Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Zakup i wdrożenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów dla Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Wojewódzkie Pogotowie Ratunkowe w Katowicach

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 270151110

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Powstańców 52

1.5.2.) Miejscowość: Katowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 40-024

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wpr@wpr.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.wpr.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zakup i wdrożenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów dla Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-4598142d-4307-11ed-8832-4e4740e186ac

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00374750

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-10-03

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00039517/10/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.16 Zakup i wdrożenie nowego systemu obiegu dokumentów

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/wpr_katowice

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/wpr_katowice zwanej dalej Platformą. Szczegółowe informacje dotyczące przyjętego w postępowaniu sposobu komunikacji, znajdują się w rozdziale III podrozdziale 1 SWZ.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W postępowaniu komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej zamawiającego dostępnej pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/wpr_katowice

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): a) Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.
b) Dane osobowe wykonawcy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.
„Zakup i wdrożenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów dla Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach.”
c) Odbiorcami przekazanych przez wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp, a także art. 6 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
d) Dane osobowe wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
e) Klauzula informacyjna, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO znajduje się w załączniku nr 6 do SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WPR/TZ/252/ZP/37/2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia stanowi:
1) Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie gotowego Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (ESOD) przez dostawę oprogramowania, instalację, uruchomienie i konfigurację, a także przeprowadzenie szkoleń, oraz świadczenie usługi gwarancji.
Przedmiot zamówienia obejmuje:
• Uruchomienie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów.
W ramach uruchomienia zostanie stworzone jednolite środowisko informatyczne pozwalające na gromadzenie, przetwarzanie oraz udostępnianie znacznej części dokumentów i informacji, które obecnie przetwarzane są papierowo.
ESOD ma umożliwiać rejestrację dokumentów przychodzących, wchodzących i wytwarzanych w systemie, obsługę spraw, kontrahentów i zewnętrznych rejestrów.
Aplikacja ma być zrealizowana w postaci tzw. cienkiego klienta – z interfejsem w postaci przeglądarki WEB. Aplikacje w razie potrzeby mogą wymagać instalacji pewnych komponentów na stacji użytkownika.
• ESOD ma obsługiwać wymianę części danych z obecnym systemem ERP Zamawiającego, poprzez integrację opisaną w Specyfikacji Techniczno - Funkcjonalnej.
Przedmiot zamówienia jest podzielony na sześć etapów realizacji :
- Etap I: Przygotowanie środowiska, instalacja i wstępna konfiguracja wdrażanego ESOD – do 10 dni roboczych od daty zawarcia umowy,
- Etap II: Przygotowanie analizy integracji z innymi systemami - do 2 miesięcy od daty zawarcia umowy,
- Etap III: Prace konfiguracyjne i wdrożeniowe, w tym konsultacje z użytkownikami w celu implementacji niezbędnych danych i schematów działania - do 5 miesięcy od daty zawarcia umowy,
- Etap IV: Realizacja wymaganych integracji ESOD z Systemem ERP Zamawiającego i testy poprawności działania - do 6 miesięcy o daty zawarcia umowy,
- Etap V: Szkolenie poszczególnych grup użytkowników z obsługi ESOD oraz szkolenie administratorów lokalnych - do 7 miesięcy o daty zawarcia umowy,
- Etap VI: Uruchomienie produkcyjne, wsparcie poszczególnych grup użytkowników na kolejnych etapach pracy - do 8 miesięcy od daty zawarcia umowy, wraz z kontrolą poprawności działania systemu do 12 m-cy od daty
zawarcia umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Ocena punktowa w kryterium „Cena” dokonana zostanie na podstawie ceny ofertowej brutto wskazanej przez Wykonawcę w ofercie i przeliczona według wzoru opisanego w tabeli powyżej.
4. Parametry jakościowe ocenione zostaną po fizycznej prezentacji zaoferowanego systemu załączonego jako próbka do złożonej przez Wykonawcę oferty na podstawie fizycznej obserwacji na żywo w siedzibie Zamawiającego lub w formie wideokonferencji w czasie rzeczywistym. Zamawiający dopuszcza podzielenie prezentacji na 3 etapy (dotyczy każdego Wykonawcy), w okresie nie dłuższym niż 3 dni robocze od dnia zaproszenia poszczególnych Wykonawców.
Punktacja przyznawana ofertom w powyższych kryteriach będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie PZP, oraz w SWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium wyboru (∑=C+F+R).

