale, warsztaty, targi, szkolenia itp. – wskazane usługi muszą być realizowane podczas różnych wydarzeń,
3) Obsługa wideo:
1. Wymagana liczba osób: 2
2. Minimalne doświadczenie zawodowe każdego członka obsługi wideo:
 zrealizowanie min. 3 wideo reportaży (czas trwania każdego wideo reportażu: min. 90 sekund) podczas wydarzeń tj. kongresy, konferencje, gale, warsztaty, targi, szkolenia itp. – wskazane usługi muszą być realizowane podczas różnych wydarzeń,
4) Facylitator graficzny:
1. Wymagana liczba osób: 1
2. Minimalne doświadczenie zawodowe:
zrealizowanie min. 3 facylitacji graficznych podczas wydarzeń kulturalnych, tj. kongresy, konferencje, gale, warsztaty, targi, szkolenia itp. – wskazane usługi muszą być realizowane podczas różnych wydarzeń, wydarzenia muszą dotyczyć przedsięwzięć z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej.
5) Tłumacze migowi:
1. Wymagana liczba osób: 2
2. Minimalne doświadczenie zawodowe każdego z tłumaczy:
 zrealizowanie min. 3 tłumaczeń migowych podczas wystąpień tj. kongresy, konferencje, gale, warsztaty, targi, szkolenia itp. – wskazane usługi muszą być realizowane podczas różnych wydarzeń.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) wykaz usług o których mowa w Rozdziale XIV pkt 4.1. tj. usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; Wykonawca w przypadku usług zrealizowanych na rzecz Zamawiającego może wskazać – a nie dołączać – dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług (np. protokół odbioru, referencje lub ogłoszenie o wykonaniu umowy), o ile Zamawiający jest w ich posiadaniu – stanowiący załącznik nr 4 do SWZ.
b) wykaz osób, o których mowa w Rozdziale XIV pkt 4.2. wraz z informacjami dot. doświadczenia zawodowego wskazanych osób - załącznik nr 5 do SWZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. W przypadku, o którym mowa w ust.1, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Zamawiający nie może wymagać od wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
4. Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
5. Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Konieczności zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, w szczególności w przypadku wystąpienia braku możliwości przeprowadzenia zamówienia z uwagi na sytuację epidemiologiczną COVID-19 w wyznaczonym terminie, o czas potrzebny na przezwyciężenie tych przeszkód.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-08-25 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/804400

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-08-25 10:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-09-23

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców:

Zamawiający zaprosi do negocjacji maksymalnie trzech wykonawców, których oferty zgodnie z kryterium określonym w postępowaniu uzyskają największą liczbę punktów.

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, w stosunku do którego zachodzi okoliczność, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania
wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.