Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług pocztowych i kurierskich na rzecz Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Krakowie w 2023 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 351621397

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: os. Szkolne 37

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 31-978

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.7.) Numer telefonu: 12 68 32 101

1.5.8.) Numer faksu: 12 68 32 100

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: oke@oke.krakow.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.oke.krakow.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://miniportal.uzp.gov.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych i kurierskich na rzecz Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Krakowie w 2023 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e14c8909-761a-11ed-94da-6ae0fe5e7159

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00485275

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-12-08

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00090959/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Świadczenie usług pocztowych i kurierskich na rzecz OKE w Krakowie w 2023 r.

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Nie

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: WOA.260.2.2022 Usługi pocztowe i kurierskie 2023

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 909168,00 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

Część 1

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz ich ewentualnych zwrotów, które będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe
(Dz. U. z 2022 r. poz. 896) wraz z usługą odbioru tych przesyłek z siedziby Zamawiającego w 2023 roku.
Usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2022 r. poz. 896)
Przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się jako:
Przesyłki listowe krajowe:
a) przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne;
b) przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe;
c) przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne;
d) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe;
e) przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru;
f) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe za potwierdzeniem odbioru
Przesyłki listowe zagraniczne:
a) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe – zagraniczne,
b) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe – zagraniczne za potwierdzeniem odbioru.
Paczki krajowe:
a) paczki zwykłe – przesyłki w obrocie krajowym niebędące przesyłkami listowymi, niebędące najszybszej kategorii.
Wykonawca jest zobowiązany do codziennego odbioru przesyłek i dokonywania ewentualnych zwrotów bezpośrednio z dziennika podawczego mieszczącego się w siedzibie Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Krakowie przez własnych pracowników. Zwrot do siedziby Zamawiającego nadanych przesyłek, niedoręczonych przesyłek pocztowych oraz zwroty potwierdzeń odbioru musi następować w dniu następnym do godz.10:00 .
Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość osobistego nadania przesyłek w placówce nadawczej Wykonawcy w Lublinie w dni robocze (każdego dnia roboczego), od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 8:00 do 20:00. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę takich placówek po podpisaniu Umowy, nie później niż na 5 dni przez rozpoczęciem realizacji usług.
Przesyłki listowe będą podzielone na przesyłki rejestrowane i nierejestrowane. Nadanie przez Zamawiającego przesyłek nierejestrowanych oraz rejestrowanych winno być każdorazowo potwierdzone w Zestawienia przesyłek pocztowych oraz Zestawienie przesyłek listowych rejestrowanych. Zamawiający będzie sporządzał Zestawienie przesyłek pocztowych oraz Zestawienie przesyłek listowych rejestrowanych i wymagał potwierdzenia ich odbioru od Wykonawcy.
Zamawiający wymaga odbioru przesyłek pocztowych z siedziby Zamawiającego codziennie w dniach roboczych po godz. 14:30, nie później niż do godz. 15:30.
Zamawiający przyjął ilość przesyłek listowych każdego rodzaju w oparciu o analizę swoich potrzeb w ilości 26313 sztuk. Zestawienie wykazu przesyłek listowych za odbiór przez Wykonawcę przesyłek od Zamawiającego stanowią podstawę do wyliczenia przez Wykonawcę ceny oferty.
Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100 % podanych ilości przesyłek listowych. Rodzaj i ilości przesyłek listowych są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i ilościowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek listowych mogą odbiegać od podanych szacunkowych ilości.

4.5.3.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.5.5.) Wartość części: 230340 PLN