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Parametry jakościowe

4.3.6.) Waga: 45

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe roboczogodziny rozwojowe

4.3.6.) Waga: 5

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Zamawiający uzna przedmiotowy warunek za spełniony jeżeli w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał dostawy, których należyte wykonanie zostało potwierdzone przez podmiot na rzecz, którego były wykonane, w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku dotyczącego doświadczenia tj.: wykonał i/lub utrzymuje co najmniej 5 systemów elektronicznego obiegu dokumentów( dostarczone dla co najmniej 5 podmiotów) o wartości dostaw, na kwotę nie mniejszą niż 450 000,00 zł brutto każda.
b) Wykonawca spełni warunek zdolności zawodowej, jeżeli dysponuje osobami zdolnymi do realizacji przedmiotu zamówienia, w postaci:
- Kierownika projektu, spełniającego łącznie następujące wymagania: wykształcenie wyższe informatyczne, co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wdrażania oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów, wymagane certyfikaty AgilePM® Foundation, PRINCE2® Foundation.
- Specjalistów ds. wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów (min. 2 osoby), spełniające łącznie następujące wymagania: wykształcenie wyższe informatyczne, co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wdrażania oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych.
• brak podstaw do wykluczenia:
1. oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - wzór stanowi załącznik nr 4 do SWZ.
2. oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,
wzór stanowi załącznik nr 3 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych.
• spełnianie warunków udziału w postępowaniu:
- wykaz dostaw wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem rodzaju, ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane i/lub utrzymuje, z załączeniem dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonane i/lub są utrzymywane a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne dokumenty,wzór stanowi załącznik nr 8 do SWZ.
- wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wzór stanowi załącznik nr 9 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych:
5.1. Prezentacja ewidencji Systemu Obiegu Dokumentów stanowiącą próbkę systemu w formie nagrania video na nośniku: pamięć USB, płyta CD/DVD. Prezentacja ESOD ma zawierać wszystkie parametry jakościowe z tabeli punktacji funkcjonalności stanowiącej załącznik nr 1a do SWZ. Niedostarczenie w/w próbki, prezentacji w wyznaczonym terminie skutkować będzie odrzuceniem oferty w trybie art. 226 ust. 1 pkt. 2c.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dostarczył przedmiotowe środki dowodowe, na własny koszt do Kancelarii Ogólnej, mieszczącej się w siedzibie Zamawiającego, najpóźniej do dnia 11.10.2022r. do godz. 09:00.
Zamawiający informuje, że przedmiotowe środki dowodowe nie podlegają uzupełnieniu.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1).Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do SWZ
2).Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy)
3).Zobowiązanie podmiotu trzeciego(jeśli dotyczy)
4). Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa
5) Informacje dotyczące wykonawcy zawarte w formularzu ofertowym w załączniku nr 1 do SWZ
6) Oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni wykonawcy – dotyczy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wzór stanowi załącznik nr 7 do SWZ (jeśli dotyczy)

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

Informacje dotyczące wadium zawarto w rozdziale II pkt 10 SWZ.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1.Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego. W takim przypadku Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie
z pełnomocnikiem.
2. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, zostanie spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje dostawy, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenia – załącznik nr 2, 2a do SWZ składa każdy z Wykonawców, celem potwierdzenia braku podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zmiany umowy opisano w par. 15 propozycji umowy tj. załącznik nr 5 do SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-10-11 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/wpr_katowice

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-10-11 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-11-09

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych:
5.1. Prezentacja ewidencji Systemu Obiegu Dokumentów stanowiącą próbkę systemu w formie nagrania video na nośniku: pamięć USB, płyta CD/DVD. Prezentacja ESOD ma zawierać wszystkie parametry jakościowe z tabeli punktacji funkcjonalności stanowiącej załącznik nr 1a do SWZ. Niedostarczenie w/w próbki, prezentacji w wyznaczonym terminie skutkować będzie odrzuceniem oferty w trybie art. 226 ust. 1 pkt. 2c.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dostarczył przedmiotowe środki dowodowe, na własny koszt do Kancelarii Ogólnej, mieszczącej się w siedzibie Zamawiającego, najpóźniej do dnia 11.10.2022r. do godz. 09:00.
Zamawiający informuje, że przedmiotowe środki dowodowe nie podlegają uzupełnieniu.