Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Aktualizacja oraz serwis (nadzór eksploatacyjny) oprogramowania COGISOFT

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 277620860

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Raciborska 37

1.5.2.) Miejscowość: Katowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 40-074

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: asp@asp.katowice.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.asp.katowice.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Aktualizacja oraz serwis (nadzór eksploatacyjny) oprogramowania COGISOFT

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-43ed336f-6c9c-11ed-aea3-5a7c432eaced

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00470828

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-12-01

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00270108/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.13 Aktualizacja oraz serwis (nadzór eksploatacyjny) programu COGISOFT

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://e-propublico.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://e-propublico.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl.
2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
3. Na Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: Aktualizacja oraz serwis (nadzór eksploatacyjny) oprogramowania COGISOFT – znak sprawy: ASP-DA-ZP-21-2022.
4. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący.
5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto
na Platformie.
6. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.
7. Ilekroć w niniejszej SWZ jest mowa o:
a) podpisie zaufanym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j Dz.U.2020 poz. 346);
b) podpisie osobistym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa w art. z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j Dz.U.2020 poz. 332).
8. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
a) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES;
b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;
c) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).
9. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:
a) stały dostęp do sieci Internet;
b) posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),
c) komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux,
d) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),
e) włączona obsługa JavaScript oraz Cookies.
10. Zamawiający dopuszcza następujący format przesyłanych danych: pliki o wielkości do 20 MB w formatach: .pdf, .doc, .docx., .xlsx, .xml.
11. Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych:
a) załączony i przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami, nie jest dostępny dla Zamawiającego i przechowywany jest na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej. Zamawiający otrzyma dostęp do pliku dopiero po upływie terminu otwarcia ofert;
b) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), widoczne przy wysłanym dokumencie w kolumnie ”Data przesłania”;
c) o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie.
12. W postępowaniu, wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pośrednictwem Platformy (karta ”Wiadomości”). Zamawiający przesyła za pomocą Platformy wszelkie pisma na adres E-MAIL, z które została przesłana oferta. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przesłanych za pośrednictwem Platformy, przyjmuje się datę ich zamieszczenia
na Platformie.
13. Ofertę, wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami, składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej
za pośrednictwem Platformy, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zamawiający informuje, że:
a) administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Akademia Sztuk Pięknych
w Katowicach, Raciborska 37 , 40-074 Katowice.
b) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych drogą elektroniczną poprzez aplikację na stronie: https://www.asp.katowice.pl/uczelnia - zakładka polityka prywatności / kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.
c) dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. Aktualizacja oraz serwis (nadzór eksploatacyjny) oprogramowania COGISOFT – znak sprawy: ASP-DA-ZP-21-2022 oraz w celu archiwizacji dokumentacji dotyczącej tego postępowania;
d) odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu
o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy Pzp;
e) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,
a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały okres obowiązywania umowy.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ASP-DA-ZP-21-2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa aktualizacji oprogramowania oraz nadzoru eksploatacyjnego programu COGISOFT (zwany dalej "System") nabytego przez Zamawiającego na podstawie odrębnych umów sprzedaży oraz licencji wydanych przez Producenta oprogramowania: Firmę Cogisoft Systemy Komputerowe Spółka
z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą 30-349 Kraków ul. Miłkowskiego 3/101, oraz wykonania usługi instalowania i wdrażania aktualizacji tego oprogramowania, a także sprawowania nadzoru eksploatacyjnego nad Zintegrowanym Systemem Komputerowym „Cogisoft”. Obejmuje niżej wymienione moduły oraz odpowiadające mu licencje:
BUDZ - Planowanie i budżetowanie
EDEK - Deklaracje elektroniczne
EFAK - Faktury elektroniczne
FAKT - Sprzedaż
FPEF - Faktury w PEF
JPLK - Jednolity plik kontrolny
KARP - Rozliczanie nadgodzin
KNTA - Automatyczna dekretacja księgowa
KNTR - Relacje z kontrahentami (CRM)
KSIE - Księgowość
KSRO - Automatyczne przeksięgowania w księgowości
MAJA - Ewidencja majątku
PLAC - Kadry i płace
PLRE - Eksport danych o pożyczkach
RCPR - Rejestracja czasu prac
REPO - Pożyczki
ROFI - Rozliczenia finansowe
SRTR - środki trwałe
STAI - Automatyczna inwentaryzacja środków trwałych
ZASP - Zakup
ZFSS - Świadczenia socjalne
ZSVT - Rozliczenie VAT
ZUZI - Umowy, zamówienia, zlecenia
PPKA-Pracownicze Plany Kapitałowe
EPAS-Elektroniczna korespondencja z pracownikami
AMAI - Androidowa inwentaryzacja majątku
DZIK- Dziennik korespondencji
WODO- Elementy kontroli obiegu dokumentów
ZADZ- Współpraca rejestru zakupu z dziennikiem korespondencji
NOTA- powiadomienia
INET-Intranet