Część 2

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kurierskich na obszarze kraju
i za granicą ze szczególnym uwzględnieniem województw lubelskiego, małopolskiego i podkarpackiego, których obszar obejmuje swoją działalnością Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie, polegających na odbiorze i dostawach przesyłek od i do Zamawiającego w 2023 roku.
Usługi kurierskie realizowane będą sukcesywnie, po otrzymaniu od Zamawiającego telefonicznego zlecenia wykonania usługi, w tym również zlecenia za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną.
W imieniu Zamawiającego zlecenia doręczenia przesyłek składać mogą również osoby z personelu szkół położonych na terenie wymienionych wyżej województw, w których odbywają się egzaminy jeśli powołają się na numer umowy zawarty pomiędzy Wykonawcą a Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie.
Przesyłki to koperty i paczki zawierające dokumenty i materiały związane ze statutową działalnością Zamawiającego w tym między innymi poufne arkusze i prace egzaminacyjne podlegające ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem. Przesyłki te w trakcie przewozu
i przekazywania powinny być traktowane z należytą starannością i zabezpieczone przed nieuprawnionym ujawnieniem zawartości.
Liczba przesyłek do odbioru i przekazania szacowana jest łącznie na ok. 16000 sztuk podzielonych na kategorie określone przez miejsce i czas doręczania, jak w załączniku nr 3b do SWZ, w 6 zróżnicowanych przedziałach wagowych, dodatkowo opisanych formatem przesyłek określającym ich maksymalne wymiary oznaczonych jak niżej:
do 1 kg
od 1 kg do 5 kg
ponad 5 kg do 10 kg
ponad 10 kg do 20 kg
ponad 20 kg do 30 kg
ponad 30 kg do 50 kg
Przesyłki odbierane i doręczane będą pomiędzy siedzibą Zamawiającego i zorganizowanymi przez niego Punktami Odbioru Prac – POP (w liczbie do ok. 67), Ośrodkami Koordynacji Oceniania – OKO (w liczbie ponad 200 OKO) i innymi placówkami na wskazanym obszarze, w ramach planowanych 37 akcji związanych z przeprowadzanymi egzaminami, przez 12- miesięczny okres obowiązywania umowy.
Kurier Wykonawcy odbiera przesyłki z określonego miejsca odbioru wskazanego przez osobę zlecającą usługę w imieniu Zamawiającego i dostarcza je na adres doręczenia pozostawiając w miejscu doręczenia, które każdorazowo będzie wskazane przez osobę odbierającą.
W niektórych sytuacjach wymagać to będzie wniesienia przesyłek po schodach (orientacyjnie może to dotyczyć liczby 30 placówek, w których zlokalizowano Ośrodki Koordynacji Oceniania – OKO).
Zamawiający sygnalizując opisane wyżej sytuacje, które mogą występować sporadycznie przy realizacji zamówienia, nie ma możliwości bardziej precyzyjnego określenia ich zakresu.
W oszacowanej liczbie przesyłek, uwzględniono również przesyłki dotyczące działalności bieżącej prowadzonej w tym okresie przez Zamawiającego. Ponadto przewidziano możliwość korzystania z usług komplementarnych świadczonych przez Wykonawcę o wartości do 0,5 % wartości netto wynikającej z liczby przesyłek nadawanych. Usługi te dotyczyć mogą
w szczególności odbioru albo doręczenia przesyłki w sobotę, doręczenia przesyłki do rąk własnych, czy traktowania przesyłki jako przesyłki chronionej, ze sprawdzoną zawartością itp., zgodnie z wyborem Zamawiającego zaznaczonym na specyfikacji listu przewozowego.
Świadczenie usług w ramach planowanych poszczególnych akcji obejmuje odbiór przesyłek w ilości od 100 do ponad 1000 szt. z obszaru 3 województw w ciągu ok. 4 godzin z koniecznością ich doręczenia do adresata w dniu następnym.
Przesyłki nadane do godziny 17:00 w miastach wojewódzkich, a w pozostałych miejscowościach do godziny 16:00 (Zamawiający dopuszcza, w trakcie realizacji zamówienia możliwość uzgodnienia z Wykonawcą innego przedziału czasowego nadawania przesyłek), winny być doręczane następnego dnia w godzinach urzędowania instytucji, z wyjątkiem przesyłek, które będą doręczane do godz. 9:00 i przesyłek POŁUDNIE doręczanych do godz. 12:00, następnego dnia po dniu nadania. Może zaistnieć konieczność odbioru i dostawy części przesyłek do godz. 20:00, szczególnie w okresie przeprowadzania egzaminów ósmoklasisty w części językowej oraz egzaminów maturalnych. Dla każdej przesyłki w ramach niniejszego zamówienia, Wykonawca dostarcza niewypełnione lub wstępnie wypełnione wg dyspozycji Zamawiającego, nalepki adresowe – listy przewozowe z odpowiednią dla kontroli i rozliczeń ilością kopii. Każdy list przewozowy powinien posiadać unikatowy numer umożliwiający śledzenie przesyłek i ich identyfikację. W przypadku uzyskania przez Zamawiającego informacji o występowaniu zakłóceń w realizacji zamówienia, Wykonawca - na żądanie Zamawiającego powinien niezwłocznie udzielić odpowiedzi na jakim etapie doręczania znajduje się przesyłka i podjąć stosowne do sytuacji działania naprawcze. Kurier Wykonawcy po wypełnieniu nalepki adresowej – dowodu nadania przesyłki, potwierdza jej odbiór, pozostawiając kopię nalepki Zamawiającemu.
Przesyłki z materiałami egzaminacyjnymi będą odbierane ze szkół w dniach
i godzinach określonych przez Zamawiającego przy zleceniu odbioru przesyłek – tj. przy zamawianiu kuriera. Dla przesyłek odbieranych ze szkół Zamawiającym staje się członek personelu szkoły zlecający odbiór przesyłki.
W przypadku materiałów egzaminacyjnych ustalony wcześniej termin do odbioru i doręczenia przesyłek musi być dotrzymywany ze względu na procedury obowiązujące w systemie egzaminacyjnym.
W incydentalnych przypadkach (z powodów obiektywnych np. zdarzeń losowych), gdy kurier Wykonawcy nie ma możliwości odbioru przesyłki w terminie ustalonym przy zamawianiu usługi, Wykonawca ma obowiązek powiadomienia o zaistniałej sytuacji pracownika OKE w Krakowie pełniącego dyżur przy jednym z telefonów wewnętrznych o numerach 12-68-32-… 155, …156, …157, …158, …160, …161, który podejmie decyzję o dalszym trybie postępowania w celu skutecznego odbioru przesyłki w danej szkole.

4.5.3.) Główny kod CPV: 64120000-3 - Usługi kurierskie

4.5.5.) Wartość części: 678828,00 PLN

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

Część 1

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA (dla części 1)

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 6 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego, ponieważ podmiotowe środki dowodowe zostały błędnie określone.

Część 2

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA (dla części 2)

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 6 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego, ponieważ podmiotowe środki dowodowe zostały błędnie określone.