Ilość jednoczesnych dostępów do bazy danych: 25
1. Zamówienie, w szczególności aktualizacja Systemu będzie następowała
wg następujących zasad:
a) Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu pliku instalacyjnego aktualnego Systemu, dostosowanego do ogólnie obowiązujących przepisów,
w zakresie modułów wymienionych w pkt. 4.1. SWZ.
b) Wykonawca dokona instalacji i wdrażania aktualizacji systemu przynajmniej
raz na kwartał w sposób zdalny lub w siedzibie Zamawiającego,
c) każdorazowa aktualizacja systemu, będzie potwierdzona przez Wykonawcę wydaniem nieograniczonej czasowo, aktualnej licencji niewyłącznej
na korzystanie z Systemu wydanej przez Producenta oprogramowania,
ze wskazaniem modułów, dla których licencja jest wydawana,
d) Zamawiający ma prawo zgłaszania uwag i sugestii co do działania oprogramowania. Będą one rozpatrywane przez Wykonawcę. Jeżeli proponowana przez Zamawiającego zmiana, istotnie wpłynie na ulepszenie Systemu, zgłoszone uwagi zostaną uwzględnione w nowszych wersjach Systemu,
e) Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia awarii lub błędów Systemu w ciągu 5 dni roboczych od zgłoszenia. Jeżeli w wyniku działania Wykonawcy doszło
do utraty, uszkodzenia lub zmiany danych, Wykonawca jest zobowiązany
do ich niezwłocznego przywrócenia.
f) w okresie obowiązywania umowy Zamawiający uzyskuje stałą gwarancję Wykonawcy na System. Gwarancja obowiązuje przez okres 12 miesięcy
od ostatniej instalacji aktualizacji Systemu.
g) autorskie prawa majątkowe przysługują producentowi oprogramowania.
2. W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany także do:
a) udzielania konsultacji i szkolenia użytkowników Zamawiającego,
b) pomocy w rozwiązywaniu bieżących problemów eksploatacyjnych związanych
z użytkowaniem systemu,
c) okresowej kontroli działania systemu,
d) pomocy w stworzeniu i utrzymaniu mechanizmów zabezpieczenia danych
Systemu w uzgodnieniu z pracownikami działu informatycznego Zamawiającego.
e) pomocy przy konfigurowaniu sprzętu komputerowego i oprogramowania systemowego w porozumieniu z informatykiem obsługującym instytucję,
f) obowiązkowego płatnego, zgodnie z zasadami określonymi w SWZ oraz wzorze umowy, przyjazdu Wykonawcy na każde żądanie Zamawiającego, który Zamawiający uzgodni z Wykonawcą najpóźniej na 2 dni przed realizacją nadzoru eksploatacyjnego w siedzibie Zamawiającego.
3. Informacje dodatkowe:
Czynności, o których mowa w pkt. 2 a)-e) zasadniczo będą wykonywane w sposób zdalny,
w szczególności w drodze konsultacji telefonicznych w dni robocze od pn. do pt.
w godzinach od 8.30 do 17.00, a także drogą elektroniczną (e-mail).
Jeżeli czynności wykonywane w ramach nadzoru eksploatacyjnego będą wymagały przyjazdu do siedziby Zamawiającego (w przypadku określonym w pkt. 2 lit. f), Zamawiający wypłaci Wykonawcy każdorazowo wynagrodzenie wg stawki ofertowej, zawierającej koszty przejazdu, wynikające z przeliczenia ilości godzin świadczenia usługi
u Zamawiającego

2. Oprogramowanie musi pochodzić z legalnego kanału dystrybucji producenta Firmy Cogisoft Systemy Komputerowe Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
z siedzibą 30-349 Kraków ul. Miłkowskiego 3/101.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

72261000-2 - Usługi pomocnicze w zakresie oprogramowania

72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. Zamawiający nie określa/nie konkretyzuje warunków udziału w postępowaniu
dotyczących:
a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym
b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów.
c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej
d) zdolności technicznej lub zawodowej
2. Wykonawca jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą, aktualnego na dzień składania ofert, oświadczenia Wykonawcy stanowiącego potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia (wg wzoru określonego w załączniku nr 2 do SWZ).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia PEŁNOMOCNIKA do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania
w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać
w szczególności wskazanie:
a) postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;
b) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;
c) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument ”Oświadczenia o nie podleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału”,
o którym mowa w SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy
z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający dopuszcza istotne zmiany umowy w przypadku, gdy okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy, Zamawiający może w uzgodnieniu z Wykonawcą dokonać zmiany umowy, w szczególności w zakresie zmiany terminu wykonania umowy lub jej części, lub czasowego zawieszenia wykonywania umowy lub jej części.
Strony są zobowiązane niezwłocznie wzajemnie się informować o zaistnieniu okoliczności, o których mowa wyżej przedstawiając oświadczenia i/lub dokumenty potwierdzające wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy
2. Zgodnie z art. 439 ustawy Pzp, Zamawiający określił w umowie zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-12-09 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: za pośrednictwem platformy https://e-ProPublico.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-12-09 12:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-01-09

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert równoważnych
2. Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes
w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w art. 505 – 590 ustawy Pzp.
3. Oprogramowanie musi pochodzić z legalnego kanału dystrybucji producenta Firmy Cogisoft Systemy Komputerowe Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą 30-349 Kraków ul. Miłkowskiego 3/101.
4. W związku z tym, iż wykonywanie zamówienia wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, Wykonawca jest zobowiązany do zachowania poufności pozyskanych danych. Z Wykonawcą wybranym w drodze postępowania oprócz umowy podstawowej (na wykonywanie usług stanowiących przedmiot zamówienia) zostanie zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